集团审计档案管理制度

PAGE集团审计档案管理制度一、总则（一）目的为了加强集团审计档案管理，规范审计档案整理、保管、利用等工作，保障审计工作的连续性和审计资料的完整性，提高审计工作质量和效率，根据国家有关法律法规及行业标准，结合集团实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于集团总部及所属各子公司、分公司的审计档案管理工作。（三）定义1.审计档案：是指集团内部审计机构在审计项目实施过程中形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。2.归档：是指审计项目结束后，将审计过程中形成并经过整理的审计资料移交档案管理部门集中保存的过程。（四）管理原则1.集中统一管理原则：集团审计档案由集团档案管理部门统一负责集中管理，确保档案的完整性、系统性和安全性。2.谁审计谁立卷原则：审计项目组负责审计档案的收集、整理和立卷工作，确保档案资料真实、准确、完整。3.规范整理原则：审计档案的整理应遵循国家有关档案管理的标准和规范，便于保管和利用。4.安全保密原则：严格遵守国家保密法律法规，确保审计档案信息安全，防止档案资料泄露。二、审计档案的形成与收集（一）审计档案的形成审计档案形成于审计项目实施的全过程，包括审计计划、审计实施、审计报告、后续跟踪等各个阶段。审计人员应按照审计工作程序，及时、准确地记录审计工作过程和结果，形成具有保存价值的审计资料。（二）审计档案的收集范围1.审计计划阶段：审计项目立项审批文件、审计通知书、审计工作方案、审计项目组人员组成及分工等。2.审计实施阶段：审计证据（包括审计工作底稿、审计取证记录、被审计单位提供的相关资料等）、审计人员与被审计单位沟通记录、审计会议纪要等。3.审计报告阶段：审计报告初稿、征求意见稿、被审计单位反馈意见及审计组对反馈意见的说明、审计报告定稿、审计决定书、审计移送处理书等。4.后续跟踪阶段：后续跟踪审计工作记录、整改情况报告等。5.其他相关资料：与审计项目有关的其他文件、资料，如上级领导对审计项目的批示、审计项目总结等。（三）审计档案收集要求1.及时性：审计项目结束后，审计项目组应及时将审计档案资料收集齐全，整理归档，不得拖延。2.完整性：收集的审计档案资料应完整无缺，能够全面反映审计项目的实施过程和结果。3.准确性：审计档案资料应真实、准确，数据可靠，签字盖章手续完备。三、审计档案的整理（一）整理原则审计档案的整理应遵循审计工作规律和档案管理要求，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。（二）整理方法1.分类：审计档案按照审计项目进行分类，一个审计项目的文件材料组成一个保管单位（卷、册、盒等）。2.排列：每个保管单位内的文件材料按照审计工作程序的先后顺序排列，同一程序内的文件材料按照重要程度排列。3.编号：对每个保管单位进行编号，编号应具有唯一性，便于查找和管理。4.编目：编制审计档案目录，目录应包括保管单位编号、审计项目名称、档案起止日期、保管期限、密级、文件材料题名、页号、备注等内容。（三）装订1.装订要求：审计档案应采用线装或胶装方式装订，装订应牢固整齐，不掉页、不压字、不损坏文件。2.装订顺序：按照审计档案目录顺序，将文件材料依次装订成册，页号应连续编写。四、审计档案的保管（一）保管期限审计档案的保管期限分为永久、定期（30年、10年）两种。具体保管期限根据审计项目的重要程度、涉及金额大小、影响范围等因素确定。1.永久保管：涉及集团重大决策、重要资产处置、严重违法违纪问题等审计项目的档案，应永久保管。2.定期保管：其他审计项目的档案，根据其重要程度和保存价值，分别确定保管期限为30年或10年。（二）保管地点审计档案应存放在集团档案管理部门指定的专用档案库房内，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案安全。（三）保管要求1.建立档案台账：档案管理部门应建立审计档案台账，详细记录档案的编号、名称、保管期限、存放位置等信息，便于查询和管理。2.定期检查：档案管理部门应定期对审计档案进行检查，发现问题及时处理，确保档案的完整性和安全性。温湿度控制：库房内温度应保持在14℃2℃，相对湿度应保持在45%60%。防虫防霉：定期对档案进行防虫、防霉处理，防止档案被虫蛀、霉变。防火防盗：配备必要的消防器材，安装防盗报警装置，确保档案库房安全。五、审计档案的利用（一）利用原则审计档案的利用应遵循依法依规、服务大局、方便利用、安全保密的原则，在确保档案安全的前提下，充分发挥档案的作用。（二）利用范围1.内部审计工作：审计人员在开展后续审计、审计质量检查、审计案例分析等工作时，可以查阅审计档案。2.集团管理决策：集团领导及相关部门在进行决策时，如需了解有关审计情况，可以查阅审计档案。3.外部审计及其他相关部门：根据国家法律法规及有关规定，接受外部审计、纪检监察、司法机关等部门的查询时，按照规定提供审计档案资料。（三）利用手续1.内部查阅：审计人员因工作需要查阅审计档案的，应填写《审计档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。查阅时，档案管理人员应在场监督，查阅人员不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换、批注等。2.集团内部其他部门查阅：集团内部其他部门因工作需要查阅审计档案的，应填写《审计档案查阅申请表》，经集团分管领导批准后，到档案管理部门查阅。查阅手续与内部查阅相同。3.外部查阅：外部审计、纪检监察、司法机关等部门因工作需要查阅审计档案的，应出具单位介绍信及相关证明文件，经集团分管领导批准后，由档案管理部门指定专人负责提供查阅，并做好登记工作。查阅人员不得将档案原件借出，如有特殊需要，须经集团主要领导批准。六、审计档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则审计档案的鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、严格标准、确保安全的原则，准确判定档案的保存价值。（二）鉴定组织成立由集团审计部门、档案管理部门及相关业务部门人员组成的审计档案鉴定小组，负责审计档案的鉴定工作。（三）鉴定内容1.保管期限：根据审计档案的重要程度、涉及金额大小、影响范围等因素，重新审查档案的保管期限是否准确。2.保存价值：对档案的内容进行审查，判断其是否具有保存价值，是否能够反映审计工作的真实情况和历史过程。（四）鉴定程序1.初步审查：档案管理部门对到期的审计档案进行清理，列出清单，提交鉴定小组进行初步审查。2.详细审查：鉴定小组对初步审查通过的档案进行详细审查，逐卷逐件分析档案的保存价值，提出鉴定意见。3.审批：鉴定小组的鉴定意见报集团分管领导审批。（五）销毁1.销毁程序：经批准销毁的审计档案，由档案管理部门指定专人负责监销，确保销毁彻底，防止档案信息泄露。销毁时，应填写《审计档案销毁清册》，详细记录档案的名称、编号、保管期限、销毁时间、销毁方式等信息。2.销毁记录：销毁记录应永久保存，以备查考。七、审计档案信息化管理（一）信息化建设目标建立集团审计档案信息化管理系统，实现审计档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高审计档案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理内容1.档案数字化——将纸质审计档案进行扫描，形成电子档案，建立电子档案数据库。2.档案录入：将审计档案目录及相关信息录入信息化管理系统，便于查询和检索。3.权限管理：在信息化管理系统中设置不同的用户权限，确保审计档案信息安全。4.检索利用：利用信息化管理系统的检索功能，方便审计人员及相关部门快速查找所需