审计局业务档案制度

PAGE审计局业务档案制度一、总则（一）目的为加强审计局业务档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在审计工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合审计工作实际，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于审计局开展的各类审计业务所形成的档案管理，包括财政审计、财务收支审计、经济责任审计、固定资产投资审计、专项审计调查等。（三）基本原则1.集中统一管理原则审计业务档案由审计局档案管理部门集中统一管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.完整准确原则档案应全面、准确地反映审计工作的全过程，包括审计项目的立项、实施、报告、处理等各个环节。3.安全保密原则加强档案的安全保护措施，确保档案信息不泄露、不丢失，严格遵守国家有关保密规定。4.便于利用原则档案管理应便于审计人员查阅和利用，提高审计工作效率，同时为审计成果的转化和审计经验的总结提供支持。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和规章制度，制定本局档案管理制度并组织实施。2.负责接收、整理、保管和统计审计业务档案，建立健全档案管理台账。3.对档案的整理、编目、装订、上架等工作进行指导和监督，确保档案质量。4.按照规定的期限保管档案，定期对档案进行鉴定和销毁，确保档案的安全和完整。5.开发档案信息资源，为审计工作提供档案查阅、借阅等服务，积极推进档案信息化建设。（二）审计项目实施部门职责1.负责本部门审计项目档案的收集、整理和初步立卷工作，确保档案资料的齐全、完整。2.在审计项目实施过程中，指定专人负责档案资料的日常管理，及时将形成的各类文件材料进行分类、归集。3.按照档案管理部门的要求，定期将整理好的档案移交档案管理部门，并办理交接手续。4.配合档案管理部门做好档案的鉴定、销毁等工作。（三）审计人员职责1.在审计工作中，严格按照档案管理要求，及时收集、整理和妥善保管本人工作中形成的各类文件材料，确保档案资料真实、有效。2.积极配合档案管理部门和审计项目实施部门的档案管理工作，按照规定的时间和要求完成档案的移交和归档任务。3.不得擅自销毁、涂改、伪造档案资料，不得私自留存应归档的文件材料。三、档案的收集与整理（一）收集范围审计业务档案的收集范围包括：1.审计通知书、审计实施方案、审计工作底稿、审计证据、审计报告征求意见稿、审计报告、审计决定书、审计移送处理书等审计文书。2.被审计单位承诺书、会计报表、账簿、凭证、审计事项相关的会议记录、文件、合同、协议等资料。3.审计过程中形成的各种调查记录、函证回函、审计工作记录等。4.与审计项目有关的其他资料，如审计项目总结、审计案例分析、审计整改情况跟踪记录等。（二）收集要求1.审计项目实施部门应在审计项目结束后及时收集整理档案资料，确保档案资料的完整性和准确性。2.收集的档案资料应字迹清晰、图表整洁、签字盖章齐全，采用耐久性强的书写材料和装订材料。3.对于电子文件，应按照国家有关电子档案管理的规定进行收集和整理，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。（三）整理方法1.审计业务档案应按照审计项目进行立卷，一个审计项目可立一卷或数卷，不得将不同审计项目的档案混合立卷。2.立卷时应遵循文件材料的形成规律和内在联系，按照审计程序的先后顺序排列，同一审计程序内的文件材料应按照重要程度排列。3.对每份文件材料应进行编号、编目，填写卷内文件目录，卷内文件目录应包括序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等内容。4.装订档案时应拆除金属物，采用线绳三孔左侧装订，装订应牢固、整齐，便于保管和查阅。四、档案的保管（一）保管期限审计业务档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案主要包括：上级领导交办的重要审计项目档案。涉及重大违法违纪问题的审计项目档案。对国家和社会有重大影响的审计项目档案。其他需要永久保管的档案。2.长期保管的档案保管期限为[X]年，主要包括：一般审计项目的档案。涉及重要经济事项的审计项目档案。其他需要长期保管的档案。3.短期保管的档案保管期限为[X]年，主要包括：一般性审计调查项目的档案。其他需要短期保管的档案。（二）保管方式1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度和湿度应符合国家有关规定。对电子档案应进行备份存储，采用磁带、光盘、硬盘等存储介质，异地存放，确保电子档案的安全。（三）档案保管要求1.档案应按照保管期限、审计项目类别等进行分类存放，建立档案存放索引，便于查找和利用。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。4.严格遵守档案查阅、借阅制度，防止档案丢失、损坏和泄密。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、审计业务骨干等组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准档案鉴定工作应根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素进行综合评估，确定档案的存毁。1.对保管期满且确无保存价值的档案，可予以销毁。2.对仍有一定保存价值，但已过保管期限的档案，可进行短期保存或转为其他形式保存。3.对涉及国家机密、商业秘密等重要档案，应按照国家有关保密规定进行保管，不得擅自销毁。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对到期档案进行清理，编制档案鉴定清册，列出拟销毁档案的名称、年度、保管期限、数量等内容。2.档案鉴定工作小组对档案鉴定清册进行审核，提出鉴定意见，确定需销毁的档案名单。3.对拟销毁的档案进行公示，公示期为[X]个工作日，公示无异议后，报经审计局领导批准。4.档案管理部门按照批准的销毁清单进行销毁，并做好销毁记录，销毁记录应包括销毁时间、地点、档案名称、数量、销毁方式等内容。（四）销毁方式档案销毁应采用安全可靠的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。销毁过程应有专人负责监督，销毁后监督人员应在销毁记录上签字确认。六、档案的查阅与借阅（一）查阅范围审计机关内部人员因工作需要可查阅审计业务档案，查阅范围包括已归档的审计项目档案资料，但涉及国家机密、商业秘密等不宜公开的档案除外。（二）查阅程序1.查阅人应填写档案查阅申请表，注明查阅项目名称、查阅内容、查阅目的等，经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。2.档案管理部门对查阅申请表进行审核，符合查阅条件的，安排专人提供查阅服务，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅时间、查阅人姓名、查阅项目名称、查阅内容、查阅目的等内容。3.查阅人应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。查阅过程中应爱护档案，不得涂改、圈划、抽取、撤换档案材料。4.查阅结束后，查阅人应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员应对归还的档案进行检查，确保档案完好无损。（三）借阅范围因特殊情况需要借阅审计业务档案的，仅限于审计机关内部人员和依法依规需要查阅档案的外部单位或个人。借阅范围包括已归档的审计项目档案资料，但涉及国家机密、商业秘密等不宜公开的档案除外。（四）借阅程序1.借阅人应填写档案借阅申请表，注明借阅项目名称、借阅内容、借阅期限、归还时间等，经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。2.如果借阅人为外部单位或个人，需提供单位介绍信或相关证明文件，并经审计局领导批准。3.档案管理部门对借阅申请表进行审核，符合借阅条件的，办理借阅手续，填写档案借阅登记簿，注明借阅人姓名、单位、借阅项目名称、借阅内容、借阅期限、归还时间等内容。4.借阅人应按照规定的借阅期限归还档案，如需延期，应提前办理续借手续。借阅期满后，档案管理人员应及时催还档案，确保档案按时归还。5.借阅人归还档案时，档案管理人员应对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人的责任。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标建立审计业务档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）信息化管理内容1.档案数字化对纸质档案进行扫描、图像处理等数字化转换，形成电子档案，存储在档案信息化管理系统中。2.档案信息录入将档案资料的基本信息、目录信息以及相关内容录入档案信息化管理系统，建立档案数据库。3.档案检索利用利用档案信息化管理系统的检索功能，方便审计人员快速查找和利用档案资料，实现档案信息资源的共享。4.系统安全管理加强档案信息化管理系统的安全防护，设置用户权限，防止档案信息泄露和非法访问，确保系统的稳定运行。（三）信息化管理要求1.档案数字化应按照国家有关档案数字化技术标准进行操作，确保数字化档