审计署机关档案管理制度

PAGE审计署机关档案管理制度一、总则（一）目的为加强审计署机关档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，提高档案利用效率，更好地为审计工作及各项事业发展服务，依据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，结合审计署机关实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于审计署机关各单位及所属机构形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则。审计署机关档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范性和一致性。2.真实完整原则。维护档案的真实性和完整性，如实反映审计工作及各项活动的历史面貌。3.安全保密原则。确保档案的安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。4.便于利用原则。优化档案管理流程，提高档案检索和利用效率，充分发挥档案的作用。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门审计署设立专门的档案管理部门，负责机关档案的集中管理工作。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善审计署机关档案管理制度。2.负责机关各类档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。3.指导和监督机关各单位的档案工作，开展档案业务培训和交流。4.推进档案信息化建设，提高档案管理的现代化水平。5.参与档案资源的开发利用，为审计工作及其他业务提供档案信息支持。（二）各单位兼职档案员机关各单位指定一名兼职档案员，负责本单位档案的收集、整理和初步归档工作，并及时向档案管理部门移交。兼职档案员的职责包括：1.宣传和贯彻档案工作的法律法规和本单位档案管理制度。2.负责收集、整理本单位在工作中形成的各类文件材料，确保文件材料的齐全、完整。3.对收集的文件材料进行分类、整理，按照规定的时间和要求向档案管理部门移交。4.协助档案管理部门开展档案整理、鉴定、统计等工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围审计署机关档案收集范围包括以下各类文件材料：1.上级机关下发的与审计工作相关的文件、指示、规定等。2.审计署机关制定的各类规章制度、工作计划、总结、报告等。3.审计项目档案，包括审计通知书、审计工作方案、审计证据、审计工作底稿、审计报告等。4.各类会议文件材料，如会议通知、议程、报告、决议等。5.干部人事档案，包括干部任免、考核、培训、奖惩等材料。6.财务档案，包括会计凭证、账簿、报表等。7.基建档案，包括项目立项、设计、施工、竣工验收等文件材料。8.设备仪器档案，包括设备购置、安装、调试、维修等文件材料。9.外事档案，包括出国考察、外事接待等文件材料。10.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各单位应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料及时、完整地收集。2.对于重要文件材料，应实行跟踪收集，确保不遗漏。3.收集的文件材料应保持原始状态，不得擅自涂改、伪造。（三）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（四）整理方法1.分类。按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类，一般分为文书档案、审计项目档案、科技档案、人事档案、财务档案等类别。2.编号。对每一类档案进行编号，以便于管理和检索。3.编目。编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等，注明档案的编号、题名、日期、保管期限等信息。4.装订。对纸质档案进行装订时，应注意保持文件的整齐、牢固，不得压字、掉页。四、档案的保管（一）保管场所档案管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备等，确保档案的安全保管。档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。（二）保管期限档案保管期限分为永久、定期两种。定期保管期限一般分为30年、10年。1.永久保管的档案：本机关制定的法规性文件材料。本机关召开的重要会议、举办的重大活动等形成的主要文件材料。本机关职能活动中形成的重要业务文件材料。本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告总结、统计报表等。本机关机构演变、人事任免等文件材料。本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料。上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料。同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。2.定期保管的档案：本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料。本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料。本机关人事管理工作形成的一般性文件材料。本机关一般性事务管理文件材料。本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性的报告总结、统计报表等。上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料。上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料。同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。（三）保管要求1.档案应按照编号顺序排列上架，便于查找和利用。2.定期对档案进行检查，发现问题及时处理，确保档案的安全和完整。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。4.电子档案应进行备份，存储在安全可靠的介质上，并定期进行检查和维护。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成，负责档案鉴定工作。（二）鉴定标准档案鉴定工作应根据档案的保管期限和价值，按照国家有关规定和本制度的要求进行。鉴定时应考虑档案的来源、内容、形式、时间等因素，综合判断档案的保存价值。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对已到保管期限的档案进行清理，提出鉴定意见。2.档案鉴定工作小组对档案管理部门提出的鉴定意见进行审核，形成鉴定报告。3.对确定无保存价值的档案，编制销毁清册，报经审计署机关负责人批准后进行销毁。（四）销毁要求1.档案销毁应指定专人负责，确保销毁过程的安全和保密。2.档案销毁应采用适当的方式，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。3.销毁档案时，应在销毁清册上注明销毁时间、地点、方式等信息，并由监销人员签字确认。六、档案的利用（一）利用原则档案利用应遵循合法、合理、及时的原则，在确保档案安全和保密的前提下，为审计工作及其他业务提供有效支持。（二）利用方式1.查阅。档案利用者可到档案管理部门查阅档案，档案管理部门应提供必要的查阅场所和设备，并安排专人负责查阅服务。2.借阅。对于确需借出档案的，应办理借阅手续，明确借阅期限和归还时间，并要求借阅者妥善保管档案，不得转借、涂改、伪造。3.复制。档案利用者可根据需要复制档案，但应经档案管理部门批准，并按照规定的程序进行复制。（三）利用审批1.本机关工作人员查阅、借阅档案，应填写《档案利用申请表》，经所在单位负责人批准后，到档案管理部门办理利用手续。2.外单位人员查阅、借阅档案，应持单位介绍信，填写《档案利用申请表》，经档案管理部门负责人批准后，办理利用手续。涉及重要档案的利用，还应报经审计署机关负责人批准。（四）利用登记档案管理部门应对档案利用情况进行详细登记，包括利用者姓名、单位、利用时间、利用方式、档案名称及数量等信息，以便于统计和查询。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标推进审计署机关档案信息化建设，实现档案管理的数字化、网络化和智能化，提高档案管理效率和服务水平。（二）信息化建设内容1.档案数字化。对纸质档案进行扫描、图像处理等数字化转换，建立电子档案数据库。2.档案管理系统建设。开发或选用适合审计署机关档案管理的软件系统，实现档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等业务的信息化管理。3.网络建设。建立档案管理网络平台，实现档案信息的共享和远程查询利用。（三）电子档案管理1.电子档案应与纸质档案同步归档，确保电子档案的真实性、完整性和可读性。2.电子档案应按照规定进行分类、编号、编目等管理，存储在安全可靠的存储设备上，并定期进行备份。3.严格电子档案的访问权限管理，防止电子档案信息泄露。4.定期对电子档案管理系统进行维护和升级，确保系统的正常运行。八、监督与检查（一）监督检查主体审计署机关内部审计部门负责对档案管理工作进行监督检查，档案管理部门应定期开展自查自纠。（二）监督检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁等工作的规范性。3.档案信息化建设情况。4.档