2025年学校采购制度

PAGE2025年学校采购制度一、总则（一）目的为了规范学校采购行为，加强学校采购管理，提高采购资金使用效益，保障学校教育教学及各项工作的顺利开展，依据国家相关法律法规及行业标准，结合学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各年级组、各学科组等在教学、科研、行政、后勤等活动中涉及的各类物资、服务及工程项目的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规，符合相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：遵循公开、公平、公正的竞争机制，保障所有潜在供应商平等参与竞争，不得偏袒任何一方。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高采购资金使用效益。4.诚信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，维护良好的采购秩序。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校成立采购领导小组（以下简称“领导小组”），由学校领导班子成员、相关职能部门负责人等组成。领导小组负责审议学校采购工作的重大事项，包括采购政策、采购计划、采购预算、采购方式的确定等，对采购工作进行宏观指导和监督。（二）采购执行部门学校设立采购办公室（以下简称“采购办”），作为采购工作的执行部门。采购办负责具体实施采购活动，包括采购需求的收集与整理、采购文件编制、采购信息发布、供应商选择与管理、采购合同签订与执行、采购项目验收等工作。采购办应配备专业的采购人员，明确各岗位职责，确保采购工作的顺利进行。（三）采购监督部门学校设立采购监督小组（以下简称“监督小组”），由学校纪检监察部门、财务部门等相关人员组成。监督小组负责对采购活动进行全程监督，审查采购文件、采购过程、采购合同等，确保采购活动合法合规、公平公正，防止采购过程中的腐败行为和违规操作。（四）其他相关部门职责1.需求部门：负责提出采购需求，明确采购项目的规格、数量、质量要求、技术参数等详细信息，并对采购项目的必要性和可行性进行论证。需求部门应配合采购办做好采购相关工作，如参与供应商考察、采购项目验收等。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的使用，确保采购资金的安全和合理使用。财务部门应参与采购合同的审核，按照合同约定及时支付采购款项。3.资产管理部门：负责对采购的资产进行登记、入账、保管、维护等管理工作，建立资产台账，定期进行资产清查，确保资产的安全和完整。资产管理部门应参与采购项目验收，对资产的数量、质量、规格等进行核对。三、采购预算管理（一）预算编制1.学校各部门应根据本部门的工作计划和实际需求，在每年[具体时间]前编制下一年度的采购预算。采购预算应明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额等详细信息，并按照学校财务预算编制要求进行编制。2.采购办负责汇总各部门的采购预算，结合学校整体发展规划和资金状况，对采购预算进行审核和调整，形成学校年度采购预算草案。采购预算草案经学校领导小组审议通过后，报学校财务部门纳入学校年度财务预算。（二）预算执行1.采购项目应严格按照批准的采购预算执行，不得擅自突破预算。如因特殊情况需要调整采购预算，应按照学校预算调整程序进行审批。2.采购办在采购过程中应严格控制采购成本，确保采购资金的使用效益。对于预算执行过程中出现的超预算情况，采购办应及时分析原因，采取有效措施进行处理，并向学校领导小组报告。（三）预算监督1.财务部门负责对采购预算的执行情况进行监督检查，定期对采购项目的资金使用情况进行审计，确保采购资金专款专用，不得挪作他用。2.监督小组负责对采购预算执行情况进行全程监督，对发现的违规行为及时进行纠正，并追究相关人员的责任。四、采购流程（一）采购需求提出1.学校各部门根据教学、科研、行政、后勤等工作需要，填写《采购需求申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求、技术参数、预算金额、用途等信息，并经部门负责人签字确认后提交给采购办。2.采购办收到《采购需求申请表》后，对采购需求进行初步审核，核实采购需求的合理性和必要性。对于不符合要求的采购需求，采购办应及时与需求部门沟通，提出修改意见，直至采购需求符合要求。（二）采购计划制定1.采购办根据审核通过的采购需求，结合学校采购预算和采购实际情况，制定采购计划。采购计划应明确采购项目的采购方式、采购时间、采购进度安排等信息。2.采购计划经采购办负责人审核后，报学校领导小组审批。学校领导小组应根据学校实际情况和采购需求，对采购计划进行审议，确定采购计划的可行性和合理性。（三）采购文件编制1.根据采购计划，采购办负责编制采购文件。采购文件应包括采购公告、采购需求说明书（技术规格、商务条款等）、采购合同条款、评标标准和方法等内容。采购文件应符合法律法规和行业标准要求，确保采购活动的公平公正。2.采购文件编制过程中，采购办应组织相关人员对采购文件进行审核，确保采购文件内容完整、准确、清晰，避免出现歧义或漏洞。采购文件审核通过后，应加盖采购办公章，并按照规定进行发布。（四）采购信息发布1.采购办根据采购项目的特点和要求，选择合适的采购信息发布渠道，如学校官网、政府采购网、招标代理机构网站等，发布采购公告。采购公告应包括采购项目名称、采购内容、采购方式、采购预算、供应商资格要求、报名时间、报名方式、开标时间、开标地点等信息。2.采购信息发布后，采购办应及时收集潜在供应商的报名信息，对报名供应商进行资格审查，确定符合要求的供应商名单。（五）供应商选择与管理1.根据采购项目的特点和要求，采购办可以采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等采购方式选择供应商。采购方式的确定应符合法律法规和学校采购制度的规定，并经学校领导小组批准。2.对于采用招标方式采购的项目，采购办应按照相关法律法规和招标程序组织开标、评标、定标等活动。评标委员会应由学校相关部门代表、专家等组成，评标过程应严格按照评标标准和方法进行，确保评标结果公平公正。3.采购办应建立供应商管理档案，对供应商的基本信息、资质情况、业绩表现、售后服务等进行跟踪记录。定期对供应商进行评估和考核，对于表现优秀的供应商给予优先合作机会，对于存在不良记录的供应商，应限制其参与学校采购活动。（六）采购合同签订1.采购办与确定的中标供应商或成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、质量要求、价格、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等条款，确保合同内容完整、准确、合法。2.采购合同签订前，采购办应将采购合同草案提交给学校财务部门、法律顾问等相关部门进行审核。审核通过后，采购办与供应商签订采购合同，并加盖学校公章和供应商公章。（七）采购项目验收1.采购项目完成后，采购办应及时组织相关部门和人员对采购项目进行验收。验收人员应包括需求部门代表、资产管理部门代表、质量检验人员等。验收内容应包括采购项目的数量、质量、规格、技术参数等是否符合采购合同要求。2.验收人员应按照验收标准和程序进行验收，填写《采购项目验收报告》。验收合格的，验收人员应在验收报告上签字确认；验收不合格的，采购办应及时与供应商沟通，要求供应商限期整改或重新提供货物、服务等，直至验收合格。（八）采购款项支付1.根据采购合同约定和验收情况，采购办填写《采购款项支付申请表》，经需求部门、资产管理部门、财务部门等相关部门审核后，报学校领导审批。2.财务部门按照学校领导审批意见，及时支付采购款项。支付采购款项时，应严格按照采购合同约定的付款方式和时间进行支付，确保采购资金的安全和合理使用。五、采购方式（一）公开招标公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。适用于采购金额较大、技术复杂、有众多潜在供应商可供选择的采购项目。（二）邀请招标邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的采购项目，或者采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的采购项目。（三）竞争性谈判竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格以及采购合同的其他条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的采购项目，或者技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的采购项目，或者采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的采购项目，或者不能事先计算出价格总额的采购项目。（四）单一来源采购单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的采购方式。适用于只能从唯一供应商处采购的采购项目，或者发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的采购项目，或者必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。（五）询价询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。六、采购风险管理（一）风险识别1.采购办应定期对采购活动进行风险识别，分析采购过程中可能存在的风险因素，如法律法规风险、市场风险、供应商风险、合同风险、验收风险、资金风险等。2.对于识别出的风险因素，采购办应进行详细记录，并分析其可能产生的影响和后果。（二）风险评估1.根据风险识别结果，采购办应组织相关人员对风险进行评估，确定风险的等级和可能性。风险评估可以采用定性评估和定量评估相结合的方法，如风险矩阵、风险概率与影响评估等。2.通过风险评估，明确采购活动中存在的高风险领域和关键风险点，为制定风险应对措施提供依据。（三）风险应对1.根据风险评估结果，采购办应制定相应的风险应对措施。对于高风险领域和关键风险点，应采取重点防控措施，确保采购风险得到有效控制。2.风险应对措施可以包括完善采购制度、加强采购人员培训、规范采购流程、加强供应商管理、强化合同管理、严格验收程序、加强财务监督等方面。（四）风险监控1.在采购活动实施过程中，采购办应建立风险监控机制，定期对采购风险进行监控和评估，及时发现风险变化情况。2.对于监控过程中发现的新风险因素或风险等级变化，采购办应及时调整风险应对措施，确保采购风险始终处于可控状态。七、采购档案管理（一）档案收集采购办应负责收集采购活动过程中形成的各类文件资料，包括采购需求申请表、采购计划、采购文件、采购合同、采购项目验收报告、采购款项支付申请表等。（二）档案整理采购办应按照档案管理的要求，对收集到的文件资料进行分类整理、编号装订，确保档案资料的完整性和规范性。（三）档案保管采购办应设立专门的档案保管场所，配备必要的档案保管设备，对采购档案进行妥善保管。采购档案应按照档案保管期限的要求进行分类存放，确保档案资料的安全和可查阅性。（四）档案查阅学校各部门因工作需要查阅采购档案的，应填写《采购档案查阅申请表