上海全案策划采购制度

PAGE上海全案策划采购制度一、总则（一）目的为规范上海地区全案策划采购工作，确保采购活动合法合规、公平公正、高效有序，保障公司各项业务顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司在上海地区进行的各类全案策划采购项目，包括但不限于市场调研、创意策划、营销方案制定、广告制作、活动策划执行等相关采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规以及上海市相关政策规定，确保各项采购行为合法有效。2.公平公正原则：采购过程中，应给予所有潜在供应商平等的参与机会，不得歧视任何一方，确保采购结果公平公正。3.效益原则：在满足公司业务需求的前提下，通过科学合理的采购流程和管理措施，降低采购成本，提高采购效益。4.诚实守信原则：公司与供应商应诚实守信，履行各自的权利和义务，保证采购活动的顺利进行。二、采购流程（一）需求提出1.各部门根据业务发展需要，明确全案策划采购项目的具体需求，填写《全案策划采购需求申请表》，详细说明项目背景、目标、要求、预算等信息。2.部门负责人对需求进行审核，确保需求的合理性和必要性，签字确认后提交至采购部门。（二）采购计划制定1.采购部门收到《全案策划采购需求申请表》后，进行汇总分析，结合公司采购政策和资源状况，制定采购计划。2.采购计划应明确采购项目的名称、规格、数量、预算、采购方式、时间安排等内容，并报分管领导审批。（三）供应商选择1.供应商征集采购部门通过多种渠道广泛征集潜在供应商，包括但不限于网络搜索、行业推荐、供应商库筛选等。对征集到的供应商进行初步资格审查，核实其营业执照、经营范围、资质证书、业绩情况等相关信息，确保供应商具备提供相应服务的能力和条件。2.供应商评估采购部门组织相关人员对通过资格审查的供应商进行评估，评估内容包括但不限于供应商的专业能力、服务质量、信誉状况、价格水平、售后服务等方面。可以采用实地考察、问卷调查、参考以往合作经验、查阅第三方评价等方式进行评估，并填写《供应商评估表》。3.供应商选定根据供应商评估结果，采购部门提出拟选定的供应商名单，报采购决策小组审批。采购决策小组由公司领导及相关部门负责人组成，对拟选定的供应商进行综合评审，确定最终的供应商。（四）采购合同签订1.采购部门与选定的供应商就采购项目相关事宜进行谈判，明确双方的权利和义务，达成一致意见后起草采购合同。2.采购合同应包括项目名称、规格、数量、价格、交货（服务）时间、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等主要条款，确保合同内容完整、准确、清晰。3.采购合同初稿完成后，提交至公司法务部门进行审核，确保合同符合法律法规要求，不存在法律风险。4.经法务部门审核通过后的采购合同，由采购部门与供应商签订，并加盖双方公章。（五）采购项目执行与监督1.采购合同签订后，供应商按照合同约定组织实施全案策划采购项目，采购部门负责对项目执行情况进行跟踪监督，确保供应商按时、按质、按量完成项目任务。2.在项目执行过程中，如果出现供应商无法履行合同义务或项目需求发生变更等情况，采购部门应及时与供应商沟通协调，采取相应的措施进行处理，并报公司领导审批。3.采购部门定期对采购项目执行情况进行检查和评估，及时发现问题并解决问题，确保采购项目顺利推进。（六）验收与付款1.验收采购项目完成后，采购部门组织相关人员按照合同约定的质量标准和验收方式对项目进行验收。验收人员应认真审查供应商提交的项目成果，包括但不限于策划方案、广告作品、活动执行报告等，确保项目成果符合要求。验收合格后填写《全案策划采购项目验收报告》，由验收人员签字确认。如果验收不合格，采购部门应要求供应商限期整改，直至验收合格为止。2.付款采购部门根据合同约定和验收情况，填写《全案策划采购项目付款申请表》，报财务部门审核。财务部门审核通过后，按照公司财务管理制度和付款流程进行付款。三、采购方式（一）公开招标1.适用范围：对于金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的全案策划采购项目，采用公开招标方式进行采购。2.招标程序：采购部门发布招标公告，明确招标项目的名称、内容、要求、投标截止时间、开标时间和地点等信息。通过指定的媒介或平台发布招标公告，吸引潜在供应商参与投标。采购部门对投标人的资格进行审查，确定符合要求的投标人名单。组织开标、评标会议，按照招标文件规定的评标标准进行评标，确定中标候选人。发布中标公告，与中标供应商签订采购合同。（二）邀请招标1.适用范围：对于具有特定资质要求或供应商数量有限的全案策划采购项目，可以采用邀请招标方式进行采购。2.招标程序：采购部门根据项目需求和供应商库情况，选择若干家潜在供应商发出邀请招标邀请函，明确招标项目的相关信息。被邀请的供应商按照邀请函要求提交投标文件，采购部门对投标文件进行审查。根据审查结果，确定中标候选人，并签订采购合同。（三）竞争性谈判1.适用范围：对于技术复杂或性质特殊，不能确定详细规格或具体要求的全案策划采购项目，或者招标后没有供应商投标、没有合格标的或重新招标未能成立的项目，可以采用竞争性谈判方式进行采购。2.谈判程序：采购部门成立谈判小组，谈判小组由采购代表和相关技术、经济专家组成。谈判小组与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、服务、价格等方面进行谈判。谈判小组根据谈判情况，要求供应商进行最后报价，综合比较确定成交供应商，并签订采购合同。（四）单一来源采购1.适用范围：符合下列情形之一的全案策划采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购程序：采购部门填写《单一来源采购申请表》，详细说明采用单一来源采购方式的理由和依据，并报公司领导审批。经公司领导审批同意后，采购部门与单一供应商就采购项目进行协商谈判，签订采购合同。四、采购风险管理（一）风险识别1.采购部门定期对全案策划采购活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素，包括但不限于供应商违约、质量问题、价格波动、法律风险、合同纠纷等。2.可以采用问卷调查、头脑风暴、案例分析等方法进行风险识别，并建立风险清单。（二）风险评估1.根据风险清单，对识别出的风险因素进行评估，确定风险发生的可能性和影响程度。2.风险评估可以采用定性评估和定量评估相结合的方式进行，评估结果分为高、中、低三个等级。（三）风险应对1.针对不同等级的风险，制定相应的风险应对措施：对于高风险因素，应采取重点监控、制定应急预案等措施，降低风险发生的可能性和影响程度；对于中等风险因素，应加强管理和控制，定期进行检查和评估，及时发现问题并解决问题；对于低风险因素，可以采取适当的关注和防范措施，确保风险处于可控状态。2.在采购合同中明确双方的权利和义务，约定违约责任和争议解决方式，降低法律风险和合同纠纷风险。（四）风险监控1.采购部门建立风险监控机制，定期对采购项目的风险状况进行检查和评估，及时发现风险变化情况。2.根据风险监控结果调整风险应对措施，确保风险始终处于可控状态。五、采购档案管理（一）档案收集采购部门负责收集全案策划采购活动过程中产生的各类文件资料，包括但不限于采购需求申请表、采购计划审批表、供应商评估表、采购合同、验收报告、付款凭证等。（二）档案整理采购部门对收集到的文件资料进行整理，按照文件的类别、时间顺序等进行分类归档，确保档案资料的完整性和系统性。（三）档案保管采购档案应妥善保管，指定专人负责档案管理工作，建立档案保管制度，确保档案资料的安全和保密。（四）档案查阅公司内部人员因工作需