机关单位档案管理制度及流程规范

机关单位档案管理制度及流程规范一、总则机关单位档案是机关在履行职能、开展工作过程中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录，是机关工作的重要组成部分，也是国家档案资源的重要构成。为规范我单位档案管理工作，提高档案管理科学化、制度化、规范化水平，确保档案的真实、完整、安全和有效利用，依据国家有关档案法律法规和行业标准，结合我单位实际，制定本制度。本制度适用于单位内部所有部门及全体工作人员在公务活动中形成的各类档案的管理。档案工作实行统一领导、分级负责的原则，坚持实事求是、规范管理、安全保密、方便利用的方针。二、档案管理体制与职责（一）管理体制单位档案工作实行统一领导、归口管理的体制。成立档案工作领导小组，由单位分管领导任组长，各部门负责人为成员，负责统筹协调档案管理工作中的重大事项。办公室为档案工作的职能管理部门，配备专职（或兼职）档案管理人员，具体负责本单位档案的统一收集、整理、保管、利用、鉴定和销毁等工作。各业务部门应指定专人（兼职档案员）负责本部门形成文件材料的收集、整理、预归档和向办公室移交工作。（二）工作职责1.档案工作领导小组职责：审定档案工作发展规划和规章制度；研究解决档案工作中的重大问题；督促检查各部门档案工作落实情况。2.办公室（档案管理部门）职责：贯彻执行国家档案工作的法律法规和方针政策；制定和完善本单位档案管理制度和工作细则；负责各类档案的接收、整理、鉴定、保管、统计、利用和销毁工作；指导和督促各部门做好文件材料的形成、积累、预归档和移交工作；组织档案业务培训和学术交流活动；负责档案管理现代化建设；确保档案安全保密。3.各部门职责：负责本部门在工作中形成的各类文件材料的收集、整理、审核和预归档，并按规定时限向办公室移交；协助档案管理部门做好档案利用和编研工作。4.档案管理人员职责：忠于职守，廉洁奉公，严守纪律，具备专业知识和技能；具体执行档案管理制度和工作流程；负责档案的日常管理和维护；热情服务，及时准确地提供档案利用。三、档案收集与归档（一）归档范围凡是本单位在各项工作中形成的，反映单位职能活动，具有查考利用价值的各种门类和载体的文件材料，均属归档范围。主要包括：1.上级机关颁发的需本单位贯彻执行的文件材料；2.本单位党委会、党组会、办公会等会议文件材料；3.本单位制定的各类规章制度、工作计划、总结、报告、请示、批复等；4.本单位在行政管理、业务管理、财务管理、人事管理等活动中形成的文件材料；5.本单位与外单位往来的重要文件材料；6.反映本单位历史沿革、重要活动的声像、实物等材料；7.其他具有保存价值的文件材料。（二）归档要求1.齐全完整：归档的文件材料应齐全、完整，手续完备。2.真实准确：归档的文件材料必须真实反映单位工作实际，内容准确无误。3.规范整理：归档的文件材料应按照档案整理规范要求进行初步整理，做到字迹清楚、载体适宜。4.及时归档：各项工作中形成的文件材料，应在办理完毕后及时收集，按规定时间（一般为次年上半年）向档案管理部门移交归档。专项工作或重大活动结束后，应及时整理归档。（三）归档手续档案移交时，移交部门与档案管理部门应办理交接手续，填写《档案移交清册》，双方签字确认，一式两份，各执一份。四、档案整理与保管（一）档案整理档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。整理工作包括分类、编号、排列、编目、装盒（或装订）等环节。具体整理方法应按照国家或行业相关档案著录规则和整理规范执行。（二）档案保管1.库房要求：档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，做到防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘。配备必要的温湿度调控设备、消防器材和监控设备。2.入库管理：整理完毕的档案应及时入库，按照档案分类方案和编号顺序排放，做到定位存放，便于存取。3.日常维护：定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。对破损、褪色的档案应及时修复或复制。4.载体保护：对特殊载体档案（如录音带、录像带、光盘、照片等），应采取专门的保管措施，确保其长期可读。5.库房管理：严格执行库房管理制度，非档案管理人员未经许可不得进入库房。档案管理人员进入库房应履行登记手续。五、档案利用与保密（一）档案利用档案利用是档案工作的目的。单位应建立健全档案利用制度，在确保档案安全保密的前提下，积极为单位各项工作和社会利用提供服务。1.利用范围：本单位工作人员因工作需要可查阅本单位档案。外单位查阅档案须持单位介绍信和有效身份证件，经档案管理部门负责人批准。2.利用手续：查阅档案须填写《档案查阅登记表》，注明查阅目的、档案名称、查阅人等信息。3.利用要求：查阅档案时应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。未经批准，不得擅自复制、拍摄、摘录档案内容。涉密档案的利用，严格按照保密规定执行。4.档案借阅：档案一般不得带出档案库房。确因特殊情况需要借出的，须经单位分管领导批准，严格履行借阅手续，限期归还。档案借出期间，借阅人对档案的安全、保密负全部责任。（二）档案保密档案保密工作是档案管理的生命线。必须严格执行国家保密法律法规，确保国家秘密、工作秘密和敏感信息的安全。1.涉密档案管理：涉密档案应单独存放，严格按照密级管理要求进行收发、登记、传阅、保管和销毁。2.保密教育：定期对档案管理人员和全体工作人员进行保密教育，增强保密意识。3.责任追究：对违反档案保密规定，造成档案失泄密事件的，应视情节轻重追究相关人员责任。六、档案鉴定与销毁（一）档案鉴定档案鉴定工作是按照档案保管期限表，对档案的保存价值进行鉴别和判定，确定其保管期限。1.鉴定组织：成立档案鉴定工作小组，由单位分管领导、办公室负责人、档案管理人员和相关业务部门人员组成。2.鉴定标准：按照国家档案局制定的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》及相关专业档案保管期限表执行。3.鉴定程序：档案鉴定工作小组定期对已到保管期限的档案进行鉴定，提出存毁意见，报单位领导审批。（二）档案销毁对经鉴定确无保存价值的档案，应按规定程序予以销毁。1.销毁审批：填写《档案销毁清册》，报单位分管领导和主要领导批准。2.销毁实施：档案销毁应有两人以上负责监销，确保档案材料彻底销毁，防止泄密。监销人应在《档案销毁清册》上签字，并注明销毁时间、地点和方式。3.销毁清册保存：《档案销毁清册》应永久保存。七、档案管理流程规范为确保档案管理各环节有序衔接，提高工作效率，特制定以下工作流程：1.文件材料形成与积累：各部门工作人员在公务活动中形成的文件材料，应及时收集、整理，放入指定的文件盒（夹）中积累。2.整理与预归档：各部门兼职档案员在每年上半年，对上一年度形成的文件材料进行系统整理、分类、组卷、编目，完成预归档工作。3.审核与移交：部门负责人对预归档的档案进行审核，确认无误后，由兼职档案员填写《档案移交清册》，向办公室档案管理部门移交。4.接收与入库：档案管理部门对移交的档案进行检查验收，合格后办理接收手续，并将档案整理入库。5.保管与维护：档案管理人员按照档案保管要求进行日常管理，定期检查、维护。6.利用服务：按照档案利用规定，为利用者提供查阅、复制等服务，并做好利用登记。7.鉴定与销毁：档案鉴定工作小组定期对到期档案进行鉴定，对确无保存价值的档案，按程序报批后销毁。八、保障措施1.组织领导：单位领导应高度重视档案工作，将其纳入单位整体发展规划和年度工作计划，定期研究档案工作，解决实际问题。2.队伍建设：加强档案管理人员队伍建设，配备政治素质高、业务能力强的专兼职档案人员，并保持队伍相对稳定。定期组织档案业务培训，提高档案人员的专业素养和技能水平。3.经费保障：将档案工作所需经费（包括档案库房建设与维护、设备购置、档案用品、人员培训、数字化建设等）列入单位年度经费预算，确保档案工作的正常开展。4.设施设备：配备必要的档案装具、办公设备、保护设备和信息化设备，改善档案保管条件，逐步推进档案管理现代化、信息化建设。5.监督检查：档案工作领导小组定期对本单位档案管理制度执行情况、档案管理流程规范情况进行监督检查，对发现的问题及时整改。九、附则1.本制度未尽事宜，按照国家有关档案法律法规和行业标准执