审计局人事档案管理制度

PAGE审计局人事档案管理制度一、总则（一）目的为了加强审计局人事档案管理，有效地保护和利用档案，提高人事管理工作的效率和质量，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本局实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于审计局全体在职人员、离退休人员以及其他与本局人事关系相关的人员的人事档案管理。（三）基本原则1.真实性原则：人事档案必须如实反映人员的真实情况，确保档案信息的真实性和可靠性。2.完整性原则：全面收集和整理与人员相关的各类材料，保证档案内容的完整性。3.保密性原则：严格遵守保密规定，确保人事档案信息不被泄露。4.规范性原则：按照规定的程序、方法和标准进行档案管理，保证档案管理工作的规范化和标准化。二、管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善人事档案管理制度，并组织实施。2.集中管理本局各类人事档案，确保档案的安全和完整。3.负责档案材料的收集、鉴别、整理、归档、保管和查阅等工作。4.定期对档案进行检查和清理，对不符合要求的档案进行整改。5.做好档案信息化建设工作，提高档案管理的效率和水平。（二）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，严格遵守档案管理的各项规章制度。2.认真履行档案管理职责，做好档案材料的收集、整理、归档等工作，确保档案质量。3.严格遵守保密制度，不得泄露档案信息。4.积极参加档案业务培训，不断提高业务水平。5.负责档案库房的日常管理，确保档案安全。（三）各部门职责1.负责及时向档案管理部门移交本部门形成的应归档的人事档案材料。2.协助档案管理部门做好档案材料的收集、核实等工作。3.按照档案管理部门的要求，提供有关人员的档案信息。三、档案内容（一）履历材料1.个人经历、学历、学位、培训经历等相关材料。2.参加工作以来的任职文件、任免审批表等。（二）自传材料个人撰写的自传及相关补充材料。（三）鉴定、考核、考察材料1.年度考核登记表、绩效考核表等。2.各类考察报告、鉴定材料等。（四）学历学位、培训和专业技术职务（职称）材料1.学历学位证书、培训结业证书等。2.专业技术职务任职资格评审表、聘任文件等。（五）政审材料1.政治历史情况审查表、入党入团志愿书等。2.各类政审证明材料。（六）党团材料1.入党申请书、思想汇报、转正申请书等。2.团组织关系材料。（七）奖励材料1.各级各类奖励证书、表彰决定等。2.奖励审批表。（八）处分材料1.处分决定、处分审批表等。2.解除处分的相关材料。（九）工资、任免、出国（境）等材料1.工资变动审批表、工资发放记录等。2.任免文件、出国（境）审批表等。（十）其他可供组织参考的材料1.体检表、健康证明等。2.其他与个人相关的重要材料。四、档案收集与整理（一）收集1.档案管理部门定期向各部门发出档案材料收集通知，明确收集范围和时间要求。2.各部门应指定专人负责收集本部门形成的应归档材料，并及时移交档案管理部门。3.档案管理人员应主动收集有关人员的各类档案材料，确保档案材料的及时、完整收集。（二）鉴别1.档案管理人员对收集到的档案材料进行认真鉴别，确保材料真实、完整、有效。2.对不符合要求的材料，应及时退回原部门或个人进行补充、修正或重新提供。（三）整理1.按照档案内容的分类，对档案材料进行系统整理。2.每份材料应保持完整，不得擅自裁剪、涂改。3.材料应使用A4纸规格，左侧装订，装订应牢固、整齐。4.编制档案目录，目录应清晰、准确反映档案内容。五、档案保管（一）档案库房建设1.档案库房应符合安全、防火、防潮、防虫、防盗等要求。2.库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材等。（二）档案存放1.按照档案类别、人员类别等进行分类存放，便于查找和管理。2.建立档案存放索引，标明档案存放位置。（三）档案保管期限1.人事档案的保管期限分为永久、长期和短期。2.对不同保管期限的档案，应分别进行管理。（四）档案定期检查1.档案管理部门定期对档案进行检查，一般每年不少于一次。2.检查内容包括档案的保管状况、材料的完整性等。3.对检查中发现的问题，应及时采取措施进行处理。（五）档案保密1.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案信息。2.查阅档案应严格履行审批手续，在规定的场所进行。3.对涉及机密的档案，应采取特殊的保密措施。六、档案查阅与借阅（一）查阅1.因工作需要查阅档案的，应填写《人事档案查阅申请表》，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，方可查阅。2.查阅档案应在档案管理部门指定的场所进行，查阅人员不得擅自摘抄、复制档案内容。3.查阅完毕后，应及时将档案归还档案管理部门，并办理归还手续。（二）借阅1.因特殊原因需要借阅档案的，应填写《人事档案借阅申请表》，经所在部门负责人、档案管理部门负责人和局领导批准后，方可借阅。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期借阅，应重新办理审批手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、圈划、批注等。4.借阅期满后，应及时将档案归还档案管理部门，并办理归还手续。七、档案转递（一）转递条件1.人员调动、辞职、退休等原因需要转递档案的。2.按照有关规定需要将档案转至其他单位的。（二）转递程序1.档案管理部门根据有关规定，开具《人事档案转递通知单》。2.将档案材料整理齐全，密封包装，并在封口处加盖档案管理部门印章。3.通过机要交通或专人送取等方式将档案转递至接收单位。4.接收单位收到档案后，应及时将回执寄回档案管理部门。（三）转递要求1.转递档案应严格按照规定的程序和要求进行，确保档案安全、及时转递。2.对转递过程中出现的问题，应及时查明原因，采取措施进行处理。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的人事档案信息化管理系统，实现档案信息的电子化存储、检索、利用等功能，提高档案管理工作的效率和水平。（二）信息化系统建设1.选择合适的档案管理软件，建立人事档案数据库。2.将档案材料进行电子化扫描录入，确保档案信息的准确、完整。3.建立档案信息安全防护体系，保障档案信息的安全。（三）信息化系统应用1.利用信息化系统进行档案信息的检索、查询