档案管理工作规范化建设排查整治方案

档案管理工作规范化建设排查整治方案一、总则1.1编制目的为全面贯彻落实国家关于档案工作的法律法规和方针政策，深入推进档案工作规范化、标准化、信息化建设，及时发现并解决档案管理工作中存在的突出问题，消除安全隐患，提升档案治理效能和服务能力，保障档案实体与信息的绝对安全，特制定本排查整治方案。1.2编制依据本方案主要依据以下法律法规、标准规范及政策文件制定：《中华人民共和国档案法》及其实施办法。《中华人民共和国保守国家秘密法》及其实施条例。《机关档案管理规定》（国家档案局令第13号）。《档案馆建筑设计规范》（JGJ25）。《档案虫霉防治一般规则》（DA/T35）。《档案库房技术管理暂行规定》及相关行业标准。上级主管部门关于档案安全、信息化建设及规范化管理的系列文件要求。1.3适用范围本方案适用于本单位及所属各部门、各分支机构所有涉及档案管理工作的环节、场所、人员及设施设备。排查整治范围涵盖文书档案、科技档案、专业档案、声像档案、实物档案、电子档案等所有门类和载体的档案。1.4工作原则坚持依法依规原则：以国家法律法规和行业标准为准绳，严格对标对表，确保排查整治工作合法合规。坚持全面覆盖原则：做到横向到边、纵向到底，不留死角、不留盲区，实现档案工作全流程、全要素排查。坚持问题导向原则：聚焦档案安全风险和管理薄弱环节，深挖根源，精准施策，着力解决长期存在的突出问题。坚持标本兼治原则：既要立行立改，消除显性隐患；也要建章立制，构建长效机制，从根本上提升规范化水平。坚持协同联动原则：强化组织领导，明确部门职责，加强统筹协调，形成排查整治工作合力。二、组织领导与职责分工2.1领导小组成立档案管理工作规范化建设排查整治工作领导小组（以下简称“领导小组”），全面负责本次排查整治工作的组织领导、统筹协调和督促检查。组长：单位分管档案工作的领导。副组长：办公室主任、档案部门负责人。成员：各职能部门负责人、保密部门负责人、信息化部门负责人、后勤保障部门负责人。主要职责：审定排查整治工作方案和重要工作安排。研究解决排查整治工作中的重大问题和困难。听取各阶段工作汇报，督导检查工作进展与成效。审定排查整治工作报告及问题整改清单。2.2工作专班领导小组下设工作专班，办公室设在档案部门，负责排查整治工作的具体组织实施。主任：档案部门负责人（兼）。成员：从档案部门、保密部门、信息化部门、各主要业务部门抽调业务骨干组成。主要职责：起草排查整治工作方案、实施细则及相关工作文件。组织排查整治工作的具体实施，包括培训、自查、交叉检查、专项督查等。收集、整理、汇总各类排查数据、问题清单和整改情况。撰写各阶段工作报告和总结报告。协调各相关部门落实整改措施，跟踪整改进度。建立并维护排查整治工作台账。2.3各部门职责档案部门：承担工作专班办公室职责，负责方案的具体落实、业务指导、标准解释；牵头组织档案业务环节的排查；负责档案库房、设施设备、档案实体安全等方面的专项排查整治。各业务部门：负责本部门形成、积累、归档文件材料的规范性自查；配合档案部门做好归档文件移交前的质量检查；落实本部门档案利用过程中的安全管理责任。保密部门：负责涉密档案管理全流程的保密监督检查；指导涉密档案的定密、变更、解密工作；参与档案数字化加工、电子档案管理等环节的保密风险评估与排查。信息化部门：负责档案管理信息系统、数字档案馆（室）系统、存储设备、网络环境的安全排查；提供电子档案长期保存、数据备份与恢复等方面的技术支撑。后勤保障部门：负责档案库房建筑安全、消防系统、安防系统、温湿度调控系统、电力系统等基础设施的排查与维护保障。三、排查整治内容与重点本次排查整治工作围绕档案管理“收、管、存、用”全流程，聚焦以下八个重点方面：3.1制度建设与执行情况是否建立覆盖档案收集、整理、鉴定、保管、保护、统计、利用、销毁、信息化等各环节的规章制度体系。制度内容是否符合最新法律法规和标准规范，是否及时修订完善。制度是否得到有效执行，是否存在有章不循、执行不到位的情况。是否建立档案工作责任制，岗位职责是否清晰明确。3.2档案收集与整理规范化文件材料归档范围与保管期限表是否科学、完整，是否及时更新。归档文件材料是否齐全、完整、准确，是否存在应归未归、散失缺损现象。归档文件整理是否符合《归档文件整理规则》（DA/T22）等标准，分类方案是否合理，档号编制是否规范。归档电子文件是否符合《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894）要求，元数据是否齐全，格式是否符合规范。3.3档案保管与保护安全库房安全：档案库房是否为独立、专用库房；建筑结构、承重、防火、防水、防潮、防日光及紫外线照射是否符合规范；是否配备满足“八防”（防火、防盗、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光）要求的设施设备并正常运行。设施设备：档案装具（柜、架、盒）是否符合国家环保和耐久性标准；温湿度监测与调控设备是否完备，记录是否完整；消防、安防（门禁、监控、报警）系统是否有效。实体保护：档案存放是否科学有序，有无损毁、霉变、虫蛀、字迹褪变等现象；珍贵、重要档案是否采取特殊保护措施；档案出入库登记、检查制度是否严格执行。3.4档案信息化建设与电子档案管理是否制定并实施档案信息化发展规划或计划。档案管理信息系统功能是否完备，是否与办公自动化系统、业务系统实现衔接。传统载体档案数字化工作流程是否规范，数字化成果质量是否符合《纸质档案数字化规范》（DA/T31）等标准。电子档案的收集、整理、存储、备份、迁移、利用是否规范，是否实行电子档案与纸质档案双套制管理，电子档案的长期可读、可用、可信性保障措施是否到位。档案数字化加工场所、档案信息系统是否符合网络安全等级保护和数据安全要求。3.5档案利用与开发服务档案利用制度是否健全，审批手续是否严格，利用登记是否完整。是否依法依规开展档案公布、编纂、展览等开发利用工作。是否采取措施保护档案知识产权和涉及个人隐私的档案信息。档案服务方式是否便捷高效，是否开展远程利用服务。3.6档案鉴定与销毁工作是否建立档案鉴定工作制度，是否成立鉴定委员会或小组。到期档案鉴定工作是否按期开展，鉴定程序是否规范，销毁清册编制是否准确。档案销毁是否按规定程序审批，是否指定专人监销并有完整记录。3.7涉密档案管理涉密档案是否准确标识密级和保密期限，是否单独存放、专人管理。涉密档案的收集、整理、保管、利用、销毁等环节是否符合保密管理规定。涉密档案数字化、信息化过程是否在安全可控的环境下进行。涉密档案管理人员是否经过保密培训并签订保密承诺书。3.8队伍建设与经费保障档案管理网络是否健全，各部门是否配备专（兼）职档案员。档案工作人员是否具备相应专业知识和业务能力，是否定期参加培训。档案工作所需经费是否纳入单位年度预算，是否满足库房建设、设备购置、信息化建设、保护修复等需要。四、工作步骤与时间安排本次排查整治工作自方案印发之日起，计划用三个月时间完成，分为四个阶段：4.1动员部署与自查自纠阶段（第1个月）动员部署：召开排查整治工作动员会议，印发方案，明确要求，落实责任。培训学习：组织档案工作人员及相关人员学习档案法律法规、标准规范和本方案，统一认识，掌握标准。全面自查：各部门对照排查整治内容，逐条逐项开展全面自查，深入查找存在的问题和隐患。建立台账：对自查发现的问题进行梳理，形成问题清单、责任清单、整改清单，建立自查整改台账。报送材料：各部门在规定时间内向工作专班报送自查报告及“三张清单”。4.2集中排查与重点督查阶段（第2个月）组织检查：工作专班组织力量，采取听取汇报、查阅资料、现场检查、随机抽查、系统检测等方式，对各部门自查情况进行复核和深入排查。专项督查：针对库房安全、信息化安全、涉密档案管理等重点领域，组织专项督查组进行深入检查。交叉互查：组织各部门档案员进行交叉检查，相互学习，相互挑刺，发现问题。形成报告：工作专班汇总集中排查情况，形成排查问题总台账和阶段性排查报告，报领导小组审阅。4.3全面整改与巩固提升阶段（第3个月）制定方案：针对排查出的问题，责任部门制定具体整改方案，明确整改措施、责任人员、完成时限。落实整改：各责任部门按照整改方案，集中力量进行整改。对能立即整改的，立行立改；对需要时间的，明确进度，限期整改；对涉及体制机制或需要较大投入的，提出整改计划，专题报告。督导验收：工作专班对整改情况进行跟踪督导和检查验收，实行销号管理，确保整改到位。完善制度：针对普遍性、倾向性问题，举一反三，修订完善相关规章制度，堵塞管理漏洞。能力提升：结合整改，组织开展专项业务培训或应急演练，提升人员专业素质和应急处置能力。4.4总结评估与长效机制建设阶段（整改结束后1个月内）全面总结：工作专班对排查整治工作进行全面总结，评估成效，分析不足，形成总结报告报领导小组。通报情况：在一定范围内通报排查整治工作情况及结果。长效建设：将排查整治中的有效做法和经验固化为常态长效机制，如定期检查制度、风险预警机制、应急演练制度等。归档备查：将排查整治工作形成的全套文件材料整理归档。五、工作要求5.1提高认识，压实责任各部门要充分认识档案工作规范化建设和安全管理的极端重要性，切实增强责任感和紧迫感。主要负责人要亲自过问，分管领导要具体抓，确保排查整治任务落实到岗、责任到人。5.2真查实改，务求实效要坚持实事求是，深入细致开展排查，敢于揭露问题，严禁弄虚作假、敷衍塞责。整改工作要动真格、求实效，坚决杜绝形式主义，确保问题隐患彻底消除。5.3加强协作，形成合力排查整治工作涉及面广，各部门要树立“一盘棋”思想，加强沟通，密切配合。工作专班要做好统筹协调，各职能部门要主动担当，确保各项工作无缝衔接、高效推进。5.4强化督导，严肃问责领导小组和工作专班将加强对各阶段工作的督导检查。对排查整治工作组织不力、自查不深、整改不到位的部门和个人，将予以通报批评；对因失职渎职导致发生档案安全事故的，将依法依规严肃追究责任。六、保障措施6.1组织保障充分发挥领导小组和工作专班的组织领导作用，定期召开会议研究解决问题，为排查整治工作提供坚强的组织保证。6.2人员保障抽调政治素质高、业务能力强、责任心重的骨干人员组成工作专班，并为排查整治工作提供必要的人力支持。鼓励各部门为档案员参与排查整治工作创造条件。6.3经费保障单位财务部门应保障排查整治工作所需的经费，包括培训费、检查设备费、必要的整改材料费、专家咨询费等，确保工作顺利开展。6.4技术保障信息化部门、后勤保障部门应为排查工作提供必要的技术支持和设备保障，如信息系统检测工具、库房环境检测仪器、安全防护设备等。七、附件附件1：档案管理工作规范化建设排查整治自查表排查大类排查项目排查内容与标准自查情况（是/否/不适用）存在问题描述备注一、制度建设1.1制度体系是否建立覆盖全流程的档案管理制度体系1.2制度合规制度内容是否符合最新法规标准1.3制度执行各项制度是否得到有效执行1.4责任落实是否建立档案工作责任制，岗位职责明确二、收集整理2.1归档范围归档范围与保管期限表是否科学完整、及时更新2.2归档质量归档文件是否齐全、完整、准确2.3整理规范整理是否符合DA/T22等标准，分类、档号规范2.4电子文件归档电子文件格式、元数据是否符合GB/T18894三、保管保护3.1库房安全库房独立专用，建筑结构、八防措施符合规范3.2设施设备装具环保，温湿度调控、消防安防设备有效运行3.3实体状况档案无霉变、虫蛀、损毁，存放有序，出入库登记完整四、信息化建设4.1规划计划是否有档案信息化发展规划或年度计划4.2系统功能档案管理系统功能完备，与业务系统衔接4.3数字化质量数字化流程规范，成果符合DA/T31等标准4.4电子档案管理电子档案收集、存储、备份、利用规范，长期可读性有保障4.5网络安全系统符合网络安全等级保护要求五、利用开发5.1利用制度利用制度健全，审批、登记手续严格5.2开发利用档案编纂、展览等工作依法依规开展5.3隐私保护涉及个人隐私的档案信息得到有效保护六、鉴定销毁6.1鉴定组织建立鉴定制度，成立鉴定组织6.2鉴定程序到期档案鉴定程序规范，销毁清册准确6.3销毁执行销毁审批、监销手续完备，记录完整七、涉密档案7.1密级管理涉密档案标识清晰，单独存放，专人管理7.2流程安全涉密档案各环节管理符合保密规定7.3人员管理涉密档案人员经培训并签订保密承诺八、队伍经费8.1管理网络档案管理网络健全，专兼职人员配备到位8.2队伍能力档案人员具备专业能力，定期参加培训8.3经费保障档案工作经费纳入预算，满足基本需求附件2：档案安全隐患排查重点部位检查记录表检查部位检查项目检查标准检查结果问题描述整改建议检查人/日期档案库房墙体、屋顶、地面无裂缝、渗漏、返潮门窗坚固、密封、防盗照明灯具防爆、紫外线过滤消防系统火灾自动报警系统运行正常，定期检测气体灭火/喷淋系统设备完好，压力正常灭火器种类正确，数量足，在有效期内消防通道畅通无阻，标识清晰安防系统视频监控全覆盖，录像保存期达标入侵报警布防合