公司部门印章管理制度

公司部门印章管理制度一、公司部门印章管理制度

1.1总则

公司部门印章是公司各部门履行职责、开展业务活动的重要凭证，其管理必须遵循严格、规范、高效的原则。本制度旨在明确公司部门印章的制作、使用、保管、监督和处置等环节的管理要求，确保印章安全，防止印章滥用，维护公司合法权益。公司各部门必须严格遵守本制度，不得以任何理由规避或变通执行。

1.2适用范围

本制度适用于公司所有部门印章的管理，包括但不限于部门行政印章、业务专用印章、合同专用印章等。公司总部各部门及下属分支机构均应遵守本制度的规定。

1.3印章的种类及用途

1.3.1部门行政印章

部门行政印章主要用于部门内部文件、通知、函件等行政事务的用印，不得用于对外签订合同或进行其他业务活动。

1.3.2业务专用印章

业务专用印章主要用于部门对外业务活动的用印，如业务合同、协议、函件等。使用该类印章必须经过部门负责人及公司相关职能部门的审批。

1.3.3合同专用印章

合同专用印章主要用于部门对外签订合同、协议等法律文件的用印。使用该类印章必须经过公司法律事务部门的审核及部门负责人的批准。

1.4印章的制作

1.4.1印章的制作必须由公司行政部门统一负责，不得由部门自行制作或委托外部机构制作。印章制作前，相关部门需提交书面申请，经公司行政部门审核后报公司领导批准。

1.4.2印章的材质、规格及刻制内容应符合国家相关法律法规的要求。印章刻制应清晰、规范，不得有错别字或图形错误。

1.4.3印章刻制完成后，相关部门需在规定时间内将印章送交公司行政部门进行备案，并附上印章制作的相关证明材料。

1.5印章的保管

1.5.1部门印章由部门指定专人负责保管，保管人应具备高度的责任心和保密意识，不得将印章转交他人保管。

1.5.2印章保管人应妥善保管印章，不得擅自将印章拿出办公区域或外借。如需暂时离开办公区域，应将印章锁在保险柜内。

1.5.3印章保管人应定期对印章进行检查，确保印章完好无损，如有磨损或损坏，应及时报告部门负责人并报公司行政部门进行处理。

1.6印章的使用

1.6.1部门印章的使用必须严格按照公司相关规定执行，不得擅自使用或违规用印。

1.6.2使用部门印章需填写《印章使用申请表》，详细注明用印事由、用印时间、用印文件等信息。申请表需经部门负责人签字批准，业务专用印章和合同专用印章还需分别经公司相关职能部门及法律事务部门的审核。

1.6.3印章保管人在审核申请表无误后，方可进行用印。用印后，应在申请表上签字确认，并妥善保管用印文件。

1.6.4如需在夜间或节假日使用印章，部门需提前提交申请，经公司领导批准后方可使用。

1.7印章的监督

1.7.1公司纪检监察部门负责对部门印章的管理和使用进行监督检查，发现违规行为应及时进行调查处理。

1.7.2部门负责人应定期对部门印章的使用情况进行内部检查，确保印章使用符合公司相关规定。

1.7.3公司行政部门应定期对各部门印章的保管和使用情况进行抽查，发现问题应及时督促整改。

1.8印章的变更与处置

1.8.1部门印章因工作需要需变更名称或规格时，需提交书面申请，经公司行政部门审核后报公司领导批准。

1.8.2部门印章因损坏或遗失需重新刻制时，需提交书面报告，详细说明原因，并附上相关证明材料。重新刻制印章的程序参照本制度第1.4条执行。

1.8.3部门印章因撤销或合并需销毁时，需提交书面申请，经公司行政部门审核后报公司领导批准。销毁印章时，应确保印章被彻底销毁，不得留有残骸。

1.9违规处理

1.9.1部门或个人违反本制度规定，擅自使用、转交、遗失印章的，公司将根据情节严重程度给予相应处分，包括但不限于通报批评、经济处罚、行政处分等。

1.9.2部门印章保管人因失职导致印章遗失或被盗的，公司将依法追究其责任，并视情节严重程度给予相应处分。

1.9.3对于违反本制度规定，造成公司合法权益受损的，公司将依法追究相关人员的责任，并保留进一步追究法律责任的权利。

二、公司部门印章使用审批流程

2.1一般文件用印审批流程

2.1.1部门内部文件，如通知、函件、会议纪要等，使用部门行政印章需经过部门内部审批。申请人需填写《印章使用申请表》，详细注明用印事由、用印文件名称、用印时间等信息，并提交给部门负责人签字批准。

2.1.2部门负责人在审批时，应认真审核申请表的填写内容，确保用印事由明确、用印文件合规。如有疑问，应及时与申请人沟通，必要时可要求申请人提供相关证明材料。

2.1.3审批通过后，申请人将申请表交予印章保管人，印章保管人在核对申请表无误后，方可进行用印。用印完成后，应在申请表上签字确认，并妥善保管用印文件。

2.1.4对于紧急情况需使用印章的，申请人可先口头请示部门负责人，获得同意后进行用印，但需在事后及时补办书面审批手续。

2.2业务文件用印审批流程

2.2.1部门对外进行业务活动，如签订业务合同、协议、函件等，使用业务专用印章需经过部门内部审批及公司相关职能部门的审核。申请人需填写《印章使用申请表》，详细注明用印事由、用印文件名称、用印时间、合作方信息等内容，并提交给部门负责人签字批准。

2.2.2部门负责人在审批时，应认真审核申请表的填写内容，确保用印事由明确、用印文件合规，并初步审核合作方信息的真实性。如有疑问，应及时与申请人沟通，必要时可要求申请人提供相关证明材料。

2.2.3审批通过后，申请人将申请表及部门负责人的签字复印件提交给公司相关职能部门，如业务主管部门。相关职能部门在审核时，应认真审核申请表的填写内容，确保用印事由符合公司业务发展策略，用印文件符合公司业务规范。审核通过后，相关职能部门负责人在申请表上签字批准。

2.2.4审批通过后，申请人将申请表及相关职能部门负责人的签字复印件交予印章保管人，印章保管人在核对申请表无误后，方可进行用印。用印完成后，应在申请表上签字确认，并妥善保管用印文件。

2.2.5对于紧急情况需使用业务专用印章的，申请人可先口头请示部门负责人及公司相关职能部门，获得同意后进行用印，但需在事后及时补办书面审批手续。

2.3合同文件用印审批流程

2.3.1部门对外签订合同、协议等法律文件，使用合同专用印章需经过公司法律事务部门的审核及部门负责人的批准。申请人需填写《印章使用申请表》，详细注明用印事由、用印文件名称、用印时间、合作方信息、合同金额等内容，并提交给部门负责人签字批准。

2.3.2部门负责人在审批时，应认真审核申请表的填写内容，确保用印事由明确、用印文件合规，并初步审核合作方信息的真实性。如有疑问，应及时与申请人沟通，必要时可要求申请人提供相关证明材料。

2.3.3审批通过后，申请人将申请表及部门负责人的签字复印件提交给公司法律事务部门。法律事务部门在审核时，应认真审核申请表的填写内容，确保用印事由符合公司法律政策，用印文件符合公司法律规范，并初步审核合同条款的合法性。审核通过后，法律事务部门负责人在申请表上签字批准。

2.3.4审批通过后，申请人将申请表及相关职能部门负责人的签字复印件交予印章保管人，印章保管人在核对申请表无误后，方可进行用印。用印完成后，应在申请表上签字确认，并妥善保管用印文件。

2.3.5对于紧急情况需使用合同专用印章的，申请人可先口头请示部门负责人及公司法律事务部门，获得同意后进行用印，但需在事后及时补办书面审批手续。

2.4特殊情况审批流程

2.4.1对于涉及公司重大决策、重大投资、重大合同等特殊情况，使用印章需经过公司领导层审批。申请人需填写《印章使用申请表》，详细注明用印事由、用印文件名称、用印时间、相关背景信息等内容，并提交给部门负责人、公司相关职能部门及公司领导层审批。

2.4.2部门负责人、公司相关职能部门及公司领导层在审批时，应认真审核申请表的填写内容，确保用印事由明确、用印文件合规，并充分了解相关背景信息。如有疑问，应及时与申请人沟通，必要时可要求申请人提供相关证明材料。

2.4.3审批通过后，申请人将申请表及相关审批人员的签字复印件交予印章保管人，印章保管人在核对申请表无误后，方可进行用印。用印完成后，应在申请表上签字确认，并妥善保管用印文件。

2.4.4对于紧急情况需使用印章的，申请人可先口头请示部门负责人、公司相关职能部门及公司领导层，获得同意后进行用印，但需在事后及时补办书面审批手续。

2.5印章使用记录管理

2.5.1印章保管人应建立印章使用记录台账，详细记录每次用印的时间、事由、文件名称、申请人、审批人等信息。

2.5.2印章使用记录台账应定期整理归档，并提交给公司行政部门备案。公司行政部门应定期对印章使用记录台账进行检查，确保记录的完整性和准确性。

2.5.3对于印章使用记录台账的保管，应指定专人负责，确保台账的安全性和保密性。如需查阅台账，需经公司行政部门批准。

三、公司部门印章保管与安全规范

3.1印章保管责任制

3.1.1每个使用部门必须指定一名专门人员作为印章保管人，负责本部门印章的日常保管和使用登记工作。印章保管人应具备高度的责任心和良好的职业道德，能够妥善保管印章，并对印章的使用情况进行监督。

3.1.2印章保管人不得将印章交由他人保管，不得擅自将印章带离办公场所，更不得利用印章从事任何与工作无关的活动。印章保管人应确保印章始终处于自己的直接控制之下，防止印章丢失或被盗用。

3.1.3印章保管人对印章的安全负有直接责任。如因保管不善导致印章遗失、被盗或被滥用，印章保管人将承担相应的责任，并接受公司的处理。

3.2印章保管场所要求

3.2.1印章保管人应将印章存放在安全的场所，如保险柜或带锁的抽屉内。保管场所应具备防盗、防火、防潮等安全措施，确保印章的安全。

3.2.2保险柜或带锁的抽屉应配备可靠的锁具，钥匙应由印章保管人单独保管，不得与他人分享。如需多人共同保管钥匙，应制定严格的钥匙管理制度，并记录钥匙的使用情况。

3.2.3印章保管人应定期检查印章保管场所的安全状况，确保安全措施有效。如发现安全措施存在缺陷，应及时报告部门负责人并采取补救措施。

3.3印章使用监督机制

3.3.1部门负责人应对本部门印章的使用情况进行监督，确保印章使用符合公司相关规定。部门负责人应定期检查印章使用记录，发现问题及时纠正。

3.3.2公司行政部门有权对各部门印章的保管和使用情况进行抽查，了解印章的使用情况和保管状况。各部门应积极配合公司行政部门的抽查工作，如实提供相关资料。

3.3.3公司纪检监察部门负责对印章管理进行监督，对印章使用过程中的违规行为进行调查和处理。公司纪检监察部门有权要求相关部门提供印章使用记录，并进行核实。

3.4印章保管人职责

3.4.1印章保管人应妥善保管印章，确保印章的完好无损。如发现印章有磨损或损坏，应及时报告部门负责人并报公司行政部门进行处理。

3.4.2印章保管人应认真核对每次用印申请，确保申请表填写内容完整、准确，并经审批人签字批准。如发现申请表存在问题，应及时与申请人沟通，要求补充或更正。

3.4.3印章保管人应在每次用印后，在申请表上签字确认，并妥善保管用印文件。用印文件应作为重要资料进行存档，以备后续查阅。

3.4.4印章保管人应定期整理印章使用记录，并提交给部门负责人审核。部门负责人审核通过后，应将记录提交给公司行政部门备案。

3.5印章保管人离岗管理

3.5.1印章保管人因工作调动、离职或其他原因需要离开岗位的，应提前向部门负责人报告，并办理印章交接手续。

3.5.2印章交接时，印章保管人应将印章、钥匙及相关资料全部交还给新的印章保管人。交接双方应在交接清单上签字确认，并报公司行政部门备案。

3.5.3新的印章保管人应尽快熟悉印章管理制度，并按照规定履行印章保管职责。公司行政部门应对新的印章保管人进行培训，确保其能够胜任印章保管工作。

3.6印章保管安全培训

3.6.1公司应定期对印章保管人进行安全培训，提高印章保管人的安全意识和责任意识。培训内容应包括印章管理制度、印章保管要求、印章使用规范、应急处置措施等。

3.6.2印章保管人应积极参加公司组织的安全培训，认真学习印章管理制度和操作规程，并能够熟练掌握印章保管技能。

3.6.3公司行政部门应定期对印章保管人的培训效果进行评估，确保培训达到预期效果。如发现培训不足，应及时补充培训，提高印章保管人的综合素质。

四、公司部门印章的变更、作废与销毁管理

4.1印章变更管理

4.1.1部门印章因名称、规格等发生变更时，需由使用部门提出书面申请，详细说明变更原因、变更内容以及新的印章规格或刻制内容。申请表需经部门负责人签字批准，并报公司行政部门审核。

4.1.2公司行政部门在收到申请表后，应认真审核变更的必要性和合理性，确保变更符合公司相关规定。如变更符合规定，行政部门应将申请表转报公司领导层审批。

4.1.3公司领导层在审批时，应充分考虑印章变更对公司的影响，确保变更的必要性和可行性。审批通过后，领导层应在申请表上签字批准。

4.1.4印章变更完成后，使用部门需将原印章交回公司行政部门进行销毁，并妥善保管新印章。新印章的使用应按照本制度的相关规定执行。

4.1.5公司行政部门应将印章变更情况记录在案，并更新公司印章管理台账。更新后的台账应存档备查。

4.2印章作废管理

4.2.1部门印章因损坏、遗失或其他原因无法继续使用时，使用部门需提出书面申请，详细说明作废原因、作废时间以及印章的使用情况。申请表需经部门负责人签字批准，并报公司行政部门审核。

4.2.2公司行政部门在收到申请表后，应认真核实作废原因，并检查印章的使用情况。如确认印章无法继续使用，行政部门应将申请表转报公司领导层审批。

4.2.3公司领导层在审批时，应充分考虑印章作废对公司的影响，确保作废的必要性和合理性。审批通过后，领导层应在申请表上签字批准。

4.2.4印章作废后，使用部门需将无法继续使用的印章交回公司行政部门进行销毁，并填写《印章作废登记表》，详细记录作废时间、作废原因、印章规格等信息。登记表需经部门负责人签字批准，并报公司行政部门备案。

4.2.5公司行政部门应将印章作废情况记录在案，并更新公司印章管理台账。更新后的台账应存档备查。

4.3印章销毁管理

4.3.1印章销毁需严格按照公司相关规定执行，确保印章被彻底销毁，不得留有残骸。公司行政部门负责组织印章销毁工作，并监督销毁过程。

4.3.2销毁前，公司行政部门应准备好销毁所需的工具和设备，如粉碎机、焚烧炉等，并选择合适的销毁地点。销毁地点应具备安全、隐蔽、易于清理等特点。

4.3.3销毁过程中，公司行政部门应指定专人负责监督，确保印章被彻底销毁。监督人员应记录销毁时间、销毁地点、销毁方式等信息，并填写《印章销毁记录表》。

4.3.4销毁完成后，监督人员应清理销毁现场，确保没有印章残骸遗留。清理后的废弃物应按照公司规定进行处置，如焚烧、填埋等。

4.3.5公司行政部门应将印章销毁情况记录在案，并更新公司印章管理台账。更新后的台账应存档备查。

4.4印章遗失处理

4.4.1如部门印章发生遗失，使用部门需立即报告公司行政部门，并采取有效措施防止印章被滥用。报告内容应包括遗失时间、遗失地点、可能的原因等信息。

4.4.2公司行政部门在收到报告后，应立即进行调查，核实印章遗失情况。调查结果应记录在案，并报公司领导层审批。

4.4.3公司领导层在审批时，应充分考虑印章遗失对公司的影响，并决定是否需要采取进一步措施。审批通过后，领导层应在报告上签字批准。

4.4.4经公司领导层批准后，使用部门需按照本制度的规定重新刻制印章，并办理印章变更手续。重新刻制印章的程序参照本制度第1.4条执行。

4.4.5印章遗失期间，使用部门应加强印章使用的管理，防止印章被滥用。同时，应积极寻找印章，争取尽快找回。

4.4.6公司行政部门应将印章遗失情况记录在案，并更新公司印章管理台账。更新后的台账应存档备查。

4.5印章补刻管理

4.5.1印章补刻需严格按照公司相关规定执行，确保补刻的印章与原印章一致。公司行政部门负责组织印章补刻工作，并监督补刻过程。

4.5.2补刻前，公司行政部门应准备好补刻所需的资料，如印章申请书、印章规格图等，并选择合适的刻制机构。刻制机构应具备相应的资质和经验，能够保证印章的质量。

4.5.3补刻过程中，公司行政部门应指定专人负责监督，确保补刻的印章与原印章一致。监督人员应记录补刻时间、补刻地点、补刻方式等信息，并填写《印章补刻记录表》。

4.5.4补刻完成后，监督人员应检查补刻的印章，确保印章的质量符合要求。检查合格后，应将印章交予使用部门。

4.5.5公司行政部门应将印章补刻情况记录在案，并更新公司印章管理台账。更新后的台账应存档备查。

五、公司部门印章的监督检查与责任追究

5.1监督检查机制

5.1.1公司行政部门负责对公司各部门印章的管理和使用情况进行日常监督检查。监督检查应定期进行，并结合不定期抽查相结合的方式，确保监督检查的全面性和有效性。

5.1.2监督检查内容包括印章的保管情况、使用记录、审批流程等。监督检查人员应认真查阅印章使用记录台账，核对用印申请表，并与相关部门负责人进行沟通，了解印章的使用情况。

5.1.3监督检查人员应将监督检查情况记录在案，并形成检查报告。检查报告应详细记录检查时间、检查内容、检查结果等信息，并附上相关证据材料。

5.1.4对于监督检查中发现的问题，公司行政部门应及时督促相关部门进行整改。整改情况应记录在案，并报公司领导层备案。

5.1.5公司纪检监察部门有权对公司印章管理进行专项监督检查，并对监督检查中发现的问题进行调查和处理。公司纪检监察部门在开展监督检查时，应与公司行政部门密切配合，确保监督检查的顺利进行。

5.2内部审计监督

5.2.1公司内部审计部门负责对公司印章管理进行定期审计，审计结果应报公司领导层审批。

5.2.2内部审计部门在审计时，应全面审查公司印章管理制度、印章管理流程、印章使用记录等，并评估印章管理的风险和内部控制的有效性。

5.2.3审计结束后，内部审计部门应形成审计报告，详细记录审计过程、审计发现、审计建议等信息。审计报告应报公司领导层审批，并分发给相关部门。

5.2.4对于审计发现的问题，公司内部审计部门应及时督促相关部门进行整改。整改情况应记录在案，并报公司领导层备案。

5.2.5公司内部审计部门应定期对印章管理进行跟踪审计，确保审计建议的落实和整改效果的持续。

5.3外部监督配合

5.3.1公司应积极配合税务、市场监管等外部监管部门对公司印章管理的监督检查。外部监管部门在监督检查时，公司应如实提供相关资料，并积极配合外部监管部门的监督检查工作。

5.3.2对于外部监管部门提出的问题，公司应及时进行整改，并对外部监管部门的意见进行反馈。

5.3.3公司应建立与外部监管部门的沟通机制，及时了解外部监管政策的变化，并调整公司印章管理制度，确保公司印章管理符合外部监管要求。

5.4责任追究机制

5.4.1公司对违反印章管理制度的行为将进行严肃处理，追究相关人员的责任。责任追究应依据公司的相关规定进行，确保责任追究的公正性和合理性。

5.4.2对于违反印章管理制度的行为，公司将根据情节严重程度给予相应处分，包括但不限于通报批评、经济处罚、行政处分等。

5.4.3对于印章保管人因失职导致印章遗失或被盗的，公司将依法追究其责任，并视情节严重程度给予相应处分。

5.4.4对于违反印章管理制度，造成公司合法权益受损的，公司将依法追究相关人员的责任，并保留进一步追究法律责任