厦门采购制度

PAGE厦门采购制度一、总则（一）目的为规范公司采购行为，加强采购管理，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司在厦门地区的所有采购活动，包括但不限于原材料、设备、办公用品、服务等的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，保障所有供应商平等参与竞争，不得偏袒任何一方。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益，实现公司利益最大化。4.诚信原则：采购人员应诚实守信，与供应商建立良好的合作关系，严格履行采购合同。二、采购组织与职责（一）采购部门1.部门职责负责制定和执行公司采购计划，根据公司需求及时采购所需物资和服务。开发、评估、选择合格供应商，建立供应商档案，维护供应商关系。组织采购谈判，签订采购合同，跟踪合同执行情况，确保合同有效履行。负责采购物资的验收工作，对不合格物资及时处理。收集、整理采购信息，分析市场动态，为公司采购决策提供依据。2.采购人员职责严格遵守本制度及相关规定，按照采购流程开展工作。负责采购项目的具体实施，包括询价、比价、议价等，确保采购价格合理。与供应商保持密切沟通，及时了解供应情况，协调解决采购过程中的问题。对采购物资的质量、交货期等进行跟踪和监督，确保满足公司要求。协助相关部门进行采购物资的验收工作，提供验收所需资料。（二）需求部门1.部门职责根据公司业务发展和实际需求，提出采购申请，明确采购物资的规格、型号、数量、质量要求等。参与采购项目的供应商选择、采购谈判等工作，提供专业意见和建议。负责采购物资的使用和验收工作，对采购物资的质量和适用性负责。配合采购部门做好采购合同的执行和结算工作。2.需求人员职责准确填写采购申请单，详细描述采购需求，避免因需求不明确导致采购失误。及时向采购部门反馈需求变更情况，协助采购部门调整采购计划。参与采购物资的验收工作，提供验收意见。（三）审批部门1.部门职责对采购申请进行审核，根据公司规定和实际情况，批准或驳回采购申请。监督采购过程，确保采购活动符合公司利益和相关规定。对重大采购项目进行决策，协调各部门之间的关系。2.审批人员职责认真审核采购申请，对采购必要性、预算合理性、采购方式等进行严格把关。及时审批采购申请，不得无故拖延，影响采购工作进度。对采购过程中的重大问题提出决策意见，确保采购活动顺利进行。三、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据业务需要，填写《采购申请单》，详细注明采购物资或服务的名称、规格、型号、数量、预算金额、需求时间等信息，并提交相关证明材料。2.《采购申请单》经部门负责人审核签字后，提交至审批部门进行审批。审批部门根据公司规定和实际情况，对采购申请进行审批，批准后返回需求部门，需求部门将《采购申请单》转交采购部门。（二）采购计划制定采购部门收到经批准的《采购申请单》后，结合库存情况、市场供应情况等，制定详细的采购计划。采购计划应明确采购物资或服务的名称、规格、型号、数量、采购时间、采购方式等内容，并报部门负责人审核。（三）供应商选择与管理1.供应商开发采购部门根据采购计划，通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。对潜在供应商进行初步筛选，评估其资质、信誉、生产能力、产品质量等方面情况，确定入围供应商名单。2.供应商评估定期对供应商进行评估，评估内容包括交货期、产品质量、售后服务、价格水平、合作态度等方面。采购部门根据评估结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予更多合作机会，对于不符合要求的供应商及时淘汰。3.供应商选择根据采购物资或服务的特点和要求，从入围供应商名单中选择合适的供应商进行采购。采购人员与供应商进行沟通，了解其报价、交货期、质量保证等情况，必要时组织实地考察。通过询价、比价、议价等方式，确定最终供应商，并签订采购合同。（四）采购合同签订1.采购人员与供应商达成一致意见后，起草采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资或服务的名称、规格、型号、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同经采购部门负责人审核后，提交至公司法律顾问进行合法性审查。法律顾问对合同条款进行审核，确保合同符合法律法规要求，并提出修改意见。3.采购合同经法律顾问审核通过后，由公司法定代表人或授权代表签字盖章，并加盖公司公章。采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给需求部门、财务部门等相关部门。（五）采购执行与跟踪1.采购部门根据采购合同要求，向供应商下达采购订单，明确采购物资或服务的详细要求和交货时间。2.采购人员定期与供应商沟通，跟踪采购订单的执行情况，及时了解物资生产进度、运输情况等，确保供应商按时、按质、按量交货。3.如遇供应商交货延迟、产品质量问题等情况，采购人员应及时与供应商协商解决，并采取相应措施，如要求供应商加快生产进度、更换产品等，确保公司生产经营不受影响。（六）验收与付款1.验收采购物资到货前，需求部门应做好验收准备工作，制定验收方案，明确验收标准和方法。采购物资到货后，采购部门通知需求部门进行验收。需求部门按照验收方案对采购物资的数量、规格、型号、质量等进行验收，并填写《验收报告》。如验收合格，需求部门在《验收报告》上签字确认；如验收不合格，需求部门应及时通知采购部门，采购部门与供应商协商解决，如退货、换货、补货等。2.付款采购部门根据采购合同和验收情况，填写《付款申请单》，附上采购合同、验收报告、发票等相关资料后，提交至财务部门进行审核。财务部门对《付款申请单》及相关资料进行审核，审核无误后按照公司财务制度办理付款手续。四、采购方式（一）招标采购1.适用范围：对于金额较大、技术复杂、竞争充分的采购项目，采用招标采购方式。2.招标程序：采购部门制定招标文件，明确招标项目的技术要求、商务条款、评标标准等内容。发布招标公告，邀请潜在供应商参与投标。接收供应商投标文件，组织开标、评标、定标工作。向中标供应商发出中标通知书，并签订采购合同。（二）询价采购1.适用范围：对于规格标准统一、货源充足、价格变化幅度小的采购项目，采用询价采购方式。2.询价程序：采购部门向多家供应商发出询价函，询问采购物资或服务的价格、交货期等信息。供应商根据询价函要求进行报价，采购部门对各供应商报价进行比较分析，选择价格合理、信誉良好的供应商作为成交供应商。与成交供应商签订采购合同。（三）竞争性谈判采购1.适用范围：对于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的采购项目，采用竞争性谈判采购方式。2.谈判程序：采购部门成立谈判小组，成员包括采购人员、技术专家、法律专家等。谈判小组与合格供应商进行谈判，就采购物资或服务的价格、质量、交货期、售后服务等条款进行协商。根据谈判结果，确定成交供应商，并签订采购合同。（四）单一来源采购1.适用范围：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目，采用单一来源采购方式。2.采购程序：采购部门填写《单一来源采购申请审批表》，详细说明采用单一来源采购方式的原因、供应商名称、采购内容、预算金额等信息，并提交相关证明材料。《单一来源采购申请审批表》经采购部门负责人审核签字后，提交至审批部门进行审批。审批部门根据公司规定和实际情况，对采购申请进行审批，批准后采购部门与供应商签订采购合同。五、采购预算管理（一）预算编制1.采购部门根据公司年度经营计划和采购需求，编制年度采购预算。采购预算应明确采购项目、采购金额、采购时间等内容，并报财务部门审核。2.财务部门对采购预算进行审核，结合公司财务状况和资金安排，提出修改意见。采购部门根据财务部门意见，对采购预算进行调整和完善，经公司领导审批后执行。（二）预算执行1.采购部门严格按照采购预算执行采购任务，不得擅自突破预算。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照公司预算调整程序进行申请和审批。2.财务部门对采购预算执行情况进行监控，定期对采购支出进行统计和分析，确保采购资金合理使用。（三）预算控制1.建立采购预算控制制度，加强对采购过程的监督和管理，防止超预算采购行为的发生。2.采购部门在采购过程中，应严格控制采购成本，通过询价、比价等方式，选择价格合理的供应商，确保采购资金效益最大化。六、采购风险管理（一）风险识别1.采购部门定期对采购过程中可能存在的风险进行识别，包括市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、付款风险等。2.分析风险产生的原因和可能造成的影响，为制定风险应对措施提供依据。（二）风险评估1.对识别出的采购风险进行评估，确定风险的等级和可能性。2.根据风险评估结果，制定相应的风险应对策略，优先处理高风险事件。（三）风险应对1.市场风险应对：密切关注市场动态，及时了解市场价格变化、供应情况等信息，通过与供应商签订长期合同、套期保值等方式，降低市场风险。2.供应商风险应对：加强对供应商的管理和评估，建立供应商信用档案，选择信誉良好、实力较强的供应商合作。同时，与供应商签订详细的采购合同，明确双方的权利和义务，降低供应商违约风险。3.质量风险应对：严格把控采购物资的质量，加强验收环节管理，要求供应商提供质量保证文件。对不合格物资及时处理，确保公司生产经营不受影响。4.合同风险应对：加强采购合同管理，严格审核合同条款，确保合同合法合规。在合同执行过程中加强跟踪和监督，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题，降低合同风险。5.付款风险应对：建立健全付款审批制度，严格审核付款申请，确保付款依据充分、手续齐全。加强与供应商的沟通协调，及时解决付款过程中出现的争议，降低付款风险。七、监督与考核（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购流程是否合规、采购合同是否有效履行、采购资金使用是否合理等。2.审计部门根据审计结果，出具审计报告，对发现的问题提出整改意见和建议，督促相关部门进行整改。（二）外部监督1.接受政府有关部门的监督检查，积极配合相关部门的工作，及时提供所需资料和信息。2.主动接受社会公众的监督，对采购活动中的违法违规行为，及时