行政单位全面采购制度

PAGE行政单位全面采购制度一、总则（一）目的为了规范行政单位的采购行为，加强采购管理，提高采购资金的使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家有关法律法规和政策规定，结合本单位实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本行政单位及所属各部门、各分支机构的采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应公开透明，接受社会监督，保障供应商的合法权益。3.公平竞争原则：通过公平竞争，选择优质的供应商和产品，确保采购质量和效益。4.诚实信用原则：采购活动各方应诚实守信，履行各自的义务，维护采购市场秩序。（四）职责分工1.采购管理部门负责制定采购管理制度和流程，组织实施采购活动，对采购过程进行监督和管理。2.需求部门提出采购需求，参与采购项目的评审和验收工作，对采购项目的质量和使用效果负责。3.财务部门负责采购资金的预算安排、支付管理和财务核算，对采购资金的使用情况进行监督。4.监察部门对采购活动进行监督检查，受理有关采购活动的投诉举报，查处采购活动中的违法违纪行为。二、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据本部门的工作任务和发展规划，结合实际需求，编制年度采购预算。2.采购预算应明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并按照规定的格式和要求进行填报。3.采购管理部门应对各需求部门编制的采购预算进行审核，汇总编制本单位年度采购预算草案，报经单位领导审批后，纳入单位年度预算。（二）预算执行1.采购活动应严格按照批准的采购预算执行，不得擅自调整或突破预算。2.因特殊情况需要调整采购预算的，应按照规定的程序报经批准后进行调整。3.财务部门应加强对采购资金的管理，严格按照预算安排支付采购资金，确保采购资金的安全和合理使用。（三）预算监督1.监察部门应加强对采购预算执行情况的监督检查，对违反预算规定的行为进行严肃处理。2.采购管理部门应定期对采购预算执行情况进行统计分析，及时发现问题并采取措施加以解决。3.各需求部门应配合采购管理部门和财务部门做好采购预算执行情况的监督检查工作，如实提供有关资料和情况。三、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应采用公开招标方式进行采购。3.公开招标应按照规定的程序进行，包括发布招标公告、发售招标文件、开标、评标、定标等环节。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式进行采购：（1）具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；（2）采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。3.邀请招标应按照规定的程序进行，包括发出投标邀请书、发售招标文件、开标、评标、定标等环节。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于3家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式进行采购：（1）招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；（2）技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；（3）采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；（4）不能事先计算出价格总额的。3.竞争性谈判应按照规定的程序进行，包括成立谈判小组、制定谈判文件、确定邀请参加谈判的供应商名单并发出谈判文件、谈判、确定成交供应商等环节。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式进行采购：（1）只能从唯一供应商处采购的；（2）发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；（3）必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.单一来源采购应按照规定的程序进行，包括成立采购小组、进行采购前公示、与供应商进行协商谈判、确定成交供应商等环节。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.询价应按照规定的程序进行，包括成立询价小组、确定被询价的供应商名单并发出询价通知书、询价、确定成交供应商等环节。四、采购流程（一）采购申请1.各需求部门根据工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购用途等内容，并经部门负责人签字确认后，提交采购管理部门。2.《采购申请表》应附相关的技术要求、规格说明、图纸等资料，以便采购管理部门准确了解采购需求。（二）采购审批1.采购管理部门收到采购申请后，对采购项目进行审核，重点审核采购项目的必要性、合规性、预算金额等内容。2.对于金额较大、技术复杂或涉及重大项目的采购申请，采购管理部门应组织相关部门进行论证，并报单位领导审批。3.经审批同意的采购申请，采购管理部门应下达《采购任务书》，明确采购项目的具体要求、采购方式、时间进度等内容。（三）采购实施1.根据《采购任务书》，采购管理部门按照规定的采购方式组织实施采购活动。2.采用公开招标方式的，采购管理部门应委托具有相应资质的招标代理机构进行招标，并按照招标程序组织开标、评标、定标等工作。3.采用邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等方式的，采购管理部门应按照相应的程序组织采购活动，确保采购过程的公平、公正、公开。4.在采购过程中，采购管理部门应与供应商保持密切沟通，及时了解采购项目的进展情况，协调解决采购过程中出现的问题。（四）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购管理部门应与成交供应商签订采购合同。2.采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式等内容，并符合法律法规和政策规定的要求。3.采购合同签订后，采购管理部门应将合同副本送财务部门、需求部门等相关部门备案。（五）验收付款1.采购项目到货后，需求部门应按照采购合同的要求进行验收。验收合格后，需求部门应填写《验收报告》，并经部门负责人签字确认后，提交采购管理部门。2.采购管理部门收到《验收报告》后，应组织相关部门对采购项目进行审核。审核通过后，采购管理部门应出具《付款通知书》，通知财务部门按照采购合同的约定支付采购资金。3.财务部门应严格按照《付款通知书》的要求支付采购资金，并做好财务核算工作。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。2.采购合同应包括以下主要条款：（1）当事人的名称或者姓名和住所；（2）标的；（3）数量；（4）质量；（5）价款或者报酬；（6）履行期限、地点和方式；（7）违约责任；（8）解决争议的方法。3.采购合同签订前，采购管理部门应组织相关部门对合同条款进行审核，确保合同条款合法合规、明确具体、公平合理。（二）合同履行1.采购合同双方应按照合同约定履行各自的义务，确保合同的顺利履行。2.在合同履行过程中，如发生合同变更、解除等情况，应按照法律法规和合同约定的程序进行处理，并及时通知相关部门。3.采购管理部门应定期对采购合同的履行情况进行检查和监督，并及时协调解决合同履行过程中出现的问题。（三）合同验收1.采购项目完成后，需求部门应按照采购合同的要求进行验收。验收内容包括货物的数量、质量、规格型号、技术性能等方面。2.验收合格后，需求部门应填写《验收报告》，并经部门负责人签字确认后，提交采购管理部门。3.采购管理部门应组织相关部门对《验收报告》进行审核，并将审核结果通知财务部门。（四）合同付款1.财务部门应按照采购合同的约定，及时支付采购资金。付款前，财务部门应审核采购合同的履行情况、验收报告等相关资料，确保付款依据充分、手续齐全。2.对于分期付款的采购项目，财务部门应按照合同约定的付款期限和金额进行支付，并做好财务核算工作。3.在合同付款过程中，如发现供应商存在违约行为，财务部门应暂停付款，并及时通知采购管理部门进行处理。（五）合同档案管理1.采购管理部门应建立采购合同档案管理制度，对采购合同及相关资料进行分类整理、归档保存。2.采购合同档案应包括采购合同文本、招标文件、投标文件、评标报告、验收报告、付款凭证等资料。3.采购合同档案的保存期限应按照法律法规和单位档案管理制度的要求执行，确保档案资料的完整性和可追溯性。六、采购监督与管理（一）内部监督1.监察部门应加强对采购活动的监督检查，重点检查采购程序是否合规、采购行为是否公正、采购资金是否合理使用等方面。2.采购管理部门应建立健全内部监督管理制度，加强对采购过程的自我监督和管理，确保采购活动规范有序进行。3.财务部门应加强对采购资金的管理和监督，严格按照预算安排支付采购资金，对采购资金的使用情况进行定期检查和审计。（二）外部监督1.采购活动应接受社会监督，采购信息应及时公开，接受供应商和社会公众的监督。2.供应商对采购活动有异议的，可以向采购管理部门提出质疑，采购管理部门应及时受理并处理。3.对于涉及重大采购项目或社会关注度较高的采购活动，应邀请纪检监察部门、审计部门等进行监督，确保采购活动合法合规、公开透明。（三）绩效评价1.采购管理部门应建立采购绩效评价制度，对采购项目的实施效果、采购资金的使用效益、供应商的履约情况等进行绩效评价。2.绩效评价应采用科学合理的评价指标和方法，定期对采购项目进行评价，并将评价结果作为改进采购工作、加强采购管理的重要依据。3.对于绩效评价结果较差的采购项目，采购管理部门应及时进行整改，并追究相关责任人的责任。七、供应商管理（一）供应商资格审查1.采购管理部门应建立供应商资格审查制度，对参与本单位采购活动的供应商进行资格审查。2.供应商资格审查的内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明、资质证书、业绩情况、信誉状况等方面。3.采购管理部门应定期对供应商资格进行复审，确保供应商资格的有效性和合法性。（二）供应商选择与评价1.采购管理部门应根据采购项目的需求和特点，选择合适的供应商。选择供应商时，应综合考虑供应商的产品质量、价格、交货期、售后服务等因素。2.采购管理部门应建立供应商评价制度，定期对供应商的履约情况进行评价。评价内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格水平、合作态度等方面。3.根据供应商评价结果，采购管理部门应建立供应商信用档案，对信用良好的供应商给予优先采购待遇，对信用较差的供应商进行限制或淘汰。（