印章保管员责任制度

PAGE印章保管员责任制度一、总则（一）目的为加强公司印章管理，规范印章保管、使用行为，防范印章使用风险，维护公司合法权益，特制定本责任制度。（二）适用范围本制度适用于公司各类印章的保管、使用及相关责任人的管理。（三）印章分类1.公司公章：代表公司对外行使权力、承担责任的正式印章。2.法定代表人章：用于特定文件或事项，代表法定代表人行使职权。3.合同专用章：专门用于签订各类合同。4.财务专用章：用于财务核算、资金收付等相关财务业务。5.部门章：各部门使用的印章，用于部门内部文件、业务往来等。（四）基本原则1.印章保管与使用分离原则，确保印章使用的安全性和规范性。2.严格审批原则，所有印章使用必须经过规定的审批流程。3.责任追究原则，对印章保管和使用不当造成的损失，追究相关责任人的责任。二、印章保管（一）保管人员职责1.印章保管员应具备良好的职业道德和责任心，严格遵守公司印章管理制度。2.负责印章的日常保管，确保印章存放安全，防止印章被盗、遗失或损坏。3.建立印章保管台账，详细记录印章的领取、使用、归还等情况。4.定期检查印章保管情况，如发现问题及时报告并采取措施。（二）保管场所1.公司公章、法定代表人章、合同专用章应存放在专门的保险柜中，保险柜应放置在安全、保密的房间内。2.财务专用章应存放在财务部门的专用保险柜中，由财务人员专人保管。3.部门章应存放在各部门指定的安全地点，由部门负责人指定专人保管。（三）印章交接1.印章保管员因工作调动、离职等原因需要交接印章时，必须办理严格的交接手续。2.交接双方应在监交人的监督下，对印章的数量、完好情况等进行清点，并在交接清单上签字确认。3.交接清单应一式三份，交接双方各执一份，存档一份。三、印章使用（一）使用范围1.公司公章用于公司对外的重要文件、合同、协议等的签署。2.法定代表人章用于特定文件或事项，如法定代表人授权书等。3.合同专用章用于签订各类合同。4.财务专用章用于财务核算、资金收付等相关财务业务。5.部门章用于部门内部文件、业务往来等。（二）使用流程1.申请：使用印章的部门或个人应填写《印章使用申请表》，详细说明使用印章的事由、文件名称、使用时间等。2.审批：申请表应按照公司规定的审批流程进行审批，审批人应认真审核申请事项，确保使用印章的合法性和必要性。3.用印：经审批同意后，印章保管员凭审批后的申请表用印，并在《印章使用登记簿》上登记用印情况。4.盖章：用印时应确保印章清晰、端正，不得模糊、歪斜或重叠。5.留存文件：用印后的文件应留存一份复印件，作为印章使用的记录。（三）特殊情况处理1.紧急情况下需要使用印章，但无法按照正常审批流程进行审批时，使用部门或个人应电话请示相关领导同意，并在事后及时补办审批手续。2.涉及重大事项或金额较大的合同等文件，应经公司法律顾问审核后再用印。四、印章审批（一）审批权限1.公司公章、法定代表人章、合同专用章的使用，由公司总经理审批。2.财务专用章的使用，由财务负责人审批。3.部门章的使用，由部门负责人审批。（二）审批流程1.使用部门或个人填写《印章使用申请表》，并提交相关文件或资料。2.申请表依次提交给各级审批人进行审批，审批人应在申请表上签署审批意见和姓名。3.审批通过后，申请表返回印章保管员处，印章保管员按照审批意见进行用印。五、印章监督与检查（一）监督部门公司行政部门负责对印章保管和使用情况进行监督检查。（二）检查内容1.印章保管情况，包括保管场所、保险柜使用等是否符合规定。2.印章使用情况，包括审批流程是否规范、用印记录是否完整等。3.印章交接情况，包括交接手续是否齐全、交接清单是否完整等。（三）检查频率行政部门应定期对印章保管和使用情况进行检查，每月至少检查一次。（四）问题处理1.检查中发现的问题，行政部门应及时向相关责任人提出整改意见，并跟踪整改情况。2.对违反印章管理制度的行为，行政部门应及时进行调查，并按照公司规定进行处理。六、印章挂失与补办（一）挂失1.印章如不慎遗失或被盗，印章保管员应立即向公司报告，并采取措施防止印章被非法使用。2.公司应及时在报纸等媒体上发布印章挂失声明，声明内容应包括印章名称、编号、挂失日期等。（二）补办1.挂失后，公司应按照规定的程序重新刻制印章。2.重新刻制印章前，公司应向公安机关等相关部门申请备案，并提交相关证明材料。3.新印章刻制完成后，应按照印章交接程序进行交接，并在印章保管台账上进行记录。七、责任追究（一）责任界定1.因印章保管员保管不善，导致印章被盗、遗失或损坏的，由印章保管员承担相应责任。2.因使用部门或个人违规使用印章，导致公司遭受损失的，由使用部门或个人承担相应责任。3.因审批人审批不严，导致印章使用不当的，由审批人承担相应责任。（二）责任追究方式1.批评教育：对违反印章管理制度情节较轻的责任人，给予批评教育。2.经济处罚：对因印章管理不当给公司造成经济损失的责任人，根据损失情况给予相应的经济处罚。3.行政处分：对违反印章管理制度情节严重的责任人，给予警告、记过、记大过、降级、撤职等行政处分。4.法律责任：对因印章管理不当给公司造成重大损失或触犯法律的责任人，依法追究其法律责任。八、附则（一）解释权本制度由