承办学术会议报销制度

承办学术会议报销制度一、承办学术会议报销制度

（一）总则

承办学术会议报销制度旨在规范学术会议经费的使用与管理，确保经费使用的合规性、合理性和效益性，保障学术会议的顺利举办。本制度适用于所有承办学术会议的相关部门和人员。制度依据国家相关财务法规、单位内部财务管理制度及学术会议管理规定制定，具有强制性。所有参与承办学术会议的部门和人员必须严格遵守本制度，确保经费使用的透明、公正和高效。

（二）职责分工

1.财务部门负责本制度的制定、解释和监督执行，负责会议经费的预算审核、报销审核和资金支付，确保经费使用的合规性。财务部门需定期对会议经费使用情况进行审核，发现问题及时纠正。

2.会议承办部门负责会议经费的预算编制、经费使用管理和报销申请，确保经费使用的合理性和效益性。会议承办部门需严格按照预算执行，不得超预算或无预算使用经费。

3.会议主办部门负责会议的整体策划和组织实施，对会议经费的使用进行总体监督和管理。主办部门需对会议经费的使用情况进行定期检查，确保经费使用的合规性和合理性。

4.会议参与人员需按照本制度的规定使用经费，不得滥用或浪费经费。参与人员需在使用经费后及时办理报销手续，确保经费使用的透明和高效。

（三）预算编制与审批

1.会议承办部门需在会议策划阶段根据会议的规模、内容和预期效果编制会议经费预算，预算应包括会议场地租赁费、设备租赁费、专家劳务费、会议资料费、会议餐饮费、会议交通费和其他相关费用。

2.预算编制应遵循实事求是、精打细算的原则，确保预算的合理性和可行性。预算编制需充分考虑会议的实际情况，避免不必要的开支。

3.预算编制完成后，需提交财务部门审核，财务部门根据国家相关财务法规和单位内部财务管理制度对预算进行审核，提出审核意见。预算审核通过后，方可进行会议经费的预算执行。

（四）经费使用管理

1.会议经费的使用必须严格按照预算执行，不得超预算或无预算使用经费。如遇特殊情况需调整预算，需另行编制预算调整方案，并按程序报批。

2.会议经费的使用必须遵循公平、公正、公开的原则，确保经费使用的合理性和效益性。所有经费使用均需有明确的用途和依据，不得滥用或浪费经费。

3.会议经费的使用必须符合国家相关财务法规和单位内部财务管理制度，确保经费使用的合规性。所有经费使用均需有合规的凭证，不得使用虚假或无效的凭证。

4.会议承办部门需对会议经费的使用情况进行定期检查，确保经费使用的合规性和合理性。如发现违规使用经费的情况，需及时纠正，并追究相关人员的责任。

（五）报销程序与要求

1.会议经费报销需按照以下程序进行：会议承办部门汇总会议经费使用情况，填写报销申请表，附上相关凭证，提交财务部门审核。财务部门对报销申请表和相关凭证进行审核，审核通过后，方可进行经费支付。

2.报销申请表需填写清晰、完整，包括会议名称、会议时间、会议地点、会议规模、经费预算、经费实际使用情况等。报销申请表需由会议承办部门负责人签字确认，并加盖部门公章。

3.报销凭证需真实、合规，包括会议场地租赁合同、设备租赁合同、专家劳务费支付凭证、会议资料费支付凭证、会议餐饮费支付凭证、会议交通费支付凭证等。报销凭证需由相关人员进行签字确认，并加盖单位公章。

4.财务部门对报销申请表和相关凭证进行审核，审核内容包括预算执行情况、经费使用合理性、凭证合规性等。审核通过后，方可进行经费支付。如发现审核问题，需及时与会议承办部门沟通，要求补充或修改相关材料。

（六）监督与检查

1.财务部门负责对会议经费的使用情况进行定期监督和检查，确保经费使用的合规性、合理性和效益性。财务部门需定期编制会议经费使用情况报告，向单位领导汇报经费使用情况。

2.会议主办部门负责对会议经费的使用情况进行定期检查，确保经费使用的合理性和效益性。主办部门需对会议经费的使用情况进行定期评估，提出改进意见。

3.单位内部审计部门负责对会议经费的使用情况进行定期审计，确保经费使用的合规性和合理性。审计部门需定期编制会议经费使用情况审计报告，向单位领导汇报审计结果。

4.对违反本制度的行为，将视情节轻重给予相应的处理，包括通报批评、经济处罚、行政处分等。严重者将追究法律责任。所有参与承办学术会议的部门和人员必须严格遵守本制度，确保经费使用的透明、公正和高效。

二、会议经费预算编制细则

（一）预算编制依据

会议经费预算编制需以国家相关财务法规及单位内部财务管理制度为依据，同时结合学术会议的具体需求和实际情况。预算编制应参考历史会议经费使用数据，综合考虑会议规模、参会人数、会议时长、会议地点、会议内容等因素，确保预算的合理性和可行性。预算编制应遵循量入为出、厉行节约的原则，避免不必要的开支，提高经费使用效益。

（二）预算编制内容

1.场地租赁费预算编制需考虑会议规模、会议时长、场地档次等因素。预算编制应选择性价比高的场地，避免高价场地租赁。场地租赁合同应明确租赁期限、租赁费用、付款方式等，确保场地租赁的合规性。

2.设备租赁费预算编制需考虑会议需求、设备类型、设备数量、设备租赁期限等因素。预算编制应选择信誉良好的设备租赁公司，避免设备故障或质量问题。设备租赁合同应明确租赁期限、租赁费用、付款方式、设备维护等，确保设备租赁的合规性。

3.专家劳务费预算编制需考虑专家级别、专家授课时长、专家劳务费标准等因素。预算编制应选择学术水平高、授课效果好的专家，避免高价专家。专家劳务费支付应遵循公平、公正的原则，确保专家劳务费的合理性。

4.会议资料费预算编制需考虑会议资料种类、资料数量、资料印刷费用等因素。预算编制应选择性价比高的印刷厂，避免高价印刷。会议资料应实用、简洁，避免不必要的浪费。

5.会议餐饮费预算编制需考虑参会人数、餐饮标准、餐饮种类等因素。预算编制应选择卫生、安全的餐饮供应商，避免餐饮质量问题。会议餐饮应丰富、多样，避免单一、单调。

6.会议交通费预算编制需考虑参会人员交通方式、交通费用标准等因素。预算编制应选择经济、便捷的交通方式，避免高价交通。会议交通应安全、舒适，避免交通拥堵。

7.其他费用预算编制需考虑会议宣传费、会议保险费、会议应急费等因素。预算编制应合理预估其他费用，避免其他费用超支。

（三）预算编制流程

1.会议承办部门在会议策划阶段根据会议的规模、内容和预期效果编制会议经费预算，预算编制应充分考虑会议的实际情况，避免不必要的开支。

2.预算编制完成后，需提交财务部门审核，财务部门根据国家相关财务法规和单位内部财务管理制度对预算进行审核，提出审核意见。预算审核通过后，方可进行会议经费的预算执行。

3.会议承办部门需将预算编制情况向会议主办部门汇报，主办部门对预算编制情况进行审核，提出修改意见。预算编制修改完成后，需再次提交财务部门审核。

4.预算编制最终确定后，需报单位领导审批。单位领导对预算编制情况进行审批，审批通过后，方可进行会议经费的预算执行。

（四）预算调整管理

1.会议经费预算调整需遵循以下程序：会议承办部门提出预算调整申请，说明预算调整原因，填写预算调整申请表，附上相关材料，提交财务部门审核。财务部门对预算调整申请进行审核，审核通过后，方可进行预算调整。

2.预算调整申请表需填写清晰、完整，包括会议名称、会议时间、会议地点、会议规模、预算调整原因、预算调整金额等。预算调整申请表需由会议承办部门负责人签字确认，并加盖部门公章。

3.财务部门对预算调整申请进行审核，审核内容包括预算调整原因的合理性、预算调整金额的可行性等。审核通过后，方可进行预算调整。如发现审核问题，需及时与会议承办部门沟通，要求补充或修改相关材料。

4.预算调整最终确定后，需报单位领导审批。单位领导对预算调整情况进行审批，审批通过后，方可进行预算调整。

（五）预算编制监督

1.财务部门负责对会议经费预算编制进行监督，确保预算编制的合规性、合理性和可行性。财务部门需定期对预算编制情况进行检查，发现问题及时纠正。

2.会议主办部门负责对会议经费预算编制进行监督，确保预算编制的合理性和效益性。主办部门需对预算编制情况进行定期检查，提出改进意见。

3.单位内部审计部门负责对会议经费预算编制进行审计，确保预算编制的合规性和合理性。审计部门需定期编制会议经费预算编制情况审计报告，向单位领导汇报审计结果。

4.对违反预算编制规定的行为，将视情节轻重给予相应的处理，包括通报批评、经济处罚、行政处分等。严重者将追究法律责任。所有参与承办学术会议的部门和人员必须严格遵守预算编制规定，确保预算编制的透明、公正和高效。

三、会议经费使用规范

（一）经费使用原则

会议经费的使用必须遵循以下原则：一是合规性原则，所有经费使用必须符合国家相关财务法规和单位内部财务管理制度，确保经费使用的合法合规。二是合理性原则，经费使用必须符合会议的实际需求，避免不必要的开支，提高经费使用效益。三是公开性原则，经费使用情况必须公开透明，接受相关部门和人员的监督。四是效益性原则，经费使用必须产生良好的效果，确保会议的顺利举办和学术交流的顺利进行。

（二）经费使用范围

会议经费的使用范围主要包括以下方面：一是场地租赁费，用于会议场地的租赁，包括会议室、报告厅等。二是设备租赁费，用于会议设备的租赁，包括音响设备、投影设备、视频设备等。三是专家劳务费，用于支付专家的授课费、差旅费等。四是会议资料费，用于会议资料的印刷、制作等。五是会议餐饮费，用于会议期间的餐饮安排，包括早餐、午餐、晚餐等。六是会议交通费，用于参会人员的交通安排，包括接送站、租车等。七是其他费用，包括会议宣传费、会议保险费、会议应急费等。

（三）经费使用审批

会议经费的使用必须经过审批，未经审批不得使用。审批程序如下：一是会议承办部门根据会议经费预算编制经费使用计划，填写经费使用申请表，附上相关材料，提交财务部门审核。二是财务部门对经费使用申请进行审核，审核内容包括经费使用是否符合预算、经费使用是否合理等。审核通过后，方可进行经费支付。三是经费使用最终确定后，需报单位领导审批。单位领导对经费使用情况进行审批，审批通过后，方可进行经费支付。

（四）经费使用监督

财务部门负责对会议经费的使用进行监督，确保经费使用的合规性、合理性和效益性。财务部门需定期对经费使用情况进行检查，发现问题及时纠正。会议主办部门负责对会议经费的使用进行监督，确保经费使用的合理性和效益性。主办部门需对经费使用情况进行定期检查，提出改进意见。单位内部审计部门负责对会议经费的使用进行审计，确保经费使用的合规性和合理性。审计部门需定期编制会议经费使用情况审计报告，向单位领导汇报审计结果。

（五）经费使用记录

会议经费的使用必须做好记录，确保经费使用的透明和可追溯。会议承办部门需对经费使用情况进行详细记录，包括经费使用时间、经费使用用途、经费使用金额等。经费使用记录需由相关人员进行签字确认，并加盖单位公章。财务部门需对经费使用记录进行审核，审核通过后，方可进行经费支付。经费使用记录最终归档保存，作为后续审计和监督的依据。

（六）经费使用责任

会议经费的使用必须明确责任，确保经费使用的责任到人。会议承办部门负责人对会议经费的使用负总责，需确保经费使用的合规性、合理性和效益性。财务部门负责人对会议经费的预算审核、报销审核和资金支付负总责，需确保经费使用的合规性。会议主办部门负责人对会议经费的整体监督和管理负总责，需确保经费使用的合理性和效益性。会议参与人员需按照本制度的规定使用经费，不得滥用或浪费经费。所有参与承办学术会议的部门和人员必须严格遵守本制度，确保经费使用的透明、公正和高效。

四、会议经费报销程序与要求

（一）报销申请

1.经费报销需由会议承办部门统一办理。经办人在完成相关费用支出后，应收集整理所有合规票据，并填写《会议经费报销申请表》，详细列明各项支出的事由、金额、票据张数等信息。申请表需按照规定格式填写，字迹清晰，内容完整，不得涂改。

2.报销申请表需经会议承办部门内部审核。部门负责人需对报销内容的真实性、合规性、合理性进行审核，并在申请表上签字确认。如涉及多个部门共同承办的会议，还需经主办部门及相关协同部门会签。

3.审核通过的报销申请表及附件票据，需按流程提交至财务部门。财务部门将依据本制度及相关财务规定进行复审。

（二）票据审核

1.财务部门在收到报销申请及附件后，首先核对票据的合规性。票据必须真实、合法，内容填写齐全，不得有涂改、挖补、剽盖等现象。原始票据需按照规定粘贴，粘贴应整齐、牢固，不得遮挡票据关键信息。

2.审核票据的真实性。财务人员会通过核对合同、协议、支付凭证等资料，确认票据所反映的经济业务与会议实际情况相符。对金额较大或较为异常的支出，可能需进一步核实情况。

3.审核票据的合理性。财务部门将结合会议预算、会议议程及费用标准，判断各项支出是否符合会议需求，是否属于预算范围内的合理开支。例如，餐饮费支出需符合会议标准，交通费支出需有明确的事由和依据。

（三）预算执行情况核对

1.财务部门在报销审核中，必须严格核对预算执行情况。报销项目及金额不得超出已批准的会议预算。

2.对于预算执行中出现的变化，如确需调整预算（通常需按程序报批），财务部门需审核预算调整的合规性。若报销内容已超出调整后的预算，需按程序处理，例如可能需要补充更高级别的审批。

3.财务部门会关注是否存在无预算支出或超预算支出，对不符合预算要求的报销申请，将予以退回，并要求经办人说明情况或补充相关材料。

（四）审批流程

1.财务部门完成初步审核后，将按单位规定的权限层级提交审批。审批流程可能包括部门负责人、分管领导乃至单位主要领导的审批，具体取决于金额大小及费用性质。

2.审批人员需认真审阅报销申请表及附件，确认内容无误、手续完备、符合规定后，方可签署审批意见。审批过程中如发现疑问，审批人有权要求财务部门或经办人提供进一步说明或补充材料。

3.审批通过的报销申请，将按顺序编号归档。财务部门依据审批结果进行账务处理和资金支付安排。

（五）支付与结算

1.财务部门在审批通过后，根据报销申请及合规票据办理支付手续。支付方式可能包括银行转账、现金支付（根据单位规定及金额限制）等。

2.支付完成后，财务部门会向经办人开具付款凭证或收款收据。经办人需妥善保管付款凭证，作为资金已支付的证明。

3.对于部分未立即支付的费用（如部分大额租赁费分期支付），财务部门会建立台账进行跟踪管理，确保最终结算符合合同约定和财务规定。

（六）报销时限与归档

1.为保证财务管理效率，会议经费报销通常设有时限要求。经办人应在费用发生后的规定时间内（例如一个月内）完成报销申请，逾期可能不予办理。

2.报销资料经最终审批通过并支付后，需按照单位档案管理规定进行归档保存。归档资料通常包括《会议经费报销申请表》、经审核签字的原始票据、相关合同或协议等。财务部门会妥善保管这些档案，以备后续查询或审计。

3.档案保存期限需符合国家及单位的相关规定，确保在需要时能够调取查阅。

（七）特殊情况处理

1.对于会议期间发生的紧急、特殊费用，若预算未作安排，经办人需立即向会议主办及承办部门负责人报告，并说明情况。经部门负责人批准后，可先行支付，但事后必须在规定时限内补办预算调整及报销手续。

2.对于因故无法取得合规票据的费用，原则上不予报销。特殊情况需经单位财务部门及主管领导特批，并提供相关证明材料。

3.财务部门在报销审核中发现任何疑点或违规迹象，有权暂停报销流程，进行调查核实。待问题澄清或处理完毕后，再行决定是否继续办理报销手续。

五、会议经费使用监督与检查

（一）内部监督机制

1.财务部门的监督职责。财务部门作为单位资金管理的核心部门，对会议经费的使用负有首要的监督责任。财务人员需在预算编制、预算执行、费用报销等各个环节严格把关，确保经费使用的合规性。在预算编制阶段，财务部门需指导承办部门合理编制预算，并审核预算的合理性。在预算执行阶段，财务部门需密切关注预算执行情况，及时预警超预算或预算执行偏差。在费用报销阶段，财务部门需严格审核票据的真实性、合规性和合理性，核对报销内容与预算是否一致，确保每一笔支出都符合规定。

2.主办部门的监督职责。主办部门对会议的整体策划和组织实施负总责，因此对会议经费的使用也负有重要的监督责任。主办部门需建立内部监督机制，指定专人负责对经费使用情况进行日常监督。监督内容包括经费使用的进度、用途、效果等，确保经费使用符合会议目标和实际需求。主办部门还需定期或不定期地对经费使用情况进行检查，发现问题及时纠正。

3.审计部门的监督职责。单位内部审计部门代表单位对各项经济活动进行独立监督、评价和咨询，以促进单位完善治理、提高效率、防范风险。审计部门对会议经费的使用进行定期或不定期的审计，审计内容涵盖预算编制、预算执行、费用报销等各个方面。审计部门需重点关注经费使用的合规性、合理性和效益性，对审计发现的问题，将出具审计报告，并督促相关责任部门进行整改。

（二）外部监督机制

1.社会监督。单位应按照相关规定，对部分会议经费的使用情况予以公开，接受社会监督。公开内容可包括会议预算、主要支出项目、支出金额等。通过公开透明的方式，增强经费使用的公信力。

2.上级主管部门监督。单位上级主管部门对所属单位的会议活动及经费使用情况进行监督指导。主管部门可通过定期检查、专项审计等方式，对会议经费的使用情况进行监督，对发现的问题，将责令单位进行整改。

（三）监督检查方式

1.定期检查。财务部门、主办部门及审计部门需定期对会议经费的使用情况进行检查。检查周期可根据实际情况确定，例如每季度或每半年进行一次全面检查。定期检查旨在掌握经费使用的整体情况，及时发现和解决问题。

2.不定期抽查。除了定期检查外，相关部门还需进行不定期抽查。抽查可针对特定会议、特定费用项目或特定时间段进行。不定期抽查旨在发现一些潜在的或突发的问题，提高监督的针对性和实效性。

3.专项审计。审计部门可根据需要，对特定会议或特定时期的经费使用情况进行专项审计。专项审计通常针对一些金额较大、问题较多或社会关注度较高的会议。专项审计旨在深入剖析问题，提出改进建议，推动经费使用的规范化管理。

（四）问题处理与整改

1.问题发现。通过内部监督机制和外部监督机制，可以发现会议经费使用中存在的问题。问题可能包括预算编制不合理、预算执行不到位、费用报销不规范、存在浪费现象等。

2.问题处理。对于发现的问题，需按照“谁主管、谁负责”的原则进行处理。财务部门负责处理报销审核中发现的问题，主办部门负责处理经费使用管理中存在的问题。审计部门负责处理审计中发现的问题。处理方式可能包括责令整改、通报批评、经济处罚、行政处分等。

3.整改落实。相关责任部门需对发现的问题制定整改方案，明确整改措施、责任人和完成时限。整改方案需报请相关领导审批。整改完成后，需进行跟踪检查，确保问题得到有效解决。对于整改不力的部门或个人，将视情节轻重给予相应处理。

（五）监督结果运用

1.完善制度。通过监督检查，可以发现制度建设中存在的不足，促进制度的完善和优化。例如，如果发现预算编制不够科学，则需完善预算编制办法，提高预算的科学性和准确性。

2.提高管理水平。通过监督检查，可以促进承办部门提高经费使用管理水平，加强内部控制，提高工作效率。例如，如果发现报销流程繁琐，则需简化报销流程，提高报销效率。

3.加强队伍建设。通过监督检查，可以促进财务人员、审计人员等队伍建设，提高其业务能力和职业道德水平。例如，如果发现财务人员在报销审核中存在失职行为，则需加强对其的培训和教育，提高其责任意识和业务能力。

（六）建立长效机制

1.建立健全监督制度。单位应建立健全会议经费使用监督制度，明确监督职责、监督方式、监督程序等，确保监督工作有章可循、有序开展。

2.完善信息公开制度。单位应完善信息公开制度，对会议经费的使用情况予以公开，接受社会监督，提高经费使用的透明度。

3.加强宣传教育。单位应加强对相关人员的宣传教育，提高其财经法规意识和责任意识，增强其自觉遵守财经纪律的自觉性。

通过建立健全监督机制，加强监督检查，及时发现和解决问题，不断完善制度建设，可以有效促进会议经费使用的规范化和高效化，为单位学术活动的顺利开展提供有力保障。

六、责任追究与考核

（一）责任界定

会议经费的管理和使用涉及多个部门和人员，需明确各方责任。会议承办部门对会议经费的使用负主体责任，部门负责人对经费使用的合规性、合理性负总责。财务部门对会议经费的预算审核、报销审核和资金支付负专业管理责任。主办部门对会议经费的整体监督和管理负监督责任。会议参与人员对本人经手的费用使用负直接责任。所有参与会议经费管理的人员都应严格遵守本制度及相关财经法规，确保经费使用的合规和安全。

（二）违规行为处理

1.对于