《XX省职业院校学生实习档案管理规范》(试行)

《XX省职业院校学生实习档案管理规范》(试行)一、总则1.为了规范XX省职业院校学生实习档案管理，提高实习管理工作水平，保障学生实习工作的顺利开展，根据国家和省有关职业教育实习的政策法规，结合本省份实际情况，制定本规范。2.本规范适用于XX省内各类职业院校（含中等职业学校、高等职业学校）组织的学生实习档案管理工作。实习包括认识实习、跟岗实习和顶岗实习等形式。3.学生实习档案是指在职业院校学生实习过程中形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，是衡量实习质量、评价学生实习表现以及反映职业院校实习管理水平的重要依据。4.实习档案管理工作应遵循统一领导、分级管理原则，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于查询和利用。二、实习档案管理职责1.学校层面职业院校应成立实习档案管理工作领导小组，由学校分管领导任组长，成员包括教务部门、学生管理部门、实习指导部门等相关负责人。领导小组负责统筹协调实习档案管理工作，制定实习档案管理规章制度，明确各部门职责。教务部门负责统筹实习教学安排，指导实习计划的制定，审核实习方案，监督实习档案管理工作的落实。学生管理部门负责学生实习期间的日常管理和思想政治教育，收集和整理学生实习期间的奖惩信息，协助做好实习档案的归档工作。实习指导部门负责联系实习单位，签订实习协议，组织学生开展实习活动，指导实习指导教师做好实习过程记录，审核实习报告等实习档案材料。2.二级学院（系）层面各二级学院（系）应明确一名领导分管实习档案管理工作，并指定专人负责本学院（系）学生实习档案的收集、整理、保管和移交工作。具体负责实习计划的实施，组织实习指导教师开展实习指导工作，定期检查实习档案的收集情况，确保实习档案材料的及时、完整。3.教师层面实习指导教师负责指导学生实习，做好实习过程记录，包括学生实习表现、实习进度、实习成果等情况。及时收集学生的实习报告、实习日志等材料，对学生的实习成绩进行评定，并将相关材料提交给二级学院（系）实习档案管理人员。三、实习档案内容1.学生个人基本信息学生姓名、性别、出生日期、学号、专业、班级、联系方式等。学生身份证复印件、学生证复印件等相关证明材料。2.实习单位信息实习单位名称、地址、联系方式、单位性质、行业类别等。实习单位简介，包括单位规模、业务范围、主要产品或服务等。3.实习协议学校、实习单位和学生三方签订的实习协议，明确各方的权利和义务，包括实习期限、实习岗位、实习报酬、劳动保护、保险等内容。如有补充协议，也应一并归档。4.实习计划与方案学校制定的实习教学计划，明确实习目标、实习内容、实习要求、考核标准等。实习单位根据学生实习岗位制定的具体实习方案，包括实习岗位任务、实习进度安排等。5.实习过程记录学生实习日志，记录学生每天的实习活动、工作内容、遇到的问题及解决方法等。实习指导教师巡查记录，包括巡查时间、巡查地点、巡查情况等，记录学生实习表现、实习单位反馈、存在的问题及处理措施等。6.实习考核与评价材料学生实习成绩评定表，根据实习单位评价意见、实习成果、实习报告等综合评定学生的实习成绩，成绩评定应包括优秀、良好、中等、合格、不合格等等级。实习单位对学生的评价意见，包括学生的工作态度、工作能力、职业素养等方面的评价。7.实习总结学生实习总结报告，总结实习期间的收获、体会、存在的问题及改进措施等。实习指导教师实习总结，对本次实习工作进行全面总结，包括实习教学效果、存在的问题、改进建议等。8.其他相关材料学生在实习期间获得的荣誉证书、奖励证明等材料。学生实习期间发生的重大事件记录及处理结果等材料。四、实习档案的收集与整理1.收集要求学校各相关部门、二级学院（系）和实习指导教师应按照职责分工，及时收集学生实习档案材料。实习档案材料应真实、准确、完整，符合档案管理的规范要求。对于纸质档案材料，应使用钢笔或签字笔书写，字迹清晰、工整；对于电子档案材料，应采用通用的文件格式存储，确保文件的可读性和可编辑性。2.整理方法实习档案材料应按照学生个人进行分类整理，同一学生的实习档案材料应集中存放。纸质档案材料应按照档案内容的先后顺序进行排列，使用档案盒或文件夹进行装订和保管，并在档案盒或文件夹上注明学生姓名、学号、专业、实习单位等信息。电子档案材料应按照学生姓名或学号建立文件夹，将相关文件按照档案内容进行分类存储，并建立电子目录索引，方便查询和管理。五、实习档案的保管与利用1.保管要求职业院校应建立专门的实习档案库房或档案专柜，配备必要的档案保管设备，如档案架、除湿机、防火防盗报警器等，确保实习档案的安全。实习档案库房应保持适宜的温度和湿度，定期对档案进行检查和维护，防止档案材料受潮、霉变、虫蛀等损坏。实习档案应按照年度和专业进行分类存放，建立档案管理台账，记录档案的入库、出库、借阅等情况。2.保管期限学生实习档案的保管期限为学生毕业后35年，具体保管期限可根据学校实际情况和相关规定确定。保管期限届满后，经学校档案管理部门鉴定，对无保存价值的档案可按照规定程序进行销毁。3.档案利用学校内部相关部门因教学评估、质量监控、学生管理等工作需要查阅实习档案时，应填写档案查阅申请表，经相关部门负责人批准后，方可查阅。学生本人因升学、就业等需要查阅或复印实习档案材料时，应提供相关证明材料，经学校档案管理部门审核同意后，方可办理查阅或复印手续。实习单位因工作需要查阅学生实习档案时，应持单位介绍信和查阅人员有效身份证件，经学校实习管理部门批准后，方可查阅。查阅档案时，不得擅自涂改、抽取、复制档案材料，如需复制档案材料，应经学校档案管理部门同意并办理相关手续。六、实习档案的信息化管理1.职业院校应积极推进实习档案的信息化管理，建立实习档案管理信息系统，实现实习档案的电子化收集、整理、存储和查询。2.实习档案管理信息系统应具备档案录入、查询、统计、分析等功能，方便学校各部门和相关人员对实习档案进行管理和利用。3.加强实习档案信息安全管理，设置不同的用户权限，对实习档案信息进行加密存储和传输，防止档案信息泄露和损坏。定期对实习档案管理信息系统进行备份，确保数据的安全性和可靠性。七、监督与检查1.学校应定期对实习档案管理工作进行检查和评估，检查内容包括实习档案管理制度的执行情况、档案材料的收集整理情况、档案保管条件等。