单位用车报销制度

单位用车报销制度一、单位用车报销制度

一、总则

第一条为规范单位用车管理，提高车辆使用效率，保障行车安全，控制运行成本，根据国家相关法律法规及单位内部管理制度，制定本制度。

第二条本制度适用于单位所有员工因公务活动所使用的车辆，包括单位自有车辆及外租车辆。所有用车行为必须符合本制度规定，未经批准不得擅自使用单位车辆。

第三条单位车辆管理部门负责本制度的组织实施、监督及解释工作。各部门及员工应严格遵守本制度，确保用车秩序。

第四条本制度所称“用车报销”是指员工因公务活动使用单位车辆后，按照规定流程提交相关凭证，经审核批准后获得费用报销的行为。报销范围包括燃油费、过路过桥费、停车费、维修保养费等与车辆使用直接相关的费用。

二、用车申请与审批

第五条用车申请应遵循“按需申请、审批备案”的原则。员工因公务活动确需使用单位车辆时，应提前填写《单位用车申请表》，详细列明用车事由、时间、路线、乘车人等信息。

第六条用车申请表需经部门负责人签字同意，并根据用车性质逐级报批。一般公务用车由部门负责人审批；跨区域或高风险用车需报分管领导审批；重大活动用车需报单位主要负责人审批。

第七条用车申请应至少提前一日提交，特殊情况需特殊说明并经审批后方可使用。紧急情况需临时用车的，应第一时间报告并补办手续。

第八条车辆管理部门应根据审批结果安排车辆，确保车辆调度合理。如遇车辆不足，员工可选择乘坐单位统一安排的交通工具或自行解决，相关费用另行审批。

三、费用报销标准与流程

第九条单位车辆费用报销应遵循“实报实销、定额控制”的原则。燃油费、过路过桥费等实际支出凭证需完整、真实，经审核后予以报销。

第十条报销标准根据车辆类型及用途制定，具体如下：

（一）燃油费：按车辆油耗定额及实际行驶里程核算，超出部分需提供合理说明并经审批；

（二）过路过桥费：凭有效票据实报实销，非公务活动产生的费用需注明事由并经审批；

（三）停车费：按实际票据报销，单次停车费超过限额的需提供合理说明；

（四）维修保养费：非正常损耗的维修费用需附维修清单及发票，经技术部门鉴定后报销。

第十一条报销流程如下：

（一）用车人提交完整票据及《用车申请表》至车辆管理部门；

（二）车辆管理部门核对票据真实性及申请合规性，汇总后报财务部门；

（三）财务部门审核报销金额及标准，无误后办理报销手续；

（四）报销完成后，票据及申请表由车辆管理部门存档备查。

四、车辆使用规范

第十二条车辆使用应遵循“安全第一、文明驾驶”的原则。驾驶员需持有效驾驶证上岗，严禁无证驾驶、酒后驾驶及超速行驶。

第十三条车辆使用应限定于公务活动，严禁私用。如发现私用行为，需追究用车人及驾驶员责任，并扣减相关绩效。

第十四条车辆使用应保持车辆整洁，行驶前检查车况，确保安全性能。用车结束后，驾驶员需清洁车辆、加满燃油并停放在指定位置。

第十五条车辆管理部门定期组织车辆安全检查及驾驶员培训，提高安全意识。驾驶员需熟悉应急处理流程，确保行车安全。

五、违规处理

第十六条违反本制度规定，存在以下行为的，将视情节轻重给予相应处理：

（一）未经批准擅自用车，每次处以500元罚款；

（二）私用车辆造成损坏的，按实际维修费用赔偿；

（三）驾驶过程中发生违章行为的，责任由驾驶员自行承担，单位将不予报销相关罚款；

（四）伪造票据或虚报费用，一经查实，将取消用车资格并追回违规金额。

第十七条车辆管理部门及财务部门应建立违规记录台账，对多次违规者进行约谈或调离用车岗位。

六、附则

第十八条本制度由单位车辆管理部门负责解释，并根据实际情况修订。

第十九条本制度自发布之日起施行，原有相关规定与本制度不符的，以本制度为准。

二、用车申请与审批

一、申请原则与流程

第一条用车申请应遵循“按需申请、审批备案”的原则。员工因公务活动确需使用单位车辆时，应提前填写《单位用车申请表》，详细列明用车事由、时间、路线、乘车人等信息。申请表需字迹工整，内容真实，不得涂改。

第二条用车申请表需经部门负责人签字同意，作为用车申请的第一级审批。部门负责人应结合部门工作实际，对用车的必要性、合理性进行审核，确保用车需求与部门工作计划相符。

第三条经部门负责人审批同意后，申请表应根据用车性质逐级报批。一般公务用车，如日常文件传递、会议接送等，由部门负责人直接审批即可；跨区域或超出单位日常运营范围的用车，如到外地考察、参加重要活动等，需报分管领导审批；涉及单位重大决策或重要活动用车，如接待重要客户、组织大型会议等，需报单位主要负责人审批。

第四条用车申请应至少提前一日提交，以便车辆管理部门合理安排车辆调度。特殊情况需临时用车的，如突发事件处理、紧急公务出行等，应第一时间报告部门负责人，并说明用车理由，经部门负责人同意后，可先使用车辆，但需在用车后第一时间补办手续。

第五条车辆管理部门在接到申请后，应根据审批结果和车辆实际状况安排车辆。如遇车辆不足，应优先保障重要公务用车，并积极协调调配其他车辆。员工可根据实际情况选择乘坐单位统一安排的交通工具或自行解决，相关费用另行审批。

二、特殊用车处理

第六条紧急情况用车。紧急情况是指发生突发事件、重要紧急公务等需要立即出行的情形。紧急情况用车应第一时间报告部门负责人和车辆管理部门，说明用车事由和目的地，经批准后方可使用。用车结束后，应尽快补办手续，并提供相关证明材料。

第七条长期用车。长期用车是指因工作需要连续使用单位车辆超过一周的。长期用车需提交详细用车计划，包括用车时间、路线、任务安排等，并附上相关证明材料，如工作计划、行程安排等。长期用车需经分管领导审批，并签订长期用车协议，明确用车责任和义务。

第八条外租车辆。外租车辆是指单位因工作需要临时租赁外部车辆的。外租车辆需严格按照单位对外租赁车辆管理制度执行，选择正规租赁公司，签订租赁合同，并确保车辆安全性能。外租车辆的使用范围和费用承担方式应在租赁合同中明确约定。

三、审批权限与时效

第九条审批权限。用车审批权限根据用车性质和金额大小确定。一般公务用车由部门负责人审批；跨区域或高风险用车需报分管领导审批；重大活动用车需报单位主要负责人审批。具体审批权限表由车辆管理部门制定并公布。

第十条审批时效。用车申请应在收到申请后24小时内完成审批。紧急情况用车应立即审批。如遇特殊情况无法按时审批，应向申请人说明原因，并尽快完成审批。

第十一条审批结果。审批通过后，车辆管理部门应将审批结果通知申请人，并安排车辆。审批不通过的，应向申请人说明原因，并建议其他解决方案。

四、用车记录与监督

第十二条用车记录。车辆管理部门应建立用车记录台账，详细记录每次用车的申请人、用车时间、用车事由、行驶路线、驾驶员、油耗、费用等信息。用车记录应真实、完整、准确，并作为费用报销和用车管理的重要依据。

第十三条用车监督。车辆管理部门和财务部门应定期对用车记录和费用报销进行监督检查，确保用车合规、费用合理。对违规用车行为，应严肃处理，并追究相关责任人的责任。

第十四条用车反馈。用车结束后，申请人应填写用车反馈意见表，对用车过程、车辆状况、驾驶员服务等方面进行评价，并提出改进建议。车辆管理部门应根据反馈意见，不断改进用车管理和服务质量。

三、费用报销标准与流程

一、报销范围与标准

第一条报销范围。单位车辆费用报销应限于与车辆使用直接相关的实际支出，包括燃油费、过路过桥费、停车费、维修保养费、保险费等。报销费用必须提供真实、合法的原始票据，并符合国家相关财务规定。非公务活动产生的费用，如私人用车、娱乐活动等，原则上不予报销，特殊情况需经单位主要负责人批准。

第二条燃油费报销标准。燃油费报销应根据车辆类型、油耗定额和实际行驶里程进行核算。单位车辆管理部门应制定合理的油耗定额，并根据车辆状况、行驶环境等因素进行动态调整。驾驶员应定期对车辆进行保养，确保车辆处于良好状态，降低油耗。实际油耗超出定额的部分，需提供合理说明并经部门负责人审批后方可报销。

第三条过路过桥费报销标准。过路过桥费凭有效票据实报实销，票据上应注明费用发生时间、地点、金额等信息。非公务活动产生的过路过桥费，需注明事由并经审批后方可报销。车辆管理部门应定期对过路过桥费票据进行审核，确保票据真实、合理。

第四条停车费报销标准。停车费按实际票据报销，单次停车费超过限额的需提供合理说明并经审批。单位应根据车辆类型和停放地点制定合理的停车费限额，并定期进行更新。驾驶员应尽量选择价格合理的停车场，降低停车成本。

第五条维修保养费报销标准。车辆维修保养费需附维修清单及发票，经技术部门鉴定后报销。非正常损耗的维修费用，如因驾驶员操作不当、保养不及时等原因造成的损坏，需由驾驶员承担相应责任，单位不予报销相关费用。车辆管理部门应定期对车辆进行保养，确保车辆处于良好状态，降低维修成本。

二、报销流程

第六条票据整理。用车人应在用车结束后，及时整理相关票据，包括燃油费票据、过路过桥费票据、停车费票据、维修保养费票据等，并按照费用类型分类整理。票据应完整、清晰，不得涂改、伪造。

第七条申请表填写。用车人应根据整理好的票据，填写《用车申请表》，详细列明费用发生时间、地点、事由、金额等信息。申请表需字迹工整，内容真实，不得涂改。

第八条提交申请。用车人应在用车结束后三个工作日内，将整理好的票据和填写好的《用车申请表》提交至车辆管理部门。车辆管理部门应对票据和申请表进行初步审核，确保票据真实、合理，申请表内容完整、准确。

第九条审核批准。车辆管理部门在接到申请后，应根据报销标准和审批权限，对费用进行审核，并报相关部门和领导审批。审核通过后，车辆管理部门应将审批结果通知用车人。

第十条费用报销。用车人凭审批通过的申请表和票据，到财务部门办理费用报销手续。财务部门应核对票据和申请表，确保无误后，办理报销手续。

第十一条记录存档。财务部门在办理报销手续后，应将票据和申请表存档备查。车辆管理部门应建立用车记录台账，详细记录每次用车的费用发生时间、地点、事由、金额等信息，并定期进行汇总和分析。

三、特殊情况处理

第十二条非正常支出。如遇特殊情况产生非正常支出，如车辆被盗抢、严重事故等，需提供相关证明材料，并经单位主要负责人批准后方可报销。

第十三条个人垫付。如遇特殊情况，用车人需个人垫付车辆费用，应提供相关证明材料，并尽快到财务部门办理报销手续。财务部门应核实情况后，办理报销手续。

第十四条费用分摊。如遇多部门共同使用车辆的情况，应根据实际使用情况，合理分摊费用，并分别到各部门办理报销手续。

四、车辆使用规范

一、安全驾驶原则

第一条车辆使用应将安全放在首位，所有驾驶员在驾驶单位车辆前，必须确保自身具备合法的驾驶资格，持有有效驾驶证，并熟悉所驾车辆的性能。严禁无证驾驶、酒后驾驶、疲劳驾驶以及超速、超载等违法行为。驾驶员应时刻保持警惕，遵守交通规则，确保行车安全。

第二条出车前，驾驶员需对车辆进行必要的检查，包括但不限于轮胎气压、刹车系统、灯光、雨刮器等，确保车辆处于良好状态。行驶过程中，应密切关注车辆状况，如遇异常情况，应立即停车检查，并及时报告车辆管理部门。

第三条驾驶员应根据道路状况和天气情况，合理选择驾驶方式，避免急加速、急刹车、急转弯等危险驾驶行为。在高速公路上行驶时，应保持安全车距，避免长时间占用超车道。

第四条车辆行驶途中，驾驶员应避免接打手机、吸烟、饮食等妨碍安全驾驶的行为。如需使用手机，应提前将车辆安全停靠在路边，并使用免提功能或耳机进行通话。

第五条车辆使用应限定于公务活动，严禁将单位车辆用于任何形式的私人用途，如接送子女、外出旅游、朋友聚会等。一经发现，将严肃处理，并追究相关责任人的责任。

二、车辆保养与维护

第六条车辆管理部门应建立车辆保养制度，定期对单位车辆进行保养和维护，确保车辆处于良好状态。保养周期应根据车辆使用情况和厂家建议确定，并定期进行检查和调整。

第七条驾驶员应按照车辆保养手册的要求，对车辆进行日常保养，包括但不限于清洁车辆、检查轮胎、加注机油、更换机油滤清器等。保养过程中，应发现并排除潜在问题，确保车辆安全行驶。

第八条车辆出现故障或损坏时，驾驶员应立即停车检查，并报告车辆管理部门。车辆管理部门应及时对车辆进行维修，确保车辆尽快恢复正常使用。维修过程中，应选择正规的维修厂家，并保留维修记录和发票。

第九条车辆维修费用应严格按照单位财务制度进行报销，超出定额的维修费用需提供合理说明并经审批后方可报销。车辆管理部门应定期对维修费用进行审核，确保维修费用合理、合规。

第十条车辆管理部门应建立车辆档案，详细记录每辆车的购置时间、行驶里程、保养记录、维修记录等信息，并定期进行更新和维护。

三、车辆使用登记与交接

第十一条车辆使用应进行登记，每次用车都需在《车辆使用登记表》上详细记录用车人、驾驶员、用车时间、用车事由、行驶路线、出发时间、到达时间、油耗、费用等信息。车辆使用登记表应由用车人、驾驶员和车辆管理部门三方签字确认。

第十二条车辆交接应进行登记，每次交接都需在《车辆交接登记表》上详细记录交接时间、交接人、车辆状况等信息。车辆交接登记表应由交接人双方签字确认。

第十三条车辆使用结束后，驾驶员应将车辆停放在指定位置，并确保车辆锁好、车门关好、车窗关闭。如有特殊情况需要停放在非指定位置，应提前报告车辆管理部门，并说明原因。

第十四条车辆管理部门应定期对车辆使用登记和交接登记进行检查，确保记录完整、准确。对记录不完整或存在问题的，应及时进行调查和处理。

四、车辆使用监督

第十五条车辆管理部门应定期对车辆使用情况进行监督检查，确保车辆使用符合本制度规定。检查内容包括但不限于车辆保养情况、驾驶员驾驶行为、用车登记情况等。

第十六条财务部门应定期对车辆费用报销情况进行监督检查，确保费用报销合理、合规。对存在问题的，应及时进行调查和处理。

第十七条单位应建立举报制度，鼓励员工对违规用车行为进行举报。对举报属实的，将给予举报人一定的奖励，并追究违规用车的责任。

第十八条车辆管理部门应定期组织驾驶员进行安全教育和培训，提高驾驶员的安全意识和驾驶技能。培训内容应包括但不限于交通法规、安全驾驶知识、车辆保养知识等。

第十九条车辆管理部门应定期组织员工进行车辆使用制度的学习，提高员工的安全意识和责任意识。学习内容应包括但不限于本制度规定、车辆使用规范、费用报销标准等。

五、违规处理

一、违规行为界定

第一条违反本制度规定，存在以下行为的，视为违规用车行为：

（一）未经批准擅自使用单位车辆。包括未提交申请、未获得审批或审批未通过擅自用车。

（二）将单位车辆用于公务以外的活动。包括私事、营利性活动等。

（三）驾驶员违反安全驾驶规定。包括无证驾驶、酒后驾驶、超速行驶、疲劳驾驶等。

（四）车辆未按规定进行保养和维护。导致车辆故障或损坏。

（五）车辆使用登记或交接登记不完整、不准确。

（六）虚报、冒领、套取车辆费用。包括伪造票据、多报销费用等。

（七）对举报人进行打击报复。

第二条违规行为的认定。车辆管理部门、财务部门及单位相关领导负责违规行为的认定。对违规行为的认定，应依据本制度规定，并结合实际情况进行综合判断。

第三条违规行为的处理。对违规行为的处理，应依据违规行为的性质、情节轻重以及造成的后果，进行综合判断，并给予相应的处理。

二、处理措施

第四条警告。对情节轻微的违规行为，给予警告处理。警告处理应在单位内部进行公示，并记入员工个人档案。

第五条罚款。对情节较重的违规行为，给予罚款处理。罚款金额应根据违规行为的性质、情节轻重以及造成的后果确定，并报单位主要负责人批准。罚款金额应从员工绩效工资中扣除。

第六条责令赔偿。对因违规用车造成车辆损坏的，应责令责任人赔偿。赔偿金额应根据车辆损坏程度以及责任人过错程度确定，并报单位主要负责人批准。

第七条免职或解聘。对情节严重的违规行为，如将单位车辆用于重大违法行为、造成重大经济损失等，应给予免职或解聘处理。免职或解聘处理应依据单位相关人事管理制度执行。

第八条追究法律责任。对构成犯罪的违规行为，应移交司法机关处理。单位保留追究违规行为责任人法律责任的权利。

三、处理程序

第九条违规行为调查。对违规行为的调查，应由车辆管理部门、财务部门及单位相关领导组成调查组进行。调查组应依据违规行为的性质、情节轻重以及造成的后果，进行综合判断，并形成调查报告。

第十条处理决定。对违规行为的处理决定，应由单位主要负责人批准。处理决定应依据调查报告，并结合实际情况进行综合判断。

第十一条处理通知。处理决定作出后，应通知违规行为责任人，并说明处理理由。违规行为责任人有权进行申辩，单位应认真听取申辩意见，并进行复核。

第十二条处理执行。处理决定作出后，应立即执行。罚款应从员工绩效工资中扣除，责令赔偿应按约定时间履行。

第十三条处理记录。对违规行为的处理，应进行详细记录，并存入员工个人档案。处理记录应作为员工绩效考核和晋升的重要依据。

四、监督与申诉

第十四条监督。车辆管理部门、财务部门及单位相关领导负责对违规处理工作进行监督。监督内容包括违规行为的调查、处理决定的作出、处理决定的执行等。

第十五条申诉。违规行为责任人有权对处理决定进行申诉。申诉应向单位主要负责人提出，并说明申诉理由。单位主要负责人应认真听取申诉意见，并进行复核。复核结果应通知申诉人。

第十六条申诉处理。对申诉的处理，应依据申诉理由，并结合实际情况进行综合判断。申诉处理结果应通知申诉人。

五、