苏宁采购制度

PAGE苏宁采购制度一、总则1.目的本采购制度旨在规范苏宁易购集团（以下简称“公司”）的采购行为，确保采购活动合法、合规、高效，保障公司利益，满足公司业务发展需求，提高公司整体运营效益。2.适用范围本制度适用于公司各部门、各业务板块涉及的所有采购活动，包括但不限于商品采购、服务采购、工程采购等。3.基本原则合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规、政策以及行业标准，确保采购行为合法合规。公平公正原则：在采购过程中，应公平对待所有供应商，不得偏袒任何一方，确保采购活动的公正性。效益优先原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本、采购效率等因素，追求采购效益的最大化。诚实守信原则：采购人员应诚实守信，与供应商建立良好的合作关系，确保采购信息真实、准确、完整。二、采购组织与职责1.采购决策机构公司设立采购决策委员会，负责对重大采购项目进行决策。采购决策委员会由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成，其职责包括：审议采购战略、政策和制度。审批重大采购项目的采购计划、采购预算、采购合同等。监督采购活动的执行情况，协调解决采购过程中的重大问题。2.采购执行部门公司设立采购中心，作为采购活动的执行部门。采购中心应根据公司业务需求，制定采购计划，组织采购实施，确保采购任务按时、按质、按量完成。采购中心的职责包括：制定采购管理制度、流程和标准。编制采购计划，明确采购需求、采购预算、采购时间等。组织供应商开发、评估、选择和管理。执行采购谈判，签订采购合同。协调采购过程中的各项工作，确保采购活动顺利进行。跟踪采购合同执行情况,处理采购合同变更、终止等事宜。定期对采购工作进行总结和分析，提出改进建议。3.相关部门职责需求部门：负责提出采购需求，明确采购商品或服务的规格、数量、质量要求等，并对采购结果进行验收。财务部门：负责审核采购预算、采购合同付款条款等，办理采购款项的支付手续，对采购成本进行核算和控制。法务部门：负责审查采购合同的合法性、合规性，提供法律咨询和支持，处理采购纠纷和法律事务。审计部门：负责对采购活动进行审计监督，检查采购制度的执行情况，防范采购风险。三、采购流程1.采购需求提出需求部门应根据公司业务发展需要，定期或不定期提出采购需求。采购需求应明确、具体，包括采购商品或服务的名称、规格、数量、质量要求、交货时间、交货地点等。需求部门应对采购需求进行初步审核，确保需求合理、必要，并符合公司相关规定。审核通过后，将采购需求提交给采购中心。2.采购计划制定采购中心收到需求部门提交的采购需求后，应进行汇总和分析。根据采购需求和公司采购政策、预算等，制定采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、采购内容、采购方式、采购时间、采购预算等。采购计划应报采购决策委员会审批。经审批通过的采购计划，作为采购活动的执行依据。3.供应商选择与管理供应商开发：采购中心应建立供应商信息库，通过多种渠道收集供应商信息，包括供应商自荐、行业推荐、网络搜索等。对潜在供应商进行调查和评估，了解其资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平等情况，筛选出合格的供应商纳入供应商信息库。供应商评估：采购中心应定期对供应商进行评估，评估内容包括供应商的供货质量、交货期、售后服务、价格水平、合作配合度等。根据评估结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、一般供应商和不合格供应商。供应商选择：采购中心应根据采购项目的需求和供应商评估情况，选择合适的供应商。对于重大采购项目，应采用招标、竞争性谈判等方式选择供应商；对于一般采购项目，可以采用询价、单一来源采购等方式选择供应商。在选择供应商时，应遵循公平公正、择优选择的原则，确保选择到优质、可靠的供应商。供应商管理：采购中心应与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。在合同执行过程中，应加强对供应商的管理和监督，确保供应商按照合同约定履行义务。定期对供应商进行考核和评价，对于表现优秀的供应商给予奖励，对于表现不佳的供应商进行警告、整改或淘汰。4.采购谈判与合同签订采购谈判：采购中心应与选定的供应商进行采购谈判，就采购商品或服务的价格、质量、交货期、售后服务等条款进行协商，争取达成双方满意的采购协议。在谈判过程中，应充分了解供应商的报价依据和成本构成，运用谈判技巧，维护公司利益。合同签订：采购谈判达成一致后，采购中心应起草采购合同，并提交法务部门进行合法性审查。经法务部门审查通过的采购合同，由采购中心与供应商签订。采购合同应明确采购商品或服务的名称、规格、数量、质量要求、价格、交货期、交货地点、付款方式、售后服务等条款，确保合同内容完整、准确、合法。5.采购执行与验收采购执行：采购中心应按照采购合同约定，组织供应商实施采购活动。在采购过程中，应及时跟踪采购进度，协调解决采购过程中出现的问题，确保采购任务按时、按质、按量完成。验收：采购商品或服务到货后，需求部门应按照合同约定和相关标准进行验收。验收内容包括商品的数量、质量、规格、型号等。验收合格后，需求部门应出具验收报告。对于验收不合格的商品或服务，需求部门应及时通知采购中心，采购中心应与供应商协商解决，如协商不成，可按照合同约定追究供应商的违约责任。6.采购付款采购款项支付应严格按照采购合同约定执行。财务部门应根据需求部门出具的验收报告和采购合同，审核采购付款申请，并办理付款手续。对于预付款项，财务部门应在审核采购合同和预付款申请后，按照合同约定的比例和时间支付预付款。对于货到付款或验收合格后付款的项目，财务部门应在收到需求部门出具的验收报告后，按照合同约定的付款方式和时间支付款项。财务部门应建立采购付款台账，记录采购付款的金额、时间、供应商等信息，确保采购付款的准确性和及时性。四、采购方式1.招标采购招标采购是指公司以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标，根据评标结果选择中标供应商的采购方式。适用于采购金额较大、技术复杂、竞争程度较高且有较多潜在供应商的采购项目。招标采购应按照国家有关法律法规和公司相关规定进行操作。采购中心应编制招标文件，明确招标项目的技术要求、商务条款、评标标准等内容。发布招标公告，邀请潜在供应商报名参加投标。组织开标、评标和定标，确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书。2.竞争性谈判采购竞争性谈判采购是指公司与不少于三家供应商进行谈判，根据谈判结果选择成交供应商的采购方式。适用于采购时间紧迫、采购需求规格和技术要求复杂且难以明确、招标失败或未找到合适供应商等情况。采购中心应成立谈判小组，与供应商进行谈判。谈判小组应根据采购项目的需求和供应商的报价、技术方案、售后服务承诺等情况，进行综合比较和评估，确定成交供应商。谈判过程中，应记录谈判情况，并形成谈判报告。3.询价采购询价采购是指公司向不少于三家供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商的采购方式。适用于采购项目规格、标准统一，现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。采购中心应向选定的供应商发出询价通知书，明确采购项目的规格、数量、质量要求、交货时间、交货地点等内容。供应商应在规定时间内报价。采购中心对供应商的报价进行比较和评估，选择报价最低且符合采购需求的供应商作为成交供应商，并向其发出成交通知书。4.单一来源采购单一来源采购是指公司从唯一供应商处采购商品或服务的采购方式。适用于只能从唯一供应商处采购、发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购、必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十等情况。采购中心应填写单一来源采购申请表，说明采购理由、采购项目名称、采购内容、采购金额等情况，并提交采购决策委员会审批。经审批通过后，与供应商签订采购合同。五、采购预算管理1.采购预算编制采购预算编制原则：采购预算编制应遵循“量入为出、收支平衡”的原则，根据公司业务发展需要和财务状况，合理安排采购资金。采购预算编制依据：采购预算编制应以公司年度经营计划、采购计划、历史采购数据等为依据，并结合市场价格变化情况进行预测。采购预算编制流程：需求部门应根据本部门业务发展需要，提出采购预算建议，包括采购项目名称、采购内容、采购数量、采购价格等。采购中心对需求部门提交的采购预算建议进行汇总和审核，结合公司年度采购计划和财务预算，编制采购预算草案。采购预算草案报采购决策委员会审批。经审批通过的采购预算，作为采购活动控制采购支出的依据。2.采购预算执行与控制采购预算执行：采购中心应严格按照采购预算组织采购活动，确保采购支出控制在预算范围内。在采购过程中，如因特殊情况需要调整采购预算，应按照公司相关规定办理预算调整手续。采购预算控制：财务部门应加强对采购预算执行情况的监控和分析，定期与采购中心核对采购支出情况，及时发现和纠正超预算采购行为。采购中心应建立采购预算执行台账，记录采购项目的预算金额、实际支出金额、预算执行差异等情况，定期进行分析和总结，采取有效措施确保采购预算的严格执行。六、采购风险管理1.风险识别与评估采购中心应定期对采购活动进行风险识别和评估，分析采购过程中可能存在的风险因素，如供应商违约风险、质量风险、价格风险、合同风险、法律风险等。根据风险识别结果，对采购风险进行评估，确定风险等级。对于高风险采购项目，应采取重点监控和防范措施。2.风险应对措施供应商风险管理：加强对供应商的管理和监督，建立供应商信用档案，定期对供应商进行评估和考核。与供应商签订详细、明确的采购合同，明确双方的权利和义务，约定违约责任和赔偿条款。对于重要采购项目，可以要求供应商提供履约保证金或银行保函。质量风险管理：在采购合同中明确质量标准和验收条款，加强对采购商品或服务的质量检验和验收。要求供应商提供质量合格证明文件，并在采购过程中进行抽检。对于质量不合格的商品或服务，应及时与供应商协商解决，如协商不成，可按照合同约定追究供应商的违约责任。价格风险管理：建立市场价格监测机制，及时了解市场价格动态，合理确定采购价格。在采购谈判中，充分运用谈判技巧，争取有利的采购价格。对于价格波动较大的商品或服务，可以采用套期保值等方式进行价格风险管理。合同风险管理：加强对采购合同的管理，严格按照合同签订流程进行合同起草、审查、签订和履行。合同条款应明确、具体、合法，避免合同漏洞和风险。定期对采购合同执行情况进行检查和评估，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。法律风险管理：加强对采购人员的法律法规培训，提高法律意识。在采购过程中，严格遵守国家法律法规和公司相关规定，确保采购行为合法合规。对于重大采购项目，应咨询法务部门意见，防范法律风险。七、采购监督与审计1.内部监督采购中心应建立内部监督机制，加强对采购活动的自我监督和管理。定期对采购工作进行自查，检查采购制度的执行情况、采购流程的合规性、采购合同的履行情况等，发现问题及时整改。需求部门、财务部门、审计部门等应按照各自职责，对采购活动进行监督。需求部门应监督采购商品或服务是否符合业务需求；财务部门应监督采购付款是否符合合同约定和财务制度；审计部门应定期对采购活动进