行政公文写作基础知识专题讲稿精简版

新招录事业单位工作人员任前培训党政公文写

作专题讲稿

开场白

1、祝贺。祝贺大家鲤鱼跳龙门，脱颖而出，开始人生新一

页，这是对大家以前努力的褒奖，可喜可贺！

2、寄语。新起点，面临新任务，经受新考验，需要新奋斗，

力争取得新成就。

3、希望。希望大家百尺竿头更进一步，磨练自己，提高自己,

尤其是抓好学习。知识改变命运，学习决定成就。要在培训班上

好好学习，在工作中好好学习。今天，主要和大家交流学习党政

公文写作的基本问题。对于大家来讲，目前还不是专职文秘人员,

不需要精深研究公文写作的问题，但作为机关工作人员，肯定要

接触公文，比如要学习上级文件，要负责接受处理保管上级和单

位的文件，同时，要运用到一些基本的事务性公文的写作，比如:

竞聘演说、工作总结、述职报告、工作计划、请示等等。同时，

风物长宜放眼量，大家都是80后、90启，人生的道路还很漫长,

你们许多人还要参与各种各样的考试，面临各种各样的机会，以

后肯定还要运用到公文写作的知识。

感谢在座的各位能给我这样一个机会，今天我就“党政机关

公文写作”这个话题，与大家共同探讨。开始前，我向大家声明

一下，谈这个话题并不是说我在这方面做得比大家好，我相信在

座的各位有很多需要我学习的地方，之所以还要在这里说，主要

是想借这个机会与大家交流一下自己工作以来的一些体会。如果

浪费大家时间了，请大家谅解。坐下来能写、站起来能讲是对机

关工作人员的基本要求。基于这样的认识，今天课程分为两个部

分，上半部分讲一件公文写作的基本知识，帮助大家了解认识公

文，掌握公文的基本写作技能；下半部分讲一讲事务性公文的写

作，重点掌握计划、总结、简报、领导讲话稿的写作技能，最后,

和大家谈一谈做好办公室工作的几点体会。下面，分项简述。

一、党政机关公文写作基本知识

（一）公文的定义

公文是社会政治集团表达意志的文书。2012年4月16日中共

中央办公厅、国务院办公厅以中办发《2012》14号文件联合印发

T《党政机关公文处理工作条例》第一章第三条明确规定：“党

政机关公文是党政机关在实施领导、履行职能、处理公务过程中

形成的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的

方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答

复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。”

（二）公文的特点

1、鲜明的政治性。公文是传递治理国家的策令的，担负着

其他任何文体都不能担负而且不允许担负的特殊使命。具有鲜明

的阶级性和服务于政治的特性。

2、法定性。公文只能由各种法定的社会组织制发，包括政

治组织、经济组织、军事组织、司法组织等，他们是制发公文的

法定作者。除此之外的其他任何组织和个人都无权制发公文，否

则根据我国《刑法》的规定，必将受到法律的制裁。邓州农妇张

海新伪造公文、印章，成立邓州市人民政府，判处2年有期徒刑。。

3、法定的权威和特定的格式。公文一经制发，既具有法定效

力，各种法定的社会组织依法行使国家赋予职权的重要体现，一

经发布，在其所溯及的范围内，有关单位和人员都要做出积极反

应，将公文内容事项付诸执行、遵循和参照处理，任何单位和个

人都不得漠视不管甚至违反，否则就要受到有关部门的追究，依

法承担相应行政或法律责任。各种法定的组织所制发的公文，从

文种的确立和使用、公文的格式和标准、行文的方式和方向、公

文的处理程序以及公文的语言文字等都要按照国家的统一规定进

行，具有完整的规范标准。

（三）公文的作用

党政公文作为党政机关传递策令、沟通情况、推动公务活动

开展的书面文字工具，具有以下几个方面的作用：

1、规范作用。在党政机关使用的公文中，相当一部分是用

来制定和发布章程、准则、守则、决定、通告的。这些虽不是法

规，但对所属成员同样起着规范作用。

2、计划作用计划是党政机关实施管理的中心环节，要管理，

就要对工作的目标和任务作出设想和安排，对重大问题作出决

策。通过计划和决策，确定任务的内容、工作步骤、工作方法和

各种要求，比如计划、规划、纪要、设想、安排、办法等。

3、组织作用。在具体的组织活动中，比如使用简报交流信

息，通过请示、报告解决下级工作中的问题和掌握下级情况，使

用命令、决议、通知、意见等对下级工作提出明确具体要求。

4、协调作用。例如通过制定决议、发布决定、总结工作统

一四线，通过通知、通告来纠正不良倾向，保证工作运转。

如函等。

2、根据不同的行文关系，可分为上行文、平行文和下行文三

种。

(1)上行文。指下级机关向所属上级机关呈送的公文，主要有

报告、请示、意见等。如：《XX镇人民政府关于修建办公楼的请

示》。

(2)平行文。指向同级机关或不相隶属机关送交的公文，主要

是相互商洽工作、通报情况、邀请参与、回复信息，主要有函等。

如：《xx镇人民政府关于协商解决XX公路建设占地问题的函》。

(3)下行文。指上级机关向下级机关发送的公文，主要有命令

(令)、意见、决定、决议、通知、通报、会议纪要、批复等。如:

《XX镇人民政府关于切实抓好当前抗旱救灾工作的紧急通知》。

3、根据公文内容的机要程度，可分为绝密公文、机密公文和

秘密公文。

(1)绝密公文

指涉及党和国家最核心的机密内容的文件，一旦泄露会使国

家的安全和利益遭受最为严重损害。

(2)机密公文

是指涉及党和国家比较重要机密内容的文件，一旦泄露会使

国家的安全和利益遭受比较严重的损害。

(3)秘密公文

是指涉及党和国家重要机密内容的文件，一旦泄露会使国家

的安全和利益遭受损害。

4、根据公文送达和办理的时间要求，可分为：

(1)特急公文

是指内容特别紧急的公文，其办理时限一般不得超过24小时。

（2）紧急公文

是指内容比较紧急的公文，办理时限一般不能超过3日。

（3）一般公文

办理时限一般不宜超过15日。

（五）公文文种

根据条例规定，党政机关公文文种为15个:决议、决定、命令（令）、

意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、函、纪要、公告、

通告、议案。

（六）公文体式

公文的体式主要是指公文的构成要素、格式及其印装规格。

一、公文的构成要素

一份完整的公文，我们通常把它分为版头、主体、版记三部

分。一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、

发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机

关和成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关、印发

日期、印制份数等部分组成。这些项目有些是公文的必备要素，

有些则是可以略去的。置于公文首页红色反线（宽度同版心，即

156mm）以上的各要素统称版头；置于红色反线（不含）以下至公

文末页首条分隔线（不含）之间的各要素统称主体；公文末页首

条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。

1、版头部分

（1）份号

涉密公文应当标注份号。一般用6位3号阿拉伯数字，顶格

编排在版心左上角第一行,即“1”编为“000001”。

（2）秘密等级和保密期限

涉及国家秘密的公文应当标明秘密等级和保密期限。保密期

限应视文件内容而定，如“机密年"、“绝密支3月”不等。

涉密公文应当标明份数序号。秘密等级用3号黑体字顶格标注在

文件左上角第二行。

不涉及保密内容的普通文件，则没有这个项目。

（3）紧急程度

紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“加急”。

其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急

紧急公文的紧急移度用3号黑体字顶格编排在版心左上角；如需

同时标注份号、秘密等级、紧急程度，应按份号、密级、紧急程

度顺序自上而下分行排列。

（3）发文机关标志

由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成；如“XX镇

人民政府文件”。对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规

范化简称。发文机关标识上边缘至版心上边缘为35mm,使用小标

宋体字，用红色标识（所以称“红头文件”）。字号由发文机关

以醒目美观为原则酌定，但一般应小于22nnnXl5nlm（高X宽）。联

合行文时，可以联合署名，也可单独使用主办机关名称，主办机

关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排

布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。

（4）发文字号

发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识

下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数

码标识；年份应标全称，用六角括号“（）”括入；序号不编

虚位(即1不编为001),不加"第”字。发文字号之下4nlm处印一

条与版心等宽的红色反线。如县府办发(2010)2号，“县府办发”

是发文机关代字，“2010”是发文年份，“2号”为发文序号，表

明这份文件是县政府办公室在2010年度制发的第2号文件。几个

机关联合行文，只注明主办机关的发文字号即可。

上行文发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处

在同一行。

(5)签发人

由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一

字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号

仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。

如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到

右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上

一行第一个签发人姓名对齐。

2、“主体”部分

(1)公文标题

公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种

类，一般应当标明发文机关。如：《国务院关于严格控制财政支

出和社会集团购买力过快增长的通知》，“国务院”是发文机关，

“严格控制财政支出和社会集团购买力过快增长”是发文事由，

也是对公文内容的高度概括，在事由之前加上介词“关于”，”通

知”是文种。也有由事由和公文种类两个要素构成的公文标题。

在冠有红色版头的文件中，这种标题还是比较常见的，如，在“国

家教育部办公厅文件”的版头下，《关于印发教育类公文主题词

表的通知》的公文标题，“印发教育类公文主题词表”是发文事

由，“通知”则为文种。也有由发文机关名称和公文种类两个要

素构成的公文标题。在公开发布的公文中，这类标题比较常见，

如《国务院紧急通知》、《中华人民共和国全国人民代表大会公

告》。

公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符

号。

在红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行

居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当，排

列成梯形或菱形。

(2)主送机关

主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化

简称、统称。标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回

行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关

名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至

版记。

上行文一般只写一个主送机关，如果还有其他机关需要掌握

有关情况，可以抄报的形式发送公文。下行文有专发性的和普发

性的两种，专发性的公文是专门向某一个机关下发的公文，这种

公文的主送机关也只能有一个；普发性的公文是指内容的涉及面

较广，因而须向多个机关发文，这种公文的主送机关不止一个，

在排列主送机关名称时，要确定一个合理的顺序。有时，一份公

文的主送机关有许多个，为使行文简洁，可用泛称泛指受文机关,

甚至可以不写主送机关。

(3)公文正文

主送机关名称下1行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、

年份不能回行。正文是一份公文的核心部分。在一份比较复杂的

公文中，正文一般包括开头、主体、结尾三个部分。

⑷附件

公文如有附件，在正文下空1行，左空2字，用3号仿宋体

字标注附件顺序和名称，附件名称不用书名号，附件之后不用标

点符号。附件一般应与主件装订在一起，附件首页左上角注明附

件顺序号。如附件与正文不能装订在一起，其附件首页版心左上

角应注明正文的发文字号和附件的顺序号(形式为“XX(2003)

XX号附件1”)。

(5)成文日期

成文日期是公文生效的时间，用阿拉伯数字书写，年、月、

日要齐全。成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后

签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。

(6)附注

公文如有附注(需要说明的其他事项)，用3号仿宋体字，

居左空2字加圆括号标注在成文日期下一行。附注一般是对公文

的发放范围、使用时需注意的事项加以说明，如“此件发至县团

级”、“此件公开发布”等，不是对公文的内容作出解释或注释。

对公文的注释或解释一般在公文正文中采取句内括号或句外括号

的方式解决。

3、“版记”部分

(1)分隔线

版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗

线(推荐高度为0.35mm),中间的分隔线用细线(推荐高度为

0.25mm)o首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔

线与公文最后一面的版心下边缘重合。

(2)抄送机关

如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日

期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和

抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关

名称后标句号。

如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”

外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当

将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。

(3)印发机关和印发日期

印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔

线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字

将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位(即1不编

为01),后加“印发”二字。

版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期用一

条细分隔线隔开。

4、页码

一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之

下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单

页码居右空一字，双页码居左空一字。

5、公文中的表格

A4纸型的表格横排时，页码位置与公文其他页码保持一致，

单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。

二、公文的构戌格式

1、公文用纸主要技术指标

公文用纸一般使用纸张定量为60g-80g的胶版印刷纸或复印

纸。纸张白度为85%—90%,横向耐折度215次，不透明度，85%。

2、公文用纸幅面及版面尺寸

公文用纸一般使用纸张定量为60g/m^80g/m的胶版印刷纸

或复印纸。纸张白度80%〜90沆横向耐折度215次，不透明度285%,

pH值为7.5~9.5。公文用纸采用GB/T148中规定的A4型纸，其

成品幅面尺寸为：210mmX297mmo公文用纸天头(上白边)为

37mm±1mm,公文用纸订口(左白边)为28nlm±1mm,版心尺寸

为156mmX225mmo

3、公文中图文的颜色

未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。

4、排版规格与印制装订要求

(1)排版规格

正文用3号仿宋字，一般每面排22行，每行排28个字。

(2)制版要求

版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，

误差不超过lmmo

(3)印刷要求

双面印刷；页码套正，两面误差不超过2nim。黑色油墨应当达

到色谱所标BL100除红色油墨应当达到色谱所标Y80%、M80%o印

品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。

(4)装订要求

公文应当左侧装订，不掉页，两页页码之间误差不超过4mm,

裁切后的成品尺寸允许误差J_2mm,四角成90。；，无毛茬或缺损。

骑马订或平订的公文应当：

a）订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70mm处，允许误差

+4mm；

b）无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；

c）骑马订钉锯均订在折缝线上，平订钉锯与书脊间的距离为

3mHi5nliri0

包本装订公文的封皮（封面、书脊、封底）与书芯应吻合、

包紧、包平、不脱落。

（七）写作要求

公文拟制包括公文的起草、审核、签发等卷序。

公文起草应当做到：（一）符合党的理论路线方针政策和国家

法律法规，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔

接。（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和

办法切实可行。（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨,

表述准确，文字精练。（四）文种正确，格式规范。（五）深入调

查研究，充分进行论证，广泛听取意见。（六）公文涉及其他地区

或者部门职权范围内的事项，起草单位必须征求相关地区或者部

门意见，力求达成一致。（七）机关负责人应当主持、指导重要公

文起草工作。

公文文稿签发前，应当由发文机关办公厅（室）进行审核。

审核的重点是：（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。

（二）内容是否符合党的理论路线方针政策和国家法律法规；是

否完整准确体现发文机关意图；是否同现行有关公文相衔接；所

提政策措施和办法是否切实可行。（三）涉及有关地区或者部门职

权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。（四）文种是

否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、

引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否

规范。（五）其他内容是否符合公文起草的有关要求。

需要发文机关审议的重要公文文稿，审议前由发文机关办公

厅（室）进行初核。经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草

单位并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的,

由起草单位修改后重新报送。

公文应当经本机关负责人审批签发。重要公文和上行文由机

关主要负责人签发。党委、政府的办公厅（室）根据党委、政府

授权制发的公文，由受权机关主要负责人签发或者按照有关规定

签发。签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅

或者签名的，视为同意。联合发文由所有联署机关的负责人会签。

（八）公文归档管理

公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。

收文办理主要程序是：（一）签收。对收到的公文应当逐件清

点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。（二）登记。

对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。（三）初审。对收

到的公文应当进行初审。初审的重点是：是否应当由本机关办理，

是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他地区或

者部门职权范围内的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起

草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单

位并说明理由。（四）承办。阅知性公文应当根据公文内容、要

求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当提出拟办意见报

本机关负责人批示或者转有关部门办理；需要两个以上部门办理

的，应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。承办部门

对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定

时限内办理完毕。（五）传阅。根据领导批示和工作需要将公文

及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文

去向，不得漏传、误传、延误。（六）催办。及时了解掌握公文

的办理进展情况，督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公

文应当由专人负责催办。（七）答复。公文的办理结果应当及时

答复来文单位，并根据需要告知相关单位。

发文办理主要程序是：（一）复核。已经发文机关负责人签

批的公文，印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等

进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审。（二）登

记。对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数

并详细记载。（三）印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密

公文应当在符合保密要求的场所印制。（四）核发。公文印制完

毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。涉

密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站

或者收发件机关机要收发人员进行传递，通过密码电报或者符合

国家保密规定的计算机信息系统进行传输。

需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规以及

机关档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。两个以上机关联

合办理的公文，原件由主办机关归档，相关机关保存复制件。机

关负责人兼任其他机关职务的，在履行所兼职务过程中形成的公

文，由其兼职机关归档。

（九）公文管理

各级党政机关应当建立健全本机关公文管理制度，确保管理

严格规范，充分发挥公文效用。党政机关公文由文秘部门或者专

人统一管理。设立党委（党组）的县级以上单位应当建立机要保

密室和机要阅文室，并按照有关保密规定配备工作人员和必要的

安全保密设施设备。公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行

采取保密措施。确定密级后，应当按照所定密级严格管理。绝密

级公文应当由专人管理。公文的密级需要变更或者解除的，由原

确定密级的机关或者其上级机关决定。公文的印发传达范围应当

按照发文机关的要求执行；需要变更的，应当经发文机关批准。

涉密公文公开发布前应当履行解密程序。公开发布的时间、形式

和渠道，由发文机关确定。经批准公开发布的公文，同发文机关

正式印发的公文具有同等效力。复制、汇编机密级、秘密级公文,

应当符合有关规定并经本机关负责人批准。绝密级公文一般不得

复制、汇编，确有工作需要的，应当经发文机关或者其上级机关

批准。复制、汇编的公文视同原件管理。复制件应当加盖复制机

关戳记。翻印件应当注明翻印的机关名称、日期。汇编本的密级

按照编入公文的最高密级标注。

公文的撤销和废止，由发文机关、上级机关或者权力机关根

据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效;

公文被废止的，视为自废止之日起失效。涉密公文应当按照发文

机关的要求和有关规定进行清退或者销毁。

不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。销毁涉

密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、

不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。机关合并时，全部

公文应当随之合并管理；机关撤销时，需要归档的公文经整理后

按照有关规定移交档案管理部门。工作人员离岗离职时，步在机

关应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

新设立的机关应当向本级党委、政府的办公厅（室）提出发

文立户申请。经审查符合条件的，列为发文单位，机关合并或者

撤销时，相应进行调整。密码电报的使用和管理，按照有关规定

执行。

（十）几种常用公文的写法

一、常用的法定公文（8种）

1、决定

适用于对重要事项做出决策和部署、奖惩有关单位和人员，

变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

按其具体用途和内容的不同，可将决定分为两类，一类是对重

要事项作出安排的决定，主要有表彰决定、惩处决定、机构设置

决定、人事安排决定、授权决定等；一类是对重大行动作出安排

的决定，这是一种事先对某项重要工作的开展进行布署的决定，

指挥性极强。

决定的标题，一般由作出决定的机关或通过决定的会议名称、

决定的事由和文种名称组成。如果是由会议通过的，还要在标题

之下加上题注，说明这个决定是什么时间、在什么会议上通过的。

决定的正文通常包含两层意思，即通过或制发决定的缘由和决定

的事项。对重大行动作出安排的决定通常还有结尾部分，用以申

明要求，发出号召。

撰写决定须注意两点：一要作好调查研究；二要做到观点鲜

明。

2、通告

通告，适用于公布社会有关方面应遵守或者周知的事项。

通告的正文一股包括发布通告的目的或根据、通告事项及结

语三个方面的内容。

撰写通告须注意三点：一要写得通俗。由于公告、通告的读

者范围十分宽泛，读者对象常常是广大群众，因此在起草这类文

件时，要特别讲究语言的简明和平易，要使用通俗易懂的语言把

事项交代清楚。二要写得具体。公告、通告事项的说明，不能笼

统、而要具体，要使人们易于了解行文意图，以此突出公告、通

告的实用性。三要写得清楚。公告、通告往往采用分条列项的形

式将事项写明，层次分明。

3、通知

适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关

的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的

事项，任免人员。

按其内容和功用的不同，可将通知分为批示性通知、指示性

通知、告知性通知和任免通知等。

(1)批示性通知。批示性通知有三种：一为“颁发”、“发布”

或“印发”型通知，二为“转发”型通知，三为“批转”型通知。

“颁发”、“发布”或“印发”型通知是指用来颁发行政法规

和规章或印发有关文件的通知。

“转发”型通知，如《县人民政府办公室关于转发市人民政

府办公室开展第二次全国人口普查工作通知的通知》。

“批转”型通知是批示转发下级机关发来的公文的通知，其

写法与“转发”型通知基本相同。

(2)指示性通知。上级机关宣布要求下级机关办理或执行的事

项，但限于发文机关的权限，或因其内容不宜用命令(令)或指示

的，可用指示性通知。这类通知又称规定性通知或布置性通知。

如：《县人民政府办公室关于立即停止使用“三金”牌化肥的通知》。

(3)告知性通知。告知某一具体事项，可用告知性通知，这类

通知是机关日常工作经常会用到的公文文种。

(4)任免性通知。主要用于任免人员。

4、通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要指示精神或者情况。

根据通报的具体用途的不同，可将通报分为三类，第一类是

表彰先进的表彰性通报；第二类是批评错误的批评性通报；第三

类是传达重要精神或情况的传达性通报。

5、报告

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询

问。

报告是下级机关呈送上级机关的上行文种。报告种类很多，大致

可以分为工作报告、情况报告、答复报告等。

6、请示

适用于向上级机关请求指示、批准。

下级机关遇到各种无权处理或无力解决的问题，都可用向上

级机关呈送请示的形式，请求上级机关予以批准或者给予指示。

请示的使用一般可分两种情况：请求上级机关给予指示的请

示，主要应在遇到现有的方针政策及法规法律规定所不曾涉及的

新情况、新问题，或政策界限难以把握时使用；请求上级机关予

以批准的请示，主要应在遇到超越本机关的职权范围，或本机关

人员对之看法、意见不是完全一致的问题时使用。

(1)请求指示的请示。请求指示的请示是指针对工作中出现的

具体问题，向上级机关申明情况，请求予以答复和下达处理意见

的请示。写这类请示，应把重点放在情况的陈述和问题的强调上。

如：《县人民政府关于设立和平工业园区的请示》。

(2)请求批准的请示。请求批准的请示是就某一问题或事项，

提出本机关的处理意见，请求上级机关给予批准或表明态度的请

示，写这类请示，要把重点放在意见、办法的说明。如：《XX镇人

民政府关于解决2009年度人畜饮水工程建设资金缺口的请示》。

撰写请示须注意四点：一要正确选用文种。二要做到一文一

事。一份请示只集中写一件事，便于上级机关研究答复，有利于

问题的解决；如果把几件事写到一份请示中，就会使受文机关无

从下手，难以答复问题。三要避免多头请示。制发请示要坚持谁

主管就请示谁的原则，只确定一个主送机关。如果有其他需要了

解请示内容的上级机关，那么就应以抄报的形式将请示送阅。多

头请示有时难免会造成受文机关互相推责任，谁也不作答复，或

者几个受文机关都作批复，但批复意见不一致，发文机关元所适

从。四要避免越级请示。按照公文行文规则，在一般情况下不得

越级请示。只有遇到极特殊情况，才可以考虑越级行文。所谓的

特殊情况主要是指事关紧急，逐级行文则有可能耽误时机，造成

严重后果；反映或揭发直接上级机关的问题和错误；与直接上级

机关产生争议或直接上级机关对急需解决的问题没有及时处理，

等等。

报告与请示的区别，主要有以下几点：

第一，具体功用不同。报告是呈阅性公文，主要作用是向上

级机关汇报工作、反映情况、提出建议，陈述的特点明显。在报

告中不能夹带请示事项；而请示是呈批性公文，主要作用是向上

级机关请求指示或批准。在请示中虽然也可以陈述情况，但这是

次要的，是为请示事项的提出服务的。

第二，内容含量不同。综合性报告大都涉及多个事项，即使

是专题性报告，也往往涉及一个事项的几个方面，内容含量较大、

篇幅较长；而请示的撰写则强调一事一文，内容单一、篇幅较短。

第三，行文时机不同。报告可以在工作进行之前行文，也可

以在工作进行当中行文，而更多的是在工作完成之后行文；而请

示则必须事前行文，不能“边干边请示”，更不能“先斩后奏二

7、函

适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题；向有

关主管部门请求批准和对下级机关答复审批事项。函既可以在平

行机关及不相隶属机关之间使用，也可以在上下级机关之间使用。

按行文方向的不同划分，可将函分为去函和复函。

按内容的不同划分，可将函分为知照函、催办函、邀请函等

等。目前，经常使用的有四种，即商洽性函、询问性函、答复性

函和请求性函。

(1)商洽性函。矶关之间商量或接洽工作，可以使用商洽性函。

(2)询问性函。机关之间询问问题，征求意见，可以使用询问

性函。

(3)答复性函。机关之间回复问题，可以使用答复性函。

(4)请求性函。机关之间请求帮助或配合工作，以及向有关主

管部门请求批准，可以使用请求性函。

撰写函须注意三点：一是文种选用要正确。二是内容要简洁。

一份函一般只能写一件事。三是措词要得体。

8、纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

纪要是一种实录性公文，是在对会议讨论的事项加以归纳整

理的基础上，将其反映出来的公文文种。会议纪要是会议文件，

但并非所有的会议都要形成会议纪要。通常只有大中型会议或比

较重要的会议，才要求写会议纪要。

按其内容和功用的不同划分，可将常见的会议纪要分为指示

性会议纪要、通报性会议纪要、消息性会议纪要。

按会议性质的不同划分，可将会议纪要分为日常行政工作会

议纪要、大型专题工作会议纪要。

会议纪要有两大特点：一是纪实性，二是提要性。

撰写会议纪要，须把握以下要求：一要做好会议记录。会议

纪要必须真实、全面地反映会议情况，而不能凭空杜撰或随意取

舍材料。作好会议记录是写好会议纪要的基础。二要突出会议要

点。“纪要”即记录要点，写会议纪要不能有言必录，面面俱到，

而要在正确领会会议精神，全面掌握会议情况的前提下，抓住要

点，有所侧重地把会议的主要精神、重要问题反映出来。三要善

于整理归纳。有时，在一次会议上人们的意见相同或相近，也有

时与会人员的意见不一致，甚至完全相反。因此，对会议所产生

的各种意见，要认真分析，一般应按会议确定的宗旨和领导同志

的意见加以归纳整理。分歧太大的意见，一般不要写入会议纪要。

会议记录未经主管领导同意不得借阅和复印。

几点体会：如何学好公文写作？

——多看教材，少用模板。

----多背格式，少从习惯。

——多学文种，少使蛮力。

——多读语法，少出歧义。

二、常用的事务文书写作(5种)

事务文书种类繁多，使用频率极高，大到计划、总结、讲话

稿等，小至便函、条据、一般守则等，都属于事务文书。

1、简报

简报即情况的简要报道，是国家机关、社会团体及企业事业

单位内部用来通报情况，交流信息的一种简短的文字材料。

我们平时看到的“简迅”、“内部参考”、“情况反映”等，都

是指简报而言的。

简报，大都由报头、正文、报尾三个部分组成。

(1)报头部分。包括简报名称、编号、编印单位、印发日期、

密级等项目。为使简报名称醒目，一般要用套红大字将其印在简

报第一页上方居中的位置；编号一般是指简报的期数，即“第XX

期，期数多按年度依次排列，也有的是排总期数的，还有的既有

总号又有分号。编号通常印在简报名称的正下方；编印单位印在

编号的左下方；印发日期印在编号的右下方。密级主要分“内部

参考"、“秘密”、“绝密”等几种，印在简报名称右上方。在报头

部分与正文部分之间，常用细双红线或粗单红线隔开，以便两个

部分的界限更加清晰。

(2)正文部分。主要包括标题和正文内容。有时，还有编者所

加“按语”或“内容提要”。标题要能概括简报的中心意思，正文

最好采用新闻消息的写法，将最重要的内容写在最前面。“按语”

一般是对正文内容的评述，应印在标题的前面；“内容提要”则是

对正文内容的提示，应印在标题的下面，字体与正文不同，以示

区别。

（3）报尾部分。主要包括发送单位和印发份数两项内容，写在

简报最后一页的末端。发送单位一般要分别标明“报XXX（指上级

单位）、送XXX（指同级单位或不相录属的单位）及发XXX（指下级

单位）二也有的简报不加区别，一律写为“发送”。在正文部分和

报尾部分之间，要用横线隔开。

编写简报，必须做到精、准、快、简。一是选材要精当。二

是事实要准确。三是编写要快速。四是内容要简明。

2、信息

信息，是行政机关内部的一项专门性工作，属于办公室工作

的一个组成部分。写好信息，要做到三点：一要吃透上情，摸清

下情。二要实事求是，尊重客观。编写信息时必须真实准确，一

就是一，二就是二，既不能夸大，也不能缩小。对一些关系重大

的信息素材，还要经过核实，数字要准确无误，结论要符合实际，

办法要切实可行。在这里假不行，模棱两可、似是而非也不行。

三要讲究文字，条理清楚。信息的编写要中心突出，有主有次，

语言文字规范。实际写作时，要尽量避免和克服七种通病，即“七

忌"：一忌面面俱到，二忌语言不简，三忌穿靴戴帽，四忌结构

松散，五忌详简不当，六忌语标不对，七忌行文不规。

一般情况下，信息标题有四种写法，即数字型，"XX县首

季引进农业项目资金2.74亿元”；词汇型，如“XX县三项承诺

打造亲民政府”；杂合型，如“国庆期间全市餐饮企业实现销售

收入XX万元，同比增长XX%”；短语型，如“XX县政府办实

行“8+2、5+1”学习制度打造学习型办公室”。信息基本结构形

式有以下几种：①动态类信息，包括下级贯彻落实上级某一重要

指示精神的情况，机关的重要活动、重大部署、工作动态、社情

灾情、突发事件等，基本结构形式为：“做法一效果”，或“情

况一处理结果”。②经验类信息，即介绍可资借鉴、有推广价值

的工作经验的信息，基本结构形式为：“成果一做法一经验”或

“做法一经验一成果”，或是把“成果”写进导语中，主体就是

“经验”或“做法”介绍。③问题类信息，即反映领导机关需要

关注或加以解决的各种问题的信息。基本结构形式为：“问题一

原因一建议（意见）"，或"问题一原因”，或“问题一建议（意

见）”。④意见类信息，是指某地（单位）或某人对某些事情的

看法和见解的信息，基本结构形式为：“意见一理由”或“事由

一意见”等。不论是哪种信息，都力求短小精干，要在几百字中

把一个问题讲具体、讲透彻、讲准确。做到能几百字表达清楚的,

不用一千字，能用一千字说明问题的决不用一千几百字。

3、计划

计划是某一个单位、部门或个人，对预计在一定时期内所要

做的工作或所要完戌的其他任务加以书面化、条理化和具体化的

一种文书。

计划的种类很多，但不论哪种计划，一般都应当包括分析基

本情况、明确任务要求及提出具体措施等几项内容，也就是要讲

明“做什么”、“怎么做”及“什么时间完成”等事项。

计划通常是由标题、正文和落款几个部分构成的。

（1）标题。标题一般包括单位名称、适用期限和文种名称等

几个项目，有的还要点明计划的内容要点。

（2）正文。正文一般包括基本情况、目的与要求、步骤与作法、

结语等几方面内容。在“基本情况”部分，主要写明制订计划的

依据。这部分也可以略去不写，直接就写计划事项；在“目的与

要求”部分，要分条列项写明目标、任务及其完成时限等；在“步

骤与作法”部分，要把完成任务所要经过的阶段，在各阶段所要

采取的措施及人力、物力、财力的安排等写得非常具体、明确；

在“结语”部分，可以总结全文，表明完成计划的决心。作为文

件下发的计划还可以提出希望，发出号召，或者指明注意事项及

检查修订的办法。

(3)落款。落款一般包括制订计划的单位名称和日期两项内

容。

制订计划，须注意四点：一要符合政策。二要联系实际。三

要具体明确。四要留有余地。

4、总结

总结是对过去某一时期或某项工作的情况(包括成绩、经验

和存在问题)的总回顾、评价和结论。可以大体分为全面总结、

专题总结、个人总结。一般由三个部分构成，即标题、正文和落

款。