会商采购制度

PAGE会商采购制度一、总则（一）目的为规范公司采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，特制定本会商采购制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有采购活动，包括但不限于原材料采购、设备采购、办公用品采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正的原则，对待所有供应商，不得偏袒或歧视任何一方。3.公开透明原则：采购信息应公开透明，接受公司内部监督和相关部门的检查。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立采购决策委员会，由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。采购决策委员会负责审议重大采购项目，制定采购政策和战略，监督采购活动的执行情况。（二）采购执行部门公司设立采购部门，负责具体的采购业务操作。采购部门应根据公司需求，制定采购计划，寻找供应商，组织采购谈判，签订采购合同，跟踪采购进度，验收采购物资等。（三）相关部门职责1.需求部门：提出采购需求，提供采购项目的详细要求和技术规格，参与采购谈判和验收工作。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的使用，参与采购合同的审核和付款审批。3.质量部门：制定采购物资的质量标准，参与采购物资的检验和验收工作，确保采购物资符合质量要求。4.法务部门：审核采购合同，提供法律咨询和建议，确保采购合同的合法性和有效性。三、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据业务需要，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、预算、需求时间等信息，并提交给采购部门。2.《采购申请表》应经需求部门负责人审核签字后生效。（二）采购计划制定采购部门收到《采购申请表》后，对采购项目进行评估和分析，结合公司库存情况和采购周期要求，制定采购计划。采购计划应明确采购项目的具体内容、采购时间、采购方式、预算金额等信息，并提交给采购决策委员会审批。（三）供应商选择与管理1.供应商寻找：采购部门通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。2.供应商筛选：采购部门对潜在供应商进行初步筛选，评估其经营状况、信誉、产品质量、价格水平、售后服务等方面的情况，确定入围供应商名单。3.供应商评估：采购部门定期对入围供应商进行评估，根据评估结果调整供应商名单。评估内容包括供应商的交货及时性、产品质量稳定性、价格合理性、售后服务质量等方面。4.供应商管理：采购部门建立供应商档案，记录供应商的基本信息、合作历史、评估结果等内容。与供应商签订合作协议，明确双方的权利和义务，规范合作行为。（四）采购谈判1.根据采购项目的特点和需求，采购部门选择合适的供应商进行采购谈判。谈判前，采购部门应充分了解市场行情和供应商情况，制定谈判策略和方案。2.采购谈判应遵循公平、公正、公开的原则，双方就采购价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款进行协商，达成一致意见后签订采购合同。（五）采购合同签订1.采购合同由采购部门起草，经法务部门审核后，提交给采购决策委员会审批。2.采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物资的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。3.采购合同签订后，双方应严格履行合同约定，确保采购项目的顺利实施。（六）采购执行与跟踪1.采购部门根据采购合同的约定，向供应商下达采购订单，明确采购物资的具体要求和交货时间。2.采购部门跟踪采购订单的执行情况，及时与供应商沟通协调解决出现的问题，确保采购物资按时、按质交付。3.供应商交货前，采购部门应通知需求部门和质量部门做好验收准备工作。（七）采购验收1.质量部门按照采购合同约定的质量标准和验收规范，对采购物资进行检验和验收。2.验收合格的采购物资，由质量部门出具验收报告，并办理入库手续；验收不合格的采购物资，采购部门应及时与供应商协商处理，要求供应商采取补货、换货、退货等措施。（八）采购付款1.采购物资验收合格后，采购部门应及时整理采购发票、验收报告、采购合同等相关资料，提交给财务部门审核。2.财务部门根据审核后的资料，按照采购合同约定的付款方式和时间，办理付款手续。四、采购方式（一）招标采购1.适用范围：对于金额较大、技术复杂、竞争激烈的采购项目，采用招标采购方式。2.招标程序：采购部门发布招标公告，邀请潜在供应商参加投标；供应商编制投标文件，提交投标报价和相关技术方案；采购部门组织开标、评标、定标工作，确定中标供应商。（二）竞争性谈判采购1.适用范围：对于采购时间紧迫、采购需求规格明确、市场竞争不充分的采购项目，采用竞争性谈判采购方式。2.谈判程序：采购部门邀请不少于三家符合条件的供应商进行谈判；供应商提交谈判响应文件，进行报价和技术方案阐述；采购部门与供应商进行多轮谈判，确定成交供应商。（三）询价采购1.适用范围：对于采购项目规格标准统一、现货货源充足、价格变化幅度小的采购项目，采用询价采购方式。2.询价程序：采购部门向不少于三家符合条件的供应商发出询价通知书，要求供应商报价；供应商在规定时间内提交报价文件；采购部门根据报价情况，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.适用范围：符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购程序：采购部门提出单一来源采购申请，说明采购理由和供应商情况；经采购决策委员会审批后，与供应商协商签订采购合同。五、采购预算管理（一）预算编制1.采购部门根据公司年度经营计划和采购需求，编制采购预算草案。采购预算草案应包括采购项目名称、规格、数量、预算金额、采购时间等信息。2.采购预算草案经财务部门审核后，提交给采购决策委员会审批。（二）预算执行1.采购部门应严格按照采购预算执行采购活动，不得超预算采购。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照公司预算管理规定办理相关审批手续。2.财务部门负责监督采购预算的执行情况，定期对采购预算执行情况进行分析和评估，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。（三）预算调整1.出现下列情形之一的，可以调整采购预算：国家政策法规发生重大变化，导致采购项目成本增加的；市场价格波动较大，导致采购项目预算金额发生重大变化的；因公司业务发展需要，增加或减少采购项目的；其他不可抗力因素导致采购预算需要调整的。2.采购预算调整应按照公司预算管理规定办理相关审批手续，经采购决策委员会批准后执行。六、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如供应商违约风险、质量风险、价格风险、合同风险等。2.根据风险识别和评估结果，确定风险等级，制定相应的风险应对措施。（二）风险应对措施1.供应商管理风险应对：加强供应商管理，建立供应商评估和考核机制，选择信誉良好、实力较强的供应商合作；签订详细的采购合同，明确双方的权利和义务，约定违约责任；定期对供应商进行监督和检查，及时发现和解决供应商存在的问题。2.质量风险应对：制定严格的采购物资质量标准，加强采购物资检验和验收工作；要求供应商提供质量保证文件，对采购物资进行质量跟踪和反馈；建立质量问题处理机制，及时处理采购物资质量问题。3.价格风险应对：加强市场价格监测和分析，掌握市场价格动态；采用多种采购方式，引入竞争机制，降低采购价格；与供应商签订价格调整协议，约定价格调整条款。4.合同风险应对：加强采购合同管理，严格按照合同签订流程签订采购合同；对采购合同进行审核，确保合同条款合法合规、明确清晰；建立合同执行跟踪机制，及时掌握合同执行情况，发现问题及时解决。七、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购制度的执行情况、采购流程的合规性、采购资金的使用情况等。2.