电大职业技能实训办公室管理(行政管理2024秋全有)

挂办公室管理作业1

一、将办公室实务工作的简要内容填入下列表格，内容基本相同的填在一行中。

本题主要考核本课程的第一章第2点的“办公室实务的范围和内容”这一学问点。

本题的参考答案如下：

办公室实务工作一览表

序国内一般性国外一般性国内企业（含外企）

号

1文书撰写按上司的口头或书面指示完成信函。记录上司指令及会谈、会议内容。

2文书制作复印资料。打印文稿及表格。

3文书处理在权限内按自己的意思发出信函。信函和邮件的处理。

4档案管理档案管理。

5会议组织支配会议事务，并做会议记录或纲要。记录上司指令及会谈、会议内容。

6调查探讨帮助上司打算书面的财务报告、探讨报告。

打算好公司要公开的资料；

7信息资料替上司收集演讲或报告的资料；收集及整理各种信息。

整理并组织好粗略的资料。

8信访工作替上司接洽外界人士。例如记者、工会职员等.

接待来访来宾：接待来宾和员工的来访。

9接待工作

替公司来宾订饭店的房间、订机位、发电报、打电话。

10协调工作以电话往来维持和外界的良好公共关系。

11督查工作督导一般职员或速记员。

替上司定约会并做好记录；

12日程支配

为上司支配旅行或考察。

阅读并分类信件；

通讯事务、电话；

13日常事务自动处理例行的事务；

照料上司身边的顼事。

咨上司保管私人的、财务的或其他的记录。

办公室环境的布置和整理；

14办公室管理

保管办公室设备及用品。

以速记登记上司交待的事项；

15其他临时交办的事项执行上司交办事项。

执行上司留在录音机中的叮崛。

16替上司申报交纳所得税及办理退税。

17外出办事,如银行、邮局等。

18

同学们在做本题时，要留意分析哪些是内容基本相同的，要放在一起。大多数同学因为没有把内容基

本相同的放在一起而失分。

在分析这个问题时，有些内容好像模棱两可。比如：记录上司指令及会谈、会议内容一项，它既可以

是文书撰写的内容，也可以是会议组织的内容：这种状况，可以冷两栏都填上这一项。还有些内容要分开

来写。比如：通讯事务、电话、信函和邮件处理一项，前两项是m常事务的内容，后两项则是文书处理的

内容。

本题须要同学们在驾驭教材上的基本学问的基础上，细致理解和思索后作答：本题的得分率不高。

二、办公用易耗品主要包括哪些？

办公用易耗品主要有：

1.信封、纸张：2.软盘、光盘等；3.铅笔；4.圆珠笔；5.签字笔或钢笔；6.修正液或修正带：7.印

盒；

8.各种小型机器，如订书机（包括订书针）、打孔机、装订机（包括装订线）、日期号码机、切纸机、

计算机、拆信器、碎纸机等：

9.小刀；10.日历等；

11.其他，如标签纸、直尺、三角尺、透亮胶带、粘胶带、绳带、图钉、橡皮筋、大头针、纸夹等。

三、简要阐述文员工作的三个步骤，相互关系如何？

首先说明文员工作的步骤是什么？

文员工作分为三个步骤：支配、实施和检查。

1.支配的步骤，要充分了解即将起先的工作内容，并思索以什么方法进行效率会最佳。

2.实施的步骤，要留意：同时检查是否依据当时所拟定的依次进行；卜.司所指示的工作无论是哪•种，

都要正确地实施；协作上可预期的期限。

3.检查的步骤，要分析支配和实绩的差异，并把以前进行过的工作或别人做过的工作和目前自己所从

事相同性质的工作加以比较分析。

其次，说明三个步骤之间的关系。

三者的关系为：

先作支配，付诸实施，然后检查结果，围绕“支配一一实施一一检查”这样一个滚动的过程开展。三

者相互联系形成一个循环。

文员首先要细致制定支配，然后依据这个支配去实施，并严格检查其结果，使得这个结果对下一次的

支配有所帮助和启示。

四、依据“优先依次”处理工作原则，虚拟一份半天或一天工作（或家务）支配书。

在依据“优先依次”制定支配书时，要按以下三个步骤进行：

1.将自己要做的事情分为：A.是否应当做的事？B.是否做或不做都无所谓的事？C.是否不行以做的

事?对于A要集中精力做,对于B和C可以从支配中删掉。

2.对于A类事情再进行分类，分为：

重要并且紧急的事（优先做）：紧急但是并不重要的事（其次做）；重要但是并不紧急的事（第三做）：

虽有做的价值，但姥既不重要也不紧急的事（可以请他人代劳）。

3.叮上司形成默契，可以干脆找上司商议、请示。

本题的例子请同学们见教材第28页。同学们可以参照教材上的例子，自己制定一份支配书，不要抄袭。

五、从下列文员工作方法中，随意选择一种或两种，谈谈你的工作体会或对此工作方法的相识。

1.请示方法和报告方法；2.支配方法和总结方法；3.受意方法；4.传达方法；5.进言方法；6.变

通方法和挡驾方法：

7,分工方法与合作方法。

1.首先简要说明此种方法：

受意就是文员接受和领悟上司的意图。可以分为干脆受意（即领悟上司在会议讲话、文件批示、工作

部署或与文员谈话时，干脆就某一问题或某项工作所发表的看法和想法等，易于文员推断和领悟）和间接

受意（即上司在平常随意交谈的状况下，或与其他人员谈话种就某一问题、某项工作发表的看法和看法等）。

受意方法要留意：

（1）擅长领悟上司意图，不要曲解上司意图；

（2）备好记录本，记录二指示要点：

（3）留意倾听，专心推断指示的用意；

（4）必要时可以提问，直至明白意图为止，但不要打断谈话：

（5）如有不同看法，可以公开提出，但要言之成理，并要留意方式、看法：

（6）接受指示后，要不矢时机地贯彻实施。

2.结合实际谈体会。

我曾经经验过一件事情，使我充分相识到，在受总时，充分做好记荥的重要性。

才起先工作时，我到一家房地产公司当文员。有一天，总经理把我叫到办公室让我写一份公司的简介，

内容要包括四个部分——公司的历史、公司的现状、公司的硬件和软件配备、公司取得的成果。当时，我

没有阅历，没有带上记录本，记录下指示的要点；事后，又怕显得自己没有实力，而没有去请示总经理。

只好凭自己大脑中的记忆写，结果写出来的筒介根本就不行。后来，我再次向总经理询问，并备好了记录

本做好了记录，依据总经理的授意，才写出了各方满足的公司简介。

从这个事情中，我体会到了在受意时，做好记录的重要性。

办公室管理作业2

一、从文员工作的角度对比说明打电话和接听电话的异同。

本题主要考核本课程的第三章第1点的“电话接打”这一学问点。

本题须要同学们依据教材内容和实际工作阅历进行分析之后再作答，难度比较大。以下为参考答案：

同：

1.都应先问好，再传达自己的信息；

2.都应保持耐性、热忱的看法；

3.通话结束，应让对方感受到自己开心的心情；

4.都应简明扼要表达自己的意思。

异:

1.上司正在开会时；

2.上司繁忙时：

3.上司即将外出时：

4.远道来访或有,重要事情的来访时。

以上只走回答本题的要点和思路，同学们在回答本题时，还应对以上要点分别进行具体的说明。

七、简要阐述会议记录内容与写法应当留意的一些问题

本题主要考核本课程的第七章第6点的“会议记录的内容和格式”pl37这一学问点。本题可从以下几

个方面进行回答：

1.会议记求记载事项如入：

2.会议记录的写法，应当留意如卜.的事项；

《办公室管理》第三次作业

第九章办公室外事工作

1、外事工作有哪些基本纪律要求？

答：在外事接待工作中要坚持维护国家主权和民族尊严。

不利用工作之便营私牟利、索要礼品。

不背着组织与外国机构及个人私自做有损国家和组织利益的交往。

不私自主见或答应外国客人提出的不合理要求。

参与外事活动，要严格按规章制度办事，不得失密泄密。

2、迎送外宾时，乘车位置的支配有哪些留意事项？

答：如支配主子陪车，则先请客人从右侧上车，主子从左侧（司机后面）上车。如客人先坐在了主子

座位上，则不必强求客人挪动位置。译员坐于前排，若为三排座绕车则就坐于主子前面的加座上。如需挂

车旗，中国旗挂左侧，外国旗挂右侧。

3、支配宴请外宾时，座位支配有哪些留意事项？

答：会见外宾时，座位通常支配为半圆形，主宾坐于主见人的右侧，其他外宾依级别、身份均坐于右

侧，我方陪伴人员依次坐于左侧。译员和纪录员一般坐于主见人刘主宾的后排左右两侧。

4、外事洽谈有哪些基本货略？分别是什么含义？

答：1、休会策略。谈判中遇到障碍，双方相持，出现僵局时，可以先体会，设法消退惊慌气氛，刚好

探讨问题，调整对策。

2、最终期限策略。提出垢束谈判的时间，促使对方不作无休止的讨价还价，集中精力投入谈判，提高

效率，但期限要适度。

3、开放策略。向对方开诚布公，坦诚相见，使双主在恳切坦率的气氛中完成各自的使命。但需驾驭开

放程度，特殊是对有诚意者方可实施。

4、润滑策略。即馈赠礼品，表示友好、联络感情，但要留意场合、分寸，视不同对象赠送相应的礼品。

5、先苦后甜策略。谈判之初将条件提得较苛刻，但不能说死，留有余地，然后渐渐降低条件。但放的

幅度、速度不能太快，否则会引起对方疑心。

6、疲惫战术。即以马拉松式的谈判，应付不行一世的对方，使对手精疲力竭，反守为攻。

7、不开先例策略。即向对方表明某种做法是破例的，不能破此例，否则今后难以应付同样状况，以求

得对方的谅解。

8、以外促内策略。谈判进入僵局，先休会，休会期间请更高级别的领导出来宴请、接见谈判对手，赐

予其较高礼遇，使对方“受宠若惊”，以促使谈判顺当进行。

5、外事谈判签约的基本程序是什么？

答：（1）双方依据规定时间进入签字会场，签字人员入座，助签人员伺立两旁，其他人员依据主客位

置并依照身份依次由中间向两边站列.出席签字仪式的双方领导人可站立在签字桌的后排.

（2）助签人员和助翻揭签字文本并加以指引，第一文本签完后，由助签人将文本相互交换，签字人再

在对方的文本上签字，然后由双方签字人交换文本，相互握手。众人则鼓掌表示庆贺。

（3）由服务人员送上香槟，宾主双方举杯共贺，摄影留念。

签字程序中，主要留意事项为签字双方代表和其他人员入场、入座、助签人帮助签字代表完成对第一

和其次文本的签字，以及之后的握手共贺等。

6、出入境检查有哪些检查类型，分别检查什么内容？

答；答；1、边防检吞。主要是耍求填写入出境登记卡片、交验护照、检查签证等。

2、海关检查。一•般仅询问一•下是否有需申报的物品，或填写旅客携带物品入境申报单。

3、平安检查。为防止劫机事务的发生，对登机的旅客必需遂行肯定的平安检肯，主要检查有无武器、

易燃易爆物品、剧毒物等。

4、卫生检疫。即交验“黄皮书”。旅客出入境时，国境卫生检疫部门要检查预防接种证书（黄皮书）。

笫I•章办公室信息沟通

1、信息的含义和特征是什么？

答：一般说来，信息是指客观存在的一切事物质过物质载体发出的信号、消息、情报、数据、图形、

指令中所包含的一切有价值的内容。

信息不是事物本身，而是表征事物信号和消息中的内容。

要区分信息跟信号、消息的区分。

信息也不是语言、文字、图形和符号本身，它们不过走信息的载体。

信息的主要特征包括：1、真实性：2、价值性；3、多变性：4、共享性。

2、信息沟通有哪些主要模式，其含义和优缺点分别是什么？

答：1、聚联式

其特征是存在一个沟通中心，沟通中心可以和任何其他沟通点联系，其他各点只能与沟通中心发生联

系，彼此间无相互的沟通渠道。

优点是有一个信息中心，信息失落率低，速度最快，有利于形成行政权威，取得行政高效。缺点是信

息垄断易造成行政专断，如不留意，不利于提高行政人员的主动性和主动性。

2、单联式

其特征是各个信息沟通点的地位是同等的，每个成员只能与其相邻的两点进行沟通，而与其他点不发

生联系。

这种结构便于驾驭信息沟通的螭度，简洁操纵和限制。但信息沟通特别有限，没有信息中心，不利于

形成行政权威。办事拖拉的官僚主义作风简洁在这种结构中滋生,

3、互联式

在这种模式中，每个沟通点都可以和其他全部的点发生联系，各类信息可相互沟通，没有信息中心。

优点是信息沟通的广度和深度都比其他模式大，行政人员和一般群众都可了解决策的全过程，促进民

主行政.缺点是：沟通渠道杂乱，信息流失严峻：沟通速度缓慢，易贻误时机：不利于信息管理，简洁泄

露机密。

4、分联式

其特征是存在着两个或两个以上的信息沟通系统，彼此之间没有信息传递关系，从而形成r次信息沟

通系统。

这种模式有利于同部工作效率的提高，但山丁•造成了办公室整体结构的分别，导致次系统之间的相互

隔离和相互封闭，助长了小集团利益的滋长，不利于办公室领导人员统一政令的贯彻执行。

3、非正式沟通的含义和优缺点是什么？

答：1、非正式沟通的涵乂和类型。非正式沟通是指办公室在正式沟通渠道之外进行的各种沟通活动。

非正式沟通的方式多种多样。

2、非正式沟通的作用。非正式沟通往往能够达到正式沟通难以达到的效果，如让人得以了解正式场合

无法得到的重要信息；领导能了解到员工的真实想法，从而为决策供应参照；可以减轻正式渠道的负荷量

等。但是，它的大量存在会减弱正式沟通的威信；它也可能成为散布谣言和小道消息的渠道，产生副作用。

4、办公室信息输入的途径主要有哪些？

答：（1）上级部门下发的正式文件；

（2）下级部门呈送的各类文件；

（3）同级部门传递的有关文件；

（4）本部门自行获得的有关信息。

5、哪些因素会导致产生沟通障碍？

答：（1）个人因素。由于人的文化程度、价值观，或者不好的倾向习惯而造成的沟通障碍。例如，人

们往往有选择地接受信息：每个人的沟通技巧存在差异：非语宫信息的示意或干扰：说话风格不一笔。

（2）人际因素。例如，诚意和相互信任关系膨响沟通效果：时信息来源是否牢垂的推断；沟通双方之

问某些方面的相像性等。

（3）结构因素。例如，地位的差别：信息传递链的状况：组织规模是否过大等。

6、什么是沟通障碍的结构因素？

答：例如，地位的差别：信息传递链的状况：组织规模是否过大等。

第十一章办公室人际关系

1、什么叫主从竞争型人际关系？

答：就姑上级与下级之间在双方相互作用时现为竞争的人际关系。这处一种最难处的人际关系。

2、影响办公室人际关系的因素有哪些？

答：（1）思想、观念、价值观因素

（2）爱好、爱好因素

（3）特性品质因素

（4）利益因素

（5）交往频率、距离远近等机会因素

（6）社会地位、物质条件、宗教信仰、传统习俗等社会因素

（7）年龄因素

（8）办公塞工作人员的仪表、实力等因素。

3、办公室人际交往的心理障碍有哪些？

答：（1）优越感与自卑感

（2）自我为中心,敷衍待人

（3）消极平均的心理

（4）角色冲突

（5）情感因素

（6）性格因素

4、协调办公室人际关系有哪些主要方法？

答：1、提高相识，形成正确的舆论导向。

2、建立合理、高效的组织结构。

3、调整办公室管理理念。

4、提高办公室工作人员的自身修养。

5、驾驭办公室人际关系协调的一些方法。角色体验法；对话沟通法；情感投资法；求同存异法，

5、办公室人际关系有哪些状态，分别姑什么含义？

答：1、稳定形态。这是办公室人际关系的各项功能发挥得较好的阶段。办公室工作人员相互帮助，协

作默契，彼此友好相待。

2、障碍形态。这是由于某种因素致使办公室人际关系处于不正常发展阶段。在这一阶段，办公室工作

人员相互间的和谐、友好或平稳关系的发展将面临耐性和诚意的考验。

3、冲突形态。这处办公室人际关系不正常发展的严峻阶段。冲突双方彼此相互排斥，互不容忍。关系

双方将业已恶化的人际关系不再遮遮掩掩，而是将彼此的冲突公开化。

4、维持形态。这种形态的人际关系往往因彼此之间存在着共同的须要，但双方彼此又没有吸引力，或

价值观明显不同所致。关系的双方自觉限制自己的心情和看法，并维护着彼此交往，但又不发展的人际关

系。

6、如何妥当处理同事之间的冲突？

答：（1）不要轻易指责、指责和埋怨别人：

（2）不在领导面前诋毁或贬低其他同事：

（3）当同事利益受到不当损害时，即使同事不在，也不能幸灾乐祸，应自告奋勇进行维护；

（4）不散布他人隐私和隐私，不要过分干涉别人的私生活；

（5）不扩大冲突的知悉范围；

（6）对不同看法，要存入同求小异.

第十二章办公室礼仪

1、柬贴有哪些发送方式？

答：（1）专送（2）邮寄（3）回执（4）电话

柬贴切忌转送。

2、办公室人员如何确定说话的基调？

答；办公室人员说话基调的确立；

（1）询问型的对象：平和、友善、简洁明白地介绍状况，了解对方状况，以确定是否建立联系，

（2）交往型的对象：热忱、周到、敏捷。既要有原则，不信口开河，又要留有余地。

（3）谈判型的对象：肃穆、坚决、充溢信念，做好具体的资料打算和预案打算，用词精确，柔中有刚。

（4）“兴帅型”的对象：谦逊、耐性、实事求是、不卑不亢，不让事态扩大，争取妥当解决。

（5）庆贺型的对象：热忱、潇洒、大方。不能自命不凡、趾高气扬。

3、举大拇指的手势有哪些含义？

答：在美国、英国、澳人利亚和新西兰，这种手势包含三种含义：搭便车；表示0K；假如将拇指用力

挺直，会有骂人的意思。

4、人与人交往的空间距离有哪些种类，分别相宜什么场合？

答：1、亲密区（0-45厘米）：亲密区只有有血缘关系的人、同性好挚友、恋人、夫妻等可以进入。

在社交场合、大庭广众面前一般的异性之间是肯定禁止的。

2、个人区（45—120厘米）：多半是带有亲密的情感，个人关系较好的挚友。

3、社交区（120-360厘米）：公事公办的区域，一般出现在工作中和社交聚会上的人们之间的沟通。

4、公众区（360虺米以上）：人际间的干脆沟通大人削减了，人都是当众演讲之类。

5、握手的礼仪规范是怎样的？

答：与他人握手时，应凝视对方，微笑致意，不行心不在焉，瞻前顾后。握手时须要脱帽、起立，不

能把另一只手放在口袋里，男士不能戴着手套和别人握手，女士可以，但不能戴着手套和女士握手。标准

的握手姿态应当是同等式，即大方的伸出右手，用手掌或手指用力一点握住对方的手掌，通常以三秒钟左

右为宜。握手时应留意：

正式场合一一应当上级先伸手；女士先伸手;长辈先伸手;先到者先伸手.

6、国外礼仪馈赠有哪些禁忌须要留意的？

答：在德国，玫瑰是专送情人的，绝不行送给女主子。在法国，应邀去别人家用餐时，应送几支不捆

扎的鲜花，另外，菊花在法国只在葬礼上才用的。在英国，人们对标有公司标记的礼品普遍不观赏。一般

送价钱不贵但有纪念意义的礼物。切记不要送百合花，因为这意味着死亡。收到礼物的人要当着众人的面

打开礼物。

在阿拉伯国家，初次见面时不送礼，否则会被视为行贿。不要送古代仕女图，因为阿拉伯人不愿让女

子的形象在厅堂高悬：不要送酒，因为多数阿拉伯国家明令禁酒.

日本人送礼避偶就奇，通常用1、3、5、7等奇数，但乂忌讳其中的“9",因为在R语中“9”的读音

与“苦”相同。忌送梳子，因为梳子的发音与死相近。按日本习俗，向个人赠礼须在私下进行，不宜当众

送出。

去美国人家中做客一般不必备厚礼，带些小礼品如鲜花、美酒和工艺品即可。包装礼品时不要用黑色

的纸，因为黑色在美国人眼里是不吉利的颜色。同时.，要留意赠送礼物应在生意交谈结束的时候。n在拉

丁美洲不能送刀剪，否则认为友情将完结，手粕也不能作为礼品，因为它是和眼泪相联系的。

一、日程支配支配表的种类大致有几种？试以其中一种为例，编制一份XX预定表。

1.口程支间支配表的种类：

（1）年预定表。是企业在每年度例行的主要业务活动，及有关公司的活动事项一览表，所记载的活动

事项有股东大会、董事会、公司创立纪念日、年休假等。一般于年初将整个年度的活动事项整理成表，再

通知各部门。

（2）月预定表、周预定表、日预定表。

月预定表是从年预定表中抽出一个月的预定支配，以•个月为单位，填写该月要进行的会议、面谈、

出差、访问等预定支配。

周预定表是一个月预定支配中的一周支配，此预定支配比月预定表更具体。

H预定表则是从周预定表里写出一天的预定支配，进一步以时间为单位，具体地预定从早到晚的业务

活动。

2.各种预定表的编制请同学们参照教材P.166—P.170上的例子，编写。

二、文秘人员对上司主要工作的辅佐主要包括哪些方面？

1.提神醒脑的服务。

上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告•段落，文员可适时端些饮料或打算湿毛巾使匕司消退

工作疲惫、舒缓心情，使上司能精神焕发地工作。

2.私事方面的帮助。

和助的方法应视实际状况，其一是与业务有关的部分，另外是上司身边的纯粹私事：

（1）特殊指示事项的时候一一虽然是上司的私事，但以为关系到上司的形象问题，所以文秘人员必需

从头到尾替上司办理这些琐碎的事，使卜.司得到充分的便利。

（2）纯私人性恳求时一一遇到这种情形，就把它当作上司利用文秘人员是下属同事的关系来帮助他解

决私人的事务。

3.财物管理。包括：

（1）薪金收入管理一一薪金收入达到肯定的金额，或有两种以上收入来源者，以及薪金以外有超额的

收入，都须要按税法申报。特殊是稿费、版税、演讲费等副业收入多的时候，由文秘人员保管单据，以备

申报所得，或干脆替上司办理申报手续。

（2）支票往来的管理一一最主要的是保管支票簿、支票专用印章。文秘人员应将支票簿与印章分别保

藏,以避开被盗用冒领.

4.其他。如每年的各种节上司收到礼物，有时要文秘人员代写致谢函，并做纪念保管。

一、简洁阐述口头语言的基本特征及敬语应用的一般场合。

1.口头语言的基本特征：

（1）语音听过就马上消逝，但语义让人明白了，可能留在记忆中；所以发声要清晰，尽可能说得通俗、

生动、规范，使人一听就明白，并留下印象。

（2）有重音。口语中，须要强调的成分，都是通过重音表达的。

（3）有歧义。因为汉字一书多字。

（4）口头语言视时间、场合、对象的不同而有所不同。比如，庄重的场合，口语应规范、简明些：休

息时间，口语可生动些，语调也可轻松、开心些。

2.敬语运用的一般场合：

（1）对于自己敬重的人，当然会运用敬语。

（2）与并非熟识的人或是在正式场合（生意场合或婚丧喜庆时的致词及谈话）也须要运用敬语，

（3）敬语一般针对:

年长或比自己辈分高者：具有较高职务、职称或社会地位者；给（给过）自己恩惠者；有求于对方，

或希望得到时方帮助，或好感者。

同学们要留意，本题有两个问题：一是口头语言的基本特征；二是敬语应用的一般场合。其中其次个

问题事实上就是考察“敬语的用法”这个学问点°:::

二、简要阐述社交话题的选择。

1.合适的话题包括：

（1）谈话双方都感爱好的、有共同利益的话题，如合作意向等：

（2）一般人喜闻乐见的话题，如天气、时事新闻、体育报道等；

（3）显示地方或民族色调的话题，如本地的经济建设、风景名胜、历史名人、风土人情等：

（4）比较高雅的话题，如古典音乐、书法、绘画、中外名著、展览会、新闻任务等；

（5）主动、健康的生活体验的话题；

（6）风趣、幽默的小故耳，无伤大雅的笑话，有时也能活跃气氛。

2.不合适的话题包括：

（1）应当忌讳的话题。如个人私生活等。

（2）令人不快的话题。如疾病、残疾、死亡、凶杀、丑闻、惨案等。

（3）过于敏感的话题。如个人的特殊的生活习惯、宗教信仰和政治观点的分歧等。

（4）自上不甚熟识的话题。如对于专业问题略知皮毛就不应随意发挥。

（5）夸耀自己的话题。

（6）庸俗的、色情的话题。

（7）不宜谈论的保密的话题。如涉及商业机密的话题。

三、印章的运用主要有哪几种形式，其中落款章、骑缝章、更正章的运用范围如何？

1.印章的运用的主要形式为：

（1）落款章：（2）更正苣：（3）证见章：（4）骑健章：（5）骑边章：（6》密封章：（7》封存章，

2.落款章、骑缝章、更正章的运用范围：

（1）落款章加盖于文书作者的落款处，用来表明作者的法定性和文件的有效性。

（2）骑^章用于带有存杈的公函、介绍信，加盖在正本和存根连接处的骑缝线上。

（3）更正章用于文书书写中的错字、脱字、冗字、倒字进行改正后，作为法定作者自行更正的凭信。

要留意的是，以上只是本题的答题要点，须要进行说明和阐述，不能只回答要点，否则会失分。

四、简要阐述收文处理的程序及分送的基本原则。

1.收文处理的程序：

签收和拆封一一登记——分送一一拟办一一批办一一承办一一催办一一注办.

2.分送的基本原则：

（1）属于方针政策性的，关系本机关工作全局的指挥性文件或重大问题的请示、报告之类的文件，均

应先送办公部门负责人或机关领导批阅或处理：

（2）属于机关日常事务性的已行明确分工的文件，或早有批示规定和有规可循的例行公文，按主管业

务的分工范围分送给有关部门或承办人阅办：

（3）分送给机关领导阅批的文件，要先填好“公文处理单”，连同文件一并送批；

（4）便函、请柬、介绍信、广告、启事等，不作登记，干脆交具体负责人办理；

（5）在文件份数少时，阅办阅知部门（或领导）多的状况下，应按先办理、后阅知，先主办、后协办,

尤正职、后副职的次序分别批阅处理，并以秘书为轴心，进行轮辐式传阅。

五、依据文书立卷特征立卷，主要有哪几种类型？简要说明依据问题特征立卷的基本含义。

1.类型：

（1）按问题特征立卷：（2）按作者特征立卷：（3》按文种特征立卷：（4）按时间特征立卷：（5》按地

区特征立卷：（6）按通讯者特征立卷。

2.按问题特征立卷的含义：

将反映同一问题的文书组成案卷，这种方法能反映对某一方面或某一具体问题的相互联系和处理状况,

运用最广泛。

同学们回答第一个问题时，应在以上要点的基础上进行肯定的说明和阐述。回答其次个问题时.，应举

例说明。

六、通过档案利用的途径和方式，谈谈档案利用的意义。

1.通过设置档案空，可以供应档案原件或复制件，便利借阅或干脆阅读：

2.通过苜,定的制度和手续，如借阅证制度、催还续借制度和调离认可制度等，可以供应档案外借；

3.依据档案原件制发各种复制本，实行档案的有偿沟通，可以提高档案的利用率：

4.利用所藏档案中的有•关记载和资料，可以对申请者供应核实某种事实的书面证据；

5.以档案为依据，文秘和档案人员可以对查询者的有关问题进行专业性的解答，供应询问服务：

6.将档案书目印制成册，分发到有关部门，可以沟通信息：

7.通过举办档案展览，以充分发挥档案的作用。

《办公室管理》试跑一

1.D2.B3.C4.B5.B

6.A7.B8.A9.D10,D

一、单项选择题（请将正确答案的字母序号填在括号内。每小题1分,共10分）

1.办公室布置要留恚（）。

D.各种沟通、保密

2.传真机的运用哪一项是不对的（）

B.随时附地可向对方发送

3.在会议起先前和进行过程中，文员的以下哪项活动是不恰当的（）。C.作会议记录时离开会议室接听电话

4.以下文员订购和储备办公用品的行为中，邸一项是不相宜的（

B.让员工们随意领取办公用品

5.以下文员的工作依次中，哪一项是正确的（）,

B.文员也应具有适当推断状况,机灵应对的应变实力

6.文员必需管理好金钱，学会节约开支，以下行为中嘟一项是不恰当的（）.

A.最好到价格便宜的商店去购买，质量并不重要

7.文员必需具有合作精神，以下合作方法中哪一项是不相立的（）

B.应当有自己的特性，尽可能使别人听从自己

8.以下关于交互式电话会议的功能中，哪•项是不具备的（）。A.审查功能

D.吃西餐时用左手把汤盘率近自己一边方向稍稍提起，再用汤见轻轻由里向外因去

10.文员制作日程支配支配表时,以下哪一种状况应避开（）

D.日程支配支配笔记本假如已经运用一年以上，可以废弃

二、推断题（正确打错误打、"。每小题1分,共10分）

1.文员作介绍，若年龄、地位都相同，应从较亲近的人起先介绍（V）

2.假如是你主持会议，则要做好笔记并把每次会议纪要的打印件存放进一个会议文件夹，假如以后出现问熙，可

以查看笔记，证明某一天你曾给某人支配「某件工作等。V

3.假如不当心发生日程支配支配常复的情形，就要排定能够动用的空档，自己确定优先依次。（）

4.文书部门立好的案卷,必需逐年移交给档案室集中保管，称为“归档，有归档范围和要求，但没有期限，x

5.要发问或有看法时，应当等上司说完话之后再发问，可以提出自己的看法。假如上司不加采纳，应劝服上司。

6.?如要拒绝别人，最好是依照自己和对方的人际关系程度，分别运用表示方法，以避开因为拒绝而发生不必要

的困扰。

7.宴请的菜谱应符合对方的饮食习惯，但必需有反映我国传统风味的十.特产品，如茅台等烈性泗.

往提示射?陟司一年之中交往很多’但很难记住每一个人和『次见面的状况’文员应把有关资料输入电脑'打算交

9,假如对方所要求的日期已经被预约，除非有相当的确认,文秘人员切不行独断地拒绝，应当问明上司佐意思.

因为或许那是件必需取消原定约会的重要事情。V

10.为来白外地的与会者支配宾馆住宿，鼓便利的支配是在同一家宾馆为与会者预定房间，只要弄清有多少人数

即可。X

三、简答题(每小题1C分.共20分)

1.文员进言是指什么?进言具有什么作用？方法和要求是什么？

1.答案：

(1)进言是指文员主动对上司提出看法、建议、指货或规劝：

(2)参谋作用：(2分)

(3)补缺作用；(1分)

(4)增进关系作用：(1分)

(5)适事。紧急的事，重要的事，上司须要知道的事；(1分)

(6)适时,考虑时机：：1分)

(7)适地。看场含：(1分)

(8)适度。要留崽驾取分寸。(2分)

2.什么是文书的立卷特征？通常可以依据哪几种特征立卷？

(1)文秘或档案人员把文书依据某些共同特征组合成案卷，称为“立卷特征”：(2分)

⑵按问迎特征立卷：(1分)

(3按作者特征立卷：(1分)

(4)按文种特征立卷：(1分)

⑸按时间特征立卷：(1分)

(6)按地区特征立卷：(1分)

(7)按通讯者特征立卷：(1分)

(8)在运用六个特征立卷时，须要运用两个或两个以上的特征组合每一个案卷。(2分)

四、设计题(每小题1C分.共20分)

1.麦格公司为了解新产品的科技含量和市场竞争力，以制定合适的价格打入市场，确定召开专家座谈会，对新产

品进行评估，办公室人员应当如何打身和开好这次座谈会？

(1)座谈会邀请对象必需是新产品所在领域的专家和学者,能独立思索、有主见又敢于发表看法者:

(2)座谈会以小型为主，人数以七、/L人为宜：(2分)

(3)座谈会上，文秘人员应与主持人亲密协作：(1分)

(4)主持人负费引导、级线，可不做记录:(1分)

(5)具体的记录应由文秘人员在不引人注目的座位上去做：(2分

(6)座谈会的时间不必严格规定，可长可短：(1分)

(7)会场应打算些饮料、茶点，边吃边谈，可使气氛轻松。，(1分)

2.科达公司召开中层干部扩大会议，参与人员为总经理、副总经理各职能部门的正副经理、办公室正副主任

和职工代表等，共46人,会议文秘人员和其他股务人员4人,会议时同为5小时。参与会议人员月平均工资为2400元,

其他收入600元.假设一下月工作30天、一天工作8小时.公议后勤出用开支有：文件材料费200元，饮料费100元.

因会议惊慌支配午铤，餐费每人10元.请计算会议的成本。

.答案:

1)会议成本=2x“(G+S)xT]n+后勤开支=6(G+S)「n+后勤开支

(2)G——参与会议人员的每小时人均工资数：每个人每小时平均工资为10元,(2400+30+8)

(3)S—参与会议人员每小时人均其他收入数：其他收入为2.5元。(600+30旬)(1分)

(4)T—参与会议人员人均到会时间为5小时：(1分)

(5)n——参与会议人数为50人(46+4)：(1分)

(6)后勤开支一等『支票开支、现金开支和实物开支的总和为800(200+100+10x50)

(7)会议成本一6x(10+2.5)x5x50+800=18750--800

=19550(7E)(2分)

五、案例分析题(每小题20分，共40分)

1.某国营企业总经理办公室人员小赵正在看当天打算上报的统计报表，本公司一位实习生，刚从高校经济管理专一

业毕业的小林走广进来,小林/你的才能？你是大材小用，为什么不去大公司呢?”小赵的冷嘲热讽,激怒J'小林,引起「

激烈的争吵，最终小林生气地离开了办公室。

小赵还在闷闷不乐时，三名被解职的职工吵吵嚷嚷地进来了，他们因平常工作不避，他们怒气冲天地推推操操,

揪住总经理的衣服不放.小赵在一边干焦急.不知道怎么办才好……

你认为小赵在这两件事上做得怎么样？他有什么失误，他应当怎么做才对。

(1)不能说“总经理外出了，有什么事请跟我说吧“，办公室人协不能替上司做主：(3分)

(2)接待来访者应细心颂听，不应边看报表边听：(3分)

(3)对提重要建议的来访者，应细致记录，汇报上司；(4分)

(4)应热忱,不能对来访者冷嘲热讽；(3分)

⑸对言辞激烈的来访者应有礼有节，宣扬政策；(3分)

(6)应尽快为总经理帮阳，可以请保安或打110。(4分)

2.东华公司办公室人员小沈能讲一口美丽的法语，小陈则很喜爱装扮。公司进行了装扮。

正式公谈这天，只见坐在占总经理一旁的小沈衣着艳丽.金耳环、大颗宝石戒指闪闪发光，这使得占总身上的那

套价值干兀的名牌西服也黯然失色。

古总经理与法国客商右接待室内寒喧时，小陈任来了托盘打算茶水，只见她花枝招展.一对大耳环晃来晃去，五

彩缤纷的呼镯碰桌有声，高峰鞋叮叮,指责客商。客商拂油而去.古总型着远去的客前的背影,冲着小沈：“托你的福.

好端端一笔生意，让你给毁掉了，无能「

小沈并不知道自己有「么过错，为自己浒解：“我，我怎么啦!客商是你自己得罪的，与我有什么关系？“小沈和小陈

的穿着装扮、言谈举止是否正确，正确的做法应当是怎样的？

(1)小沈和小陈的穿着装扮不符合工作环境,不符合特定的会谈工作要求：(3分)

j(2)小沈的穿着突出自己，影响了古总经理的形您：(3分)

(3)小陈的穿着装扮干扰谈判、影响工作,破坏工作场所宁静；‘(3分)

(4)小陈用手拿茶叶，不卫生，引起客商不满，使得谈判一起先就不顺当：(3分)

(5)小沈应当对领导的作风、性格有所J'解,仃针对性地弥补领导的不足。古总经理与客商争吵,她应实行补救

措施.可以物上司借故引开•,并示意上司忍耐些，使谈判接着，而不是指货客商；

(6)小沈受到上司指黄，即使是过头话，也应保持冷静，不反对，应理解上司的难处.我适当的机公，用适当的

方式说明我况,沟通思想和感情。

中心广牖电视高校2024——2024学年度第一学期“开放专科”期末考试

办公室管理试跑

一、单项选择题

1.C2.B3.D4.A5.D6.D7.A8.A9.D10.B

1、文员打印寄往欧美国家的信封.收信人内容的打印依次应当是（）

C,姓名、部门、地址、国名

2、有时应上司要求，文员参与会见或会谈，以卜哪些内容不是文员的任务（）

B、发表看法

3、邮件送到单位所租的信箱，由文员开启，取出邮件带回办公室，以卜哪些事情与文员的工作要求不一样

（）

D、应提的办事效率，把取邮件与其他事一•起办

4、以下密些接打电话的行为是不正确的（》

A、受到通话对方极大的货难，应针锋相对回击

5、文员依据上司指示，向对方要求约会时，以下哪些做法是错误的（）

D、假如上司出差,可以在他回来的当天支配约会

6、以下关于名片的运用方式，哪些是错误的（）

D、名片只能当面递送，寄去是不礼貌的

7、文员要做好档案收集.应当收集的文书资料是（）

A、下级单位报送的报告、统计报表等

8、值班人员不应当做以下哪类事情（）

A、签发文件

9、接受忠笆的反应应当是（）

D、切勿事感用事

10、以下哪些不是办公室事务管埋的挣征（>

B、决策性

二、推断题

1.x273.x4.N5.x6.x7.V8.x9.V107

1、办公室的灯光照明要避开自然光，最好用人工灯光.（X）

2.文员应避开必要的通信和邮寄,尽可能把常见的联系集中起来分批进行.（）

3、文员在工作时间如须要补妆，应随时随地进行。（x）

4、假如公客室的门是推开的，文仍应先小步走进会客室，等客人进入后，再轻轻关上门.（）

5、文员作介绍，应先介绍地位高的人，冉介绍地位低的人。（>）

6、假如上司不打算参与某个会议，应马上将会议通知丢掉，以先干扰其他事情。（x）

7、代表会议依法定期召开，与会代表必需达到法定人数方为有效，因此文员应8、文员对支票管理要谭慎，支票

簿与印率应当一同锁入抽屉。（）

9、交际应卅要讲求时效,若时机错过再来补救,不但无法表达诚意，还会破坏彼此关系.（）

10、不要在酒宴上评论或附和别人对某人的争论，也不行评论菜肴的优劣。（)

三、简答题

1、单位印章主要有哪些？印章的刻制和运用有哪些规定？

（1）单位印堂、套印章：（2）

（2）钢印、领导人签名章、其他印章：（2分）

（3）刻制公章有两种状况：一种是由上级主管机关刻制颁发：（2分）

（4）另一种由法人代表申请，经主管部门批准，公安部门登记后由特地刻制厂刻制：（2分）

（5）公章一般由指定的文秘人力统一运用，其他印章也应专人军用：（2分）

（6）加盖公章，是哪一级的公章，须经哪一级的负贡人批准，并审核签名；（1分）

（7）将盖用文件名称、编号、日期、签发人、领用人、盖章人等项具体量记；＜1分）

（8）加盖印章必需做到用力匀称,使印章端正、完整，不干斜、更不能顺倒；＜1分）

（9）凡以单位名义发出的公文、信函等都必需加盖单位公章方能有效,（2分）

2、依据2000院行政机关公文处理方法》的规定,国务院规定的行政公文共彳i•几类几种？

（1）吩咐（令）：（1分）

（2）确定：（1分）

（3）公告：通告；（2分）

（4）通知：通报：（2分）

（5）议案：（2分）

（6）报告:（1分）

（7）请示；（1分）

（8）批复：看法；（2分）

（9）函：（1分）

（10）会议纪要。（2分）

四、设计题

1、康桥宾馆位于木南南京西路45号，是个中型宾馆，有会议室、餐饮、停车场等，某企业打算在11月15日

贰嘉烈鑫常姆第媪昂酷鲁概懿年程微聚1瞒噩踹髓锻桥宾馆的12楼会破。

（1）会议的名称：（2分）

（2）出席会议者的姓名或如织.部门的名称，（2分）

（3）日期、时间（起先到结束的预定时刻）：（2分）

（4）地点：（具体在几楼几号会议家〉：（2分）

（5》议题（或者议事日程）；（2分）

（6）主办者的联络处，电话号码等；（1分）

（7）开会所在地，建筑物名称、几楼、电话号码（必要时可附二地图）：（2分）

（8）留意事项、是否备有铃点、有否停车场，或当天应备的资料等。（2分）

2、某个下雨天，在利达公司召开的新产品推介会结束了。公司的大型会议室有各种会议用品，室外有接待处,

公司还租了汽车接送来宾，为圆满结束这次会议，办公章人员在会后应当做些什么工作？

（1）要替搭车回去的人支配车子：（2分）

（2）在接待处短何代为保管的衣物，不要遗失或被人错领、目领；（2分）

（3）有留话时，切记务必传达：（1分）

（4）检查会场有无物品遗漏；（1分）

（5）要为参与会议的人员送行：（1分）

（6）文秘人员图去前。要检食烟灰缸、字纸篓由无易燃的东西，如心，则必附加以熄火：（2分）

（7）东、椅早先若和移动，必需还原，洗涤烟灰缸、茶具等，如有，则必需加以熄灭（2分）

（8）携带进会场的资料和公议用品要记得带回：<1分）

（9）关紧门窗并上锁：（1分）

（10）通知会场的管理单位，会议已经结束.（2分）

五、案例分析题

1、波扬公司打算在本市市中心如开大型的新产品订货会。参与的有本单位、外单位的人员。总经理让办公室负货

*配，会上要放映资料电影，进"产品操作演示，而公司没有放映机。预定会议厅和租借放映机的任务交给了文员刘小姐。

列小姐翻看了有关资料，打电话问了一些指总,确定租借黎明大度的会义厅“会议的召开时间是8月9日上午I•点整.

而资料放时间是十点十五分。刘小姐打电话给租凭公司.要求租『凭公司在9日上午九点四十五分必需准时把放映机送到

黎明大厦的会议厅。

会议开幕1百，办公室人员去黎明大厦布置会场，结果发觉会议厅靠近喧侧的公路，噪音很大。9日上午，大家

正在惊慌地做着最终M打算I作，刘小姐一看表.呀.已经九点五特别（放映机还没有送到。刘小姐立刻打电话去向.

对方回答机器已送出。眼看若各地来宾接连进场，刘小姐心急如焚……突然外面•阵喧哗，有人在大声嚷嚷：•怎么这个

地方连停车场也没有……”

问题：（1）样如你是刘小姐,对接下去可能发生的各种状况，应当如何处理？

（1）请租赁公司告知送货员的联系方法，想方法联系送货员：（2分）

（2）假如联系不上送货员，向总经理汇报，请示该如何办？（2分）

（3）立刻向总经理报告，不得擅自确定阔整会议议程；（3分）

（4）得到总经理指示，可能把资料放映的时间往后推移半个小时或一小时？（2分）

（5）联系新的租赁公司加急送一台放映机（或原租赁公司再送一台〉：（2分）

（6）召开大会型会议，备种打兜工作，包括音响、电子类装置应至少提前一天支配：（2分）

（7）租借会议厅应全面考虑内外部环境和设施,包括噪音问题、停车场等.（3分）

（8）不能仅凭电话联系，应实地查看；（2分）