审计执法记录制度

PAGE审计执法记录制度一、总则（一）目的为进一步规范审计执法行为，加强审计执法监督，提高审计执法透明度，保障审计执法人员依法履行职责，保护公民、法人和其他组织的合法权益，根据相关法律法规及行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本审计执法记录制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内部审计机构及其审计人员在实施审计项目过程中的执法记录工作。（三）基本原则1.依法依规原则：审计执法记录应当严格遵循法律法规和行业标准的规定，确保记录内容真实、准确、完整。2.客观公正原则：审计人员应当如实记录审计执法过程，不得隐瞒、歪曲事实，保证审计执法记录的客观性和公正性。3.全面记录原则：对审计执法的全过程，包括审计计划、审计实施、审计报告、审计处理处罚等各个环节，都应当进行全面记录。4.及时准确原则：审计执法记录应当及时进行，确保记录内容与审计执法实际情况相符，不得迟记、漏记、错记。二、审计执法记录的内容与方式（一）记录内容1.审计项目基本信息：包括项目名称、项目来源、审计依据、审计目标、审计范围、审计时间等。2.审计组组成人员信息：审计组组长及成员的姓名、职务、分工等。3.审计通知书：记录审计通知书的送达时间、送达方式、被审计单位名称、审计范围、审计时间等内容。4.审计工作底稿：详细记录审计人员在审计过程中获取的审计证据、审计发现的问题、对问题的分析及处理建议等。5.审计证据：包括书证、物证、视听资料、电子数据、证人证言、当事人陈述、鉴定意见、勘验笔录和现场笔录等各类证据的收集、整理情况。6.审计谈话记录：记录审计人员与被审计单位相关人员、证人等进行谈话的时间、地点、谈话人、被谈话人、谈话内容等。7.审计报告征求意见稿：包括审计报告的主要内容、征求意见的范围、征求意见的方式、被审计单位反馈意见情况及审计组对反馈意见的处理情况等。8.审计报告：记录审计报告正式出具的时间、报告文号、审计项目名称、被审计单位名称、审计范围、审计内容、审计评价意见、审计发现的问题及处理处罚建议等内容。9.审计处理处罚决定书：记录审计处理处罚决定书的文号、被审计单位名称、违法违规事实、处理处罚依据、处理处罚决定内容、救济途径等。10.审计听证记录：记录审计听证的时间、地点、听证主持人、听证参加人、听证内容等。11.审计复议、诉讼相关记录：记录审计复议申请、受理、复议决定情况，以及审计诉讼案件的立案、审理、判决等情况。12.其他与审计执法相关的记录：如审计项目的延期情况、审计整改跟踪情况等。（二）记录方式1.纸质记录：通过审计工作底稿、审计证据材料、审计报告等纸质文档进行记录。2.电子记录：利用电子审计管理系统，对审计项目的相关信息、审计过程中的各类文件、数据等进行电子化记录和存储。3.音像记录：在审计执法过程中，对于一些重要的审计现场、调查取证过程、审计谈话等，可以采用拍照、录音、录像等音像记录方式进行记录。三、审计执法记录的程序与要求（一）审计准备阶段的记录程序与要求1.制定审计计划：审计组组长根据审计项目的目标、任务和要求，制定详细的审计计划，明确审计范围、审计内容、审计方法、审计步骤、审计时间安排等，并将审计计划记录在审计项目管理文档中。2.组建审计组：确定审计组组长及成员，明确各成员的分工，并将审计组组成人员信息记录在审计项目管理文档中。3.送达审计通知书：审计通知书应当按照规定的格式和内容制作，经审计机构负责人审核批准后，及时送达被审计单位。送达审计通知书时，应当记录送达时间、送达方式、被审计单位签收情况等，并将相关记录保存归档。（二）审计实施阶段的记录程序与要求1.收集审计证据：审计人员应当按照审计计划和审计方案的要求，通过审查会计凭证、会计账簿、财务报表等资料，检查现金、实物、有价证券等资产，向有关单位和个人调查等方式，收集审计证据。收集的审计证据应当真实、合法，并与审计事项相关联。审计人员应当对收集的审计证据进行分类、整理、编号，并详细记录在审计工作底稿中。2.制作审计工作底稿：审计人员应当根据审计证据，对审计发现的问题进行详细记录，包括问题的发生时间、地点、内容、性质、影响等，并对问题进行分析，提出处理建议。审计工作底稿应当由审计人员签名，并注明日期。审计工作底稿应当做到内容完整、记录清晰、结论明确，能够如实反映审计过程和审计结果。3.审计谈话：在审计过程中，审计人员需要与被审计单位相关人员、证人等进行谈话的，应当提前通知谈话对象，并做好谈话准备。谈话时，应当制作谈话记录，记录谈话的时间、地点、谈话人、被谈话人、谈话内容等。谈话记录应当经谈话对象核对无误后签名确认。4.音像记录：在审计执法过程中，如需采用音像记录方式的，应当在实施音像记录前，告知被记录对象。音像记录应当客观、全面、准确地记录审计执法过程，不得进行剪辑、删改。音像记录资料应当及时存储，并按照规定的期限进行保管。（三）审计报告阶段的记录程序与要求1.撰写审计报告征求意见稿：审计组组长组织审计人员根据审计工作底稿和审计证据，撰写审计报告征求意见稿。审计报告征求意见稿应当包括审计项目的基本情况、审计评价意见、审计发现的问题及处理处罚建议等内容。审计报告征求意见稿应当经审计组全体成员讨论通过后，报审计机构负责人审核。2.征求意见：审计报告征求意见稿应当及时送达被审计单位征求意见。被审计单位应当在规定的时间内反馈意见。审计组应当对被审计单位反馈的意见进行认真研究，对合理的意见应当予以采纳，并对审计报告征求意见稿进行修改完善；对不合理的意见应当说明理由。审计组应当将被审计单位反馈意见情况及审计组对反馈意见的处理情况记录在审计项目管理文档中。3.出具审计报告：审计报告征求意见稿经修改完善后，报审计机构负责人审核批准。审计机构负责人应当对审计报告的内容、格式、程序等进行全面审核，确保审计报告符合法律法规和行业标准的要求。审计报告经审核批准后，应当及时出具正式审计报告，并按照规定的程序和方式送达被审计单位。审计报告应当记录正式出具的时间、报告文号、审计项目名称、被审计单位名称、审计范围、审计内容、审计评价意见、审计发现的问题及处理处罚建议等内容。（四）审计处理处罚阶段的记录程序与要求1.提出审计处理处罚建议：审计组根据审计报告，对审计发现的违法违规问题提出处理处罚建议。处理处罚建议应当明确违法违规事实、处理处罚依据、处理处罚种类及幅度等内容，并将处理处罚建议记录在审计项目管理文档中。2.审核处理处罚建议：审计机构负责人应当对审计组提出的处理处罚建议进行审核。审核内容包括违法违规事实是否清楚、证据是否确凿、处理处罚依据是否正确、处理处罚种类及幅度是否适当等。审核通过后，将处理处罚建议报公司/组织管理层审批。3.作出审计处理处罚决定：公司/组织管理层根据审批意见，作出审计处理处罚决定。审计处理处罚决定书应当按照规定的格式和内容制作，经审计机构负责人审核批准后，及时送达被审计单位。送达审计处理处罚决定书时，应当记录送达时间、送达方式、被审计单位签收情况等，并将相关记录保存归档。4.执行审计处理处罚决定：被审计单位应当按照审计处理处罚决定书的要求，及时执行审计处理处罚决定。审计机构应当对审计处理处罚决定的执行情况进行跟踪检查，并将执行情况记录在审计项目管理文档中。（五）审计听证、复议、诉讼阶段的记录程序与要求1.审计听证：被审计单位对审计处理处罚决定不服，申请审计听证的，审计机构应当按照规定组织听证。听证过程应当进行全程记录，包括听证的时间、地点、听证主持人、听证参加人、听证内容等。听证记录应当经听证参加人核对无误后签名确认。2.审计复议：被审计单位对审计处理处罚决定不服，申请审计复议的，审计机构应当按照规定受理复议申请，并将复议申请及相关材料记录在案。审计机构应当对复议申请进行审查，收集相关证据，组织复议听证（如有必要），并按照规定作出复议决定。复议过程中的相关记录应当妥善保存。3.审计诉讼：审计机构作为被告参与审计诉讼案件的，应当按照法律程序进行应诉。在诉讼过程中，应当对案件的立案、审理、判决等情况进行详细记录，包括诉讼文书的送达、证据的提交与质证、庭审过程、判决结果等。诉讼记录应当作为审计执法记录的重要组成部分进行保存。四、审计执法记录的管理与使用（一）记录的存储与保管1.纸质记录的存储与保管：审计执法过程中形成的纸质记录，应当按照档案管理的要求，及时整理、装订成册，并移交档案管理部门进行保管。档案管理部门应当建立健全档案管理制度，对纸质记录进行分类、编号、存储，确保纸质记录的安全、完整和可查阅。2.电子记录的存储与保管：利用电子审计管理系统记录的审计执法信息，应当按照系统的功能要求进行分类存储。系统应当具备数据备份、恢复、加密等功能，确保电子记录的安全性和完整性。同时，应当定期对电子记录进行备份，并将备份数据存储在安全的存储介质上，异地存放。电子记录的保管期限应当按照法律法规和行业标准的规定执行。3.音像记录的存储与保管：音像记录资料应当及时存储在专门的数据存储设备中，并按照类别和时间顺序进行编号。存储设备应当具备防磁、防潮、防火、防盗等功能，确保音像记录资料的安全。音像记录资料的保管期限应当根据其重要性和相关性确定，一般不少于审计项目结束后的[X]年。（二）记录的查阅与使用1.内部查阅：本公司/组织内部审计人员、审计机构负责人、管理层等因工作需要查阅审计执法记录的，应当填写查阅申请表，经批准后按照规定的程序进行查阅。查阅申请表应当注明查阅人姓名、查阅目的、查阅内容等信息。查阅时，应当在档案管理人员的监督下进行，不得擅自更改、删除、复制记录内容。查阅结束后，应当及时归还记录，并在查阅登记表上签字确认。2.外部查阅：因法律法规规定、司法机关要求等原因，需要向外部提供审计执法记录的，应当按照规定的程序进行审批。审批通过后，应当对提供的记录进行脱敏处理，确保不泄露公司/组织的商业秘密和敏感信息。提供记录时，应当要求查阅方出具查阅证明，并按照规定的期限收回查阅证明。（三）记录的保密与安全1.保密措施：审计执法记录涉及公司/组织的商业秘密、被审计单位的敏感信息等，应当严格保密。审计人员在记录过程中，应当遵守保密规定，不得泄露记录内容。档案管理部门应当对审计执法记录的存储、保管场所采取必要的保密措施，防止记录信息被非法获取或泄露。2.安全保障：加强对审计执法记录存储设备、存储场所的安全管理，采取防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等措施，确保记录的安全。定期对存储设备进行检查、维护和更新，确保设备的正常运行。同时，应当建立健全应急处置机制，对可能出现的记录丢失、损坏、泄露等情况制定应急预案，及时进行处理。五、监督与检查（一）监督检查主体本公司/组织内部审计机构负责对审计执法记录制度的执行情况进行监督检查。同时，公司/组织管理层应当加强对审计执法记录工作的指导和监督，确保审计执法记录制度的有效实施。（二）监督检查内容1.记录内容的完整性和准确性：检查审计执法记录是否全面、准确地记录了审计执法的全过程，包括审计项目基本信息、审计组组成人员信息、审计通知书、审计工作底稿、审计证据、审计谈话记录、审计报告征求意见稿、审计报告、审计处理处罚决定书、审计听证记录、审计复议和诉讼相关记录等。2.记录方式的合规性：检查审计执法记录是否按照规定的方式进行记录，纸质记录是否规范、电子记录是否完整、音像记录是否客观真实等。3.记录程序的执行情况：检查审计执法记录是否严格按照规定的程序进行，包括审计准备阶段、审计实施阶段、审计报告阶段、审计处理处罚阶段、审计听证、复议、诉讼阶段等各个环节的记录程序是否执行到位。4.记录的管理与使用情况：检查审计执法记录的存储与保管是否符合要求，查阅与使用是否规范，保密与安全措施是否落实等。（三）监督检查方式1.定期检查：审计机构应当定期对审计执法记录制度的执行情况进行检查，每年至少进行[X]次全面检查。检查内容包括审计项目档案、电子审计管理系统记录、音像记录资料等。2.专项检查：根据工作需要，对特定审计项目的执法记录情况进行专项检查。专项检查可以针对审计执法记录中的某一环节、某一类记录或者某一时期的记录进行重点检查。3.日常监督：审计机构负责人和审计项目负责人应当在日常工作中对审计执法记录情况进行监督，及时发现和纠正记录过程中存在的问题。（四）监督检查结果的处理1.问题整改：对于监督检查中发现的问题，审计机构应当及时下达整改通知书，要求相关责任人限期整