行政单位采购工作制度

PAGE行政单位采购工作制度一、总则（一）目的为了加强行政单位采购工作的管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家有关法律法规和政策规定，结合本单位实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本行政单位内部的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应公开透明，采购过程应接受监督，保证采购活动的公正性。3.公平竞争原则：通过公平竞争，选择最优供应商，确保采购项目的质量和效益。4.诚实信用原则：采购当事人应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立采购领导小组，由单位主要领导担任组长，相关部门负责人为成员。采购领导小组负责审议采购计划、采购方式、采购预算等重大事项，对采购工作进行决策和指导。（二）采购执行部门设立采购办公室，作为采购工作的执行部门。采购办公室负责具体采购项目的组织实施，包括采购需求调研、采购文件编制、采购活动组织、合同签订与执行等工作。（三）相关部门职责1.需求部门：负责提出采购需求，明确采购项目的规格、数量、质量等要求，并对采购项目的实施效果负责。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的使用，参与采购合同的审核和付款工作。3.审计部门：负责对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合法性、合规性，以及采购项目的效益性。三、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据本部门工作任务和事业发展需要，在每年年底前编制下一年度采购预算。采购预算应明确采购项目名称、规格、数量、预算金额等内容，并按照规定的格式和要求报送采购办公室。2.采购办公室对各部门报送的采购预算进行汇总审核，结合单位财力状况和工作重点，提出年度采购预算草案，报采购领导小组审议。3.采购领导小组审议通过后的采购预算草案，报单位财务部门审核，经单位领导批准后，纳入单位年度预算。（二）预算执行1.采购项目应严格按照批准的采购预算执行，不得擅自突破预算。如因特殊情况需要调整采购预算的，应按照规定的程序办理预算调整手续。2.采购办公室应建立采购预算执行台账，定期对采购预算执行情况进行统计分析，及时掌握采购项目的实施进度和资金使用情况。3.财务部门应加强对采购资金的管理，严格按照采购合同约定的付款方式和时间支付采购资金，确保采购资金的安全和合理使用。（三）预算监督1.审计部门应定期对采购预算执行情况进行审计监督，检查采购预算的编制、执行是否符合规定，有无超预算采购、挪用采购资金等问题。2.采购办公室应配合审计部门的工作，及时提供采购预算执行情况的相关资料和信息。对审计部门提出的问题和建议，应认真整改落实。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式采购。公开招标数额标准按照国家有关规定执行。3.采购办公室应按照规定的程序组织公开招标活动，包括发布招标公告、发售招标文件、开标、评标、定标等环节。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。3.采购办公室应按照规定的程序组织邀请招标活动，包括确定邀请供应商名单、发出投标邀请书、发售招标文件、开标、评标、定标等环节。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.采购办公室应按照规定的程序组织竞争性谈判活动，包括成立谈判小组、制定谈判文件、确定邀请供应商名单、谈判、确定成交供应商等环节。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采购办公室应按照规定的程序组织单一来源采购活动，包括成立采购小组、确定采购需求、与供应商协商、签订采购合同等环节。（五）询价1.询价是指采购人向三家以上潜在供应商发出询价单，对供应商一次性报出的价格进行比较，最后确定成交供应商的采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.采购办公室应按照规定的程序组织询价活动，包括成立询价小组、确定询价供应商名单、发出询价单、报价、确定成交供应商等环节。五、采购程序（一）采购申请1.各需求部门根据工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求、预算金额、采购时间等内容，并经部门负责人签字后报送采购办公室。2.《采购申请表》应附相关的技术资料、需求说明等文件，以便采购办公室准确了解采购项目的要求。（二）采购审批1.采购办公室收到《采购申请表》后，对采购项目的必要性、可行性、预算合理性等进行审核。审核通过后，报采购领导小组审批。2.采购领导小组根据采购项目的情况，进行审议决策。对重大采购项目，应进行集体研究讨论，并形成会议纪要。（三）采购文件编制1.采购办公室根据采购项目的特点和采购方式，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价文件等，明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、合同条款等内容。2.采购文件编制过程中，应充分征求需求部门、财务部门、审计部门等相关部门的意见，确保采购文件的科学性、合理性和公正性。（四）采购信息发布1.对于公开招标和邀请招标项目，采购办公室应在指定的媒体上发布采购公告，公开采购项目的相关信息，包括采购项目名称、采购内容、采购方式、供应商资格要求、采购文件获取方式、投标截止时间、开标时间等。2.对于竞争性谈判、单一来源采购和询价项目，采购办公室应向符合相应资格条件的供应商发出采购邀请书，邀请其参加采购活动。（五）供应商选择与采购活动组织1.采购办公室按照采购文件规定的程序和标准，对供应商的资格、信誉、业绩、报价等进行评审，选择符合要求的供应商。2.对于公开招标项目，采购办公室应组织开标、评标活动，由评标委员会按照评标标准对投标文件进行评审，推荐中标候选人，采购人根据评标委员会的推荐确定中标供应商。3.对于邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购和询价项目，采购办公室应组织谈判、协商、询价等活动，确定成交供应商。（六）合同签订与执行1.采购办公室与成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等内容。2.采购合同签订后，采购办公室应及时将合同副本送财务部门、审计部门等相关部门备案。3.采购办公室应跟踪采购合同的执行情况，督促供应商按时、按质、按量履行合同义务。如发现供应商存在违约行为，应及时采取措施，追究其违约责任。（七）验收与付款1.采购项目完成后，需求部门应组织相关人员对采购项目进行验收。验收内容包括货物的数量、质量、规格、性能等是否符合采购合同要求，工程是否达到设计标准，服务是否满足约定条件等。2.验收合格后，需求部门应填写《采购验收报告》，经部门负责人签字后报送采购办公室。采购办公室审核通过后，送财务部门办理付款手续。3.财务部门应按照采购合同约定的付款方式和时间，及时支付采购资金。付款前，应审核采购合同、验收报告、发票等相关凭证，确保付款依据充分、手续齐全。六、采购监督与管理（一）内部监督1.审计部门应加强对采购活动的审计监督，定期对采购项目进行审计检查，重点检查采购程序的合法性、合规性，采购项目的质量和效益，采购资金的使用情况等。2.采购办公室应建立健全采购内部管理制度，加强对采购人员的培训和管理，规范采购操作流程，确保采购工作的规范有序进行。3.各部门应积极配合审计部门和采购办公室的工作，及时提供采购活动的相关资料和信息，自觉接受监督检查。（二）外部监督1.采购活动应接受社会公众的监督，采购信息应及时公开，接受社会各界的查询和监督。2.财政部门应加强对行政单位采购工作的监督管理，定期对采购项目进行检查，对发现的问题及时督促整改。（三）投诉处理1.供应商对采购活动有异议的，可以在规定的时间内提出投诉。采购办公室应及时受理供应商的投诉，并按照规定的程序进行调查处理。2.投诉处理过程中，采购办公室应充分听取供应商和相关部门的意见，客观公正地进行调查核实，依法依规作出处理决定。七、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目的申请文件、审批文件、采购文件、投标文件、评标报告、采购合同、验收报告、付款凭证等相关资料。（二）档案整理与归档1.采购办公室应指定专人负责采购档案的整理和归档工作，按照采购项目的类别和时间顺序，对采购档案