学校小型采购制度

PAGE学校小型采购制度一、总则（一）目的为了规范学校小型采购行为，加强学校采购管理，提高采购资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位使用财政性资金及自有资金进行的小型采购活动。小型采购是指单项或批量采购金额在规定限额以下的采购行为，具体限额标准按照国家和学校相关规定执行。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和学校的各项规章制度，确保采购行为合法合规。2.公正性原则：采购活动应遵循公平、公正、公开的原则，维护学校和供应商的合法权益，不得偏袒任何一方。3.效益性原则：在保证采购质量的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高采购资金使用效益。4.诚信原则：采购各方应诚实守信，严格履行合同约定，确保采购活动顺利进行。二、采购组织与职责（一）采购管理部门学校设立专门的采购管理部门，负责全校采购工作的统筹规划、政策制定、监督指导等工作。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关采购的法律法规和政策，制定学校采购管理制度和实施细则。2.编制学校年度采购预算，审核各部门采购计划，汇总平衡后报学校领导审批。3.建立和完善学校采购信息管理系统，发布采购信息，收集、整理和分析采购数据。4.对采购活动进行监督检查，受理采购投诉，处理违规违纪行为。5.组织采购人员培训，提高采购人员业务素质和职业道德水平。（二）采购实施部门各部门、各单位作为采购实施部门，负责本部门采购项目的具体实施。其主要职责包括：1.根据学校年度采购预算和本部门工作需要，编制采购计划，报采购管理部门审核。2.按照采购管理部门批准的采购计划，组织实施采购活动，包括制定采购方案、选择采购方式、发布采购信息、组织评标（谈判、询价）等。3.与中标（成交）供应商签订采购合同，并负责合同的履行、验收和付款等工作。4.定期向采购管理部门报告采购项目实施情况。（三）采购监督部门学校设立采购监督部门，负责对采购活动进行全程监督。其主要职责包括：1.监督采购管理部门和采购实施部门执行采购制度和程序的情况。2.参与采购项目的开标、评标（谈判、询价）等活动，对采购过程进行现场监督。3.受理对采购活动的投诉举报，对违规违纪行为进行调查处理。三、采购预算与计划（一）采购预算编制1.各部门、各单位应根据本部门工作任务和事业发展需要，结合学校年度财务预算安排，编制本部门年度采购预算。采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容。2.采购管理部门负责汇总各部门采购预算，进行审核和平衡，编制学校年度采购预算草案，报学校领导审批。3.学校年度采购预算一经批准，必须严格执行。因特殊情况需要调整采购预算的，应按照规定程序报学校领导审批。（二）采购计划制定1.各部门、各单位应根据学校年度采购预算和本部门工作实际，制定季度采购计划。采购计划应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、采购时间等内容。2.采购计划应提前报采购管理部门审核。采购管理部门对采购计划进行审核后，下达采购计划执行通知。3.采购实施部门应按照采购计划执行通知的要求，组织实施采购活动。如遇特殊情况需要调整采购计划的，应提前报采购管理部门批准。四、采购方式（一）公开招标公开招标是指采购人按照法定程序，通过发布招标公告的方式，邀请不特定的供应商参加投标，从中择优选择中标供应商的采购方式。达到公开招标限额标准的采购项目，应当采用公开招标方式。（二）邀请招标邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式，邀请其参加投标的采购方式。符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：1.具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。2.采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。（三）竞争性谈判竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，从中确定成交供应商的采购方式。符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：1.招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。2.技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。3.采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。4.不能事先计算出价格总额的。（四）单一来源采购单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：1.只能从唯一供应商处采购的。2.发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。3.必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。（五）询价询价是指采购人向三家以上潜在供应商发出询价单，对供应商一次性报出的价格进行比较，从中确定成交供应商的采购方式。采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。五、采购程序（一）采购申请各部门、各单位根据工作需要，填写采购申请表，详细说明采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、采购用途等内容，并报本部门负责人审核。采购申请表应加盖部门公章。（二）采购审批采购申请表经本部门负责人审核后，报采购管理部门审批。采购管理部门根据学校采购预算和采购计划，对采购申请进行审核，符合要求的予以批准，并下达采购任务通知书。（三）采购实施1.采购实施部门根据采购任务通知书，制定采购方案，选择采购方式，发布采购信息。2.采用公开招标、邀请招标方式的，采购实施部门应按照规定程序组织开标（投标）、评标（谈判）等活动。评标（谈判）结束后，采购实施部门应编写评标（谈判）报告，推荐中标（成交）候选人。3.采用竞争性谈判、单一来源采购、询价方式的，采购实施部门应与供应商进行谈判、协商，确定成交供应商。谈判（协商）结束后，采购实施部门应编写谈判（协商）报告，记录谈判（协商）过程和结果。4.采购实施部门应与中标（成交）供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式、违约责任等内容。采购合同签订后，采购实施部门应将合同副本报采购管理部门备案。（四）采购验收1.采购项目完成后，采购实施部门应组织相关人员进行验收。验收人员应根据采购合同要求，对采购项目的数量、质量、规格型号等进行检查验收。2.验收合格的，验收人员应签署验收报告。验收报告应包括采购项目名称、规格型号、数量、验收日期、验收结论等内容。验收报告应由验收人员签字，并加盖部门公章。3.验收不合格的，采购实施部门应及时与供应商协商解决。如协商不成，采购实施部门应按照合同约定追究供应商的违约责任。（五）采购付款1.采购项目验收合格后，采购实施部门应按照采购合同约定，及时办理付款手续。付款申请应附采购合同、验收报告、发票等相关资料。2.采购管理部门对付款申请进行审核后，报学校财务部门审批。学校财务部门按照规定程序办理付款手续。六、采购合同管理（一）合同签订采购实施部门应在中标（成交）通知书发出之日起三十日内，与中标（成交）供应商签订采购合同。采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。（二）合同履行采购合同签订后，双方应严格履行合同约定。采购实施部门应按照合同约定及时支付货款，供应商应按照合同约定按时、按质、按量提供货物或服务。（三）合同变更在合同履行过程中，如因特殊情况需要变更合同内容的，双方应协商一致，并签订书面补充协议。补充协议作为采购合同的组成部分，与采购合同具有同等法律效力。（四）合同终止采购合同履行完毕或因不可抗力等原因无法继续履行的，合同终止。合同终止后，双方应按照合同约定办理结算和清理等手续。（五）合同档案管理采购实施部门应建立采购合同档案管理制度，对采购合同及相关资料进行妥善保管。采购合同档案应包括采购合同文本、中标（成交）通知书、采购申请、采购审批文件、评标（谈判）报告、验收报告、付款凭证等资料。采购合同档案保管期限按照国家和学校相关规定执行。七、采购监督与检查（一）内部监督1.采购监督部门应定期对采购活动进行监督检查，重点检查采购程序是否合规、采购方式是否恰当、采购合同是否履行等情况。2.采购管理部门应加强对采购实施部门的日常管理，定期对采购项目进行跟踪检查，及时发现和解决问题。3.采购实施部门应建立健全内部监督机制，加强对采购人员的教育和管理，确保采购活动规范有序进行。（二）外部监督1.学校应主动接受财政、审计、监察等部门的监督检查，如实提供采购活动相关资料，积极配合有关部门的工作。2.学校应建立采购信息公开制度，及时向社会公开采购项目信息，接受社会监督。（三）投诉处理1.供应商对采购活动有异议的，可以向采购管理部门提出质疑。采购管理部门应在规定时间内对质疑事项进行调查核实，并作出答复。2.供应商对采购管理部门的答复不满意或者采购管理部门未在规定时间内作出答复的，可以向采购监督部门投诉。采购监督部门应依法受理投诉，并进行调查处理。八、采购人员管理（一）人员配备采购管理部门和采购实施部门应配备与采购工作相适应的专业人员，采购人员应具备良好的政治素质、职业道德和业务能力。（二）培训与考核1.学校应定期组织采购人员参加业务培训