股分制企业物质采购制度

PAGE股分制企业物质采购制度一、总则（一）目的为规范股份制企业物质采购行为，加强采购管理，确保采购工作的公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证企业生产经营活动所需物资的及时供应和质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本股份制企业及所属各部门、分公司、子公司的物质采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平竞争、公正透明的原则，不得偏袒任何供应商，保障所有供应商平等参与竞争的权利。3.效益原则：在保证物资质量和满足生产经营需求的前提下，通过科学合理的采购策略和方法，降低采购成本，提高采购效益。4.质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，确保所采购物资符合企业生产经营的要求和标准。5.诚实守信原则：采购活动各方应诚实守信，严格履行合同约定，不得欺诈、违约。二、采购管理职责（一）采购决策机构1.董事会：负责审议重大采购项目的决策，对采购战略、重大采购事项等进行宏观指导和监督。2.采购管理委员会：由企业高层管理人员、相关部门负责人等组成，负责审议采购计划、采购预算、采购合同等重要事项，协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行部门1.采购部门：作为采购活动的具体执行机构，负责制定采购计划、组织采购招标、谈判、签订合同、验收等工作，确保采购任务的顺利完成。2.采购人员职责熟悉市场行情，掌握供应商信息，建立和维护供应商档案。按照采购计划和预算，及时、准确地采购所需物资，确保物资供应的及时性和连续性。负责采购合同的起草、审核、签订及执行跟踪，确保合同的有效履行。参与采购物资的验收工作，对验收结果负责。定期对采购工作进行总结和分析，提出改进建议和措施。（三）其他相关部门职责1.需求部门：负责提出物资需求计划，明确物资的规格、型号、数量、质量要求等，配合采购部门进行采购工作。2.质量部门：负责对采购物资的质量进行检验和监督，参与采购合同中质量条款的确立，确保所采购物资符合质量标准。3.财务部门：负责审核采购预算、支付采购款项，对采购成本进行核算和控制，监督采购资金的使用情况。4.审计部门：负责对采购活动进行审计监督检查，审查采购程序的合规性、采购合同的合法性及采购资金的使用效益等。三、采购计划管理（一）采购计划的编制1.年度采购计划各需求部门应于每年年底前，根据企业年度生产经营计划、固定资产投资计划等，结合现有物资库存情况，编制本部门下一年度的物资需求计划。采购部门汇总各需求部门的物资需求计划后，结合市场供应情况、采购周期等因素，编制企业年度采购计划。年度采购计划应明确采购物资的种类、规格、数量、预计采购时间等内容，并报采购管理委员会审议通过。2.月度采购计划采购部门根据年度采购计划，结合实际生产经营需求和物资库存动态，于每月底前编制下月度采购计划。月度采购计划应细化到具体的采购物资品种、数量、采购时间等，并确保采购计划的合理性和可操作性。月度采购计划经采购部门负责人审核后，报分管领导审批执行。修改与调整1.在采购计划执行过程中，如因市场变化、生产经营调整、设计变更等原因需要对采购计划进行修改或调整的，需求部门应及时提出书面申请，说明修改或调整的原因、内容及对采购工作的影响。2.采购部门收到需求部门的申请后，应进行审核评估，并根据实际情况对采购计划进行相应的修改和调整。修改后的采购计划需重新履行审批程序。四、采购预算管理（一）预算编制1.采购部门应根据采购计划，结合市场价格走势、历史采购数据等，编制采购预算草案。采购预算应涵盖采购物资的价款、运输费、装卸费、保险费、税费等各项费用。2.财务部门负责对采购预算草案进行审核，结合企业年度财务预算和资金状况，提出审核意见。采购预算经采购管理委员会审议通过后，纳入企业年度财务预算管理。预算执行与控制1.采购部门应严格按照采购预算组织采购活动，不得超预算采购。如因特殊原因需要突破预算的，应按照企业财务审批制度的规定，履行相应的审批手续。2.财务部门负责对采购预算的执行情况进行监控和分析，定期向采购管理委员会汇报采购预算执行情况，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。五、采购方式选择（一）招标采购1.适用范围：对于金额较大、技术规格复杂、市场竞争充分的物资采购项目，应采用招标采购方式。招标采购应按照国家有关法律法规及企业内部招标管理规定进行。2.招标程序采购部门发布招标公告，邀请潜在供应商参与投标。招标公告应明确招标项目的名称、内容、要求、投标截止时间、开标时间及地点等信息。对报名参加投标的供应商进行资格审查，确定合格投标人名单。向合格投标人发售招标文件，招标文件应包括招标项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。组织开标、评标会议，按照评标标准进行评标，确定中标候选人。采购部门向中标人发出中标通知书，并与中标人签订采购合同（二）询价采购1.适用范围：对于金额较小、规格标准统一、市场货源充足的物资采购项目，可采用询价采购方式。2.询价程序采购部门向至少三家以上的供应商发出询价函，询价函应明确采购物资的名称、规格、数量、质量要求、交货时间及地点等内容。供应商在规定时间内回复询价函报价，采购部门对供应商的报价进行比较分析，选择报价合理、信誉良好的供应商作为成交对象。采购部门与成交供应商签订采购合同。（三）竞争性谈判采购1.适用范围：对于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额等情况的物资采购项目，可采用竞争性谈判采购方式。2.谈判程序采购部门成立谈判小组，谈判小组由采购部门代表、相关技术专家、法律专家等组成。谈判小组制定谈判文件,明确谈判程序、谈判内容、合同草案条款等。谈判小组与符合资格条件的供应商进行谈判，在谈判过程中，谈判小组可以根据谈判文件和谈判情况实质性变动采购需求中的技术、服务要求以及合同草案条款，但不得变动谈判文件中的其他内容。谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并签订采购合同。（四）单一来源采购1.适用范围：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的物资采购项目，可以采用单一来源采购方式。2.采购程序采购部门填写单一来源采购申请表，说明采用单一来源采购方式的原因、采购物资的名称、规格、数量、金额及拟采购的供应商等内容。单一来源采购申请表经采购部门负责人审核后，报采购管理委员会审批。采购部门与单一来源供应商进行谈判，签订采购合同。六、供应商管理（一）供应商选择1.建立供应商准入制度，明确供应商的准入条件，包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。2.采购部门通过市场调研、供应商推荐、行业协会推荐等多种渠道，收集潜在供应商信息，并对其进行初步筛选和评估。3.对符合准入条件的潜在供应商，采购部门组织相关人员进行实地考察，了解其实际情况，评估其是否具备合作能力。4.根据考察结果，采购部门确定合格供应商名单，并建立供应商档案。供应商档案应包括供应商的基本信息、资质证明、业绩情况、合作记录等内容。供应商评价与考核1.采购部门定期对供应商的供货质量、交货期、价格、售后服务等方面进行评价和考核。评价和考核可采用定量与定性相结合的方式进行，具体指标和权重可根据采购物资的特点和企业实际情况确定。2.根据评价和考核结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商三类。对于优秀供应商，可给予更多的合作机会和优惠政策；对于不合格供应商，应及时淘汰，并停止与其合作。3.采购部门应将供应商评价与考核结果反馈给供应商，并要求其针对存在的问题进行整改。同时，采购部门应跟踪供应商的整改情况，确保供应商不断改进和提高供应水平。供应商关系维护1.采购部门应与供应商保持密切沟通，定期召开供应商会议，及时了解供应商的生产经营情况、市场动态等信息，协调解决合作过程中存在的问题，并共同探讨如何进一步优化合作关系。2.对于重要供应商，采购部门应建立定期走访制度，加强与供应商的面对面交流，增进彼此之间的了解和信任。3.在供应商遇到困难时，采购部门应积极提供支持和帮助，与供应商共同应对挑战。同时，可以通过建立战略合作伙伴关系等方式，加强与供应商的深度合作，实现互利共赢。七、采购合同管理（一）合同签订1.采购部门应在确定中标供应商或成交供应商后，及时与供应商签订采购合同。采购合同应明确采购物资的名称、规格、数量、质量、价格、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等条款，确保合同内容完整、准确、合法。2.采购合同签订前，采购部门应将合同草案提交给企业法律部门进行审核，法律部门应对合同的合法性、合规性、完整性等进行审查，并提出修改意见。采购部门根据法律部门的意见对合同草案进行修改完善后，报分管领导审批。3.采购合同经审批通过后，由采购部门负责人与供应商签订合同。合同签订应采用书面形式，并加盖双方单位公章或合同专用章。合同执行与跟踪1合同签订后，采购部门应按照合同约定，及时向供应商支付预付款或定金，并跟踪供应商的生产进度和交货情况。2.供应商应按照合同约定的时间、地点、质量要求等向企业交付物资。采购部门应组织相关人员对采购物资进行验收，验收合格后方可办理入库手续，并按照合同约定支付货款。3.在合同执行过程中，如出现合同变更、解除等情况，采购部门应及时与供应商协商，并签订相关补充协议或解除合同协议。同时，采购部门应将合同变更、解除等情况及时通知企业相关部门，并做好记录和存档工作。合同归档与保管1采购合同签订后，采购部门应及时将合同文本及相关资料进行整理归档，建立合同档案。合同档案应包括合同正本、副本、补充协议、验收报告、付款凭证等资料。2.合同档案应按照企业档案管理规定进行保管，确保合同资料的安全、完整和可查阅。合同档案的保管期限应符合国家法律法规及企业内部规定的要求。八、采购验收管理（一）验收标准1.采购部门应在采购合同中明确采购物资的验收标准，验收标准应符合国家相关标准、行业标准及企业内部要求。2.对于特殊规格、型号或定制的物资，采购部门应要求供应商提供详细的技术资料和质量标准，并以此作为验收依据。验收程序1.采购物资到货前，采购部门应通知质量部门、需求部门等相关人员做好验收准备工作。2.物资到货后，采购部门组织质量部门、需求部门等相关人员按照验收标准对采购物资进行验收。验收内容包括物资的数量、规格、型号、质量、外观等方面。3.验收人员应填写验收报告，验收报告应包括验收物资的名称、规格、型号、数量、验收情况、验收结论等内容。验收报告经验收人员签字确认后存档。4.如验收合格，采购部门应及时组织办理入库手续；如验收不合格，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求供应商采取补货、换货、退货等措施，并承担相应的违约责任。九、采购监督与审计（一）内部监督1.企业内部审计部门应定期对采购活动进行审计监督检查，审查采购程序的合规性、采购合同的合法性、采购资金的使用效益等情况。2