审计沟通协调制度

PAGE审计沟通协调制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司审计工作中的沟通协调行为，确保审计工作顺利开展，提高审计效率和质量，加强各部门之间的协作与信息共享，有效防范公司运营风险，保障公司健康稳定发展。（二）适用范围本制度适用于公司内部审计部门与各职能部门、分支机构以及外部审计机构之间的沟通协调工作。（三）基本原则1.依法依规原则严格遵循国家法律法规、审计准则以及公司内部规章制度，确保沟通协调工作合法合规。2.及时准确原则信息传递要及时、准确，避免因信息不畅或错误导致工作延误或失误。3.有效沟通原则建立畅通的沟通渠道，采用恰当的沟通方式，确保各方能够充分理解对方意图，达成共识，协同推进审计工作。4.保密原则在沟通协调过程中，涉及公司商业秘密、敏感信息等要严格保密，防止信息泄露。二、沟通协调职责分工（一）审计部门职责1.负责制定审计沟通协调计划，明确沟通目标、对象、方式和时间安排等。2.主动与各部门沟通，了解业务情况和内部控制状况，收集审计所需资料。3.及时向被审计部门反馈审计进展情况，解答疑问，协调解决审计过程中出现的问题。4.组织与外部审计机构的沟通协调工作，提供必要的协助和支持。5.对沟通协调工作进行总结和评估，不断改进沟通协调机制。（二）被审计部门职责1.积极配合审计部门的沟通协调工作，按照要求及时提供相关资料和信息。2.对审计部门提出的问题和建议认真对待，及时整改，并将整改情况反馈给审计部门。3.主动与审计部门沟通，就审计事项进行解释说明，提供必要的业务支持和协助。4.协助审计部门协调与其他相关部门的关系，确保审计工作顺利进行。（三）其他部门职责1.在涉及与审计工作相关的事项时，积极配合审计部门和被审计部门的沟通协调，提供必要的信息和协助。2.对审计部门反馈的问题和建议，涉及本部门职责的，要及时处理并反馈处理结果。三、沟通协调内容（一）审计计划阶段1.审计部门向被审计部门介绍审计目标、范围、重点和时间安排等，征求被审计部门的意见和建议，确保审计计划具有可操作性。2.被审计部门向审计部门介绍本部门业务流程、内部控制制度以及近期业务开展情况，协助审计部门确定审计重点和关注领域。（二）审计实施阶段1.审计人员与被审计部门相关人员进行沟通，了解具体业务情况，获取审计证据。沟通方式包括现场访谈、问卷调查、资料查阅等。2.审计部门及时向被审计部门反馈审计进展情况，对于审计过程中发现的问题，与被审计部门进行初步沟通，了解问题产生的原因和背景。3.被审计部门对审计发现的问题如有异议，可与审计部门进行沟通协商，提供相关解释和说明，审计部门应认真核实，必要时进行现场复核。（三）审计报告阶段1.审计部门在出具审计报告前，与被审计部门就审计发现的问题及处理建议进行沟通，征求被审计部门的意见。被审计部门应在规定时间内反馈书面意见。2.审计部门对被审计部门提出的合理意见进行研究和采纳，对审计报告进行修改完善。如双方存在较大分歧，审计部门应将情况向上级领导汇报，由上级领导协调解决。（四）审计整改阶段1.审计部门向被审计部门送达审计报告和审计决定书，明确整改要求和期限。被审计部门应制定整改计划，并及时向审计部门报送整改情况。2.在整改过程中，审计部门与被审计部门保持密切沟通，定期了解整改进展情况，对整改过程中遇到的困难和问题进行协调解决。3.整改期限结束后，审计部门对被审计部门的整改情况进行检查和评估，如整改不到位，应继续督促整改，直至达到要求。四、沟通协调方式（一）会议沟通1.审计启动会在审计项目开始前，由审计部门组织召开审计启动会，向被审计部门介绍审计项目概况、工作安排等，明确双方职责和沟通要求，解答被审计部门的疑问。2.定期沟通会审计过程中，根据需要定期召开沟通会，如每周或每两周召开一次，汇报审计进展情况，讨论审计发现的问题，协调解决工作中出现的困难。3.专题研讨会针对审计中发现的重大问题或涉及多个部门的复杂事项，组织专题研讨会，邀请相关部门负责人和专家参加，共同研究解决方案。（二）书面沟通1.审计通知书审计部门在实施审计前，向被审计部门送达审计通知书，告知审计依据、范围、时间等事项。2.审计工作底稿审计人员在审计过程中形成的工作底稿，记录审计程序执行情况、审计证据获取情况等，作为审计工作的重要依据。审计人员应及时与被审计部门相关人员就工作底稿中的内容进行沟通确认。3.审计报告征求意见稿审计部门在出具审计报告前，向被审计部门送达审计报告征求意见稿，征求被审计部门对审计发现问题及处理建议的意见。被审计部门应在规定时间内书面反馈意见。4.审计决定书审计部门根据审计结果，向被审计部门送达审计决定书，明确审计处理决定和整改要求。（三）电子沟通1.内部审计管理系统利用公司内部审计管理系统，实现审计计划制定、工作底稿编制、审计报告生成、整改跟踪等工作的信息化管理，同时方便审计部门与被审计部门之间的信息共享和沟通交流。2.电子邮件重要事项可通过电子邮件进行沟通，但应确保邮件内容准确、清晰，并及时跟踪邮件回复情况。3.即时通讯工具在紧急情况下或日常沟通中，可使用即时通讯工具（如公司内部即时通讯软件）进行快速沟通，但涉及敏感信息的沟通应谨慎使用，并做好记录。五、沟通协调流程（一）沟通发起1.审计部门或其他相关部门根据工作需要，确定沟通事项和沟通对象，发起沟通请求。2.沟通发起方应明确沟通目的、内容、方式和时间要求等，并准备好相关资料。（二）沟通安排1.沟通接收方收到沟通请求后，应及时确认，并根据沟通内容和要求，安排相关人员参与沟通。2.双方共同确定沟通时间、地点或电子沟通方式，并提前做好准备工作。（三）沟通实施1.按照确定的沟通方式和时间安排，双方进行沟通交流。沟通过程中，应注意语言表达清晰、逻辑严谨，尊重对方意见，认真倾听对方观点。2.对于沟通中涉及的重要事项和问题，应做好记录，形成沟通纪要。沟通纪要应明确沟通事项、双方观点、达成的共识以及下一步工作安排等。（四）沟通结果跟踪1.沟通结束后，双方应按照沟通纪要的要求，及时落实相关工作。审计部门应对沟通结果进行跟踪检查，确保沟通事项得到有效执行。2.如在沟通结果跟踪过程中发现问题或出现新的情况，应及时与对方沟通协调，采取相应措施加以解决。六、与外部审计机构的沟通协调（一）沟通内容1.向外部审计机构介绍公司基本情况、业务范围、内部控制制度等，协助其了解公司运营状况，制定合理的审计计划。2.提供公司财务报表、会计凭证、审计资料等相关文件，配合外部审计机构开展审计工作。3.与外部审计机构沟通审计过程中发现的问题，共同探讨解决方案，协调处理审计调整事项。4.了解外部审计机构对公司财务状况、经营成果和内部控制的审计意见，及时反馈公司管理层，并协助做好沟通解释工作。（二）沟通方式1.定期召开沟通会议，如每季度或半年召开一次，汇报公司业务发展情况和内部审计工作进展，听取外部审计机构的工作汇报和意见建议。2.建立日常沟通机制，通过电话、电子邮件等方式及时沟通审计工作中的问题和事项。3.在外部审计机构进场审计前和审计结束后，组织专门的沟通协调会，明确工作要求和重点，总结审计工作成果。（三）沟通流程1.审计部门负责与外部审计机构的沟通协调工作，确定沟通计划和方式。2.按照沟通计划，组织相关人员与外部审计机构进行沟通交流，及时提供所需资料和信息。3.对外部审计机构提出的问题和建议进行认真研究，积极配合整改落实，并将整改情况及时反馈给外部审计机构。4.协助公司管理层与外部审计机构进行沟通，确保公司与外部审计机构之间的信息对称，促进审计工作顺利开展。七、保密规定（一）保密范围1.公司财务数据、经营信息、客户资料、技术秘密等涉及公司商业秘密的信息。2.在审计沟通协调过程中获取的被审计部门的内部资料、业务数据以及相关人员的个人信息等。3.审计部门与外部审计机构沟通交流时涉及的公司机密事项。（二）保密措施1.参与审计沟通协调工作的人员应签订保密协议，明确保密责任和义务。2.对涉及保密信息的文件、资料、电子数据等要妥善保管，严格控制查阅范围。3.在沟通交流过程中，如需提及保密信息，应采取必要的保密措施，避