坚持依法依规采购制度

PAGE坚持依法依规采购制度一、总则（一）目的为了加强公司采购管理，规范采购行为，确保采购活动依法依规进行，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有采购活动，包括但不限于物资采购、服务采购、工程采购等。（三）基本原则1.依法依规原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公开公平公正原则：采购过程应公开透明，公平对待所有供应商，确保采购结果公正合理。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的最小化，提高采购效益。4.诚信原则：采购活动各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立采购决策委员会，负责对重大采购项目进行决策。采购决策委员会由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成，其职责包括：1.审议采购战略和政策。2.审批重大采购项目的采购计划和预算。3.决策重大采购项目的供应商选择和采购方式。4.监督采购活动的执行情况。（二）采购执行部门公司设立采购部门，作为采购活动的执行机构，其职责包括：1.制定和执行采购计划。2.组织供应商选择和采购谈判。3.签订采购合同并跟踪合同执行。4.协调采购过程中的相关事宜。5.建立和维护供应商档案。（三）其他相关部门1.需求部门：负责提出采购需求，参与采购过程中的技术规格确定、验收等工作。2.财务部门：负责审核采购预算、支付货款等工作，对采购活动进行财务监督。3.质量部门：负责对采购物资和服务的质量进行检验和监督，参与供应商质量管理。三、采购流程（一）采购需求提出1.需求部门根据业务需要，填写采购申请表，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、交货时间等信息。2.采购申请表经需求部门负责人审核签字后，提交给采购部门。（二）采购计划制定1.采购部门收到采购申请表后，进行汇总和分析，结合公司库存情况、采购预算等因素，制定采购计划。2.采购计划应明确采购项目的名称、规格、数量、采购方式、采购时间、预算金额等内容，并报采购决策委员会审批。（三）供应商选择1.采购部门根据采购计划，通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。2.对潜在供应商进行资格审查，审查内容包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产经营许可证、产品质量认证、业绩信誉等。3.组织对通过资格审查的供应商进行实地考察，了解其生产经营状况、质量管理水平、售后服务能力等。4.根据考察结果，建立供应商名录，并对供应商进行分类管理。5.对于重大采购项目，采购部门应组织相关部门进行供应商综合评估，评估内容包括技术实力、价格水平、交货期、售后服务等，选择最优供应商。（四）采购谈判1.采购部门与选定的供应商进行采购谈判，明确采购物资或服务的价格、质量标准、交货时间、付款方式、售后服务等条款。2.谈判过程中，采购部门应坚持原则，维护公司利益，同时也要尊重供应商的合理诉求，寻求双方都能接受的解决方案。3.谈判结果应形成谈判纪要，经双方签字确认后作为采购合同的附件。（五）采购合同签订1.根据谈判结果，采购部门起草采购合同，合同内容应符合法律法规和公司要求，明确双方的权利和义务。2.采购合同经采购部门负责人审核签字后，提交给公司法律顾问进行合法性审查。3.法律顾问审查通过后，采购合同报公司领导审批。4.公司领导审批通过后，采购部门与供应商签订采购合同，并加盖公司公章。（六）采购合同执行1.采购部门将采购合同副本分发给需求部门、财务部门等相关部门，各部门按照合同要求履行各自的职责。2.需求部门负责跟踪采购物资或服务的到货情况，及时与供应商沟通协调，确保按时、按质、按量到货。3.采购部门负责跟踪采购合同的执行情况，及时处理合同执行过程中出现的问题，如变更、违约等。4.财务部门根据采购合同和到货验收情况，及时支付货款。（七）采购验收1.采购物资或服务到货后，需求部门应组织相关人员进行验收。验收内容包括数量、规格、质量、外观等。2.验收合格后，需求部门填写验收报告，并签字确认。验收报告应作为支付货款的依据之一。3.如验收不合格，需求部门应及时通知采购部门，采购部门负责与供应商协商解决，如退货、换货、补货等。（八）采购档案管理1采购部门负责建立采购档案，对采购活动的相关文件、资料进行整理、归档和保管。采购档案应包括采购申请表、采购计划、供应商名录、采购谈判纪要、采购合同、验收报告等。2.采购档案应妥善保管，保存期限按照国家法律法规和公司规定执行。四、采购方式（一）招标采购1.适用范围：适用于金额较大、技术复杂、竞争激烈的采购项目。2.招标方式：包括公开招标和邀请招标。公开招标是指招标人以招标公告的方式邀请不特定的法人或者其他组织投标；邀请招标是指招标人以投标邀请书的方式邀请特定的法人或者其他组织投标。3.招标程序：编制招标文件。发布招标公告或投标邀请书。发售招标文件。组织开标、评标、定标。发出中标通知书。签订采购合同。（二）竞争性谈判采购1.适用范围：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的采购项目。2.谈判程序：成立谈判小组。制定谈判文件。确定邀请参加谈判的供应商名单。谈判。确定成交供应商。签订采购合同。（三）询价采购1.适用范围：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.询价程序：成立询价小组。确定被询价的供应商名单。询价。确定成交供应商。签订采购合同。（四）单一来源采购1.适用范围：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套性的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目2.采购程序：填写单一来源采购申请表。说明采用单一来源采购方式的原因。提交相关证明材料。经采购决策委员会审批。签订采购合同。五、采购预算管理（一）预算编制1.采购部门应根据公司年度经营计划和采购需求，编制采购预算草案。2.采购预算草案应包括采购项目名称、规格、数量、预算金额、资金来源等内容。3.采购预算草案经采购部门负责人审核签字后，提交给财务部门。（二）预算审核与批准1.财务部门对采购预算草案进行审核，审核内容包括预算金额的合理性、资金来源的可靠性等。2.财务部门审核通过后，采购预算草案报公司领导审批。3.公司领导审批通过后，采购预算作为公司年度预算的一部分下达执行。（三）预算执行与控制1.采购部门应严格按照采购预算执行采购活动，不得超预算采购。2采购部门应定期对采购预算执行情况进行分析和总结，及时发现问题并采取措施加以解决。3.如因特殊原因需要调整采购预算，采购部门应填写采购预算调整申请表，说明调整原因、调整金额等内容，经采购决策委员会审批后执行六、采购风险管理（一）风险识别1.采购部门应定期对采购活动进行风险识别，识别内容包括市场风险、供应商风险、合同风险、质量风险、法律风险等。2.通过风险识别，确定采购活动中可能存在的风险因素，并进行分析和评估。（二）风险评估1.采购部门应根据风险识别结果，对采购活动中可能存在的风险进行评估，评估风险发生的可能性和影响程度。2.根据风险评估结果，对风险进行分类和排序，确定重点风险领域。（三）风险应对1.针对不同类型的风险，采购部门应制定相应的风险应对措施，如风险规避、风险降低、风险转移、风险接受等。2.在采购活动中，应加强对风险的监控和预警，及时发现风险变化情况，并采取相应的措施加以应对。七、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门负责对采购活动进行定期审计和监督，检查采购活动是否符合法律法规和公司制度的要求。2.审计部门应重点关注采购流程的合规性、采购合同的执行情况、采购资金的使用情况等。3.对于审计发现的问题，