公章章管理制度

公章章管理制度一、公章章管理制度

1.1总则

公章章管理制度旨在规范公章章的使用与管理，确保公章章的合法、安全、高效使用，维护单位形象和合法权益。本制度适用于单位内部所有使用公章章的部门和人员。公章章是单位权威的象征，其使用必须严格遵守国家法律法规和单位内部规定。任何单位和个人不得擅自刻制、伪造、变造公章章，不得擅自出租、出借、转让公章章。公章章的使用必须符合单位内部审批程序，不得超出审批权限使用。公章章的管理必须建立健全责任制，明确各级管理人员的职责，确保公章章的安全和完整。

1.2管理机构

单位设立公章章管理委员会，负责公章章的统一管理和监督。公章章管理委员会由单位主要领导担任主任，相关部门负责人担任委员。公章章管理委员会负责制定公章章管理制度的实施细则，审批公章章的使用申请，监督公章章的使用情况，处理公章章使用中的违规行为。公章章管理委员会下设公章章管理办公室，负责公章章的日常管理工作。公章章管理办公室由专人负责，负责公章章的保管、使用登记、维护保养等工作。

1.3公章章的种类

公章章是指单位用于对外正式文件的印章，是单位权威的象征。公章章的种类包括单位公章章、部门公章章、合同专用章、财务专用章、法人章等。单位公章章是单位的主要印章，用于单位对外正式文件的盖章。部门公章章是单位内部各部门使用的印章，用于部门对外文件的盖章。合同专用章是单位用于签订合同的印章，用于合同文件的盖章。财务专用章是单位用于财务文件的印章，用于财务文件的盖章。法人章是单位法人的个人印章，用于法人的签字和盖章。

1.4公章章的刻制

公章章的刻制必须符合国家相关法律法规的要求，由单位提出申请，经公章章管理委员会审批后，到公安机关指定的刻章点刻制。公章章的刻制必须提供单位营业执照、法人身份证、刻章申请表等相关材料。公安机关对刻章申请进行审核，审核合格后，方可刻制公章章。公章章刻制完成后，刻章点必须将公章章交由单位公章章管理办公室统一保管。单位公章章管理办公室对公章章进行验收，验收合格后，方可投入使用。

1.5公章章的保管

公章章的保管必须实行双人双锁制度，确保公章章的安全。公章章的保管地点必须安全可靠，不得随意放置。公章章的保管人员必须经过单位的培训，熟悉公章章的管理制度和操作规程。公章章的保管人员必须认真履行职责，不得擅自将公章章交与他人使用。公章章的保管人员必须定期对公章章进行检查，确保公章章的完好无损。公章章的保管人员必须妥善保管公章章的备用钥匙，不得遗失。

1.6公章章的使用

公章章的使用必须严格遵守单位内部审批程序，未经审批不得擅自使用。公章章的使用必须填写使用登记表，详细记录使用时间、使用文件、使用人、审批人等信息。公章章的使用必须由两人以上共同办理，不得单人单独使用。公章章的使用必须符合单位内部规定，不得超出审批权限使用。公章章的使用必须确保盖章清晰、完整，不得模糊不清或损坏。

1.7公章章的维护保养

公章章的维护保养必须定期进行，确保公章章的完好无损。公章章的维护保养包括清洁、润滑、检查等。公章章的清洁必须使用干净的布或纸巾，不得使用任何化学物品。公章章的润滑必须使用专门的印章油，不得使用其他油类。公章章的检查必须定期进行，发现损坏或磨损及时更换。公章章的维护保养必须做好记录，确保公章章的维护保养工作规范有序。

1.8公章章的变更

公章章的变更必须经单位公章章管理委员会审批后进行。公章章的变更包括公章章的刻制、更换、废止等。公章章的刻制变更必须提供相关材料，经公安机关审核合格后，方可刻制新的公章章。公章章的更换必须将旧的公章章交回公安机关销毁，并将新的公章章交由单位公章章管理办公室统一保管。公章章的废止必须将废止的公章章交回公安机关销毁，并做好废止记录。公章章的变更必须做好记录，确保公章章的变更工作规范有序。

1.9公章章的监督

单位公章章管理委员会负责监督公章章的使用情况，定期对公章章的使用情况进行检查。公章章管理委员会对发现的问题及时进行处理，对违规行为严肃追究责任。单位内部审计部门负责对公章章的管理工作进行审计，确保公章章的管理工作符合单位内部规定和国家法律法规。单位对公章章的使用情况进行公示，接受社会监督。单位对公章章的管理工作定期进行总结，不断改进公章章的管理工作。

二、公章章使用审批流程

2.1日常文件用印审批

单位内部各部门因日常事务性工作需要使用公章章的，应遵循简化审批流程。使用部门需提前填写《公章章使用申请单》，详细列明用印事由、文件名称、拟用数量等信息。申请单需由部门负责人签字确认，体现对该项用印的初步审核。若涉及金额较小的合同或协议，且单位内部已有标准格式文本，部门负责人签字即可批准用印。此类用印主要针对内部通知、证明文件、一般性函件等，强调时效性和常规性，确保工作顺利推进。申请单需在用印前提交至公章章管理办公室，由管理人员核对信息完整性，确认符合用印条件后，方可安排用印。此流程旨在提高工作效率，同时保证用印的规范性。

2.2重要文件用印审批

对于涉及单位重大决策、重要合同、资产处置、对外投资、大额资金支付等关键事项的用印，必须严格执行严格的审批程序。使用部门需提交详细的《公章章使用申请单》，其中需明确阐述用印背景、目的、涉及金额、合作方信息等关键要素。申请单需经过部门负责人签字后，按级上报至分管领导审核。分管领导需对用印事项的合规性、必要性进行充分评估，并在申请单上签署明确意见。若该事项涉及单位重大利益或可能产生重大影响，分管领导审批后，还需提交至单位公章章管理委员会审议。管理委员会将召集相关委员，对用印事项进行集体讨论，确保决策的科学性和谨慎性。审议通过后，由单位主要领导最终审批，并在申请单上签字确认。此流程确保了重要用印的严肃性和权威性，有效防范了潜在风险。

2.3特殊情况用印审批

在紧急情况下，如突发事件处理、突发事件应对等，可能需要临时使用公章章。此类情况应遵循“先使用后补办手续”的原则。使用部门需在用印后立即补办《公章章使用申请单》，详细说明紧急情况、用印事由、文件名称等信息，并附上相关证明材料。补办申请单需经部门负责人和分管领导迅速审批。对于特别紧急的事项，分管领导审批后，可先由公章章管理办公室进行登记备案，待事后补办单位主要领导审批。单位主要领导需对紧急用印的必要性进行核实，确保符合实际情况。特殊情况用印审批流程强调在保证安全和合规的前提下，尽可能满足紧急工作的需求，体现制度的灵活性和人性化。

2.4外出用印审批

单位工作人员因公外出，确需携带公章章办理公务的，应遵循严格的审批程序。使用部门需提前提交《公章章外出使用申请单》，详细列明外出事由、目的地、用印计划、携带数量等信息。申请单需经部门负责人、分管领导签字批准。分管领导需对外出用印的必要性和安全性进行评估，确保符合单位外出管理规定。批准后，公章章管理办公室将对外出人员进行印章使用培训，强调外出用印的风险防范和规范操作。外出人员需将申请单复印件留存备查，并在用印后及时向公章章管理办公室报告用印情况。返回单位后，需将剩余公章章和用印登记表交回。此流程旨在确保公章章在外出期间的安全可控，防止遗失或滥用。

2.5用印登记与备案

无论何种类型的用印，都必须进行详细登记，建立完整的用印档案。公章章管理办公室负责使用登记工作，使用人员需在用印前填写《公章章使用登记表》，详细记录用印日期、时间、用印文件名称、用印数量、用印人、审批人等信息。登记表需经公章章管理办公室人员核对无误后，方可进行用印。用印完成后，登记表需与用印文件一并存档，确保可追溯性。对于重要文件用印，还需在登记表上粘贴文件复印件或扫描件。公章章管理办公室定期对用印登记表进行整理和归档，建立电子和纸质档案，便于查询和管理。用印登记与备案制度确保了用印行为的透明化和可追溯性，为后续监督和审计提供了依据。

2.6用印监督与问责

单位公章章管理委员会负责对公章章使用情况进行日常监督，定期或不定期对公章章的使用登记表进行检查，核实用印的合规性。对发现的问题及时进行调查处理，对违规用印行为严肃追究相关责任人的责任。单位内部审计部门每年至少进行一次公章章使用情况的专项审计，评估用印制度的执行情况和有效性，提出改进建议。单位对公章章使用情况进行公示，接受内部员工和社会的监督。任何单位和个人发现公章章使用中的违规行为，均有权向公章章管理委员会或单位纪检部门举报。举报需实名提供相关线索和证据，单位将对举报情况进行调查核实，对查实的违规行为依法依规进行处理，并对举报人进行保护。用印监督与问责制度确保了用印行为的规范性和严肃性，有效防范了风险的发生。

三、公章章的保管与安全

3.1保管责任

公章章的安全管理是公章章管理制度的核心内容，直接关系到单位的合法权益和形象。单位设立专门的公章章管理办公室，负责公章章的日常保管工作。公章章管理办公室指定专人作为公章章保管员，该人员需具备高度的责任心、良好的职业道德和一定的保密意识。保管员对公章章的安全负有直接责任，必须严格按照本制度的规定履行职责，确保公章章始终处于安全可控的状态。单位对公章章保管员进行定期培训，内容包括公章章管理制度、操作规程、安全防范措施等，提升其业务素质和风险防范能力。保管员因故无法履行职责时，需提前向公章章管理委员会报告，并安排临时替代人员，确保公章章的保管工作不间断。

3.2保管措施

公章章的保管必须采取严格的物理隔离措施，确保公章章不被无关人员接触。公章章应存放在保险柜内，保险柜应放置在安全可靠的房间内，该房间应具备防盗、防火等安全设施。保险柜钥匙和密码由公章章管理委员会统一管理，保管员不得单独掌握全部钥匙或密码，实行双人双锁制度，即需两人同时到场才能打开保险柜。公章章的备用钥匙由公章章管理委员会指定专人保管，并建立严格的借用和归还登记制度。公章章的保管房间应限制出入，仅允许公章章保管员和相关领导进入，进入人员需进行登记，并接受安全检查。公章章的管理人员需定期对保险柜和保管房间进行安全检查，发现任何异常情况及时报告并处理。同时，应安装监控设备，对公章章的存放区域进行24小时监控，确保公章章的安全。

3.3使用登记

公章章的使用必须进行详细登记，这是确保公章章使用可追溯性的重要手段。每次使用公章章时，使用人员需在《公章章使用登记表》上详细记录用印日期、时间、用印文件名称、用印数量、用印人、审批人等信息。登记表应字迹清晰、信息完整，不得涂改。用印人需在登记表上签字确认，表明已了解用印事由并履行了相应的职责。公章章保管员在核实用印申请单和审批手续齐全后，方可在登记表上签字，并安排用印。用印完成后，保管员需再次核对文件和登记表，确保信息一致无误。登记表需与用印文件一并存档，由公章章管理办公室进行统一管理。保管员需定期对登记表进行整理和归档，建立电子和纸质档案，便于查询和管理。使用登记制度确保了用印行为的透明化和可追溯性，为后续监督和审计提供了依据。

3.4安全检查

为确保公章章的安全，单位定期对公章章的保管和使用情况进行安全检查。公章章管理委员会每月至少进行一次全面的安全检查，重点检查公章章的存放地点、保险柜、钥匙和密码管理、监控设备等是否符合安全要求。检查人员需核对公章章与登记表的信息是否一致，确认公章章是否完好无损。同时，还需检查公章章的使用情况，是否存在违规用印行为。内部审计部门每年至少进行一次专项安全检查，对公章章的管理制度执行情况、风险防范措施等进行全面评估，并提出改进建议。安全检查结果需形成书面报告，报单位领导审阅。对于检查中发现的安全隐患，需立即整改，并指定专人负责，限期完成整改。安全检查制度是及时发现和消除安全隐患的重要手段，有效保障了公章章的安全。

四、公章章的变更与废止

4.1公章章的变更

随着单位的发展变化，公章章的信息有时需要进行更新。公章章的变更是指单位名称、法人代表、组织机构等发生变更，导致公章章需要重新刻制或修改。公章章的变更必须严格按照国家相关法律法规和本制度的规定执行。单位在办理变更登记后，需及时向公章章管理委员会提出公章章变更申请。申请时应提供变更登记证明文件、新的公章章刻制申请表等相关材料。公章章管理委员会对申请材料进行审核，确认变更事项的真实性和合规性后，方可批准。批准后，单位需将旧的公章章交回公安机关指定机构进行销毁，并到公安机关重新申请刻制新的公章章。新的公章章刻制完成后，需经公安机关验核合格后，方可领取。领取的新公章章需交由公章章管理办公室统一保管，并建立新的公章章使用登记表。公章章的变更必须确保新旧公章章的平稳过渡，避免因公章章变更造成工作中断或法律风险。

4.2公章章的废止

当单位公章章不再使用时，必须及时予以废止，防止被滥用或造成安全隐患。公章章的废止包括公章章的自然废止和人为废止。公章章的自然废止是指单位依法解散、破产或被吊销营业执照等，导致公章章失去使用效力。公章章的人为废止是指单位因组织结构调整、印章遗失等原因，决定停止使用某个公章章。无论何种原因废止公章章，单位都必须及时办理相关手续。对于自然废止的公章章，单位在办理注销手续后，需及时向公章章管理委员会报告，并按照规定将公章章交回公安机关指定机构进行销毁。对于人为废止的公章章，如印章遗失，单位需在报刊或其他媒体上刊登遗失声明，声明中应明确印章的名称、规格、刻制时间等信息。声明刊登后，单位需及时向公章章管理委员会报告，并按照规定将遗失的公章章交回公安机关指定机构进行销毁。

4.3废止印章的处置

公章章废止后，单位需按照规定对废止的公章章进行处置。废止的公章章必须交回公安机关指定机构进行销毁，不得自行处理。公安机关对废止的公章章进行销毁后，需出具销毁证明，单位需将销毁证明存档备查。对于因人为废止的公章章，如印章遗失，单位在刊登遗失声明后，需及时向公章章管理委员会报告，并按照规定将遗失的公章章交回公安机关指定机构进行销毁。公安机关对废止的公章章进行销毁后，需出具销毁证明，单位需将销毁证明存档备查。废止印章的处置必须确保安全可靠，防止废止的公章章被非法利用。单位需建立废止印章处置台账，详细记录废止印章的名称、规格、刻制时间、废止原因、销毁证明等信息，便于查询和管理。

4.4废止印章的备案

公章章废止后，单位需及时将废止情况报备给相关部门。公章章管理委员会负责将废止印章的处置情况报备给公安机关，并抄送单位上级主管部门。废止印章的备案是为了确保公章章的管理工作符合国家相关法律法规的要求，也是为了便于相关部门对公章章的管理工作进行监督。废止印章的备案需提供相关材料，包括废止印章的名称、规格、刻制时间、废止原因、销毁证明等。相关部门对备案材料进行审核，确认符合要求后，方可予以备案。废止印章的备案制度是确保公章章管理工作规范有序的重要手段，也是单位履行法定义务的体现。

4.5废止印章的监督

单位公章章管理委员会负责对废止印章的处置情况进行监督，确保废止印章的安全销毁。公章章管理委员会定期对废止印章的处置情况进行检查，核实销毁证明的真实性和有效性，并检查废止印章是否被妥善销毁。对于发现的问题及时进行调查处理，对违规行为严肃追究相关责任人的责任。单位内部审计部门每年至少进行一次废止印章处置情况的专项审计，评估废止印章处置工作的合规性和有效性，并提出改进建议。单位对废止印章的处置情况进行公示，接受内部员工和社会的监督。任何单位和个人发现废止印章的处置中的违规行为，均有权向公章章管理委员会或单位纪检部门举报。举报需实名提供相关线索和证据，单位将对举报情况进行调查核实，对查实的违规行为依法依规进行处理，并对举报人进行保护。废止印章的监督制度确保了废止印章的处置工作规范性和严肃性，有效防范了风险的发生。

五、公章章的应急处理与责任追究

5.1应急情况处理

在公章章管理过程中，可能会遇到一些突发事件，如公章章遗失、被盗、损坏或被盗用等，这些情况都需要及时有效地进行处理，以降低损失和风险。单位制定了应急预案，以应对各种突发情况。一旦发生公章章遗失，发现人需立即向公章章管理办公室报告，并保护好现场。公章章管理办公室接到报告后，需立即核实情况，并采取以下措施：首先，在报刊或其他媒体上刊登遗失声明，声明中应明确公章章的名称、规格、刻制时间等信息，以防止公章章被他人冒用。其次，根据遗失声明刊登的情况，及时向公安机关报案，并提供相关证据。最后，按照规定将遗失的公章章交回公安机关指定机构进行销毁。对于公章章被盗或损坏，单位也需按照类似程序进行处理，确保公章章的安全。

5.2责任追究

公章章是单位的重要财产，其安全和使用都关系到单位的利益和形象。因此，对于公章章管理不善或违规使用的行为，单位将严肃追究相关责任人的责任。责任追究的范围包括公章章保管员、用印人、审批人等所有与公章章管理相关的单位和个人。如果公章章保管员未妥善保管公章章，导致公章章遗失、被盗或损坏，将依法依规追究其责任。如果用印人未经批准擅自使用公章章，或超出审批权限使用公章章，将根据情节轻重给予相应的处分。如果审批人未认真履行审批职责，导致公章章被违规使用，也将追究其责任。责任追究的方式包括警告、罚款、降职、撤职等，情节严重的还将移交司法机关处理。责任追究制度是确保公章章管理制度有效执行的重要保障，也是维护单位利益和形象的重要手段。

5.3监督检查

为了确保公章章管理制度的有效执行，单位建立了完善的监督检查机制。公章章管理委员会负责对公章章的保管和使用情况进行日常监督检查，定期或不定期对公章章的使用登记表、保管记录等进行检查，核实用印的合规性。单位内部审计部门每年至少进行一次公章章使用情况的专项审计，评估公章章管理制度的执行情况和有效性，并提出改进建议。单位还设立了举报电话和邮箱，接受内部员工和社会的监督。任何单位和个人发现公章章管理中的问题或违规行为，均有权向公章章管理委员会或单位纪检部门举报。举报需实名提供相关线索和证据，单位将对举报情况进行调查核实，对查实的违规行为依法依规进行处理，并对举报人进行保护。监督检查制度是确保公章章管理制度有效执行的重要保障，也是维护单位利益和形象的重要手段。

5.4培训教育

为了提高公章章管理人员的业务素质和风险防范能力，单位定期对公章章管理人员进行培训教育。培训内容包括公章章管理制度、操作规程、安全防范措施、法律法规等。培训方式包括集中授课、案例分析、经验交流等。通过培训教育，使公章章管理人员熟悉公章章管理的工作流程和职责要求，掌握公章章管理的专业技能，提高风险防范意识和能力。单位还定期组织公章章管理人员进行应急演练，模拟公章章遗失、被盗等突发事件，提高公章章管理人员的应急处置能力。培训教育制度是提高公章章管理水平的重要手段，也是防范风险、保障单位利益的重要措施。

5.5制度完善

公章章管理制度是一个动态的过程，需要根据实际情况不断完善和改进。单位定期对公章章管理制度进行评估，根据评估结果和实际情况，对制度进行修订和完善。评估内容包括制度的适用性、有效性、可操作性等。修订和完善的内容包括制度的条款、流程、职责等。单位还鼓励公章章管理人员和相关部门提出改进建议，对制度进行持续改进。制度完善制度是确保公章章管理制度与时俱进、有效执行的重要保障，也是提高公章章管理水平的重要手段。

六、公章章管理制度的执行与监督

6.1执行机制

公章章管理制度的生命力在于执行，制度的执行是确保公章章安全、规范使用的关键环节。单位建立了明确的执行机制，确保制度得到有效落实。首先，单位将公章章管理制度传达至各部门，组织学习制度内容，明确各部门和人员在公章章管理中的职责和义务。各部门负责人需将制度要求传达至部门员工，确保人人知晓，人人遵守。其次，单位设立公章章管理委员会，负责制度的解释、监督和执行。公章章管理委员会定期召开会议，研究解决制度执行中