学校化学品采购管理制度

PAGE学校化学品采购管理制度一、总则1.目的为加强学校化学品采购管理，规范采购行为，确保采购的化学品符合教学、科研及其他工作的需要，同时保障师生的安全与健康，保护环境，特制定本管理制度。2.适用范围本制度适用于学校内各教学单位、科研机构、行政部门等在教学、科研、实验、办公等活动中涉及的化学品采购。3.基本原则合法性原则：严格遵守国家有关化学品管理的法律法规，确保采购活动合法合规。安全性原则：优先采购安全性能良好、对人体和环境危害较小的化学品，保障使用过程中的安全。适用性原则：根据实际需求，采购符合教学、科研要求的化学品，避免浪费。规范透明原则：采购过程应公开、公平、公正，严格按照规定的程序进行操作，确保透明度。二、采购计划与审批1.采购计划的编制使用部门需求申报：各使用部门应根据教学、科研、实验等工作的实际需要，提前制定化学品采购计划。采购计划应详细列出所需化学品的名称、规格、数量、用途等信息。审核与汇总：使用部门将采购计划提交至本部门负责人审核，确保计划的合理性和必要性。审核通过后，将采购计划汇总至学校化学品采购管理部门（以下简称“采购部门”）。2.采购计划的审批采购部门初审：采购部门收到各使用部门提交的采购计划后，进行初步审核。审核内容包括采购计划的完整性、合规性、合理性等。对于不符合要求的采购计划，采购部门应及时与使用部门沟通，要求其补充或修改相关信息。相关部门会审：采购部门将初审通过的采购计划提交至学校安全管理部门、财务部门等相关部门进行会审。安全管理部门主要审核采购化学品的安全性，确保其符合学校安全管理要求；财务部门主要审核采购计划的经费预算，确保采购活动在预算范围内进行。学校领导审批：经相关部门会审通过的采购计划，提交至学校领导进行最终审批。学校领导根据学校的整体发展规划、经费状况等因素，对采购计划进行审批。审批通过后的采购计划方可进入采购流程。三、供应商选择与管理1.供应商资质要求合法经营资质：供应商应具有合法的营业执照、税务登记证等相关经营资质，具备独立承担民事责任的能力。化学品生产或经营资质：供应商应具有相应的化学品生产或经营许可证，确保其能够合法生产或销售所需化学品。质量信誉良好：供应商应具有良好的质量信誉，近三年内无重大质量事故和不良记录。安全管理能力：供应商应具备完善的安全管理制度和措施，能够保障所供应化学品的储存、运输和使用安全。2.供应商的选择供应商推荐与收集：采购部门通过多种渠道收集供应商信息，包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。同时，鼓励各使用部门推荐优质供应商。供应商筛选与评估：采购部门对收集到的供应商进行筛选，剔除不符合资质要求的供应商。对符合要求的供应商进行实地考察或问卷调查，评估其产品质量、价格、服务、安全管理等方面的情况。供应商确定：采购部门根据筛选与评估结果，确定合格供应商名单。合格供应商名单应定期更新，以确保供应商的质量和信誉。对于常用化学品，应选择多家供应商作为备用，以防止单一供应商出现问题影响学校正常教学、科研工作。3.供应商的管理合同签订：采购部门与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。合同内容应包括化学品的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。供应商培训：采购部门定期组织对供应商的培训，使其了解学校的化学品采购管理制度、安全管理要求等相关内容，确保供应商能够按照要求提供产品和服务。供应商评价与考核：采购部门定期对供应商的产品质量、交货期、售后服务等方面进行评价与考核。评价与考核结果作为供应商后续合作的重要依据。对于评价与考核不合格的供应商，采购部门应及时与其沟通，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，应终止与其合作。四、采购流程1.采购申请在线申请：各使用部门通过学校化学品采购管理系统提交采购申请。采购申请应详细填写所需化学品的名称、规格、数量、用途、预计到货时间等信息，并上传相关证明材料，如采购计划审批文件等。纸质申请：对于特殊情况无法通过系统提交申请的，使用部门应填写纸质采购申请表，并加盖部门公章。纸质采购申请表应与系统申请内容一致，并附上相关证明材料。采购申请表提交至采购部门。2.采购审批采购部门审核：采购部门收到采购申请后，按照本制度规定的采购计划审批流程进行审核。审核内容包括采购申请的完整性、合规性、合理性等。对于不符合要求的采购申请，采购部门应及时与使用部门沟通，要求其补充或修改相关信息。相关部门会审：采购部门将审核通过的采购申请提交至学校安全管理部门、财务部门等相关部门进行会审。安全管理部门主要审核采购化学品的安全性，确保其符合学校安全管理要求；财务部门主要审核采购申请的经费预算，确保采购活动在预算范围内进行。学校领导审批：经相关部门会审通过的采购申请，提交至学校领导进行最终审批。学校领导根据学校的整体发展规划、经费状况等因素，对采购申请进行审批。审批通过后的采购申请方可进入采购流程。3.采购实施采购方式选择：采购部门根据采购申请的性质、金额、市场供应情况等因素，选择合适的采购方式。常用的采购方式包括招标采购、竞争性谈判采购、询价采购、单一来源采购等。招标采购：对于金额较大、技术复杂、市场竞争充分的化学品采购项目，应采用招标采购方式。采购部门按照国家有关招标法律法规的规定，编制招标文件，发布招标公告，组织开标、评标、定标等活动。竞争性谈判采购：对于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的化学品采购项目，以及技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的化学品采购项目，应采用竞争性谈判采购方式。采购部门与不少于三家的供应商进行谈判，确定成交供应商。询价采购：对于采购的化学品规格、标准统一，现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，应采用询价采购方式。采购部门向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价。采购部门根据供应商的报价情况，确定成交供应商。单一来源采购：对于只能从唯一供应商处采购的化学品，或者发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的化学品，以及必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目，应采用单一来源采购方式。采购部门与供应商进行协商，确定成交价格。签订采购合同：采购部门与成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。合同内容应包括化学品的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本提交至学校安全管理部门、财务部门等相关部门备案。4.验收入库到货通知：采购部门在采购合同约定的交货时间前，通知使用部门准备验收工作。同时，及时跟踪供应商的发货情况，确保化学品按时到货。验收准备：使用部门收到到货通知后，组织相关人员进行验收准备工作。验收人员应熟悉所需化学品的性质、规格、质量标准等信息，准备好验收工具和场地。验收实施：化学品到货后，验收人员按照采购合同约定的质量标准和验收规范进行验收。验收内容包括化学品的名称、规格、数量、包装、外观质量、质量证明文件等。对于有特殊要求的化学品，还应进行抽样检验或检测。验收记录：验收人员应如实填写验收记录，详细记录验收过程和结果。验收记录应包括化学品的名称、规格、数量、供应商名称、到货时间、验收情况等信息。验收记录由验收人员签字确认后存档。入库手续：验收合格的化学品，办理入库手续。仓库管理人员根据验收记录，将化学品分类存放，并建立库存台账。库存台账应详细记录化学品的名称、规格、数量、入库时间、保质期等信息。对于验收不合格的化学品，采购部门应及时与供应商沟通，要求其退换货或采取其他补救措施。五、化学品储存与使用管理1.化学品储存管理储存场所要求：学校应设置专门的化学品储存场所，储存场所应符合国家有关化学品储存的安全标准和规定。储存场所应具备防火、防爆、防潮、防虫、防盗等安全设施，设置明显的安全警示标志。分类存放：化学品应按照其性质、类别、危险程度等进行分类存放。严禁将相互禁忌的化学品混存。对于易燃易爆化学品，应设置专门的储存库，并采取相应的防火、防爆措施。库存管理：仓库管理人员应定期对化学品库存进行盘点，确保账物相符。对于超过保质期或质量可疑的化学品，应及时清理，并按照规定进行处理。2.化学品使用管理使用人员培训：使用化学品的人员应经过专业培训，熟悉化学品的性质、安全操作规程、应急处置措施等相关知识。培训合格后方可上岗操作。安全操作规程：使用部门应根据化学品的性质和使用要求，制定相应的安全操作规程。使用人员应严格按照安全操作规程进行操作，确保使用过程中的安全。使用记录：使用人员应如实填写化学品使用记录，详细记录化学品的名称、规格、数量、使用时间、使用用途等信息。使用记录由使用人员签字确认后存档。剩余化学品处理：使用过程中剩余的化学品，应妥善保管，不得随意丢弃。对于剩余的危险化学品，应按照规定进行回收或处理。六、安全与环保管理1.安全管理安全制度与措施：学校应建立健全化学品安全管理制度，制定相应的安全操作规程和应急处置预案。加强对化学品采购、储存、使用等环节的安全管理，确保师生的生命财产安全。安全培训与教育：定期组织对师生进行化学品安全培训与教育，提高师生的安全意识和应急处置能力。培训内容应包括化学品的性质、安全操作规程、应急处置措施等相关知识。安全检查与隐患排查：定期对化学品储存场所、使用场所等进行安全检查与隐患排查，及时发现和消除安全隐患。对于发现的安全问题，应立即采取措施进行整改，确保安全。2.环保管理环保制度与措施：学校应建立健全化学品环保管理制度，加强对化学品采购、储存、使用、处置等环节的环保管理，减少化学品对环境的污染。废弃物处理：对于化学品使用过程中产生的废弃物，应按照国家有关环保规定进行分类收集、储存和处理。严禁将危险废弃物随意丢弃或排入环境。环境监测：定期对化学品储存场所、使用场所等周边环境进行监测，及时掌握环境质量状况。对于发现的环境问题，应立即采取措施进行整改，确保环境安全。七、监督与检查1.内部监督采购部门自查：采购部门应定期对化学品采购工作进行自查，检查采购流程是否规范、采购合同是否履行、供应商管理是否到位等情况。对于自查中发现的问题，应及时进行整改。相关部门联合检查：学校安全管理部门、财务部门等相关部门应定期联合对化学品采购、储存、使用等环节进行检查，检查内容包括安全管理情况、环保管理情况、经费使用情况等。对于检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。2.外部监督接受政府部门监督：学校应主动接受政府有关部门的监督检查，积极配合政府部门开展化学品管理相关工作。对于政府部门提出的意见和建议，应认真落实整改。社会监督：学校应建立健全社会监督机制，鼓励师生和社会公众对化学品管理工作进行监督。对于师生和社会公众反映的问题，应及时进行调查处理，并将处理结果反馈给相关人员。八、责任追究1.违规行为界定在化学品采购过程中，存在以下行为之一的，属于违规行为：未按照规定编制采购计划或采购申请，擅自采购化学品的；采购不符合资质要求的供应商提供的化学品的；未按照规定的采购方式进行采购的；在采购过程中存在弄虚作假、徇私舞弊等行为的；未按照规定签订采购合同或履行采购合同的；其他违反本制度规定的行为。在化学品储存、使用过程中，存在以下行为之一的，属于违规行为：未按照规定储存化学品，导致化学品发生泄漏、火灾、爆炸等安全事故的；未按照规定使用化学品，导致人员伤亡、环境污染等事故的；未如实填写化学品使用记录或库存台账的；未按照规