《电子档案管理应用规范(试行)》

《电子档案管理应用规范(试行)》电子档案管理应遵循全程管理、单套制管理、真实性保障、长期可读等基本原则，覆盖形成、收集、整理、归档、保管、利用及安全保障全生命周期。电子档案形成阶段，需确保内容真实、完整、可用，元数据应规范采集，包含背景、结构、管理类信息，具体字段需符合《文书类电子文件元数据方案》等标准要求。电子文件格式应优先选用长期保存格式，文书类推荐PDF/A-2、OFD等版式固定、不可修改的格式；专业类如会计电子档案需采用结构化格式（如XML）与非结构化格式（如PDF）结合；CAD图纸等科技类电子档案应保留原始编辑格式（如DWG）并生成通用浏览格式（如PDF）。电子档案收集需在业务活动结束后及时完成，确保收集范围涵盖应归档的电子文件及其元数据、背景信息，重要电子档案需同时收集版本信息。对通过业务系统自动生成的电子文件，应通过系统接口或数据抓取方式实现自动收集，人工干预收集的需记录操作日志。收集过程中需验证电子文件的完整性（内容、结构、元数据无缺失）、真实性（无篡改，可通过哈希值校验或数字签名确认）、可用性（格式可读取，相关软件环境可追溯）。整理环节需依据单位档案分类方案确定电子档案类别，分类方案应包含一级至三级类目，类目设置需与业务活动对应。档号编制采用“全宗号-分类号-年度（项目号）-保管期限-件号”结构，具体规则需在单位档案管理制度中明确。同一事由形成的多份电子档案应组成一件，件内文件按重要程度或形成时间排序，件内目录需包含序号、文件题名、日期、页（件）数等信息。电子档案与纸质档案关联管理时，需在电子档案元数据中设置“关联档号”字段，记录对应纸质档案的档号；对仅以电子形式存在的单套制档案，需在系统中建立唯一标识，确保可追溯。归档需在次年6月底前完成（特殊项目类档案可按项目结束时间确定），归档时需编制归档电子档案目录，目录包含档号、题名、日期、页数、格式、存储位置等信息，并与电子档案一同移交档案管理部门。档案管理部门接收时需进行四性检测：通过校验码比对验证真实性，通过元数据核查验证完整性，通过格式检测工具验证可读性，通过业务规则检查验证可用性。检测合格后，电子档案正式纳入档案管理系统管理，生成归档标识，归档标识一旦生成不得修改。保管要求电子档案存储介质需采用耐久性强的载体，在线存储可选用磁盘阵列、云存储等，离线存储优先使用一次写入光盘（如BD-R）或磁带（如LTO-8及以上）。存储环境需满足温湿度（温度14℃-24℃，相对湿度40%-60%）、防尘、防磁、防火要求，云存储需选择符合国家等级保护要求的服务商，签订数据安全协议。备份策略实行“异质、异地、异机”三备份：至少1套在线备份（同机房）、1套离线异质备份（不同介质）、1套异地备份（距离原存储地100公里以上），备份周期根据档案重要程度确定，重要档案每日备份，一般档案每周备份。定期（每2-3年）对存储介质进行检测，检查数据可读性和完整性，发现问题及时迁移至新介质。利用需建立分级授权机制，根据用户角色（如普通员工、部门负责人、档案管理员）设置查询、下载、打印等不同权限。在线利用时，系统需记录利用行为（用户、时间、操作类型），生成利用日志并长期保存。提供拷贝利用时，需使用不可擦写介质，拷贝前进行病毒检测，拷贝后记录拷贝编号、接收人、用途等信息。开放利用的电子档案需进行密级审查，涉及国家秘密、个人隐私或商业秘密的需脱敏处理，脱敏内容需在元数据中标注。安全保障方面，技术措施包括：采用AES-256等加密算法对存储和传输中的电子档案进行加密；使用数字签名技术对归档电子档案进行固化，防止篡改；部署入侵检测、漏洞扫描系统，定期进行安全评估。管理措施包括：明确档案管理部门、业务部门、技术部门的安全责任，档案管理员与系统管理员职责分离；制定电子档案安全应急预案，每年至少开展1次灾难恢复演练；对接触电子档案的人员进行安全培训，签订保密协议。应急处置时，需在48小时内启动预案，优先恢复重要档案数据，恢复后需验证数据完整性并记录恢复过程。电子档案迁移需遵循“迁移前评估、迁移中验证、迁移后检测”流程，迁移前需评估原格式的长期可读性，制定迁移方案（目标格式、转换工具、元数据映射规则）；迁移过程中需保留原数据副本，转换后生成迁移日志（包含转换时间、工具版本、成功率等）；迁移后需检测转换后文件的完整性（与原文件哈希值比对）、可读性（使用标准软件打开）、元数据完整性（字段无缺失），检测合格后方可删除原数据副本。对长期保存的电子档案，每5年进行一次可读性检测，检测内容包括格式支持情况、软件兼容性、数据完整性，检测结果记录在元数据“检测日志”字段中。电子档案管理系统需具备元数据自动捕获、四性检测、长期保存格式转换、备份管理、利用统计