学校一体化采购制度汇编

PAGE学校一体化采购制度汇编一、总则（一）目的为规范学校采购行为，提高采购效率，保证采购质量，加强学校采购管理的规范化、制度化和科学化建设，依据国家相关法律法规及行业标准，结合学校实际情况，制定本制度汇编。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各项目涉及的各类物资采购、服务采购及工程采购等活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：遵循公开、公平、公正的原则，维护市场竞争秩序，保障各供应商平等参与竞争的权利。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的最小化，提高采购资金的使用效益。4.诚信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，确保采购活动的顺利进行。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校设立采购领导小组，由学校领导、相关职能部门负责人等组成。采购领导小组负责审议学校重大采购项目的采购计划、采购方式、采购预算等事项，对采购活动进行决策和监督。（二）采购执行机构学校设立采购部门，负责具体采购业务的组织实施。采购部门应配备专业的采购人员，明确其岗位职责，确保采购工作的顺利开展。采购人员应具备相应的专业知识和技能，熟悉采购流程和法律法规，遵守职业道德。（三）相关部门职责1.需求部门：负责提出采购需求，明确采购项目的规格、数量、质量要求等，并对采购项目的实施进度和质量负责。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的使用，办理采购款项的支付结算等工作。3.审计部门：负责对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购合同的履行情况等，防范采购风险。4.纪检监察部门：负责对采购活动中的违规违纪行为进行查处，维护采购活动的公正性和严肃性。三、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据学校事业发展规划和年度工作计划，结合实际需求，编制本部门的采购预算。采购预算应明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额等详细信息。2.采购部门应汇总各需求部门的采购预算，进行审核和平衡，形成学校年度采购预算草案。采购预算草案应报采购领导小组审议通过后，提交学校财务部门。3.学校财务部门应根据学校年度预算安排，对采购预算草案进行审核和调整，报学校批准后下达各部门执行。（二）预算执行1.采购部门应严格按照批准的采购预算组织采购活动，不得擅自突破预算。如因特殊原因需要调整采购预算的，应按照规定的程序办理预算调整手续。2.需求部门应严格控制采购项目的实施进度和质量，确保采购项目符合预算要求。如因需求变更等原因导致采购预算增加的，应及时办理预算追加手续。3.财务部门应加强对采购预算执行情况的监控，定期对采购资金的使用情况进行检查和分析，确保采购资金专款专用，提高资金使用效益。（三）预算调整1.采购预算一经批准，原则上不得随意调整。但在采购过程中，如遇下列情形之一的，可以申请预算调整：国家政策法规发生重大变化，导致采购项目的预算金额发生较大变动的；因不可抗力因素，如自然灾害、市场价格波动等，导致采购项目的预算金额发生较大变动的；因学校事业发展需要，确需增加或减少采购项目的；其他经学校批准的特殊情况。2.预算调整申请应由需求部门提出，经采购部门审核后，报采购领导小组审议。采购领导小组应根据实际情况，对预算调整申请进行审批，并下达预算调整通知。3.财务部门应根据预算调整通知，及时调整采购预算，并对采购资金的使用进行相应调整。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。公开招标应按照《中华人民共和国招标投标法》及相关法律法规的规定进行。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式采购。公开招标数额标准按照国家和地方有关规定执行。3.采购部门应在指定的媒体上发布招标公告，招标公告应包括采购项目的名称、内容、数量、技术规格、预算金额、投标人资格要求、投标截止时间、开标时间及地点等信息。4.采购部门应组织开标、评标和定标等活动，确保招标活动的公平、公正、公开。评标委员会应由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.采购部门应通过随机方式选择符合资格条件的供应商，并向其发出投标邀请书。投标邀请书应包括采购项目的名称、内容、数量、技术规格、预算金额及供应商资格要求等信息。4.采购部门应组织开标、评标和定标等活动，邀请招标的评标委员会组成及评标程序等应参照公开招标的相关规定执行。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.采购部门应成立谈判小组，谈判小组应由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为三人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。4.采购部门应向符合资格条件的供应商发出谈判文件，谈判文件应包括采购项目的技术规格、数量、质量要求、价格要求、交货时间及地点、付款方式等信息。5.采购部门应组织供应商进行谈判，谈判过程中应记录谈判情况，并要求供应商在谈判记录上签字确认。谈判结束后应要求供应商在规定时间内提交最后报价。6.采购部门应根据谈判情况和供应商的最后报价，确定成交供应商，并签订采购合同。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程或服务的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采购部门应组织成立单一来源采购小组，单一来源采购小组应由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为三人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。4.采购部门应向拟采用单一来源采购方式的供应商发出单一来源采购协商文件，协商文件应包括采购项目的技术规格、数量、质量要求、价格要求、交货时间及地点、付款方式等信息。5.采购部门应组织供应商进行协商，协商过程中应记录协商情况，并要求供应商在协商记录上签字确认。协商结束后应要求供应商提交最终报价。6.采购部门应根据协商情况和供应商的最终报价，确定成交供应商，并签订采购合同。单一来源采购合同签订后，应在指定媒体上进行公示。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.采购部门应向符合资格条件的供应商发出询价通知书，询价通知书应包括采购项目的技术规格、数量、质量要求、价格要求、交货时间及地点、付款方式等信息。4.采购部门应要求供应商在规定时间内提交报价文件，报价文件应包括货物名称、规格、数量、单价、总价等信息。5.采购部门应根据供应商的报价情况，确定成交供应商，并签订采购合同。五、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据实际工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求、预算金额、采购时间等信息，并提交相关证明材料。2.《采购申请表》经需求部门负责人审核签字后，报采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到《采购申请表》后，应进行初审，审核采购项目的必要性、合规性、预算合理性等。初审通过后，提交采购领导小组审批。2.采购领导小组根据采购项目的性质和金额大小，按照规定的审批权限进行审批。审批通过后，采购部门方可组织实施采购活动。（三）采购实施1.采购部门根据采购项目的特点和采购方式，选择合适的采购程序进行采购。如采用公开招标方式采购的，应按照招标程序组织招标活动；采用竞争性谈判方式采购的，应按照谈判程序组织谈判活动等。2.在采购过程中，采购部门应与供应商保持密切沟通，及时了解采购项目的进展情况，协调解决采购过程中出现的问题。3.采购部门应按照采购合同的约定，对采购项目的质量、进度、验收等进行跟踪管理，确保采购项目按时、按质、按量完成。（四）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购部门应与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、质量要求、价格、交货时间及地点、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同签订前，采购部门应将合同文本提交学校法律顾问进行审核，确保合同条款合法合规。审核通过后，采购部门方可与供应商签订合同。3.采购合同签订后，采购部门应将合同副本送财务部门、需求部门等相关部门备案。（五）验收付款1.采购项目完成后，需求部门应组织相关人员对采购项目进行验收。验收内容包括采购项目的数量、质量、规格、性能等是否符合采购合同的约定。2.验收合格后，需求部门应填写《验收报告》，并提交采购部门。采购部门根据验收情况，办理付款手续。3.财务部门应按照采购合同的约定，及时支付采购款项，并对采购资金的使用情况进行监督检查。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。合同条款应符合法律法规和行业标准的要求，避免出现模糊不清、歧义或违法违规的条款。2.采购合同签订前，采购部门应组织对合同条款进行审核，确保合同内容合法合规、公平合理。审核内容包括合同主体资格、合同条款完整性、合同风险防范等方面。3.采购合同签订时，双方应加盖单位公章或合同专用章，并由法定代表人或授权代表签字。合同签订后，采购部门应及时将合同副本送财务部门、需求部门等相关部门备案。（二）合同履行1.采购合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。采购部门应跟踪合同履行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。2.供应商应按照合同约定的时间、地点、质量要求等提供货物或服务。如供应商未能按时履行合同义务，采购部门有权要求供应商承担违约责任。3.需求部门应按照合同约定及时验收货物或服务，并支付相应款项。如需求部门未能按时履行合同义务，供应商有权要求需求部门承担违约责任。（三）合同变更与解除1.在合同履行过程中，如果需要变更合同条款，双方应协商一致，并签订书面变更协议。变更协议作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。2.如果出现法定或约定的解除合同情形，双方应协商一致解除合同，并签订书面解除协议。解除协议应明确解除合同的原因及双方的权利和义务。3.合同变更或解除后，采购部门应及时通知财务部门、需求部门等相关部门，并对合同变更或解除的情况进行记录和备案。（四）合同纠纷处理1.如果在合同履行过程中发生纠纷，双方应首先通过友好协商解决。协商不成的，可以根据合同约定的争议解决方式，如仲裁或诉讼等，解决纠纷。2.在纠纷处理过程中，采购部门应及时收集相关证据，维护学校的合法权益。同时，应积极配合学校法律顾问或相关部门的工作，妥善处理纠纷。七、采购监督与审计（一）内部监督1.学校纪检监察部门应加强对采购活动的监督检查，对采购过程中的违规违纪行为进行严肃查处。2.审计部门应定期对采购项目进行审计，检查采购程序的合规性、采购合同的履行情况、采购资金的使用效益等，防范采购风险。3.采购部门应建立健全内部