合同审计审核制度

PAGE合同审计审核制度一、总则（一）目的为加强公司合同管理，规范合同审计审核工作，防范合同风险，维护公司合法权益，提高公司经济效益，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各类合同的审计审核工作，包括但不限于采购合同、销售合同、租赁合同、服务合同、技术合同等。（三）基本原则1.合法性原则：合同的签订、履行必须符合国家法律法规的规定，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。2.合规性原则：合同审计审核工作应严格按照公司内部规章制度及相关流程进行，确保审核工作的规范性和准确性。3.全面性原则：对合同的签订、履行全过程进行审计审核，包括合同条款、合同主体资格、合同履行情况等，确保合同风险可控。4.效益性原则：在保证合同合法合规的前提下，充分考虑合同对公司经济效益的影响，促进公司资源的合理配置和有效利用。二、审计审核职责分工（一）审计部门职责1.负责制定合同审计审核工作流程和标准，指导和监督各部门的合同审计审核工作。2.对公司重大合同、涉及金额较大的合同以及风险较高的合同进行重点审计审核，提出审计意见和建议。3.定期对公司合同审计审核工作进行总结和分析，评估合同风险状况，为公司决策提供参考依据。4.协助公司处理合同纠纷，参与合同纠纷的调查和处理工作，提供相关审计证据和意见。（二）业务部门职责1.负责本部门合同的起草、谈判、签订和履行工作，并对合同的真实性、合法性、完整性负责。2.在合同签订前，将合同文本提交审计部门进行审计审核，并根据审计意见和建议对合同进行修改和完善。3.配合审计部门开展合同审计审核工作，提供相关资料和信息，协助审计部门了解合同签订和履行情况。4.负责合同履行过程中的跟踪和管理，及时发现和解决合同履行中出现的问题，并将相关情况及时反馈给审计部门。（三）法务部门职责1.负责对合同的合法性进行审查，确保合同条款符合法律法规的规定，避免合同法律风险。2.参与合同谈判和起草工作，提供法律专业意见和建议，协助业务部门完善合同条款。3.处理合同纠纷，为公司提供法律咨询和法律支持，维护公司合法权益。（四）财务部门职责1.负责对合同涉及的财务条款进行审核，确保合同财务条款合理、合规，符合公司财务管理制度的要求。2.参与合同谈判和起草工作，提供财务专业意见和建议，协助业务部门评估合同的财务风险和经济效益。3.负责合同执行过程中的财务核算和监督工作，及时发现和解决合同执行过程中的财务问题，并将相关情况及时反馈给审计部门。三、合同审计审核流程（一）合同起草阶段1.业务部门根据业务需求起草合同文本，合同文本应明确合同双方的权利义务、合同标的、数量、质量、价格、履行期限、履行地点、违约责任等主要条款。2.业务部门在起草合同文本时，应充分考虑合同风险，对可能出现的风险进行评估，并提出相应的防范措施。（二）合同审核阶段1.业务部门将起草好的合同文本提交给本部门负责人进行初审，初审主要对合同的真实性、合法性、完整性进行审查，确保合同条款符合业务实际需求，不存在重大风险。2.业务部门负责人初审通过后，将合同文本提交给审计部门进行审计审核。审计部门收到合同文本后，应在规定的时间内完成审计审核工作，并出具审计意见和建议。3.审计部门在审计审核过程中，应重点关注合同的以下方面：合同主体资格：审查合同双方是否具有签订合同的主体资格，是否具备相应的民事权利能力和民事行为能力。合同条款：审查合同条款是否明确、具体、合法，是否存在歧义、漏洞或风险点；合同条款是否符合公司利益，是否有利于公司防范风险和实现经济效益。合同价格：审查合同价格是否合理，是否符合市场行情和公司定价政策；合同价格的计算方式是否明确，是否存在价格调整条款及调整依据。合同履行期限：审查合同履行期限是否合理，是否符合业务实际需求和公司生产经营计划；合同履行期限的约定是否明确，是否存在逾期履行的违约责任。合同违约责任：审查合同违约责任条款是否明确、具体，是否具有可操作性；违约责任的约定是否合理，是否能够有效约束合同双方的行为。合同争议解决方式：审查合同争议解决方式是否明确，是否符合法律法规的规定；合同争议解决方式的选择是否有利于公司维护自身合法权益。4.审计部门在审计审核过程中，如发现合同存在问题或风险点，应及时与业务部门沟通，并提出修改意见和建议。业务部门应根据审计意见和建议对合同进行修改和完善，确保合同符合公司要求和法律法规规定。5.审计部门完成审计审核工作后，出具审计意见和建议，并将合同文本及审计意见和建议一并提交给法务部门进行合法性审查。6.法务部门收到合同文本及审计意见和建议后，应在规定的时间内完成合法性审查工作，并出具审查意见。法务部门在合法性审查过程中，应重点关注合同的合法性、合规性以及合同条款是否存在法律风险。7.法务部门完成合法性审查工作后，出具审查意见，并将合同文本及审计意见和建议、审查意见一并提交给财务部门进行财务审核。8.财务部门收到合同文本及审计意见和建议、审查意见后，应在规定的时间内完成财务审核工作，并出具审核意见。财务部门在财务审核过程中，应重点关注合同的财务条款是否合理、合规，是否符合公司财务管理制度的要求，以及合同对公司财务状况和经济效益的影响。（三）合同签订阶段1.业务部门根据审计意见、法务审查意见和财务审核意见，对合同进行修改和完善后，提交给公司法定代表人或授权代表签字盖章。2.合同签订后，业务部门应将合同文本原件一份交公司档案室存档，一份交财务部门作为付款依据，一份自留作为履行合同的依据。（四）合同履行阶段1.业务部门负责合同的履行工作，应按照合同约定的条款和时间履行合同义务，确保合同的顺利履行。2.在合同履行过程中，业务部门应及时跟踪合同履行情况，如发现合同履行过程中出现问题或风险点，应及时采取措施进行解决，并将相关情况及时反馈给审计部门、法务部门和财务部门。3.如果合同履行过程中需要变更合同条款，业务部门应按照合同变更程序进行操作，重新进行审计审核、法务审查和财务审核，并签订补充协议。（五）合同结算阶段1.合同履行完毕后，业务部门应及时办理合同结算手续，填写合同结算申请表，提交给财务部门进行审核。2.财务部门收到合同结算申请表后，应按照合同约定的结算方式和结算期限进行审核，审核通过后办理结算手续，并将结算情况及时反馈给业务部门。3.业务部门应将合同结算情况及时与对方进行核对，确保结算金额准确无误。如发现结算金额存在争议，应及时与对方协商解决，并将协商情况及时反馈给审计部门、法务部门和财务部门。四、合同审计审核内容（一）合同主体资格审查1.审查合同双方是否具有独立的法人资格或其他合法的经营资格，是否具备签订合同的主体资格。2.获取合同双方的营业执照、组织机构代码证、法定代表人身份证明等相关证明文件，核实其真实性和有效性。3.对于自然人作为合同一方的，审查其身份证号码、住址等基本信息，确保其具有完全民事行为能力。（二）合同条款审查1.合同标的审查：明确合同标的的名称、规格、型号、数量、质量等具体内容，确保合同标的清晰明确，不存在歧义。2.合同价格审查：审查合同价格是否合理，是否符合市场行情和公司定价政策；合同价格的计算方式是否明确，是否存在价格调整条款及调整依据。3.合同履行期限审查：审查合同履行期限是否合理，是否符合业务实际需求和公司生产经营计划；合同履行期限的约定是否明确，是否存在逾期履行的违约责任。4.合同违约责任审查：审查合同违约责任条款是否明确、具体，是否具有可操作性；违约责任的约定是否合理，是否能够有效约束合同双方的行为。5.合同争议解决方式审查：审查合同争议解决方式是否明确，是否符合法律法规的规定；合同争议解决方式的选择是否有利于公司维护自身合法权益。6.其他条款审查：审查合同中的其他条款，如保密条款、知识产权条款、不可抗力条款等，是否符合法律法规的规定和公司利益。（三）合同签订程序审查1.审查合同签订是否按照公司规定的程序进行，是否经过必要的审批环节。2.核实合同签订过程中是否存在授权委托手续，授权委托权限是否明确，是否符合法律法规的规定。3.审查合同签字盖章是否齐全、有效，签字盖章的主体是否与合同约定的主体一致。（四）合同履行情况审查1.跟踪合同履行进度，检查合同双方是否按照合同约定的时间、地点、方式履行合同义务。2.审查合同履行过程中是否存在变更、解除等情况，变更、解除合同是否符合法律法规的规定和合同约定的程序。3.检查合同履行过程中是否存在违约行为，违约行为是否给公司造成损失，公司是否采取了相应的措施进行处理。（五）合同结算情况审查1.审查合同结算是否按照合同约定的结算方式和结算期限进行，结算金额是否准确无误。2.核实合同结算过程中是否存在争议，争议的解决情况是否符合法律法规的规定和合同约定。3.检查合同结算后是否及时进行账务处理，账务处理是否符合公司财务管理制度的要求。五、合同审计审核报告（一）报告内容1.合同基本信息：包括合同名称、合同编号、合同签订日期、合同双方名称、合同标的、合同金额等。2.审计审核依据：说明审计审核所依据的法律法规、行业标准、公司内部规章制度等。3.审计审核范围：明确审计审核所涉及的合同条款、合同履行情况、合同结算情况等具体内容。4.审计审核发现的问题：详细描述审计审核过程中发现的合同存在的问题或风险点，包括合同主体资格、合同条款、合同签订程序、合同履行情况、合同结算情况等方面的问题。5.审计审核意见和建议：针对审计审核发现的问题，提出具体的审计审核意见和建议，包括对合同条款的修改建议、对合同履行过程的管理建议、对合同结算的审核建议等。6.审计审核结论：根据审计审核情况，对合同的合法性、合规性、完整性以及合同风险状况进行总体评价，得出审计审核结论。（二）报告格式合同审计审核报告应采用正式的公文格式，包括标题、文号、主送单位、正文、附件、落款等部分。报告正文应按照上述报告内容要求进行撰写，语言应严谨规范、逻辑清晰。附件应包括审计审核过程中获取的相关证明文件、资料等。落款应注明审计部门名称、报告日期，并加盖审计部门公章。（三）报告审批合同审计审核报告完成后，应提交给审计部门负责人进行审核，审核通过后提交给公司分管领导审批。公司分管领导审批通过后，审计部门应将合同审计审核报告发送给业务部门、法务部门、财务部门等相关部门，并抄送公司档案室。六、合同审计审核档案管理（一）档案收集1.业务部门应在合同签订后及时将合同文本原件一份交公司档案室存档，同时将合同审计审核过程中形成的相关文件、资料一并提交给档案室。2.审计部门应将合同审计审核报告、审计工作底稿等相关文件、资料整理归档后提交给档案室。3.法务部门应将合同合法性审查意见、法律意见书等相关文件、资料整理归档后提交给档案室。4.财务部门应将合同财务审核意见、财务结算凭证等相关文件、资料整理归档后提交给档案室。（二）档案整理1.档案室收到合同及相关文件、资料后，应按照档案管理的要求进行整理，分类编号，建立合同审计审核档案目录。2.合同审计审核档案应按照合同类别、合同签订时间等顺序进行排列，便于查找和管理。3.对于合同审计审核过程中形成的电子文件，应进行备份，并按照电子档案管理的要求进行存储和管理。（三）档案保管1.合同审计审核档案应妥善保管，确保档案的安全和完整。档案室应配备必要的档案保管设施，如档案柜、防火设备、防潮设备等。2.合同审计审核档案的保管期限应根据国家法律法规和公司内部规定执行。一般情况下，合同审计审核档案的保管期限为[X]年，重要合同的保管期限可适当延长。3.在档案保管期限内，如遇特殊情况需要查阅合同审计审核档案的，应按照公司档案查阅制度的规定办理查阅手续。查阅人应在查阅登记册上签字，并注明查阅目的、查阅范围等信息。（四）档案销毁1.合同审计审核档案保管期满后，档案室应按照档案销毁制度的规定进行鉴定和销毁。鉴定工作应由档案管理人员、审计部门人员、法务部门人员等组成的鉴定