建筑项目经理部合同管理规范

建筑项目经理部合同管理规范一、总则（一）目的与依据为规范建筑项目经理部（以下简称“项目部”）的合同管理工作，明确管理职责，优化管理流程，防范合同风险，保障项目合法权益，确保项目顺利实施，依据国家相关法律法规及企业合同管理基本制度，结合项目部实际情况，特制定本规范。（二）适用范围本规范适用于项目部在项目实施全过程中所涉及的各类合同的策划、评审、订立、履行、变更、转让、解除、纠纷处理、档案管理等活动。凡项目部对外签订的与工程建设相关的合同，均应遵守本规范。（三）基本原则合同管理应遵循以下原则：1.合法性原则：合同的订立、履行、变更和解除等行为必须符合国家法律法规及行业规范的要求。2.审慎性原则：合同签订前应进行充分的调研、评审和风险评估，确保合同条款严谨、可行。3.效益性原则：在合法合规的前提下，追求合同效益最大化，降低项目成本，提高项目盈利能力。4.权责对等原则：明确合同管理各环节的责任主体，确保权利与义务相统一。5.全过程管理原则：对合同从策划、谈判、签订、履行到终结的整个生命周期进行系统性管理。二、合同管理机构与职责（一）管理机构设置项目部应根据项目规模和合同管理工作量，明确合同管理的牵头部门和配合部门。通常情况下，项目经理为合同管理的第一责任人，可指定项目商务或合约部门（若有）作为合同管理的日常工作部门，其他相关部门（如工程、技术、质量安全、物资设备等）应配合做好合同管理相关工作。（二）主要职责划分1.项目经理：对项目部合同管理负总责，审批重要合同、合同变更及重大合同纠纷处理方案，确保合同管理体系有效运行。2.合同管理部门/岗位：具体负责合同的日常管理工作，包括但不限于：合同策划的组织、合同文本的拟定与审核、合同评审的组织协调、合同签订的跟进、合同台账的建立与维护、合同履行的跟踪检查、合同档案的收集与归档、合同纠纷的初步处理等。3.工程技术部门：参与与工程技术相关的合同条款（如工程范围、技术标准、工期、质量要求等）的评审，提供技术支持，确保合同技术条款的可行性。4.质量安全部门：参与合同中关于质量标准、安全责任、环保要求等条款的评审，监督合同履行过程中的质量安全措施落实。5.物资设备部门：参与物资采购、设备租赁等合同的策划与评审，负责相关合同的履行管理，确保物资设备的及时供应与质量。6.财务部门：参与合同付款方式、结算条款的评审，负责合同款项的支付审核与资金管理，配合做好合同成本核算。三、合同订立管理（一）合同策划项目开工初期或在新的合同需求产生时，合同管理部门应组织相关部门进行合同策划。明确合同标的、范围、主要条款设想、风险分担原则、合同类型选择、合作方选择标准等，为后续合同订立奠定基础。（二）合作方选择与资格审查对于需要通过招标等方式选择合作方的合同，应严格按照相关规定执行。对潜在合作方的资质、业绩、信誉、财务状况、履约能力等进行全面审查，必要时进行实地考察，确保其具备相应的合作条件和履约能力。审查资料应妥善保存。（三）合同谈判合同谈判应基于合同策划的成果进行。由合同管理部门牵头，组织相关技术、商务人员组成谈判小组。谈判前应制定谈判策略和底线，谈判过程中要做好记录，对达成一致的内容及时确认。涉及重大权利义务变更的，应及时向项目经理汇报。（四）合同文本拟定与评审1.文本选择：优先选用国家或行业标准合同示范文本。无示范文本的，应根据项目特点和法律要求拟定合同文本。2.合同评审：合同正式签订前，必须进行评审。评审内容至少包括：*合同主体的合法性、真实性；*合同条款的完整性、严谨性、合法性；*合同内容与招标文件、投标文件或谈判纪要的一致性；*工程范围、工期、质量、价格、付款方式等核心条款的合理性；*违约责任、争议解决方式的明确性；*潜在风险及应对措施。评审可采用会议评审或会签评审的方式，相关部门应在评审意见表上签署明确意见。对评审中提出的问题，应督促修改完善。（五）合同签署合同文本经评审通过，并按规定履行报批手续后，方可签署。签署时，应核对签约对方授权代表的授权委托书及身份证明，确保合同印章真实有效。合同签署应规范，字迹清晰，日期完整。合同份数应根据需要确定，一般至少留存正本两份，副本若干份。四、合同履行管理（一）合同交底合同签订后，合同管理部门应及时组织向项目相关管理人员（尤其是合同履行的直接责任人）进行合同交底。明确合同主要条款、双方权利义务、履约重点、风险点及应对措施，确保相关人员理解并掌握合同要求。（二）合同台账管理建立健全合同台账，对合同的基本信息（合同编号、名称、签订方、签订日期、标的、金额、履行期限等）、履行情况（进度、付款、结算等）进行动态记录和更新，确保对合同状态的实时掌控。（三）履约跟踪与检查合同管理部门及相关履行部门应密切关注合同履行情况，定期或不定期对合同约定的义务履行情况进行检查。重点检查工程进度、质量是否符合要求，款项支付是否按约定执行，各方是否严格遵守合同纪律。对发现的问题及时沟通、协调解决。（四）工程变更与签证管理对于合同履行过程中发生的工程变更、现场签证等，应严格按照合同约定的程序办理。及时确认变更的内容、原因、责任方及费用，完善书面手续，作为合同补充协议或结算依据。（五）合同款项支付管理严格按照合同约定的付款条件和程序办理款项支付。付款申请应经相关部门审核，财务部门复核，项目经理审批后执行。支付凭证应完整有效，与合同约定及履行情况相符。（六）合同文档管理在合同履行过程中形成的所有文件资料（如合同文本、补充协议、会议纪要、函件往来、签证单、验收报告、付款凭证等）均为合同档案的组成部分，应指定专人负责收集、整理、编号、归档，确保其完整性和安全性。五、合同变更、转让与解除（一）合同变更因客观情况发生变化，需要对原合同条款进行修改、补充时，应经双方协商一致，并签订书面补充协议。补充协议的订立程序参照原合同订立程序执行，同样需经过评审和审批。（二）合同转让未经合同另一方书面同意，项目部不得擅自将合同权利或义务转让给第三方。确需转让的，应严格按照法律规定和合同约定办理相关手续。（三）合同解除合同的解除应符合法律规定或合同约定的条件。解除合同需经充分协商，并签订书面解除协议，明确解除后的善后处理事宜（如已完成工作的结算、款项支付、损失赔偿等）。如协商不成，应及时采取法律措施维护自身权益。六、合同纠纷处理（一）纠纷预防在合同管理全过程中，应注重风险防范，通过严谨的合同条款、规范的履约行为、及时的沟通协调，最大限度预防合同纠纷的发生。（二）纠纷处理原则发生合同纠纷时，应坚持以合同为依据，本着公平、合理、友好协商的原则解决。协商不成的，可根据合同约定选择调解、仲裁或诉讼等方式解决。（三）纠纷处理程序纠纷发生后，合同履行部门应立即向合同管理部门和项目经理报告。合同管理部门应组织收集相关证据，分析纠纷原因和责任，提出初步处理方案。重大纠纷应及时上报企业相关主管部门。在处理过程中，应注意保全证据，避免损失扩大。七、合同档案管理（一）档案收集与整理合同从策划到终结的全过程资料，均应纳入合同档案管理。档案资料应真实、完整、规范，按合同编号或项目阶段进行系统整理。（二）档案保管与利用合同档案应指定专人保管，建立借阅登记制度。档案保管场所应具备防火、防潮、防虫、防盗等条件。项目结束后，合同档案应按规定移交企业档案管理部门或妥善封存。八、监督与责任（一）监督检查项目经理部应定期对合同管理工作进行自查，企业相关职能部门也可对项目部合同管理情况进行抽查或专项检查，对发现的问题及时提出整改要求。（二）责任追究对于在合同管理工作中因玩忽职守、滥用职权、循私舞弊等行为造成项目损失的，应根据情节轻重和损失大小，对相关责任人进行批评教育、经济处罚直至追究法律责任。对于严格执行合同管理规定，有效防范风险、挽回损失的，应给予适当奖励。九、附则（一）规范解释本规范由项目经理部负责解释。（二）规范修订本规范根据国家法律法规变化、企业管理要求调