校服书采购制度

PAGE校服书采购制度一、总则（一）目的为了规范我校校服书的采购行为，确保采购过程公开、公平、公正，保证校服书的质量，满足学校教育教学需求，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于我校在校服书采购活动中的相关行为和参与采购的各方。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规以及相关行业标准，确保采购活动合法合规。2.公平公正原则：采购过程中对所有供应商一视同仁，不偏袒、不歧视，保证机会均等。3.质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商提供的校服书，保障学生的使用需求和安全。4.效益原则：在保证质量的前提下，合理控制采购成本，提高资金使用效益。二、采购组织与职责（一）采购领导小组1.组成人员：由学校领导、相关部门负责人等组成。2.职责负责审定校服书采购计划和预算。对采购过程进行监督和指导，协调解决采购过程中的重大问题。审核采购合同等重要文件。（二）采购工作小组1.组成人员：由学校后勤部门、教学部门等相关人员组成。2.职责具体负责校服书采购的组织实施工作，包括市场调研、制定采购方案、发布采购信息等。对供应商进行资格审查和实地考察。组织开标、评标等采购活动，起草采购合同。负责采购项目的验收工作。三、采购计划与预算（一）采购计划1.学校根据教育教学实际需求，每年定期制定校服书采购计划。采购计划应明确采购的品种、数量、规格、质量要求等。2.采购计划需经采购领导小组审定后实施。（二）采购预算1.采购预算根据采购计划编制，应充分考虑校服书的市场价格波动等因素，确保预算合理准确。2.采购预算需报学校财务部门审核，并经学校领导批准后执行。四、采购方式（一）公开招标1.当采购金额达到规定标准以上，且符合公开招标条件时，采用公开招标方式。2.公开招标应按照法定程序发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。3.招标公告应在指定的媒体上发布，公告内容应包括招标项目的基本情况、投标人资格要求、投标截止时间、开标时间和地点等。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。2.邀请招标应向三家以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。2.竞争性谈判应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购事宜进行谈判。谈判小组由学校代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.单一来源采购应与供应商进行协商，在保证质量和合理价格的前提下，签订采购合同。（五）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。2.询价应向三家以上供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。采购工作小组根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并与其签订采购合同。五、供应商选择与管理（一）供应商资格要求1.具有独立承担民事责任的能力。2.具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度。3.具有履行合同所必需的设备和专业技术能力。4.有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录。5.参加采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录。6.法律、行政法规规定的其他条件。（二）供应商选择程序1.采购工作小组发布供应商征集公告，明确供应商资格要求、报名方式、报名截止时间等。2.供应商报名后，采购工作小组对其资格进行审查，经审查合格的供应商进入实地考察环节。3.实地考察内容包括供应商的生产经营状况、产品质量控制体系、售后服务能力等。4.根据资格审查和实地考察情况，采购工作小组确定入围供应商名单，并向其发出采购文件。5.入围供应商按照采购文件要求编制投标文件或响应文件，在规定时间内提交。6.采购工作小组组织开标、评标或谈判等活动，确定成交供应商。（三）供应商管理1.建立供应商档案，记录供应商的基本信息、采购项目情况、履约情况等。2.定期对供应商进行评价，评价内容包括产品质量、交货期、售后服务等。3.对于评价不合格的供应商，暂停或取消其参与我校校服书采购的资格。六、采购合同（一）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购工作小组应及时与成交供应商签订采购合同。2.采购合同应明确采购的品种、数量、规格、质量要求、价格、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等条款。3.采购合同应符合法律法规和行业标准的要求，确保双方权利义务明确、合法有效。（二）合同履行与监督1.采购合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。2.采购工作小组负责对合同履行情况进行监督，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。3.如供应商未按照合同约定履行义务，采购工作小组有权按照合同约定追究其违约责任。七、采购验收（一）验收标准1.以采购合同和相关质量标准为验收依据。2.校服书应符合国家和行业相关标准，具备良好的质量和适用性。（二）验收程序1.采购项目到货后，采购工作小组应及时组织验收。2.验收人员应按照验收标准对校服书的数量、规格、质量等进行逐一核对。3.验收合格的，验收人员应签署验收报告；验收不合格的，应及时与供应商协商解决，要求其限期整改或退换货物。八、资金支付（一）支付原则1.按照采购合同约定的付款方式和时间进行支付。2.支付资金应确保来源合法、手续完备。（二）支付程序1.供应商提交付款申请，附采购合同、验收报告等相关证明材料。2.采购工作小组审核付款申请，确认无误后报学校财务部门。3.学校财务部门按照规定程序进行资金支付。九、采购档案管理（一）档案内容1.采购项目的相关文件，包括采购计划、采购预算、采购文件、投标文件、响应文件、评标报告、谈判记录等。2.采购合同及相关补充协议。3.验收报告、付款凭证等。（二）档案管理要求1.采购档案应指定专人负责管理，确保档案的完整性和安全性。2.采购档案应按照类别和时间顺序进行整理归档，便于查阅和保管。3.采购档案的保存期限按照国家有关规定执行。十、监督与责任追究（一）监督机制1.学校设立专门的监督机构，对校服书采购活动进行全程监督。2.接受师生和社会的监督，对举报和投诉及时进行调查