档案责任制追究制度

PAGE档案责任制追究制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的真实性、完整性、准确性和安全性，明确档案管理工作中各部门及人员的职责，规范档案管理行为，特制定本档案责任制追究制度（以下简称“本制度”）。（二）适用范围本制度适用于公司各部门、各分支机构以及全体员工在档案管理工作中的责任界定与追究。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵循国家有关档案管理的法律法规以及行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.责任明确原则：明确档案管理工作中各环节、各岗位的具体责任，做到责任清晰、各司其职。3.实事求是原则：以事实为依据，客观公正地认定责任，确保追究结果公平合理。4.教育与惩戒相结合原则：通过责任追究，达到教育员工、规范行为、改进工作的目的，同时注重与激励机制相结合，促进档案管理工作水平的提升。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司档案管理制度、流程和标准，并组织实施。2.统筹规划公司档案管理工作，指导、监督各部门的档案收集、整理、归档、保管和利用等工作。3.负责公司各类档案的集中统一管理，包括档案的接收、分类、编目、上架、存储等工作，确保档案安全有序存放。4.建立健全档案信息管理系统，实现档案的数字化管理，提高档案检索和利用效率。5.组织开展档案鉴定、销毁工作，按照规定程序对已到保管期限且无保存价值的档案进行鉴定和销毁处理。6.负责档案管理人员的培训与考核，提高档案管理队伍的业务素质和专业水平。7.参与公司重大项目、重要活动的档案管理工作，提供档案管理方面的专业支持和指导。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理、立卷和归档工作，确保档案资料的齐全、完整、准确。2.按照公司档案管理制度的要求，定期向档案管理部门移交应归档的档案，并办理交接手续。3.明确本部门档案管理工作的责任人，负责对本部门档案管理工作进行日常监督和检查，及时发现和纠正存在的问题。4.配合档案管理部门开展档案鉴定、销毁等工作，提供相关档案资料和信息。5.在开展业务活动过程中，严格遵守档案管理规定，妥善保管和使用档案，不得擅自涂改、伪造、损毁、丢失档案。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理岗位职责，严格遵守档案管理工作流程和操作规范。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等具体工作，确保档案整理质量符合要求。3.做好档案的保管和维护工作，定期对档案进行检查和清点，确保档案安全，防止档案损坏、丢失、泄密等情况发生。4.熟练掌握档案信息管理系统的操作技能，及时录入和更新档案信息，为档案查询和利用提供准确便捷的服务。5.积极配合各部门做好档案的查阅、借阅等利用工作，按照规定办理相关手续，做好登记和跟踪服务。6.参与档案鉴定、销毁等工作，提供专业意见和建议。三、档案管理工作流程及责任要求（一）档案收集1.各部门应明确档案收集的范围、内容和标准，确保在业务活动过程中形成的各类文件材料及时、完整地收集齐全。2.档案管理人员应主动与各部门沟通协调，了解档案形成情况，定期提醒各部门及时收集档案资料。3.对于重要会议、重大项目、重要活动等形成的档案，相关部门应指定专人负责收集，并及时移交档案管理部门。4.责任要求：各部门收集的档案应真实、准确、完整，不得遗漏重要文件材料。如因工作疏忽导致档案缺失或不完整，由该部门承担相应责任。档案管理人员应认真履行收集职责，对收集到的档案进行初步审核，发现问题及时反馈给相关部门进行补充或更正。如因审核把关不严导致档案质量问题，档案管理人员应承担相应责任。（二）档案整理1.档案管理人员应按照档案分类方案和编号规则，对收集到的档案进行科学分类、编号和编目。2.整理过程中，应确保档案材料齐全完整、顺序合理、编目准确，便于保管和利用。3.对于破损、褪色的档案材料，应进行修复或复制；对于字迹模糊、难以辨认的档案材料，应进行抄写或打印。4.责任要求：档案整理人员应严格按照整理规范进行操作，确保档案整理质量。如因整理不规范导致档案查找困难或利用不便，整理人员应承担相应责任。对于整理过程中发现的档案问题，如材料缺失、编号错误等，整理人员应及时与相关部门沟通核实，并进行纠正。如因未及时发现或处理不当导致问题扩大，整理人员应承担相应责任。（三）档案归档1.各部门应在规定时间内将整理好的档案移交档案管理部门进行归档。2.档案管理部门接收归档档案时，应认真核对档案数量、质量和交接手续，确保档案移交工作规范有序。3.归档后的档案应及时上架存放，并在档案管理系统中进行准确录入和标注，以便快速检索和利用。4.责任要求：各部门应按时、足额移交档案，不得拖延或截留。如因未按时移交导致档案管理工作延误，该部门应承担相应责任。档案管理部门在接收档案时应严格把关，对不符合归档要求的档案应及时退回相关部门重新整理。如因接收把关不严导致问题档案进入归档环节，档案管理部门应承担相应责任。（四）档案保管1.档案管理部门应提供安全、适宜的档案保管场所，配备必要的档案保管设施设备，如防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.定期对档案进行检查和清点，及时发现并处理档案保管过程中出现的问题，如档案损坏、霉变、虫蛀等。3.建立档案保管台账，详细记录档案的入库、出库、存放位置等信息，确保档案管理有序可循。4.责任要求：档案保管人员应认真履行保管职责，确保档案保管环境安全可靠。如因保管不善导致档案损坏、丢失等情况发生，保管人员应承担相应责任。对于发现的档案保管问题，保管人员应及时采取措施进行处理，并向上级报告。如因未及时处理导致问题恶化，保管人员应承担相应责任。（五）档案利用1.公司内部人员因工作需要查阅、借阅档案时，应按照规定填写查阅、借阅申请表，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理相关手续。2.档案管理部门应严格按照审批意见提供档案服务，做好查阅、借阅登记和跟踪管理工作，确保档案按时归还。3.查阅、借阅档案时，应在指定地点进行，不得擅自将档案带出档案管理部门或转借他人。如需复印档案，应经档案管理部门同意，并按照规定进行登记。4.责任要求：查阅、借阅档案人员应严格遵守档案利用规定，不得擅自扩大查阅、借阅范围或泄露档案内容。如因违规操作导致档案信息泄露或损坏，查阅、借阅人员应承担相应责任。档案管理部门应严格执行档案利用审批制度，对不符合规定的申请不予办理。如因违规提供档案服务导致档案管理出现问题，档案管理部门应承担相应责任。（六）档案鉴定与销毁1.档案管理部门应定期组织档案鉴定工作，成立档案鉴定小组，对已到保管期限的档案进行鉴定。2.鉴定小组应根据档案的历史价值、现实利用价值等因素，提出鉴定意见，确定档案的存毁。3.对拟销毁档案，应编制销毁清册，报经公司领导审批后，按照规定程序进行销毁。销毁过程中应指定专人负责监销，并做好记录。4.责任要求：档案鉴定人员应客观公正地进行鉴定工作，确保鉴定结果准确合理。如因鉴定失误导致有保存价值的档案被销毁，鉴定人员应承担相应责任。档案销毁人员应严格按照审批意见和销毁程序进行操作，确保销毁工作彻底、安全。如因销毁过程中出现问题，销毁人员应承担相应责任。四)档案责任制追究方式（一）批评教育对于在档案管理工作中出现轻微失误或违反档案管理规定，但未造成严重后果的人员，给予批评教育，责令其立即改正错误行为，并对相关问题进行说明。（二）警告处分对违反档案管理规定，情节较轻，影响较小的人员，给予警告处分。受警告处分期间，不得晋升职务和级别，并取消当年评优评先资格。（三）记过处分对于违反档案管理规定，造成一定损失或不良影响的人员，给予记过处分。受记过处分期间，不得晋升职务和级别，不得享受年度奖金，并根据情节轻重扣减一定比例的绩效工资。（四）记大过处分对违反档案管理规定，情节严重，造成较大损失或恶劣影响的人员，给予记大过处分。受记大过处分期间，不得晋升职务和级别，不得享受年度奖金，扣减一定比例的绩效工资，并视情节调整工作岗位。（五）降职或撤职处分对于违反档案管理规定，给公司造成重大损失或严重不良影响的人员，给予降职或撤职处分。降职或撤职后，相应降低工资待遇，并根据公司相关规定进行岗位调整。（六）解除劳动合同关系对违反档案管理规定，情节特别严重，给公司造成不可挽回损失的人员，依法解除劳动合同关系，并追究其法律责任。五、档案责任制追究程序（一）线索发现1.档案管理部门在日常检查、监督过程中发现档案管理问题或接到相关投诉举报后，应及时进行调查核实，确定是否存在责任追究情形。2.各部门在工作中发现本部门或其他部门存在违反档案管理规定的行为，应及时向档案管理部门报告，提供相关线索和证据。（二）立案调查1.档案管理部门根据线索发现情况，认为需要进行责任追究的，应填写《档案责任制追究立案审批表》，报公司分管领导批准后立案。2.成立调查小组，对责任追究事项进行全面调查。调查小组应至少由两名成员组成，负责收集证据、询问相关人员、查阅档案资料等工作，确保调查结果客观公正。3.调查小组应在规定时间内完成调查工作，并形成调查报告，详细说明责任追究事项的事实经过、证据情况、责任认定依据以及处理建议等。（三）责任认定1.公司档案管理工作领导小组根据调查报告，对责任追究事项进行审议，依据本制度相关规定，明确责任部门和责任人，认定责任性质和程度。2.在责任认定过程中，应充分听取责任部门和责任人的陈述和申辩意见，确保责任认定结果公平合理。（四）处理决定1.根据责任认定结果，公司档案管理工作领导小组提出处理建议，报公司领导审批后作出处理决定。2.处理决定应以书面形