大学采购处管理制度

PAGE大学采购处管理制度一、总则（一）目的为了加强大学采购处的管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，防范采购风险，依据国家法律法规以及学校相关规定，结合大学采购处工作实际，制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于大学采购处负责的各类物资采购、工程采购、服务采购等活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规以及学校的相关规章制度，确保采购行为合法合规。2.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，对所有潜在供应商一视同仁，确保公平竞争，公正选择供应商。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本和效益，实现资源的优化配置。4.诚信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，维护良好的采购秩序。二、采购计划与预算管理（一）采购需求的提出1.各部门根据教学、科研、行政等工作需要，提前向采购处提交采购需求申请。申请应详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术要求、预算金额等内容。2.采购处对各部门提交的采购需求进行汇总、整理和分析，结合学校的发展规划和实际情况，对采购需求进行审核和评估。（二）采购计划的制定1.根据审核后的采购需求，采购处制定年度采购计划和月度采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、采购时间、采购方式、预算金额等内容。2.采购计划应报学校相关部门审批后实施。在实施过程中，如因特殊情况需要调整采购计划，应按照规定程序进行审批。（三）采购预算的编制与管理1.采购处根据采购计划编制采购预算。采购预算应包括采购项目的预算金额、资金来源等内容。2.采购预算应报学校财务部门审核后纳入学校年度预算。在采购过程中，应严格控制采购预算，确保采购支出不超过预算金额。三、采购方式与程序（一）采购方式1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的采购项目。2.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，或者技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，或者采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，或者不能事先计算出价格总额的项目。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的项目，或者发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，或者必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。5.询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。（二）采购程序1.公开招标程序采购处发布招标公告，邀请潜在供应商参加投标。招标公告应包括采购项目的名称、规格型号、数量、技术要求、预算金额、投标截止时间、开标时间和地点等内容。供应商报名参加投标，并提交投标文件。投标文件应包括投标函、投标报价表、技术规格偏离表、商务条款偏离表、资格证明文件等内容。采购处组织开标、评标和定标。开标应在规定的时间和地点公开进行，由采购处工作人员主持，邀请所有投标人参加。评标应按照招标文件规定的评标标准和方法进行，评标委员会由学校相关部门的代表和技术、经济等方面的专家组成。定标应根据评标结果，确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书2.邀请招标程序采购处向符合条件的供应商发出投标邀请书，邀请其参加投标。投标邀请书应包括采购项目的名称、规格型号、数量、技术要求、预算金额、投标截止时间、开标时间和地点等内容。供应商报名参加投标，并提交投标文件。投标文件应包括投标函、投标报价表、技术规格偏离表、商务条款偏离表、资格证明文件等内容。采购处组织开标、评标和定标。开标、评标和定标的程序与公开招标相同。3.竞争性谈判程序采购处成立谈判小组，谈判小组由学校相关部门的代表和技术、经济等方面的专家组成。谈判小组负责制定谈判文件，确定谈判程序、谈判内容和谈判标准。采购处发布谈判公告，邀请潜在供应商参加谈判。谈判公告应包括采购项目的名称、规格型号、数量、技术要求、预算金额、谈判时间和地点等内容。供应商报名参加谈判，并提交响应文件。响应文件应包括响应函、报价表、技术规格偏离表、商务条款偏离表、资格证明文件等内容。采购处组织谈判。谈判应按照谈判文件规定的程序和内容进行，谈判小组与供应商进行谈判，要求供应商对响应文件进行澄清、说明或者补正，并根据谈判结果确定成交供应商。采购处向成交供应商发出成交通知书，并与成交供应商签订采购合同。4.单一来源采购程序采购处提出单一来源采购申请，说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术要求、预算金额、拟采购的供应商名称等内容，并附相关证明材料。学校相关部门对单一来源采购申请进行审核，审核通过后报学校领导审批。采购处与拟采购的供应商进行协商，确定采购价格和采购合同条款。采购处与供应商签订采购合同，并报学校相关部门备案。5.询价程序采购处成立询价小组，询价小组由学校相关部门的代表和技术、经济等方面的专家组成。询价小组负责制定询价文件，确定询价程序、询价内容和询价标准。采购处向符合条件的供应商发出询价通知书，邀请其参加询价。询价通知书应包括采购项目的名称、规格型号、数量、技术要求、预算金额、询价时间和地点等内容。供应商报名参加询价，并提交报价文件。报价文件应包括报价函、报价表、技术规格偏离表、商务条款偏离表、资格证明文件等内容。采购处组织询价。询价应按照询价文件规定的程序和内容进行，询价小组根据供应商的报价情况，确定成交供应商。采购处向成交供应商发出成交通知书，并与成交供应商签订采购合同。四、供应商管理（一）供应商的选择1.采购处建立供应商库，对供应商的基本信息、资质情况、业绩表现、信誉状况等进行登记和管理。2.采购处根据采购项目的要求，从供应商库中选择符合条件的供应商参加采购活动。在选择供应商时，应优先选择信誉良好、产品质量可靠、价格合理、售后服务完善的供应商。（二）供应商的考核与评价1.采购处定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等情况进行考核与评价。考核与评价结果应记录在供应商档案中。2.根据考核与评价结果，采购处对供应商进行分类管理。对于表现优秀的供应商，给予优先采购、增加采购份额等奖励；对于表现较差的供应商，给予警告、减少采购份额、暂停采购资格等处罚。（三）供应商的淘汰与更新1.对于考核与评价结果不合格的供应商，采购处应及时淘汰，并从供应商库中删除其信息。2.采购处应定期对供应商库进行更新，补充新的供应商，淘汰不符合要求的供应商，确保供应商库的质量和活力。五、采购合同管理（一）采购合同的签订1.采购处应在确定中标供应商或者成交供应商后，及时与供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、技术要求、价格、交货期、交货地点、付款方式、售后服务等内容。2.采购合同应报学校相关部门审核后盖章生效。在签订采购合同过程中，应严格按照合同审批程序进行，确保合同的合法性、合规性和有效性。（二）采购合同的履行1.采购处应按照采购合同的约定，及时向供应商支付货款。在支付货款前，应审核供应商提交的发票、验收报告等相关凭证，确保支付金额准确无误。2.供应商应按照采购合同的约定，及时提供货物、工程或者服务。在提供货物、工程或者服务过程中，应严格按照合同要求进行，确保质量和进度。3.采购处应建立采购合同履行跟踪机制，及时掌握采购合同的履行情况。对于采购合同履行过程中出现争议或者问题，应及时与供应商协商解决，协商不成的，应按照合同约定的争议解决方式进行处理。（三）采购合同的变更与解除1.在采购合同履行过程中，如因特殊情况需要变更或者解除采购合同，应按照合同约定的程序进行。变更或者解除采购合同应报学校相关部门审批后生效。2.变更或者解除采购合同应签订书面协议，并明确变更或者解除的原因、内容、时间等事项。变更或者解除采购合同后，应及时调整采购计划和预算，并按照规定程序进行审批。六、采购验收管理（一）验收标准1.采购处应根据采购合同的约定和相关法律法规的要求，制定采购项目的验收标准。验收标准应明确采购项目的质量、规格、数量、性能等方面的要求。2.在验收过程中，应严格按照验收标准进行验收，确保采购项目符合要求。（二）验收程序1.采购处应在采购项目到货后，及时组织相关部门和人员进行验收。验收人员应包括采购处工作人员、使用部门人员、技术专家等。2.验收人员应按照验收标准对采购项目进行检查、测试、评估等，确保采购项目的质量和性能符合要求。验收过程中应做好记录，包括验收时间、地点、人员、内容、结果等。3.对于验收合格的采购项目，验收人员应签署验收报告。验收报告应包括采购项目的名称、规格型号、数量、验收标准、验收结果等内容。对于验收不合格的采购项目，验收人员应提出整改意见，并要求供应商限期整改。整改完成后，应重新进行验收，直至验收合格。（三）验收结果的处理1.采购处应根据验收结果，及时办理货款支付手续。对于验收合格的采购项目，应按照采购合同的约定支付货款；对于验收不合格的采购项目，应暂停支付货款，并要求供应商限期整改。整改完成后，经再次验收合格的，方可支付货款。2.采购处应将验收结果记录在采购档案中，作为对供应商考核评价的重要依据。对于验收不合格的采购项目，应分析原因，采取措施，防止类似问题再次发生。七、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目的申请文件、采购计划、采购预算、采购文件、投标文件、谈判文件、询价文件、采购合同、验收报告、付款凭证等相关资料。（二）档案整理与归档1.采购处应指定专人负责采购档案的整理与归档工作。采购档案应按照项目类别、时间顺序等进行分类整理，并建立相应的档案目录。2.采购档案应及时归档，确保档案资料的完整性和准确性。归档后的采购档案应妥善保管，防止丢失、损坏和泄密。（三）档案查阅与借阅1.因工作需要查阅采购档案的，应填写查阅申请表，经采购处负责人批准后，方可查阅。查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出或者复制。2.需要借阅采购档案的，应填写借阅申请表，经采购处负责人批准后，方可借阅。借阅人员应在规定时间内归还档案，不得擅自转借他人或者延长借阅时间。借阅期间应妥善保管档案，不得丢失、损坏和泄密。八、监督与检查（一）内部监督1.学校审计部门应对采购处的采购活动进行定期审计和监督，检查采购程序是否合规、采购合同是否合法有效、采购资金是否合理使用等。2.采购处应建立内部监督机制，加强对采购工作人员的管理和监督，防止采购过程中的违规行为和腐败现象。