《XX省职业院校档案保密管理规范》(试行)

《XX省职业院校档案保密管理规范》(试行)1范围本规范规定了XX省职业院校档案保密管理的基本要求、管理职责、档案保密制度、保密档案的管理、档案利用与保密、保密监督与检查等内容。适用于XX省行政区域内的各类职业院校（含技工学校）档案保密管理工作。2规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。《中华人民共和国保守国家秘密法》《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保守国家秘密法实施条例》《机关档案管理规定》《高等学校档案管理办法》3术语和定义3.1职业院校档案职业院校在教学、科研、管理等活动中直接形成的，对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。3.2保密档案涉及国家秘密、工作秘密、商业秘密以及个人隐私等需要保密的档案。3.3档案保密管理为确保保密档案的安全，防止档案信息泄露而采取的一系列措施和方法。4基本要求4.1制度建设职业院校应建立健全档案保密管理制度，明确保密管理职责、工作流程和保密措施，确保档案保密工作有章可循。4.2人员管理档案管理人员应具备良好的政治素质、职业道德和保密意识，接受保密教育培训，熟悉档案保密管理的法律法规和规章制度。对涉及保密档案管理的人员，应进行严格的审查和监督，签订保密承诺书，明确保密责任。4.3设施设备档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防光、防尘、防磁等安全设施，确保档案的安全保存。配备必要的保密设备，如密码锁、监控设备、涉密计算机等，防止档案信息泄露。4.4信息化管理建立档案信息管理系统，对保密档案进行分类、编号、存储和检索，实现档案信息的数字化管理。加强档案信息系统的安全防护，采取身份认证、访问控制、加密存储等技术手段，确保档案信息的安全。5管理职责5.1学校领导职责学校主要领导是档案保密管理工作的第一责任人，对学校档案保密工作负全面领导责任。定期研究档案保密工作，解决档案保密工作中的重大问题，保障档案保密工作所需的人员、经费和设施设备。5.2档案管理部门职责负责制定和完善学校档案保密管理制度，并组织实施。对学校各部门的档案保密工作进行指导和监督，确保档案保密制度的落实。负责保密档案的收集、整理、保管和利用等工作，确保保密档案的安全。5.3各部门职责各部门应明确专人负责本部门档案的保密管理工作，严格执行学校档案保密管理制度。及时收集、整理本部门形成的保密档案，并按规定移交学校档案管理部门。在档案利用过程中，严格遵守保密规定，确保档案信息不泄露。6档案保密制度6.1定密制度按照国家有关保密规定，对学校形成的档案进行密级确定。明确定密责任人，规范定密程序，确保定密准确、及时。6.2档案收集制度各部门在档案收集过程中，应注意区分保密档案和非保密档案，对涉及保密内容的档案应单独收集、整理。对收集到的保密档案，应及时进行登记和编号，确保档案的完整性和准确性。6.3档案整理制度对保密档案进行整理时，应严格按照档案整理的规范和要求进行，确保档案的分类科学、编号准确、装订整齐。在整理过程中，应注意保护档案的原始面貌，不得随意涂改、损毁档案。6.4档案保管制度保密档案应存放在专门的档案库房中，实行专人管理。档案库房应设置明显的保密标识，非档案管理人员不得擅自进入。定期对保密档案进行检查和维护，确保档案的安全。6.5档案利用制度严格控制保密档案的利用范围，确因工作需要利用保密档案的，应按照规定办理审批手续。利用保密档案时，应在指定的场所进行，不得将档案带出档案库房。对利用保密档案的人员，应进行登记和监督，确保档案信息不泄露。6.6档案销毁制度对已失去保存价值的保密档案，应按照规定进行销毁。销毁保密档案时，应严格执行审批程序，确保销毁过程安全、保密。销毁保密档案应采用粉碎、焚烧等方式，确保档案信息无法恢复。7保密档案的管理7.1保密档案的分类保密档案可分为国家秘密档案、工作秘密档案、商业秘密档案和个人隐私档案等。7.2保密档案的标识对保密档案应进行明确的标识，标明密级、保密期限等信息。保密档案的标识应符合国家有关保密规定，确保标识清晰、准确。7.3保密档案的存储保密档案应存放在专门的档案柜或档案盒中，实行分类存放、专柜保管。对不同密级的保密档案应分开存放，确保档案的安全。7.4保密档案的转移因工作需要转移保密档案时，应办理严格的转移手续，确保档案的安全。转移保密档案时，应采用安全可靠的运输方式，并有专人护送。8档案利用与保密8.1档案利用审批利用保密档案应填写《保密档案利用审批表》，经相关部门和领导审批同意后，方可利用。审批内容应包括利用目的、利用范围、利用方式等。8.2档案利用过程中的保密措施利用保密档案时，应在档案管理部门指定的场所进行，不得将档案带出指定场所。利用人员应遵守档案利用规定，不得擅自复制、摘抄、传播档案信息。对利用过程中形成的复制件，应按照保密档案的管理要求进行管理。8.3档案利用后的归还利用完毕后，利用人员应及时归还保密档案，并办理归还手续。档案管理部门应对归还的档案进行检查，确保档案的完整性和安全性。9保密监督与检查9.1监督检查机制学校应建立档案保密监督检查机制，定期对档案保密工作进行检查。检查内容包括档案保密制度的执行情况、保密档案的管理情况、档案利用情况等。9.2