行政采购询价管理制度

PAGE行政采购询价管理制度一、总则（一）目的为规范公司行政采购询价行为，确保采购过程的公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证所采购物资和服务符合公司需求，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司行政部门所有采购项目的询价管理活动，包括但不限于办公用品、办公设备、办公家具、物业服务、车辆租赁等各类行政采购事项。（三）基本原则1.合法性原则：采购询价活动必须遵守国家法律法规以及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：对待所有参与询价的供应商一视同仁，不偏袒任何一方，保证询价过程和结果的公正性。3.公开透明原则：采购询价信息应在规定范围内公开，接受公司内部监督，确保采购过程透明。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，通过合理询价和比较，降低采购成本，提高采购效益。二、询价流程（一）采购申请1.各部门根据工作需要，填写《行政采购申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、预算、需求时间等信息，并经部门负责人签字确认。2.申请表提交至行政部门，行政部门负责人对采购申请进行审核，判断是否符合公司采购政策和实际需求，审核通过后提交至采购专员。（二）询价准备1.采购专员接到采购申请后，对采购项目进行详细分析，确定采购项目的技术要求、质量标准等关键信息。2.根据采购项目特点，通过多种渠道收集潜在供应商信息，建立供应商数据库。收集渠道包括但不限于网络搜索、行业推荐、供应商主动联系等。3.对收集到的供应商信息进行初步筛选，排除不符合基本要求的供应商，如信誉不良、无相关经营资质等，确定参与询价的供应商名单。（三）询价文件编制1.根据采购项目需求，编制询价文件。询价文件应包含以下内容：采购项目概述，包括项目名称、采购内容、规格要求、数量等。技术要求，明确采购物资或服务的技术标准、质量要求等。商务条款，如交货期、交货地点、付款方式、售后服务等。报价要求，规定报价的格式、包含的内容、有效期限等。其他要求，如供应商需提供的资质证明文件、业绩案例等。2.询价文件应确保内容准确、清晰，避免出现歧义或模糊不清的表述，以便供应商能够准确理解采购需求并进行报价。（四）询价发出1.将编制好的询价文件以书面或电子形式发送给选定的供应商。在发送询价文件时，应明确告知供应商询价的截止时间、报价方式等重要信息。2.对于重要采购项目或金额较大的采购项目，可组织供应商进行现场答疑会，解答供应商对询价文件的疑问，确保供应商对采购需求有充分了解。（五）报价接收与整理1.在询价文件规定的截止时间前，接收供应商的报价文件。对报价文件进行初步检查，确保报价文件完整、有效，如发现报价文件存在缺项、漏项或不符合格式要求等问题，及时与供应商沟通，要求其补充或修正。2.对供应商的报价进行整理，按照统一格式进行记录，包括供应商名称、报价金额、交货期、售后服务承诺等关键信息。同时，对不同供应商的报价进行对比分析，初步判断价格的合理性。（六）询价评估1.成立询价评估小组，成员包括行政部门负责人、采购专员、相关技术专家（根据采购项目需求确定）等。评估小组负责对供应商的报价及相关响应情况进行综合评估。2.评估内容包括：价格评估：比较各供应商的报价，分析价格的合理性，判断是否存在明显高于或低于市场平均水平的情况。同时，考虑价格与质量、服务等因素的平衡，选择性价比最优的供应商。技术评估：根据采购项目的技术要求，评估供应商提供的产品或服务是否满足技术标准，技术方案是否可行，技术实力是否具备等。商务评估：审查供应商的商务条款响应情况，如交货期是否满足要求、售后服务承诺是否完善、付款方式是否符合公司规定等。信誉评估：调查供应商的信誉状况，包括是否有不良记录、合同履行情况等，确保选择的供应商具有良好的商业信誉。3.评估小组根据评估结果，对各供应商进行排序，推荐拟中标供应商名单，并撰写询价评估报告。评估报告应详细说明评估过程、评估依据、各供应商的优缺点以及推荐意见等内容。（七）审批与决策1.将询价评估报告提交至公司管理层进行审批。公司管理层根据评估报告和公司实际情况，做出最终的采购决策。2.如采购决策与询价评估报告推荐意见一致，则按照决策结果确定中标供应商；如存在不同意见，应进一步沟通协商，必要时可重新组织评估或调整采购方案。（八）合同签订1.确定中标供应商后，采购专员与中标供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物资或服务的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款，确保合同内容与询价文件及采购决策一致。2.在签订合同前，应将合同文本提交至公司法务部门进行审核，确保合同的合法性和有效性。审核通过后，由授权代表签字盖章，正式签订合同。三、供应商管理（一）供应商选择1.建立供应商选择标准，包括但不限于供应商的资质信誉、产品质量、价格水平、服务能力、生产能力、技术实力等方面。2.根据采购项目需求，按照供应商选择标准对潜在供应商进行评估和筛选，优先选择具有良好信誉、能够提供优质产品和服务、价格合理且具备较强合作意愿的供应商。3.对于新供应商，应进行实地考察或要求其提供相关业绩案例、资质证明等资料，以全面了解其实际情况，确保选择的供应商符合公司要求。（二）供应商档案管理1.为每个供应商建立档案，档案内容包括供应商基本信息（如公司名称、地址、联系方式、法定代表人等）、资质证明文件（营业执照、税务登记证、行业资质证书等）、业绩记录、报价记录、合作项目情况、信誉评价等。2.定期更新供应商档案信息，确保档案内容的准确性和完整性。通过对供应商档案的分析，及时发现供应商存在的问题，为供应商管理提供依据。（三）供应商考核与评价1.建立供应商考核与评价机制，定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等方面进行考核评价。考核评价方式可包括定期问卷调查、实地考察、数据分析等。2.根据考核评价结果，对供应商进行分类管理。对于表现优秀的供应商，给予更多的合作机会和优惠政策；对于存在问题的供应商，及时与其沟通，要求其限期整改，如整改后仍不符合要求，可考虑终止合作。3.将供应商考核评价结果作为供应商选择、合作项目分配等决策的重要参考依据，促进供应商不断提高自身服务水平和产品质量。四、监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计部门负责对行政采购询价活动进行定期审计和监督，检查采购流程是否符合本管理制度要求，采购行为是否合法合规。2.行政部门应定期向公司管理层汇报采购询价工作情况，接受公司内部的监督检查。同时，积极配合内部审计部门的工作，提供相关资料和信息。（二）信息公开1.建立行政采购询价信息公开制度，除涉及商业秘密等特殊情况外，应将采购项目信息、询价文件、供应商报价情况、询价评估结果等在公司内部适当范围内公开，接受员工监督。2.通过公司内部网站、公告栏等渠道发布采购信息，确保员工能够及时了解采购工作进展情况，增强采购工作的透明度。（三）投诉处理1.设立投诉渠道，接受公司员工对行政采购询价活动中存在问题的投诉。投诉渠道可包括电话、邮箱、意见箱等方式。2.对收到的投诉进行及时调查处理，核实投诉内容的真实性。如投诉属实，应按照相关规