政府采购自行采购制度

PAGE政府采购自行采购制度一、总则（一）目的为规范本公司/组织的政府采购自行采购行为，加强对自行采购活动的管理和监督，提高采购资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，根据《中华人民共和国政府采购法》等相关法律法规及行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织使用财政性资金进行的自行采购活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关政府采购的法律法规、政策制度，确保采购活动合法合规。2.公开透明原则：采购活动应公开、公正、公平，接受内部监督和社会监督。3.效益原则：追求采购资金使用效益最大化，在保证质量的前提下，降低采购成本。4.诚信原则：采购活动各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购管理机构及职责（一）采购管理部门设立专门的采购管理部门，负责本公司/组织自行采购活动的组织、协调和管理工作。其主要职责包括：1.制定和完善自行采购管理制度、流程和操作规范。2.编制年度自行采购计划，并报相关部门审批。3.组织实施自行采购项目，包括采购需求调研、采购文件编制、采购评审、合同签订等。4.建立和管理自行采购供应商库，对供应商进行资格审查和信用评价。5.协调处理采购活动中的质疑和投诉，配合有关部门进行监督检查。（二）采购需求部门各采购需求部门负责提出采购需求，配合采购管理部门做好采购项目的实施工作。其主要职责包括：1.根据实际工作需要，准确、详细地提出采购项目的需求，包括货物的规格、型号、数量、技术参数，工程的建设内容、技术要求、质量标准，服务的范围、要求、期限等。2.参与采购文件的编制，提供技术支持和商务要求。3.协助采购管理部门进行供应商考察、采购评审等工作。4.负责采购项目的验收工作，对采购项目的质量、数量、规格等进行检验和评估。（三）财务部门财务部门负责对自行采购项目的资金进行管理和监督，确保采购资金的合理使用和支付安全。其主要职责包括：1.审核采购项目的预算安排，确保资金来源合法合规。2.参与采购文件中涉及资金支付条款的审核。3.按照合同约定和财务制度办理采购资金的支付手续。4.对采购资金的使用情况进行监督检查，定期进行财务核算和分析。（四）监督部门设立监督部门，对自行采购活动进行全程监督，确保采购活动合法合规、公正公平。其主要职责包括：1.制定监督检查计划，对采购管理部门、采购需求部门和财务部门的采购活动进行定期或不定期检查。2.受理采购活动中的举报和投诉，对违规行为进行调查处理。3.监督采购项目的开标、评标、定标等过程，确保评审活动的公正性。4.对采购项目的合同签订、履行情况进行监督，防止出现违约行为。三、采购预算管理（一）预算编制1.各采购需求部门应根据本部门的工作规划和实际需求，在每年规定时间内编制下一年度的采购预算，明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额等内容。2.采购预算应按照国家有关预算编制的规定和要求进行编制，做到准确、完整、合理，不得虚报、瞒报采购需求和预算金额。3.采购管理部门对各采购需求部门提交的采购预算进行汇总审核，结合本公司/组织的年度工作计划和资金状况，提出调整意见，报相关部门审批。（二）预算执行1.采购项目应严格按照批准的预算执行，不得擅自调整预算金额。如因特殊原因需要调整预算的，应按照规定的程序进行审批。2.采购管理部门在组织实施采购项目时，应严格控制采购成本，确保采购资金不超过预算金额。如发现采购项目预算不足，应及时与采购需求部门沟通，协商解决办法。3.财务部门应按照预算安排和合同约定，及时、足额地支付采购资金，对超预算支出的部分不予支付。（三）预算调整1.采购项目在实施过程中，如遇下列情形之一的，可以申请预算调整：因国家政策调整、市场价格波动等原因，导致采购项目的预算金额发生较大变化的。因不可抗力因素，如自然灾害、突发事件等，影响采购项目的正常实施，需要增加预算的。因采购需求发生重大变化，需要调整采购项目的规格、数量、技术参数等，导致预算金额增加的。2.预算调整申请应由采购需求部门提出，经采购管理部门审核后，报相关部门审批。审批通过后，采购管理部门应及时调整采购预算，并按照调整后的预算组织实施采购项目。四、采购流程（一）采购申请1.采购需求部门根据实际工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、技术参数、预算金额、采购时间要求等内容，并加盖部门公章。2.《采购申请表》应经部门负责人签字确认后，提交给采购管理部门。（二）采购审批1.采购管理部门收到采购申请后，对采购项目的必要性、合规性、预算合理性等进行审核。2.对于金额较小的采购项目，采购管理部门可直接审批；对于金额较大或较为复杂的采购项目，采购管理部门应组织相关部门进行会审，提出审核意见，报公司/组织领导审批。3.经审批同意的采购项目，采购管理部门应下达《采购任务通知书》，明确采购项目的具体要求和实施时间。（三）采购文件编制1.采购管理部门根据采购项目的特点和需求，组织编制采购文件，包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价文件等。2.采购文件应明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、合同条款等内容，确保采购文件的合法性、完整性和公正性。3.采购文件编制过程中，采购管理部门应充分征求采购需求部门、财务部门、监督部门等相关部门的意见，确保采购文件符合各方要求。（四）供应商选择1.采购管理部门通过发布采购公告、邀请招标、竞争性谈判、询价等方式，邀请潜在供应商参与采购项目。2.对参与采购项目的供应商进行资格审查，审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩情况、信誉状况等。3.建立供应商库，对通过资格审查的供应商进行分类管理和动态更新。采购项目优先从供应商库中选择供应商。4.采购管理部门组织采购需求部门、技术专家等对供应商进行实地考察，了解供应商的生产经营状况、产品质量、售后服务等情况，综合评估供应商的实力和信誉。（五）采购评审1.根据采购项目的特点和采购方式，组建评审小组，评审小组由采购管理部门、采购需求部门、技术专家、财务人员等组成。2.评审小组按照采购文件规定的评标标准和方法，对供应商的投标文件或响应文件进行评审，推荐中标候选人或成交供应商。3.评审过程应严格遵守相关法律法规和行业标准，确保评审活动的公正性和透明度。评审小组成员应独立评审，不得泄露评审情况和评审结果。（六）合同签订1.采购管理部门根据评审结果，确定中标供应商或成交供应商，并向其发出《中标通知书》或《成交通知书》。2.采购管理部门组织采购需求部门与中标供应商或成交供应商签订采购合同，合同应明确采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。3.采购合同签订前，采购管理部门应将合同文本提交给财务部门和监督部门进行审核，确保合同条款符合法律法规和公司/组织要求。审核通过后，采购管理部门方可与供应商签订合同。（七）采购验收1.采购项目完成后，采购需求部门应按照合同约定和相关标准组织验收工作。2.验收人员应包括采购需求部门代表、技术专家、质量检验人员等，对采购项目的质量、数量、规格、性能等进行全面检验和评估。3.验收合格的采购项目，采购需求部门应出具《验收报告》；验收不合格的采购项目，采购需求部门应及时与供应商沟通，要求供应商限期整改或退换货物，直至验收合格。（八）采购付款1.财务部门按照采购合同约定和验收报告，办理采购资金的支付手续。2.采购资金支付应严格遵守财务制度和资金管理规定，确保资金支付安全、准确、及时。3.采购管理部门应及时跟踪采购资金的支付情况，对未按时支付或支付异常的情况进行调查处理。五、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式。公开招标数额标准按照国家有关规定执行。3.采购管理部门应按照规定的程序和要求编制公开招标文件，发布招标公告，组织开标、评标、定标等活动。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。3.采购管理部门应从供应商库中选择不少于三家符合条件的供应商，向其发出投标邀请书，并组织开标、评标、定标等活动。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。3.采购管理部门应成立谈判小组，与供应商进行谈判，并按照谈判文件规定的谈判程序和方法，确定成交供应商。（四）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.采购管理部门应向不少于三家符合条件的供应商发出询价通知书，要求供应商在规定时间内报价。采购管理部门根据供应商的报价情况，确定成交供应商。（五）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采购管理部门应组织相关部门进行论证，说明采用单一来源采购方式的理由和依据，并报公司/组织领导审批。审批通过后，采购管理部门方可与唯一供应商签订采购合同。六、采购文件管理（一）采购文件编制要求1.采购文件应符合国家有关法律法规和行业标准的要求，明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、合同条款等内容。2.采购文件应具有完整性、公正性和可操作性，避免出现模糊不清、歧义或歧视性条款。3.采购文件编制过程中，应充分征求采购需求部门、财务部门、监督部门等相关部门的意见，确保采购文件符合各方要求。（二）采购文件审核与备案1.采购文件编制完成后，采购管理部门应组织相关部门进行审核，审核内容包括采购文件的合法性、完整性、公正性、可操作性等。2.审核通过的采购文件，采购管理部门应报公司/组织领导审批，并按照规定进行备案。备案后的采购文件不得擅自修改。（三）采购文件保存1.采购管理部门应建立采购文件档案管理制度，对采购文件进行分类整理、编号归档，妥善保存。2.采购文件档案应包括采购项目的采购申请表、采购任务通知书、采购文件、投标文件或响应文件、评标报告、合同文本、验收报告等资料。3.采购文件档案保存期限应按照国家有关规定执行，一般不少于十五年。七、供应商管理（一）供应商资格审查1.采购管理部门对参与采购项目的供应商进行资格审查，审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩情况、信誉状况等。2.供应商应提供真实、有效的资格证明文件，如有虚假材料，一经查实，将取消其参与采购项目的资格，并依法追究其法律责任。（二）供应商库建设1.建立供应商库，对通过资格审查的供应商进行分类管理和动态更新。供应商库应包括供应商的基本信息、资质证书、业绩情况、信誉评价等内容。2.采购项目优先从供应商库中选择供应商。采购管理部门应定期对供应商库中的供应商进行评估和清理，淘汰不符合要求的供应商，补充新的优质供应商。（三）供应商信用评价1.建立供应商信用评价制度，对供应商的履约情况、产品质量、售后服务等进行信用评价。信用评价结果作为供应商参与后续采购项目的重要依据。2.采购管理部门应定期收集供应商的信用信息，按照规定的评价标准和方法进行评价，并将评价结果反馈给供应商。供应商对信用评价结果有异议的，可以提出申诉。（四）供应商培训与管理1.采购管理部门应定期组织供应商培训，向供应商宣传政府采购政策法规、采购流程和要求等内容，提高供应商的合规意识和服务水平。2.加强对供应商的日常管理，建立供应商沟通机制，及时了解供应商的需求和问题，协调解决采购过程中出现的矛盾和纠纷。八、监督与检查（一）内部监督1.监督部门对自行采购活动进行全程监督，定期或不定期对采购管理部门、采购需求部门和财务部门的采购活动进行检查。2.监督内容包括采购程序的合规性、采购文件的编制与审核、供应商选择与评审、合同签订与履行、采购资金支付等方面。3.对发现的问题及时提出整改意见，要求相关部门限期整改。对违规行为依法依规进行处理，并追究相关人员的责任。（二）外部监督1.接受财政部门、审计部门、监察部门等外部监督部门的监督检查