浙江嘉兴丝绸股份有限公司2024年涉外年会方案设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1涉外年会背景介绍...............................................1

1.1年会目的.................................................1

1.2年会简介.................................................1

1.3公司双语简介.............................................1

2涉外年会前期准备...............................................2

2.1工作人员安排.............................................2

2.2年会场地选址与预订.......................................5

2.3物料准备................................................5

2.4年会场地布置.............................................7

2.5双语邀请函设计...........................................8

2.6客户邀请.................................................9

2.7住宿安排................................................9

2.8年会流程设计............................................10

2.9菜品安排................................................11

2.10年会交通安排...........................................11

2.11双语产品宣传册设计.....................................12

2.12员工评选...............................................12

2.13节目准备...............................................13

2.14经费预算...............................................15

3年会实施......................................................16

3.1入场签到与接待..........................................16

3.2年会开幕式..............................................17

3.3领导致辞................................................17

3.4抽奖游戏................................................17

3.5产品宣传PPT............................................18

3.6年度表彰................................................18

I

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3.7年会晚宴................................................19

3.8年会闭幕式..............................................19

3.9整理会场...............................................20

4涉外年会的后续跟进............................................20

4.1送机及礼品赠送..........................................20

4.2客户跟进................................................21

4.3涉外年会总结大会........................................21

参考资料.......................................................21

附录..........................................................22

附件1公司英语简介.........................................23

附件2双语邀请函...........................................23

附件3双语菜单.............................................24

附件4双语接机牌...........................................25

附件5产品双语宣传册.......................................25

附件6双语开幕辞...........................................28

附件7双语领导致辞.........................................29

附件8双语闭幕辞...........................................29

附件9双语客户跟进邮件.....................................25

II

湖南商务职业技术学院毕业设计

浙江嘉兴丝绸股份有限公司2024年涉外年会

方案设计

1涉外年会背景介绍

VERSACE，Prada，陶玉梅和明华堂是我们的老客户，他们特别喜欢我们

制作的旗袍，为进一步探讨新品，加深合作，特邀请他们参加我们的的公司年

会，Burberry，Maje是我们首次合作伙伴，鉴于上次愉快的合作，为进一步加

深合作，推出我方公司的新品为下次合作作铺垫，Orchrly，秀观唐是我们的潜

在客户，他们对我们的新产品很感兴趣，为达成合作，特邀请他们参加我们公

司的年会，了解我们公司更多的新品。

1.1年会目的

（1）对2024年本公司发展业绩总结以及2025年未来公司在海外市场的

总体规划。

（2）答谢去年2024年合作伙伴,给予我们经济上以及技术上的支持，并

向合作伙伴介绍我们公司的新产品设计方案及理念，与老客户继续保持合作，

开发新客户。

（3）表彰对公司有贡献的员工，通过奖励方式，调动员工积极性，鼓励

他们在新的一年里,继续饱满的热情工作。

1.2年会简介

年会时间：2024年12月28日

年会地点：绍兴国际大酒店

参会人数：228个人（包括200名员工，20名领导，4名国内宾客和4名

外宾）

年会主题：龙心聚力心启航迎未来共创佳绩

寓意：在新的一年里，我们一起携手同行，迎接挑战，共同创造美好结

果。

1.3公司双语简介

1

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浙江嘉欣股份有限公司成立于1984年1月，其总部坐落于浙江嘉兴中环西

路588号嘉欣丝绸广场，本公司打造蚕茧经营、服装制造等丝绸全产业链，其

业务覆盖工业、贸易、房产等六大板块，产品以生丝原料、纺织面料、服装为

主，拥有全资及控股企业三十多家，员工300余名。

公司旗下有金三塔、玳莎等品牌。客户遍及五大洲，与近70个国家和地区

的客商建立了经贸合作关系公司。此外还拥有海关AEO高级认证、外汇管理A

类认证、出口退税一类资质、税务遵从和纳税信用等级A类企业等优质平台资

源。(公司英语简介，请见附件1)

图1-1

2涉外年会前期准备

2.1工作人员安排

负责人：徐之/p>

时间：2024年12月22日前

工作内容：

(1)将此次涉外年会工作人员分工为七个小组；

(2)安排带队组长；（见表2-1涉外年会工作人员安排表）

(3)组织协调人员。

表2-1涉外年会工作人员安排表

组别执行人成员主要工作内容

监督负责本次年会的流程，

任靖溪王心成

并给予一些建议

文案组王思承华言确定预算和开销

负责策划本次活动的整个流

蒋忻冯韶华

程

2

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负责控制本次年会的节奏，

李之孟柳梦捷调动嘉宾的积极性，烘托气

氛

徐梦瑶鲁伟仓，雷勇负责撰写活动方案

把握每个流程的细节，负责

张菲燃彭范程

领导人讲话致辞拟草及审定

舞台，音响设施，灯光的物

龚载俊顾然

品租赁

酒水饮料，奖状，奖品，水

周莹杨帆辉

果采购，鲜花等采购

负责舞台背景板，横幅的定

黄兴怡江甜，钟新伟

制

会场筹辅助工作人员搭建舞台，及

上官谦杜立，李俊龙

备组摆放现场物品

沈幸雯周凡现场录像与拍照留念

年会PPT的制作，节目单的

李黎松意，江蕾

制定，伴奏音乐的选取

负责与专业工作人员调试设

陆思行钟雄

备

负责编排演出的出场顺序，

节目组李黎松意，江蕾

演员动作指导，以及后续彩

排工作的安排。

3

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邱鼓于，阮金

严希负责演员的妆造与形象设计

天

负责演员人数分配与队形设

苏星泽宁远成

计

负责安排节目评委，奖项设

谢依然昊寻

置、颁奖人员分配

何慧子慕容长辞选购礼服及道具

负责制定抽奖游戏的规定，

宋伟臻刘威

奖项数量

负责迎接来宾，以及参会人

郑松殷杨俐

员的签到工作

礼仪组

李思迅宇文玥负责各个环节的颁奖环节

杨贺司空震活动地址的预订

杨雄伟王璨场地布置及结算与费用申请

后勤组朱盈单于胡烨邀请函的制作

虞歆高进安排人员整理会场

林温儿丁成文客户邀请工作安排

4

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彭菲詹养昊负责设计产品双语宣传册

高园靖冉冉负责保管以及归还租赁物品

后期剪辑视频以及年会光盘

孙平申郝之

制作

2.2年会场地选址与预订

负责人：杨贺12685687122

小组成员：司空震

预订时间：2024年12月20日前

预订的场地：绍兴国际大酒店

年会场地地址：绍兴越城区府山西路100号

工作内容：

(1)与相关负责人沟通好酒店使用时间；

(2)检查酒店设施。

2.3物料准备

负责人：龚载俊和周莹16848759698

小组成员：顾然和杨帆辉

时间：2024年12月22日前

工作内容：

(1)负责年会场地布置所需要物品的采购；

(2)负责节目表演中的道具，礼服和游戏奖品。

表2-2物料清单

序号类别项目数量预计价格备注

1场地费宴会厅1间17,000租赁

菜肴12桌26,400购买

2宴席费

酒水12份7,200购买

5

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甜点12份960购买

水果盘12份2,400购买

海尔桌面加湿器15台1,500购买

华为手机6台18,000购买

咖啡机12台3,600购买

3奖励费

茶具套装5套4,000购买

荣誉证书54个540购买

奖杯45个900购买

微波炉8台2,400购买

眼部按摩仪15台2,850购买

4抽奖费豆桨机20个3，000购买

盐津铺子零食大

30包1,200购买

礼包

外宾往返机票8张21,145购买

5交通费

国内客人8张5,000购买

音响4台500租赁

租赁设LED大屏幕1个2,100租赁

6

备费舞台灯4个1,200租赁

话筒4个100租赁

横幅5条75购买

演出服饰40套1,000租赁

花篮8个480购买

7道具费鲜花10束750购买

彩带20份80购买

kt板定制1个400专门定制

红地毯1条100购买

6

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姓名牌120个240购买

8住宿费外宾住房10间76,000租赁

礼品100份12,000专门定制

9定制费

纸质邀请函80张160专门彩印

公司自行

开/闭幕词10份0

打印

公司自行

领导致辞稿5份0

打印

10其他

公司自行

接机牌8份0

打印

公司自行

方向标识10个0

打印

2.4年会场地布置

负责人：杨雄/p>

小组成员：王璨

时间：2024年12月24日前

工作内容：

(1)活动场地的布置；（见2-1晚会场地布置表）

(2)座位安排。一共有30排圆桌，分为5竖排，每排坐10个人，其中1-5

桌为公司高层领导和外宾（见图2-2外宾商务宴请），5-10桌为公司高层领导和

国内客户（2-3国内客人商务宴请)，10-20桌为中层领导和带队组长，20-30桌

为基层员工。

图2-1晚会场地布置表

序号项目布置内容

舞台背景采用LED屏幕，播放我们公司发展

1舞台背景搭建

历程，播放主题音乐

2舞台装饰舞台两侧可以摆放两个花蓝，作为点缀

采用主灯光照明方式，使用暖色调灯光，音

3灯光与音响布置响摆放在舞台两侧，外加两台设备小型音响

舞台上方，以确保每个参会人员都能清晰听

7

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清声音

4指示牌摆放在洗手间和座位区域摆放，以方便客人寻找

在酒店入口处摆放，并带有有热情洋溢的欢

5横幅摆放

迎标语

在签到处放置KT板并在上面附上现场签到

6签到处设置码，安排礼仪组在设立好的签到处等待客人

的到来，提前准备好小礼品

7休息区设置在签到处后方设置休息区，并主动送上茶水

主陪

主宾

副主宾

翻译1翻译2

翻译3

翻译4

四宾副陪三宾

图2-2外宾商务宴请

主陪

主宾副主宾

三陪

四陪

四宾

三宾

五宾

六宾

副陪

图2-3国内客人商务宴请

务宴请务宴请

2.5双语邀请函设计

8

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负责人：朱/p>

时间：2024年12月5日前

工作内容：

(1)确定参会人员数目；

(2)设计邀请函。（双语邀请函见附件2）

2.6客户邀请

负责人：林温/p>

小组成员：丁成文

时间：2024年12月1日前

工作内容：

(1)负责邀请国内外客户及确认客户的信息；

(2)线上发送电子邮件邀请4名外宾，线下发送邀请函（尺寸为

210mm*297mm）邀请4名国内客户。

(3)提前了解客户的忌口。

表2-1邀请名单

公司名

姓名国籍性别职位饮食备注

称

BurberryAndrew英国男销售经理喜欢吃甜食

PradaFrances意大利女销售总监不吃花生

MajeAlma法国女销售总监不吃动物内脏

OrchrlyJerry意大利女总经理无

秀观塘杨凯利中国男市场经理无

陶玉梅周馨中国女销售总监无

朗姿何兹英中国女副总经理对核桃过敏

明华堂罗雯中国女总经理无

2.7住宿安排

负责人：郭青19486028056

酒店名称：咸亨大酒店

酒店地址：浙江省绍兴市解放南路680号咸亨大酒店3层

酒店联系电话：057585116666

9

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酒店预订时间：2024年12月10日前

酒店入住时间：2024年12月27日-28日

酒店预订房型：豪华大床房

工作内容：

(1)为客人们预订27号晚的豪华大床房，共计8晚；

(2)提前检查设施是否完好，干净，有问题及时找工作人员处理好；

(3)提前核实酒店交通路线的情况；

(4)28号早上10：00，为客人办理退房。

2.8年会流程设计

负责人：任靖/p>

小组成员：王心成

时间：2024年12月18日前

工作内容:

(1)负责分配年会每个环节的任务；

(2)把握分配流程时间。

表2-2涉外年会实施流程安排表

时间事项内容

参会嘉宾在接待入口处扫码签到，在礼

14:30-15:00嘉宾进场仪小姐领取一份小礼品入场，由相关礼

仪小姐带领入座

15:00-15:10开场舞《动感空间》《高燃》

主持人幽默开场

15:10-15:35年会开始董事长致辞

外宾发言

15:35-15:55表彰优秀员工对公司有贡献的员工进行颁奖

15:55-16:10第一轮节目表演《国潮走秀》《stay》

16:10-16:30新品介绍环节PPT及动图，外加实物展示

16:30-16:40游戏九宫格有奖问答

16:40-16:50颁奖环节现场公布奖品

16:50-17:05第二轮节目表演《扬帆起航》《和鸣》

17:05-17:15游戏抢气球

10

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17:15-17:25颁奖环节根据观众拿到的奖券进行颁奖

17:25-17:40第三轮节目表演《囧司徒每日秀》《乘风破浪》

17:40-17:50游戏凳子下面寻宝

17:50-18:00颁奖环节将新品给予获奖客户

18:00-18:10闭幕歌曲《难忘今宵》

18:10-18:20合影全体员工合影留念

对全体工作人员及嘉宾表达感谢，主持

18:20-20:20晚宴结束

人提醒退场秩序

2.9菜品安排

负责人：柳/p>

小组成员：鲁伟昌

时间：2024年12月15日前

工作内容：

(1)确定菜品的数量和类别；

(2)根据外宾的忌口来制定适合的菜单，设计双语菜单（见附件3）；

(3)提前跟相关工作人员说明准备刀叉，方便外宾使用。

2.10年会交通安排

负责人：姜韵欣1587688896

小组成员：雷勇

时间：2024年12月28日

地点：杭州萧山国际机场

工作内容：

(1)租赁大巴接送员工；

(2)根据不同客户的语言，设置双语接机牌；（见附件4）

(3)提前了解客户的航班信息，合理安排人员接机，提前半个小时到达机

场。（见表2-3国外接机，表2-4国内接机）

表2-3国外接机

时间2024年12月28日10:00-15:00

地点杭州萧山国际机场T1航站楼1B出口

负责人员张顺,王忻程，姜文闻（翻译人员）

11

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表2-4国内接机

时间2024年12月28日11:00-15:00

地点杭州萧山国际机场T2航站楼1A出口

负责人员钱书钟，潘宇星，金涵

2.11双语产品宣传册设计

负责人：彭/p>

小组成员：詹养昊

时间：2024年12月20日前

工作内容：

(1)制定产品宣传册总体设计大纲和色调；

(2)负责印刷排版。总体设计大纲：第一部分：公司双语介绍，第二部

分：新产品介绍（真古绣坊丝巾，桑蚕丝手提包，双面绣杭丝扇子、

蚕丝提花秋冬棉袄马甲、古法云纱真丝旗袍）第三部分:联系方式，包

括电话号码，邮箱和网址。风格色调设置：风格淡雅，色调偏蓝印刷

排版：尺寸285*210.共8本，横排封面（道林纸120克，双面，彩

色）内页（道林纸100克，双面，彩色），塑线烫订。（产品双语宣传

册见附件5）

2.12员工评选

负责人：刘柳/p>

小组成员：王幸

工作内容：

(1)2024年11月20日制定员工评选标准和设定评选名额；

(2)各部门召开部门会议，依据评选条件，通过民主评议、综合考评的形

式提名候选人；（部门）

(3)2024年11月23日成立评定小组，由他们对提名人进行评定、投票或

评分，并确定最终人选，确定各奖项名单；

(4)28日最终结果由主持人在年会上公布。

评选名额：优秀员工40人，销售冠军10人，最佳团队5个团队，优秀领

导10个人，以部门为单位组织评选，部门人数在10人(含)以下，可选送3

名，部门人数在10人以上，可选送5名，公司将根据各部门人员变动情况实时

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调整评选名额一到两个。

参评范围：主管，助理，员工（试用期员工，或者本月累计请假3天以上

（含），或者迟到、早退2次以上（含），或者无故旷工1天的员工，不得参与

优秀员工评选）

“优秀员工”评选条件：

(1)遵守规章制度，无违纪记录；

(2)热爱本职工作，刻苦钻研，出色完成各项工作；

(3)为公司的发展做出巨大贡献；

(4)在参选人员中，绩效考核排名前40名。

参评范围：主管，助理，正式员工

“销售冠军”评选条件：

(1)在年度绩效考级成绩名列前10名；

(2)全年事假次数少于5天（含）以内；

(3)经常受到客户好评。

参评范围：公司职能部门和运营中心。

“最佳团队”评选条件：

(1)团队凝聚力强，团队完成率达到90%以上；

(2)团队人员无违纪违规记录；

(3)积极配合其他部门的工作；

(4)在团队年度总结评优中排名前5名；

参评范围：副经理级别及以上。

“优秀领导”评选条件：

(1)大公无私，一视同仁，关爱下属；

(2)能协调并处理各个部门的关系，及监督各个部门的工作进度；

(3)严格执行各项规章制度，及本人无违规行为。

评定小组：

由管理层各级领导组成，包括公司领导2至4名，部门负责人3至5名，

人力资源开发中心经理1名，考核专员3名。

2.13节目准备

负责人：李黎19878566822

小组成员：松意和江蕾

时间:2024年12月10日前

13

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工作内容：

(1)挑选背景音乐；

(2)策划节目单；（见表2-1涉外年会双语节目单）

(3)租赁服装；

(4)安排摄影师；

(5)将化妆间位置标号并提前告知演出人员。

表2-1涉外年会双语节目单

涉外年会双语节目单

节目类型演出人员

《动感空间》舞蹈

人力资源部严希，邱股域

DynamicspaceDance

《高燃》舞蹈

策划部陆思行，钟雄

MyseeDance

创意表演

国潮走秀特邀模特

Creative

China-ChicShowSpeciallyinvitedmodels

performace

《天地英雄》武术表演技术部周羽忻，王诺

HeroesofHeavenMartialArtsPlanningDepartmentZhou

andEarthPerformanceYuxin,WangNuo

总经理赵樱和销售部长朱文杰

《等待》英文歌

GeneralManagerZhaoYingand

StayEnglishsong

SalesDirectorZhuWenjie

乐器演奏设计部孔萧，范鸣成

《和鸣》

InstrumentalKongXiaoandFanMingcheng

Harmony

performancefromtheDesignDepartment

《囧司徒每日秀》后勤部曹静晗，苏沐，许君聪

脱口秀

TheDailyShowwithLogisticsDepartmentCao

Talkshow

JonStewartJinghan,SuMu,XuJuncong

《乘风破浪》宣传部郑舟许，陶欢

歌曲

"RidingtheWindandZhengZhouxuandTaoHuan

Song

BreakingtheWaves"fromthePropagandaDepartment

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《难忘今宵》财务部徐靖如，柳捷鸣

歌曲

UnforgettableXuJingruandLiuJiemingfrom

Song

TonighttheFinanceDepartment

2.14经费预算

负责人：王思/p>

小组成员：华言

时间：2024年12月24日前

工作内容：

(1)制定经费预算表；（见表2-2经费预算表）

(2)根据具体情况进行细微调整，将费用控制在合理的范围。

表2-2经费预算表

序预计金额

类别项目数量总计/元

号/元

1场地费宴会厅1间17,00017,000

菜肴12桌26,400

酒水12份7,200

2宴席费36,960

甜点12份960

水果12份2,400

海尔桌面加湿器40台4,000

华为手机10台60,000

小米手环8只1,440

咖啡机5台25,000

3奖励费105,080

家用投影仪8台3,200

茶具套装10套10,000

荣誉证书54个540

奖杯45个900

微波炉8台2,400

4抽奖费眼部按摩仪15台2,8509,450

豆桨机20个3，000

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盐津铺子零食大

30包1,200

礼包

外宾往返机票8张21,145

5交通费25,645

国内客人8张4500

音响4台500

LED大屏幕1个2,100

6租赁设备费3,900

舞台灯4个1,200

话筒4个100

横幅5条75

演出服饰401,000

花篮8个480

鲜花15束750

7道具费彩带20份803,145

kt板定制1个400

红地毯1条100

姓名牌120个240

8住宿费外宾住房8间60806080

礼品300份1,8001,800

9其他

纸质邀请函120张240240

10总计费用209,300

3年会实施

3.1入场签到与接待

负责人：郑松盈（19878668922）和杨慧

小组成员：黄薛梓（接待组），李恺（翻译组）

签到时间：2024年12月28日，15:30-16:00

签到方式：现场二维码签到

工作内容：

(1)接待组和翻译组辅助客户扫描现场二维码；

16

湖南商务职业技术学院毕业设计

(2)接待人员告知外宾座位号并引领他们入场就坐，翻译人员陪同翻译；

(3)接待人员告知国内客人座位号并引领他们入场就坐；

(4)将本员工座位表提前发在工作群里。

图3-1签到码

3.2年会开幕式

负责人：李之孟

小组成员：柳梦捷

时间：2024年12月28日，15:10-15:35

工作内容：

(1)主持人宣读开幕词（见附件6）；对出席的领导及外宾进行介绍并表示

热烈欢迎；

(2)对全体员工表示感谢和祝福；

(3)播放我方企业发展历程的视频；

(4)邀请董事长上台致辞并宣布晚宴正式开始，点亮LED屏的图案。

3.3领导致辞

负责人：张菲燃

小组成员：彭范程

时间：2023年12月20日-22日

工作内容:

(1)准备董事长致辞稿；(见附件7)

(2)纸稿审定。

3.4抽奖游戏

负责人：宋伟臻

小组成员：刘威

时间:2024年12月6日前

17

湖南商务职业技术学院毕业设计

工作内容:

(1)负责制定抽奖游戏的规则；

(2)在演出空留的时间里，请主持人组织开始游戏；

(3)安排礼仪组给获奖客人颁奖。

以下为现场游戏规则介绍：

1.九宫格有奖问答

程序员提前在电脑上设置好九宫格的问题，年会抽奖环节，主持人根据

嘉宾入场号码牌抽取一部分号码进行有奖问答。

2.抢气球

主持人选取一部分客人来强气球，将一，二，三等奖和特等奖项分别放入

气球里，丢在空中，让每个人将抢到的气球扎破，取出奖券，幸运者中奖。

3.凳子下面寻宝

会场布置工作人员事先在凳子下面粘贴好装入奖品券的信封，主持人在抽

奖环节中公布结果，坐到有信封的凳子可以凭奖品券兑换奖品。

以下为抽奖奖品一览表：

表3-2抽奖奖品

奖项名额奖品

一等奖8人微波炉

二等奖15人眼部按摩仪

三等奖20人豆桨机

鼓励奖30人盐津铺子零食大礼包

3.5产品宣传PPT

负责人：贺筱丹

小组成员：黄凯忻

时间：2024年12月28日

工作内容：

(1)安排产品研发部和技术创新部工作人员，通过PPT以及动图展示我们

系列新产品，加实物展示，并给客户试戴；

(2)安排特邀模特现场走秀展示。

3.6年度表彰

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湖南商务职业技术学院毕业设计

负责人：毛易成

小组成员：蒋欣

时间：2024年12月28日16：30-16：50

工作内容：

(1)安排主持人依次宣布获奖人的名字和荣誉，并介绍其优秀表现；

(2)邀请董事长为获奖者颁发奖状和荣誉证书；

(3)安排摄影师现场拍照留念；

(4)安排礼仪组准备奖状，荣誉证书和奖品。

表3-3奖励员工明细表

奖励员工明细

名称人数奖励费用/元

荣誉证书＋奖杯＋海尔桌面加

优秀员工15个1500

湿器

销售冠军6个荣誉证书＋奖杯＋华为手机18000

最佳团队奖3个团队荣誉证书＋奖杯＋咖啡机15000

优秀领导5个荣誉证书＋奖杯＋茶具套装5000

3.7年会晚宴

负责人：宗楚欣

时间：2024年12月28日15：10-20：10

工作内容：

(1)提前将客人的忌口和特殊要求告诉酒店工作人员。

(2)将拟定好