人大采购内部控制制度

PAGE人大采购内部控制制度一、总则（一）制定目的为了加强人大采购活动的内部控制，规范采购行为，提高采购资金的使用效益，防范采购风险，确保采购活动合法、合规、公开、公正、透明，依据国家相关法律法规和行业标准，结合人大采购工作实际，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于人大机关及所属各部门、各单位（以下统称“采购人”）使用财政性资金和其他资金进行的采购活动，包括货物、工程和服务采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应全面、及时、准确地向社会公开，接受社会监督。3.公平竞争原则：通过公平竞争机制，选择最优的供应商和采购方案，确保采购质量和效益。4.公正原则：采购活动应公正对待所有参与方，不得偏袒任何一方。5.诚实信用原则：采购人、供应商和采购代理机构应诚实守信，履行各自的权利和义务。（四）职责分工1.采购管理部门：负责制定采购计划、组织采购活动、签订采购合同、验收采购项目等工作。2.财务部门：负责审核采购预算、支付采购资金、监督采购资金使用情况等工作。3.资产管理部门：负责对采购的资产进行登记、入账、保管、维护等工作。4.纪检监察部门：负责对采购活动进行监督检查执纪问责，确保采购活动廉洁、公正。5.使用部门：负责提出采购需求和技术要求，参与采购项目的验收工作。二、采购预算管理（一）预算编制1.采购人应根据本单位的事业发展规划和工作需要，按照财政部门的要求，编制年度采购预算。2.采购预算应明确采购项目的名称、规格型号、数量、单价、金额等内容，并按照规定的格式和要求进行填报。3.采购预算应充分考虑采购项目的实际需求和市场价格变化因素，确保预算的合理性和准确性。（二）预算审核1.财务部门应会同采购管理部门对采购人编制的采购预算进行审核。2.审核内容包括采购项目的必要性、可行性、合规性、预算金额的合理性等。3.对审核中发现的问题，应及时与采购人沟通，要求其进行调整和完善。（三）预算执行1.采购人应严格按照批准的采购预算执行采购活动，不得擅自调整或变更预算。2.如因特殊原因需要调整采购预算的，应按照规定的程序报经财政部门批准。3.财务部门应加强对采购预算执行情况的监控，确保采购资金的合理使用。三、采购计划管理（一）计划编制1.根据采购预算和工作实际需要，采购人应编制采购计划。2.采购计划应明确采购项目的名称、规格型号、数量、采购方式、采购时间等内容。3.采购计划应按照规定的时间和程序报采购管理部门审核。（二）计划审核1.采购管理部门应会同相关部门对采购人编制的采购计划进行审核。2.审核内容包括采购项目的必要性、可行性、采购方式的合理性、采购时间的安排等。3.对审核中发现的问题，应及时与采购人沟通，要求其进行调整和完善。（三）计划执行1.采购人应严格按照批准的采购计划执行采购活动，确保采购项目按时、按质、按量完成。2.采购管理部门应加强对采购计划执行情况的跟踪和监督，及时协调解决采购过程中出现的问题。四、采购方式管理（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式适用于采购货物、工程和服务的项目。2.达到公开招标数额标准的采购项目，必须采用公开招标方式采购。3.公开招标应按照国家有关法律法规和招标程序进行，确保招标活动的公开、公平、公正。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。3.邀请招标应按照规定的程序进行，确保邀请对象的合法性和公正性。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.竞争性谈判应按照规定的程序进行，确保谈判过程的公平、公正、公开。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。3.询价应按照规定的程序进行，确保询价过程的公平、公正、公开。（六）采购方式的审批1.采购人应根据采购项目的特点和实际情况，选择合适的采购方式，并按照规定的程序报采购管理部门审批。2.采购管理部门应会同相关部门对采购人申报的采购方式进行审核，确保采购方式的合理性和合规性。3.对符合公开招标条件的采购项目，不得擅自采用其他采购方式。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购人应按照规定的程序与成交供应商签订采购合同。2.采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、单价、金额、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等内容。3.采购合同应采用书面形式，并由双方法定代表人或授权代表签字（盖章）。（二）合同审核1.采购管理部门应会同财务部门、使用部门等对采购合同进行审核。2.审核内容包括合同条款的合法性、完整性、合理性、明确性等。3.对审核中发现的问题，应及时与采购人沟通，要求其进行修改和完善。（三）合同履行1.采购人应严格按照采购合同的约定履行合同义务，确保采购项目按时、按质、按量完成。2.成交供应商应按照采购合同的约定履行合同义务，提供符合质量标准的货物、工程和服务。3.采购管理部门应加强对采购合同履行情况的跟踪和监督，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。（四）合同变更1.在采购合同履行过程中，如因特殊原因需要变更合同条款的，采购人应按照规定的程序报采购管理部门审批。2.采购管理部门应会同相关部门对采购人申报的合同变更事项进行审核，确保合同变更的合理性和合规性。3.合同变更应采用书面形式，并由双方法定代表人或授权代表签字（盖章）。（五）合同终止1.在采购合同履行过程中，如因不可抗力、政策调整、采购人原因等导致合同无法继续履行的，采购人应按照规定的程序报采购管理部门审批后终止合同。2.采购管理部门应会同相关部门对采购人申报的合同终止事项进行审核，确保合同终止的合理性和合规性。3.合同终止后，采购人应按照合同约定和相关法律法规的规定，办理合同结算和资产处置等手续。六、采购项目验收管理（一）验收准备1.采购项目完成后，采购人应组织成立验收小组，制定验收方案。2.验收小组应由采购人代表、使用部门代表、技术专家等组成，人数应不少于三人。3.验收方案应明确验收的依据、标准、程序、方法、时间等内容。（二）验收实施1.验收小组应按照验收方案的要求，对采购项目进行实地验收。2.验收内容包括采购项目的数量、规格型号、质量标准、技术性能、服务承诺等。3.验收小组应认真查阅采购项目的相关文件资料，并做好验收记录。（三）验收报告1.验收结束后，验收小组应编写验收报告。2.验收报告应包括采购项目的基本情况、验收依据、验收标准、验收程序、验收方法、验收结果、存在问题及整改意见等内容。3.验收报告应由验收小组成员签字（盖章）。（四）验收结果处理1.如果验收合格，采购人应按照采购合同的约定支付采购资金。2.如果验收不合格，采购人应要求成交供应商限期整改，直至验收合格为止。3.如因成交供应商原因导致采购项目无法验收合格的，采购人有权按照采购合同的约定追究成交供应商的违约责任。七、采购档案管理（一）档案收集1.采购人应在采购活动结束后，及时收集整理采购项目的相关文件资料，并移交采购管理部门。2.采购文件资料包括采购预算、采购计划、采购方式审批文件、采购公告、招标文件、投标文件、评标报告、采购合同、验收报告、付款凭证等。（二）档案整理1.采购管理部门应按照档案管理的要求，对采购文件资料进行分类、编号、装订、归档。2.采购档案应建立电子档案和纸质档案，确保档案的完整性和可查性。（三）档案保管1.采购档案应妥善保管，保管期限按照国家有关规定执行。2.采购档案的保管地点应具备防火、防潮、防虫、防盗等条件，确保档案的安全。（四）档案查阅1.因工作需要查阅采购档案时，查阅人应填写查阅申请表，经采购管理部门负责人批准后，方可查阅。2.查阅人应在指定地点查阅采购档案，不得擅自复印、拍照、抄录、传播采购档案内容。3.查阅结束后，查阅人应及时归还采购档案，并办理归还手续。八、监督检查与责任追究（一）监督检查机制1.纪检监察部门应加强对采购活动的监督检查，建立健全监督检查机制。2..监督检查内容包括采购活动的合法性、合规性、公开性、公正性、廉洁性等。3.监督检查方式包括定期检查、不定期抽查、专项检查等。