基层工会采购制度

PAGE基层工会采购制度一、总则（一）目的为加强基层工会采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，维护工会和职工的合法权益，依据相关法律法规及行业标准，结合本工会实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于基层工会组织的各类采购活动，包括但不限于办公用品、设备设施、服务项目、职工福利物资等的采购。（三）基本原则1.依法合规原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法、合规。2.公正公平原则：采购过程应遵循公正、公平的原则，维护市场竞争秩序，保障所有潜在供应商平等参与竞争的权利。3.公开透明原则：采购信息应公开透明，接受工会会员及相关部门的监督，确保采购过程和结果的公正性。4.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，注重采购成本控制，提高采购资金使用效益，实现工会资源的优化配置。二、采购组织与职责（一）采购管理小组1.组成人员：由工会主席担任组长，工会副主席、财务人员、职工代表等相关人员为成员。2.主要职责负责制定和完善工会采购制度、流程及相关标准。审议采购计划、采购预算及采购项目实施方案。监督采购活动的执行情况，协调解决采购过程中的重大问题。对采购项目的验收结果进行审核确认。（二）采购执行部门根据采购项目的性质和特点，明确具体的采购执行部门或人员，负责采购项目的具体实施，包括采购需求调研、供应商选择、采购合同签订、采购项目执行及验收等工作。采购执行部门应指定专人负责采购业务，并明确其岗位职责和工作流程。（三）监督部门工会内部设立监督小组，由工会会员代表组成，负责对采购活动进行全程监督，重点监督采购过程的合规性、公正性以及采购资金的使用情况。监督小组有权对采购活动中的违规行为提出质疑、要求整改，并及时向上级工会或相关部门报告。三、采购计划与预算管理（一）采购计划编制1.各部门根据工作需要和实际情况，每年定期向采购执行部门提交采购需求计划，详细说明采购项目的名称、规格、数量、用途、预计采购时间等信息。2.采购执行部门对各部门提交的采购需求计划进行汇总、整理和分析，结合工会年度工作计划和财务预算安排，编制年度采购计划草案。3.年度采购计划草案经采购管理小组审议通过后，报工会主席审批确定，作为年度采购工作的依据和指导。（二）采购预算编制1.根据年度采购计划，采购执行部门会同财务人员编制采购预算草案，明确各项采购项目的预算金额、资金来源及支付方式等。2.采购预算草案应严格按照工会财务管理制度和预算编制要求进行编制，确保预算的科学性、合理性和准确性。3.采购预算草案经采购管理小组审核后，提交工会委员会审议通过，并报上级工会备案。采购预算一经确定，应严格执行，不得随意调整。如遇特殊情况确需调整的，应按照规定的程序进行审批。四、采购方式及流程（一）采购方式1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的采购项目。通过发布招标公告，邀请具备相应资质和能力的供应商参与投标，按照规定的评标标准和方法进行评标，确定中标供应商。2.邀请招标：对于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的采购项目，可以采用邀请招标方式。由采购执行部门向符合条件的特定供应商发出投标邀请书，邀请其参与投标。3.竞争性谈判：采购项目技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求，或者采购项目的时间要求紧迫，需要尽快采购的，可以采用竞争性谈判方式。采购执行部门与不少于三家的供应商分别进行谈判，根据谈判结果确定成交供应商。单一来源采购：符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；需要保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。询价：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式。采购执行部门向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。（二）采购流程1.采购申请：各部门根据工作需要提出采购申请，填写《采购申请表》，详细说明采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、申请理由等内容，并经部门负责人签字确认后提交采购执行部门。2.需求调研与论证（适用于金额较大或技术复杂的采购项目）：采购执行部门收到采购申请后，对采购项目的需求进行深入调研和论证，必要时组织相关专业人员或技术专家进行评估，确保采购需求的合理性和准确性。3.采购审批：采购执行部门将采购申请表及相关调研论证材料提交采购管理小组进行审批。采购管理小组根据采购项目的性质、金额大小等因素，按照规定的审批权限进行审批。审批通过后，采购执行部门方可开展采购活动。4.供应商选择与确定供应商征集：采购执行部门通过多种渠道广泛征集潜在供应商，建立供应商信息库。供应商信息库应包括供应商的基本情况、资质证书、业绩情况、联系方式等内容，并定期进行更新和维护。供应商筛选与评审：根据采购项目的要求和特点，从供应商信息库中筛选出符合条件的供应商，并组织相关人员对其进行评审。评审内容包括供应商的资质信誉、产品质量、价格水平、售后服务等方面。评审结果应形成书面报告，作为确定供应商的依据。确定供应商：采购执行部门根据评审结果，按照规定的采购方式确定成交供应商，并与其签订采购合同。对于采用公开招标、邀请招标方式的采购项目，应严格按照招投标程序确定中标供应商；对于采用竞争性谈判、单一来源采购、询价方式的采购项目，应在谈判、协商或询价结束后，及时确定成交供应商。5.采购合同签订：采购执行部门根据确定的供应商，与其签订详细、明确的采购合同。采购合同应包括采购项目名称、规格型号数量、价格、交货时间地点、质量标准、付款方式、售后服务等条款，明确双方权利义务，确保合同的合法性、有效性和可操作性。采购合同签订后，应及时报采购管理小组备案。6.采购项目执行与跟踪：采购执行部门负责采购项目的具体执行工作，按照采购合同要求，及时与供应商沟通协调，跟踪采购项目的进展情况，确保供应商按时、按质、按量履行合同义务。在采购项目执行过程中，如发现问题或变更事项，应及时与供应商协商解决，并按照规定的程序进行审批。7.验收：采购项目完成后，采购执行部门应及时组织相关人员进行验收。验收内容包括采购项目的数量、质量、规格型号、性能指标等是否符合采购合同要求。验收合格后，验收人员应签署验收报告。验收报告应作为支付采购款项的依据之一。对于验收不合格的采购项目，采购执行部门应及时与供应商协商解决，要求其限期整改或重新提供货物，直至验收合格为止。8.付款：财务人员根据采购合同约定和验收报告，按照规定的付款程序办理采购款项支付手续。付款时应严格审核相关凭证，确保付款金额准确无误、付款方式符合合同约定。对于不符合付款条件的采购项目，财务人员有权拒绝付款，并及时通知采购执行部门和相关领导。五、采购合同管理（一）合同签订采购合同应采用书面形式，由采购执行部门与供应商协商拟定合同条款，经采购管理小组审核后，由工会主席或其授权代表与供应商签订。合同签订前，应确保合同条款符合法律法规要求，明确双方权利义务，避免出现模糊不清或歧义条款。（二）合同履行采购执行部门应严格按照采购合同约定，跟踪供应商履行合同情况，确保供应商按时、按质、按量提供货物或服务。在合同履行过程中，如发现供应商存在违约行为，应及时采取措施追究其违约责任，并要求其限期整改或承担相应赔偿责任。（三）合同变更与解除如因特殊原因需要变更或解除采购合同，采购执行部门应及时与供应商协商，并签订书面变更或解除协议。变更或解除协议应报采购管理小组备案，并按照规定的程序进行审批。合同变更或解除后，应及时清理相关债权债务，确保双方权益不受损害。（四）合同档案管理采购合同签订后，采购执行部门应及时将合同文本及相关资料整理归档，建立合同档案。合同档案应包括合同正本、副本、补充协议、变更协议、验收报告、付款凭证等资料，并按照档案管理规定进行妥善保管，以备查阅。合同档案保管期限应符合法律法规及工会档案管理要求。六、采购监督与审计（一）内部监督机制1.监督小组应定期对采购活动进行检查，重点检查采购程序的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况等。2.建立采购项目台账：采购执行部门应建立采购项目台账，详细记录采购项目的名称、规格型号、数量、采购金额、供应商名称、采购时间、验收情况等信息，便于监督小组进行跟踪检查和统计分析。3.加强对采购人员的培训和教育，提高其法律意识和职业道德水平，确保采购人员严格遵守采购制度和工作纪律。（二）审计监督1.定期开展采购审计工作，对采购项目的合法性、合规性、效益性进行全面审计。审计内容包括采购计划的执行情况、采购预算的控制情况、采购方式的选择情况、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况等。2.审计部门应根据审计结果出具审计报告，对审计发现的问题提出整改意见和建议，并督促相关部门进行整改落实。对于违反采购制度和财经纪律的行为，应依法依规追究相关人员的责任。七、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购管理小组应定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如供应商违约风险、市场价格波动风险、质量风险、法律风险等。2.根据风险发生的可能性和影响程度，对识别出的风险进行评估，确定风险等级，为制定风险应对措施提供依据（二）风险应对措施1.供应商风险管理加强对供应商的资质审查和信誉评估，选择资质良好、信誉可靠的供应商合作。与供应商签订详细、明确的采购合同，明确双方权利义务和违约责任，降低供应商违约风险。建立供应商绩效评价机制，定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等方面进行评价，对表现不佳的供应商及时采取措施进行整改或淘汰。分散供应商来源，避免过度依赖单一供应商，降低因供应商原因导致的供应中断风险。2.市场价格风险管理加强市场价格监测和分析，及时掌握市场价格动态，合理制定采购预算和采购计划。在采购合同中约定价格调整条款，根据市场价格波动情况，适时调整采购价格，降低市场价格波动对采购成本的影响。通过招标、询价、竞争性谈判等采购方式，引入市场竞争机制，争取有利的采购价格。3.质量风险管理在采购合同中明确质量标准和验收要求，加强对采购货物或服务的质量检验和验收工作，确保采购质量符合要求。要求供应商提供质量保证承诺和售后服务承诺，对采购货物或服务出现质量问题的，及时要求供应商承担相应责任，进行整改或更换。建立质量追溯机制和质量反馈