卫健局档案工作责任制度

PAGE卫健局档案工作责任制度一、总则（一）目的为加强卫健局档案工作的规范化、科学化管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在卫健事业发展中的作用，依据国家有关法律法规和档案管理行业标准，特制定本责任制度。（二）适用范围本制度适用于卫健局机关各科室、直属事业单位及下属医疗机构的档案工作。（三）档案定义本制度所指档案是指卫健局在履行职能活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）基本原则1.集中统一管理原则：档案工作实行集中统一领导，统一管理，确保档案管理的一致性和规范性。2.真实完整原则：档案应如实反映卫健局各项工作的历史过程和实际情况，保证档案的完整性和准确性。3.方便利用原则：档案管理应便于档案的查阅、检索和利用，提高档案的使用效率。4.安全保密原则：加强档案的安全保护措施，确保档案的实体安全和信息安全，严格遵守保密规定。二、档案管理职责分工（一）局办公室1.负责制定档案工作的规章制度和工作计划，并组织实施。2.指导、监督和检查各科室及下属单位的档案工作，协调解决档案工作中的问题。3.集中管理局机关的各类档案，负责档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、编研和利用等工作。4.组织开展档案工作人员的业务培训，提高档案管理水平。（二）各科室1.负责本科室在工作中形成的各类文件材料的收集、整理，并定期移交局办公室归档。2.明确一名兼职档案员，负责本科室档案工作的日常管理，确保档案的及时收集和规范整理。3.配合局办公室做好档案的鉴定、利用等工作，提供本科室档案利用的相关信息。（三）直属事业单位及下属医疗机构1.参照本制度，建立健全本单位的档案工作责任制度，加强档案管理工作。2.负责本单位各类档案的收集、整理、保管和利用，定期向卫健局报送档案工作情况。3.接受卫健局办公室的业务指导和监督检查，积极配合完成卫健局布置的档案工作任务。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与卫健局工作相关的文件、指示、通知等。2.卫健局形成的各类公文，包括请示、报告、批复、会议纪要、工作计划、总结、统计报表等。3.卫健局组织召开的各类会议文件、资料，包括会议通知、议程、报告、决议、记录等。4.卫健局开展业务工作形成的技术文件、标准规范、科研成果、病历档案、医疗文书等。5.卫健局在人事管理、财务管理、物资采购等方面形成的文件材料。6.卫健局参与的重大活动、突发事件处理过程中形成的文件、照片、录像等资料。7.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各科室和下属单位应按照档案收集范围，及时收集本科室和本单位在工作中形成的各类文件材料，确保档案的齐全完整。2.对于重要文件和具有长期保存价值的档案，应一式两份，一份归档，一份留存本科室或本单位备用。3.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，严禁使用圆珠笔、铅笔等书写材料。（三）整理方法1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.按照年度、机构（问题）、保管期限等进行分类，编制分类方案。3.对每份文件材料进行编号、装订，填写卷内目录、备考表等，组成保管单位（卷、册、盒等）。4.编制档案保管期限表，根据档案的重要程度、历史价值和现实利用需要，确定档案的保管期限，分为永久、定期（30年、10年）。四、档案的鉴定与保管（一）鉴定工作1.定期对已归档的档案进行鉴定，由局办公室牵头，组织相关业务科室人员组成鉴定小组，按照档案保管期限表，对档案的保存价值进行评估。2.鉴定工作应坚持全面的历史观点，从档案的内容、来源、时间、形式等方面进行综合分析，准确判定档案的价值。3.对失去保存价值的档案，填写档案销毁清册，经分管领导批准后，按照规定程序进行销毁。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案信息的安全。（二）保管措施1.设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全存放。2.档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.对电子档案，应采用安全可靠的存储介质进行备份，并定期进行检查和维护，确保电子档案的可读性和完整性。4.建立档案保管账目，对档案的收进、移出、保管等情况进行详细记录，做到账物相符。五、档案的利用与统计（一）利用服务1.建立健全档案查阅利用制度，明确档案查阅利用的范围、程序和要求。2.档案管理人员应热情接待查阅利用者，根据查阅需求，及时准确地提供档案资料，并做好查阅登记工作。3.查阅利用档案时，应严格遵守保密规定和档案管理制度，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料，严禁在档案上圈划、批注等。4.对于涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格按照保密规定进行管理，限制查阅范围，确保档案信息的安全。（二）统计工作1.建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、鉴定、保管、利用等情况进行统计分析，并定期向上级主管部门报送档案统计报表。2.档案统计数据应真实、准确、完整，统计报表应及时、规范报送，为档案管理决策提供依据。六、档案工作人员职责（一）档案管理人员职责1.热爱档案工作，忠于职守，严格遵守档案管理的各项规章制度。2.负责档案的日常管理工作，包括收集、整理、保管、统计、编研和利用等，确保档案工作的正常运转。3.积极参加档案业务培训，不断提高自身业务水平和综合素质，掌握现代档案管理技术和方法。4.保守档案机密，维护档案的安全和完整，不得擅自泄露档案内容。5.定期对档案管理工作进行总结和反思，提出改进措施和建议，不断提高档案管理工作质量。（二）兼职档案员职责1.协助本科室档案管理人员做好文件材料的收集、整理工作，确保本科室档案的及时归档。2.负责本科室档案的日常保管和借阅登记工作，严格按照档案管理制度进行操作。3.积极参加档案业务培训，学习档案管理知识和技能，提高自身档案管理水平。4.及时向本科室档案管理人员反馈档案管理中存在的问题，并协助解决。七、档案信息化建设（一）建设目标逐步实现档案管理的信息化，提高档案管理的效率和服务水平，实现档案信息资源的共享和利用。（二）主要任务1.建立档案管理信息系统，实现档案的数字化录入、存储、检索、利用等功能。2.对存量档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，确保电子档案与纸质档案的一致性和完整性。3.加强档案信息化安全管理，采取数据备份、加密、防火墙等安全措施，防止档案信息泄露和丢失。4.培养档案信息化专业人才，提高档案管理人员的信息化操作技能和应用水平。八、监督与考核（一）监督检查1.局办公室定期对各科室及下属单位的档案工作进行监督检查，检查内容包括档案管理制度的执行情况、档案的收集整理质量、档案保管设施的安全状况等。2.对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求责任单位限期整改，并跟踪整改落实情况。（二）考核评价1.建立档案工作考核评价