单位印章管理使用制度与流程

单位印章管理使用制度与流程前言单位印章是单位对外行使权力、承担法律责任的重要凭证和标志，其管理与使用直接关系到单位的整体利益和声誉。为规范单位印章的刻制、保管、使用、变更及销毁等环节，确保印章使用的安全、规范、高效，防范潜在风险，依据国家相关法律法规及本单位实际情况，特制定本制度与流程。本制度适用于单位内部所有印章的管理与使用行为。一、印章的刻制与启用管理单位印章的刻制是印章管理的首要环节，必须严格遵循法定程序与内部审批流程，确保印章的合法性与规范性。（一）印章刻制的审批单位各类印章的刻制，均须由相关业务部门根据工作需要提出书面申请，详细说明拟刻制印章的名称、规格、用途及保管责任人等信息。申请需经部门负责人审核同意后，报请单位分管领导或主要领导审批。对于单位法定名称章、财务专用章等具有极高法律效力的印章，其刻制申请还须经过单位最高决策层审议批准。未经批准，任何部门或个人不得擅自决定刻制印章。（二）规范刻制与资质要求经批准刻制的印章，必须由单位指定的专人负责，到公安机关认可的、具有合法资质的印章刻制单位进行制作。严禁私自委托无资质单位或个人刻制印章。刻制完成后，应核对印章的名称、字体、规格等是否与审批内容一致，确保无误。（三）印章启用与备案新印章刻制完成并验收合格后，应由单位综合管理部门（或指定负责印章管理的部门，下同）统一登记造册，详细记录印章名称、印模、刻制日期、启用日期、保管部门及保管人等信息，并在单位内部发布印章启用通知。同时，按照国家相关规定，将单位公章、财务专用章等重要印章向公安机关及其他相关主管部门备案。二、印章的保管与存放规范印章的安全保管是防范风险的关键，必须明确责任，落实到人，确保印章不失控、不被盗用、不被滥用。（一）保管责任人制度各类印章应明确指定专人负责保管，保管人原则上应为单位正式员工，并具备良好的职业道德和责任心。保管人名单应报单位综合管理部门备案。保管人发生变动时，必须办理严格的交接手续，填写《印章交接登记表》，由交接双方、监交人签字确认，并及时更新保管人信息。（二）保管要求与存放环境1.专人专管：印章保管人应切实履行保管职责，妥善保管所负责的印章，不得擅自将印章交由他人代管、代用，严禁带离规定的办公场所（特殊情况需经严格审批除外）。2.安全存放：日常不使用时，印章应存放于保险柜、带锁文件柜等安全装置内，并确保加锁。保险柜或文件柜的钥匙/密码由保管人专人保管，不得随意放置或告知他人。3.环境适宜：存放印章的环境应保持干燥、清洁，避免印章因潮湿、污染等原因受损。（三）保管人的职责与纪律印章保管人应熟悉印章使用的相关规定，对不符合规定的用印申请有权拒绝。同时，应定期检查印章状况，确保印章完好。保管人离职、调动或因其他原因不能继续履行保管职责时，必须及时办理交接手续，不得拖延或私自处理。三、印章的使用规范与审批流程印章的使用是印章管理的核心环节，必须严格审批，规范操作，确保每一次用印都有据可查、合规合法。（一）用印原则印章使用应遵循“谁审批、谁负责”、“先审批、后用印”的原则，严格按照规定的范围和权限使用，严禁超范围、越权用印。（二）用印范围界定不同类型的印章具有不同的使用范围，应予以明确界定：1.单位公章：主要用于以单位名义发出的正式文件、重要函件、协议、合同（若单位未单独设立合同专用章）、证明材料等具有法律效力的文书。2.合同专用章：专门用于签订各类经济合同、协议等法律文件。3.财务专用章：用于单位财务收支、银行结算、票据等相关业务。通常与财务负责人名章一同使用。4.发票专用章：用于单位开具发票。5.部门章：仅限于单位内部工作联系、业务沟通等非对外具有法律效力的文书，具体使用范围由单位另行规定。6.其他专用章：应根据其设立目的明确具体使用范围。（三）用印审批权限与流程1.一般文件用印：*对于常规性、事务性的内部文件或对外证明材料，由部门负责人审核，报请单位分管领导审批。*经办人填写《用印申请单》，详细注明用印事由、文件名称、份数、拟用印章类型等信息，并附上需用印的文件原件或复印件。*审批人对用印申请及文件内容进行审核，确认无误后签字批准。*印章保管人核对《用印申请单》的审批手续是否完备，文件内容与申请事由是否一致，无误后方可加盖印章。2.重要文件用印：*涉及单位重大决策、对外投资、大额合同、担保、借贷等重大事项的文件用印，须经单位主要领导审批，必要时应提交单位相关决策机构（如党组会、董事会、办公会等）审议通过后方可办理。*其审批流程应更为严格，确保决策的审慎性。3.特殊情况用印：*如遇紧急情况需立即用印，而相关审批人无法及时签字的，可先通过电话、即时通讯工具等方式请示，经审批人同意后用印，但事后须尽快补办书面审批手续。*严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖印章。确因工作特殊需要（如异地签约等），须经单位主要领导特批，并严格控制份数，使用后及时向单位报备使用情况。（四）用印登记与备案印章保管人在用印后，应立即在《印章使用登记薄》上进行登记，详细记录用印日期、用印部门、经办人、用印事由、文件名称及编号、用印份数、审批人、印章类型等信息，并由经办人签字确认。《印章使用登记薄》应妥善保管，定期归档。重要文件的用印申请单及相关附件，应作为单位档案资料留存。（五）用印规范1.印章应清晰、端正地加盖在文件的指定位置（如落款处或骑缝处），印章名称应与文件落款单位名称一致。2.不得在字迹模糊、有涂改、内容不完整或存在歧义的文件上加盖印章。3.一份文件需加盖多枚印章时，应确保各印章均符合用印规范。4.用印过程中，印章保管人应亲自操作，不得由他人代为盖章。四、印章的变更、缴销与销毁印章的变更、缴销与销毁是印章生命周期管理的重要组成部分，应规范操作，确保旧印章及时、安全处理。（一）印章变更与重刻因单位名称变更、印章损坏、遗失补刻等原因需要重新刻制印章的，应按照本制度第一章“印章的刻制与启用管理”规定的程序办理。原印章在新印章启用后，应立即办理缴销手续。（二）印章缴销单位发生机构变动、印章停用、作废或因其他原因不再使用印章时，原保管部门应及时将印章缴回单位综合管理部门。综合管理部门应对缴回的印章进行登记、封存。（三）印章销毁对于确认不再使用且无保存价值的废旧印章，由单位综合管理部门提出销毁申请，报单位分管领导或主要领导批准后，组织两名以上专人负责监销。销毁前应对印章进行破坏性处理（如熔毁、击碎等），确保其无法再被使用，并做好销毁记录，包括销毁日期、地点、参与人员、销毁印章名称及数量等，相关人员签字存档。五、印章的遗失、损坏与特殊情况处理（一）印章遗失印章保管人一旦发现印章遗失，应立即向单位综合管理部门及本部门负责人报告，并同时向公安机关报案。单位应根据遗失印章的类型和重要程度，及时研究应对措施，必要时可在指定媒体上发布遗失声明，声明该印章作废，以减少潜在风险。同时，按照规定程序申请补刻新印章。（二）印章损坏印章因使用日久或意外原因造成损坏，影响正常使用的，保管人应及时报告单位综合管理部门，经鉴定确认后，办理旧印章缴销和新印章重刻手续。（三）外出用印原则上不允许携带印章外出用印。确因工作需要必须将印章带出单位办公场所的，经办人须提出书面申请，详细说明外出用印事由、地点、时间、随行人员等，经单位主要领导批准后，由印章保管人或指定专人携带陪同前往。外出期间，应确保印章安全，用印完毕立即带回单位存放。六、监督检查与责任追究（一）日常监督与定期检查单位综合管理部门应定期或不定期对各部门印章管理和使用情况进行监督检查，包括印章保管是否安全、用印审批是否规范、登记是否完整等。对检查中发现的问题，应及时提出整改意见，督促相关部门和人员限期整改。（二）责任追究对于违反本制度规定，造成印章遗失、被盗、滥用或不当使用，从而给单位造成不良影响或经济损失的，单位将根据情节轻重，对相关责任人进行批评教育、通报批评、经济处罚直至纪律处分；涉嫌违法犯罪的，将移交司法机关依法处理。具体情形包括但不限于：1.未经批准擅自刻制、变更、销毁印章的；2.未按规定保管印章，导致印章遗失、被盗或被他人冒用的；3.擅自将印章带离规定场所或交他人代管、代用的；4.无审批手续或超越审批权限擅自用印的；5.在空白纸张、空白合同等上加盖印章的；6.用印后未按规定登记或登记不完整、不真实的；7.发现印章管理隐患不及时报告或整改的。七、附则（一）制度解释权本制度由单位综合管理部门负责解释