审计响应支持制度

PAGE审计响应支持制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司审计响应支持工作，确保公司在面对各类审计时能够及时、有效地提供准确信息和支持，保障公司运营合规、财务健康，维护公司利益，提升公司整体管理水平和风险应对能力。（二）适用范围本制度适用于公司各部门、各分支机构以及全体员工在接受内部审计、外部审计（包括政府审计、注册会计师审计等）过程中的响应支持工作。（三）基本原则1.依法合规原则严格遵守国家法律法规、行业监管要求以及相关审计准则，确保审计响应支持工作合法、合规。2.及时准确原则在规定时间内，向审计机构提供真实、完整、准确的资料和信息，不得延误、隐瞒或提供虚假信息。3.协作配合原则各部门、各岗位应密切协作，积极配合审计工作，不得推诿、扯皮，共同保障审计工作顺利进行。4.保密原则对审计过程中涉及的公司商业秘密、敏感信息等予以严格保密，不得泄露给无关人员。二、审计响应支持工作流程（一）审计通知接收1.当公司收到内部审计部门或外部审计机构的审计通知后，由公司办公室负责统一接收，并及时登记审计通知的相关信息，包括审计机构名称、审计范围、审计时间、审计人员等。2.办公室在收到审计通知后的[X]个工作日内，将审计通知转发给相关部门负责人，并抄送公司管理层。（二）审计准备1.组建审计响应小组相关部门负责人在接到审计通知后，应立即组织本部门人员成立审计响应小组，明确小组成员职责分工。审计响应小组一般应包括财务人员、业务骨干、资料管理人员等。2.收集整理资料财务部门负责收集整理公司财务报表、会计凭证、账簿、财务管理制度等相关财务资料。各业务部门负责收集整理与本部门业务相关的合同协议、业务流程文档、统计报表、项目资料等。资料管理人员负责对收集到的资料进行分类、编号、装订，并建立资料清单。3.开展自查自纠审计响应小组应根据审计通知要求，对本部门相关业务和财务状况进行自查自纠，查找存在的问题和风险，并形成自查报告。自查报告应包括问题描述、原因分析、整改措施及预计整改时间等内容。（三）审计实施阶段响应1.首次会议审计机构进场后，公司应组织召开首次会议，由审计机构介绍审计目的、范围、程序和方法，公司介绍参会人员及相关情况。首次会议应形成会议纪要，参会各方签字确认。2.资料提供与沟通审计响应小组按照审计机构的要求，及时提供相关资料，并安排专人负责与审计人员沟通，解答审计人员提出的问题。在资料提供过程中，如发现资料存在缺失或不完整的情况，应及时补充完善，并向审计机构说明情况。对于审计人员提出的疑问和问题，审计响应小组应在[X]个工作日内给予书面回复，如有特殊情况需要延长回复时间，应提前向审计机构说明原因。3.现场沟通与协调审计过程中，审计人员如需到公司现场进行实地查看、访谈等工作，审计响应小组应积极配合，安排相关人员协助，并确保现场工作顺利进行。对于审计人员提出的现场问题，相关人员应如实回答，并提供必要的解释和说明。如现场发现问题需要及时整改的，审计响应小组应立即组织整改，并将整改情况及时反馈给审计机构。（四）审计报告征求意见阶段1.审计机构出具审计报告征求意见稿后，公司办公室应在[X]个工作日内将审计报告征求意见稿转发给相关部门负责人及公司管理层，并组织召开审计报告征求意见会议。2.相关部门应认真研究审计报告征求意见稿，对报告中涉及本部门的问题进行核实和分析，如有异议应在[X]个工作日内以书面形式反馈给公司办公室，并说明理由和依据。3.根据各部门反馈意见，公司办公室负责整理汇总后统一反馈给审计机构，并与审计机构就反馈意见进行沟通协商，争取达成一致意见。（五）审计报告定稿及后续跟踪1.审计机构根据公司反馈意见对审计报告进行修改完善后，出具正式审计报告。公司办公室应及时将正式审计报告转发给相关部门及公司管理层，并组织召开审计结果通报会议。2.各部门应根据审计报告提出的问题和建议，制定详细的整改计划，明确整改责任人、整改措施和整改期限，并将整改计划报送公司办公室备案。3.公司办公室负责对各部门整改情况进行跟踪检查，定期向公司管理层汇报整改进展情况。对于整改不力的部门，应及时督促其加快整改进度，并将相关情况纳入公司绩效考核体系。三、审计响应支持工作的职责分工（一）公司管理层职责1.负责审批审计响应支持工作的相关制度和流程，为审计响应支持工作提供必要的资源和支持。2.对审计报告中反映的重大问题进行决策，指导公司各部门开展整改工作。3.协调解决审计响应支持工作中涉及的跨部门问题和重大事项。（二）公司办公室职责1.负责统一接收审计通知，并进行登记、转发和跟踪。2.组织召开审计相关会议，如首次会议、审计报告征求意见会议、审计结果通报会议等，并形成会议纪要。3.协调各部门之间的工作，确保审计响应支持工作顺利进行。4.对审计过程中涉及的公司商业秘密、敏感信息等进行保密管理。5.负责审计资料的归档和保管工作。（三）内部审计部门职责1.负责组织实施内部审计工作，制定内部审计计划和方案。2.对审计过程中发现的问题进行深入调查和分析，提出审计意见和建议。3.协助外部审计机构开展工作，提供必要的内部审计资料和信息。4.对公司各部门整改情况进行跟踪检查，确保整改工作落实到位。（四）财务部门职责1.负责提供公司财务报表及相关财务资料，配合审计机构进行财务审计。2.对审计过程中涉及的财务问题进行解释和说明，协助审计机构核实财务数据的真实性和准确性。3.根据审计报告提出的财务问题，制定相应的财务整改措施，并负责整改工作的具体实施。（五）各业务部门职责1.负责提供与本部门业务相关的资料和信息，配合审计机构进行业务审计。2.对审计过程中涉及的本部门业务问题进行自查自纠，查找存在的问题和风险，并形成自查报告。3.根据审计报告提出的问题和建议，制定本部门的整改计划，并负责整改工作的具体实施。4.积极配合审计机构的工作，安排专人与审计人员沟通协调，及时解答审计人员提出的问题。四、审计资料管理（一）资料收集1.各部门应按照本制度规定，在审计准备阶段及时收集整理相关资料，并确保资料的真实性、完整性和准确性。2.资料收集过程中，应注意资料的来源渠道、形成时间、保存方式等信息，以便于后续查阅和追溯。（二）资料整理与归档1.资料管理人员应对收集到的资料进行分类整理，按照审计项目、资料类型、时间顺序等进行编号和装订，建立资料清单和索引目录。2.整理后的资料应及时归档保存，归档方式可采用纸质档案与电子档案相结合的方式。纸质档案应存放在专门的档案柜中，电子档案应存储在公司指定的服务器或存储设备上，并定期进行备份。3.对于涉及公司商业秘密、敏感信息等重要资料，应采取加密存储、专人保管等措施，确保资料安全。（三）资料查阅与借阅1.公司内部人员因工作需要查阅审计资料的，应填写《审计资料查阅申请表》，经所在部门负责人审批后，到资料管理人员处查阅。查阅过程中应遵守资料查阅规定，不得擅自复印、拍照、传播资料内容。2.因特殊情况需要借阅审计资料的，应填写《审计资料借阅申请表》，经所在部门负责人和公司办公室负责人审批后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的审计资料，不得转借他人，不得在资料上涂改、损坏。借阅期满后，应及时归还资料管理人员，资料管理人员应对归还的资料进行检查，如发现资料有损坏或丢失情况，应及时追究借阅人员的责任。五、培训与监督（一）培训1.公司应定期组织开展审计响应支持工作培训，提高员工对审计工作的认识和理解，增强员工的审计意识和风险意识。2.培训内容应包括国家法律法规、行业监管要求、审计准则、公司内部审计制度、审计流程及方法等方面的知识和技能。3.培训方式可采用内部培训、外部培训、在线学习、案例分析等多种形式，确保培训效果。（二）监督1.公司办公室负责对各部门审计响应支持工作情况进行监督检查，定期对审计资料管理、审计问题整改等工作进行抽查。2.对于在审计响应支持工作中违反本制度规定的部门和个人，公司将视情节轻重给予相应的处罚，处罚方式包括警