知识产权保密控制程序

知识产权保密控制程序

1目的

为保护公司的有形、无形资产安全，加强安全保密工

作，使公司所拥有的知识产权在生产经营活动中能够充分利

用，合法权益不受侵害，使公司长期、稳定、高效的发展，

特制订本制度以加强对公司秘密的管理。

2适用范围

本规定适用于本公司商业秘密的管理工作。

3职责

知识产权管理部门和行政部（含采购）为公司保密管理

工作职能部门，负责保密工作的计划、实施、检查、管理，

组织有关人员对窃密、泄密、失密案件进行调查和处理。

各部门负责本部门涉及到的所有需保密事项的信息管

理。

全体员工对本职工作范围内所掌握的商业秘密，均负有

保密的责任和义务。

4管理程序

4.1保密范围

本制度所规定的公司秘密主要包括但不限于以下事项：

技术秘密，是指能为公司带来经济利益、具有实用性的

技术信息、设计方案等，包括但不限于：技术信息、工程设

计、研发策略、科研专利、研究开发记录、技术报告、检测

报告、实验数据、实验结果、工艺配比、制作方法、施工工

艺、产品样品、知识产权、数据库、设计图纸等；

财务秘密，包括但不限于公司的财务经营状况、预决算

报告及各类财务报表、资产信息、价格统计、相关合同管理

及相关统计数字。

人事秘密，主要是与公司人力资源现状、招聘计划、员

工隐私、劳资状况等相关的信息。包括但不限于：人事档

案、劳动合同、职员工资、招聘计划、人事规划、人资纠纷

等；

商务秘密，包括但不限于：客户名单、供应商名单、定

价政策、产销策略、货源渠道、招投标中底标底及标书内容

等；

日常秘密：主要包括日常需保密的文件文档、资料等；

一般性决定、决议、通告、通知、行政管理资料等内部

文件不属于保密范畴。

4.2密级管理

1、按文件重要程度分为三级，分别为“绝密级”、“机

密级”、“秘密级”。

1)“绝密级”是最重要的文件，泄露会使公司的安全和

利益遭受特别严重的损害。包括：所有产品的技术总结报

告、技术配方、工艺卡片、技术通知、原材料和产品的编码

方法、工程设计；经营决策、营销规划、市场调查和预测报

告、促销方案、定价策略、商业函电；成本核算、销售核

算、内部会计报告与分析；项目投资策略及方案、股权调整

方案、董事会会议记录及相关决议；人力资源发展计划、薪

酬方案、中高级职员的全部资料、兼职和聘用人员的合同协

议、内部各考核体系考核资料。

2)“机密级”是重要的文件，泄露会使公司的安全和利

益遭受严重损害。包括：所有产品的工艺流程图、工艺操作

规程、生产过程的质量记录、经营战咯、销售政策、营销计

划、销售网络、销售渠道、客户档案、合同订单、营销管理

制度、工作总结；采购渠道、进价策略、主要原材料技术指

标；银行存款核算、往来核算、存货核算、所有者权益核

算；人员调配方案、人员结构、员工录取过程资料。

3）“秘密级”是一般的文件，泄露会使公司的安全和利

益遭受损害。

4）包括：一般的非标设备资料、整合体系手册、程序文

件、管理制度文件、内部审核报告、管理评审报告、长期投

资核算、外部会计报告、档案室普通文件、员工薪资表等。

2、密级接触权限管理

1）绝密级接触权限：总经理、总经办成员、与绝密文件

内容直接接触的工作人员；

2）秘密级接触权限：部长及以上管理人员、与机密文件

内容直接接触的工作人员；

3）一般级接触权限：仅限公司内部的全体员工，未经许

可不得对外传播；

4）所有商业秘密文件均不得对外传播，因特殊原因需对

外传播的，必须经总经理审批，在公司内部传播的，按照

《公司涉密人员接触权限清单》的密级和审批要求进行审

批。

3、各涉密部门应按公司秘密等级的划分来确定自己部门

所涉及的技术、经营、区域的密级，如果本部门不能确定密

级的，可请示上级领导共同确定，并制定出相应的管理措

施；属绝密类的技术还应做好技术分解，将秘密细化，安排

不同的人员开发、操作、管理该商业秘密的不同部分；必要

的保密区域、合同、原材料、研发方向、研发成果等必须采

用代号取代其真名，使得尽可能少的人员掌握该商业秘密的

整体部分。

4、外单位在公司作业涉及公司秘密的，与之签订合同的

归口管理部门必须与其签订保密协议。

4.3涉密人员管理

1、涉密部门第一负责人是部门保密工作的直接责任人，

负责宣贯公司保密工作的方针政策，结合实际制定本部门保

密管理制度。

2、涉密部门管理者应明确告知本部门涉密人员应履行的

保密义务和相应的法律责任，并做好告知记录报人力资源中

心备档；属重要或绝密岗位的还必须协助人力资源与涉密人

员签订《保密协议》或《竞业限制协议》。

3、涉密岗位人员的招聘和调入应经人力资源中心审核、

总经理签字后方可实施；属重要或绝密岗位的人员招聘必须

对招入人员的背景进行调查，符合要求的，经总经理审定后

方能上岗。

4、涉密岗位人员的调出和辞职、离职应严格按照公司的

人力资源管理制度执行，并做好工作交接，如实填写工作交

接清单，报人力资源中心备档；公司所有员工离职后不得诱

使其他知悉公司商业秘密的员工离职。

5、涉密人员在得知秘密泄密后，必须及时上报相关负责

人。

6、涉密人员必须严格遵守保密制度、协议和保密规定，

严守秘密。

7、在涉及绝密级企业秘密岗位工作或承担任务的人员为

核心涉密人员，可接触绝密级、机密级、秘密级信息载体；

在涉及机密级企业秘密岗位上工作或承担任务的人员为重要

涉密人员，可接触机密级、秘密级信息载体；在涉及秘密级

企业秘密岗位上工作或承担任务的人员为一般涉密人员，可

接触秘密级信息载体。

8、涉密人员的涉密等级界定，由各有关部门根据承担工

作任务人员的实际涉密情况，提出人员涉密等级名单，经部

门负责人审核确定后，所有涉密人员应签订保密协议，明确

自己应当承担的保密责任、义务、密级。管理部建立《涉密

人员清单》。

9、公司对涉密人员实行动态管理。涉密人员所在部门根

据涉密人员实际工作岗位、工作任务、职责范围的变化及时

调整涉密等级，报送行政部存档备案。

4.4涉密信息管理

1、商业秘密的密级及标识，由各部门依据本规定随时进

行确定并标明保密级别。商业秘密在确定密级前，各部门应

当按照拟定的密级，先行采取保密措施。

2、对“机密级”以上文件实行标识控制，加盖“绝

密”、“机密”印章。属电子文档的，应该加密管理，并在

加密外本上注明密级；属绝密的纸质资料应存放入保险柜。

在保管过程中必须做到防虫、防火、防潮、防盗等，在特殊

情况下未进行标识的有关资料、文件仍然为商业秘密。

3、未经部门负责人批准，不得对机密级以上商业秘密进

行复印或复制。得到许可复印或复制后，复印件或复制件与

原件的密级相同。因工作需要使用机密级以上商业秘密资料

及载体，应向部门负责人提出申请，部门负责人通知保密员

对商业秘密及其复印件、复制件使用清况进行登记、记录。

4、各单位根据需要对商业秘密文件资料等载体进行密级

变更和解密，应及时向知识产权部申报，经公司相关会议审

查同意后，方可进行调整，知识产权部做好相应的记录。

5、商业秘密资料及载体的销毁由部门领导提出，经知识

产权部审核，报总经理批准后实施，有关部门做好记录。

6、被鉴定为“绝密级”的文件资料，除非以公司名义对

外公开，否则，均应终身保密；被鉴定为“机密级”的文件

资料，除特殊原因以外，保密期限为10年；鉴定为“秘密

级”的文件资料，除特殊原因以外，保密期限为5年。

4.5涉密区域管理

1、按公司商业秘密密级划分把涉密区域划分为“绝密

区”、“加密区”、“秘密区”。

2、属绝密区域的部位必须采取阻断外来观察视线和安装

必要的技防设施或配备守护值班人员；绝密区域的保密部位

还应对所有的进出人员按制度进行有效的监管。

3、外来人员需到公司参观学习的，需办理接待手续并确

定路线，由公司相关接待人陪同方能进入涉密区域；未经领

导同意，秘密区域不得照相、录像，绝密区域一概不得照

相、录像。

4、对非法侵入者，区域内所有人员必须对其实行强制管

制和有义务报告保卫部门。

4.6涉密设备管理

1、根据保密需要，对容易造成企业知识产权秘密流失的

设备，尤其是存储涉密信息的计算机及存储介质、打印机、

传真机、复印机、扫描仪、照相机、摄像机、3G移动终端

等具有信息存储和处理功能的设备，应当统一采购、登记、

标识、配备，明确使用管理责任人，设置使用权限，并把涉

密内容进行加密管理。

2、涉密设备维修，应当在本单位内部进行，并指定专人

全程监督，严禁维修人员读取或复制内部信息；淘汰处理涉

密信息设备，应当由本单位严格履行信息清除、清点及登记

等手续，交由保密部门或者保密部门指定的承销单位销毁。

4.7泄密的惩处

1、责任人无意泄露公司商业秘密，未造成经济损失的，

酌情处警告以上处分。

2、责任人违反商业秘密管理规定、保密协议和竞业限制

协议，造成经济损失的，承担民事责任，赔偿企业因此遭受

的全部损失或者部分损失；或根据签订的商业秘密保护协

议，支付违约金。

3、责任人侵犯商业秘密情节恶劣、后果严重，构成犯罪

的，依法移交司法部门追究其刑事责任。

7相关文件

表1相关文件

序号文件名称文件编号

1《文件控制程序》XZH-IPP-01-2019

(A/0)

2《知识产权风险控制程XZII-IPP-09-2019

序》(A/0)

8相关记录

表2