采购询价公开制度

PAGE采购询价公开制度一、总则（一）目的为规范公司采购询价行为，确保采购过程的公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有采购项目的询价活动，包括但不限于物资采购、服务采购等。（三）基本原则1.公开透明原则：采购询价过程应向相关部门和人员公开，确保信息对称。2.公平竞争原则：为所有潜在供应商提供平等的参与机会，不得偏袒任何一方。3.公正评价原则：依据客观、公正的标准对供应商的报价和条件进行评价。4.诚实信用原则：采购方和供应商应诚实守信，履行各自的义务。二、采购询价流程（一）采购申请1.各部门根据业务需求，填写采购申请表，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等信息。2.采购申请表需经部门负责人审核签字后提交至采购部门。（二）询价准备1.采购部门接到采购申请后，对采购项目进行分析，确定询价范围和询价方式。2.根据采购项目的特点，收集相关的市场信息，包括供应商名单、产品价格、质量标准等。3.制定询价文件，询价文件应包括询价函、采购需求明细、报价要求、交货期要求、售后服务要求等内容。（三）询价发出1.将询价文件发送给符合条件的潜在供应商，询价文件应明确规定报价截止时间和方式。2.对于重要采购项目，可同时通过多种渠道发布询价信息，如公司官网、行业网站、供应商数据库等，以扩大询价范围。（四）报价接收1.采购部门接收供应商的报价文件，对报价文件进行初步审核，检查报价文件是否完整、符合要求。2.对于不符合要求的报价文件，及时与供应商沟通，要求其补充或修正。（五）询价评审1.组成询价评审小组，评审小组由采购部门、相关技术部门、财务部门等人员组成。评审小组负责对供应商的报价和条件进行综合评审。2.评审小组根据询价文件的要求，对供应商的报价、产品质量、交货期、售后服务等方面进行评价，确定中标候选人。3.评审过程中，应充分考虑采购项目的性价比，避免单纯以价格作为唯一的评审标准。（六）结果确定1.根据评审小组的评审结果，采购部门确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书。2.同时，将采购询价结果通知未中标供应商。（七）合同签订1.采购部门与中标供应商签订采购合同，合同应明确双方的权利和义务，包括采购物资或服务的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等内容。2.合同签订前，应进行合同审核，确保合同条款符合法律法规和公司要求。三、询价信息公开（一）公开内容1.采购项目基本信息，包括采购项目名称、采购内容、采购数量、采购预算等。2.询价文件，包括询价函、采购需求明细、报价要求、交货期要求、售后服务要求等。3.供应商报价信息，包括供应商名称、报价金额、产品规格、交货期等。4.询价评审结果，包括中标供应商名称、中标金额、评审意见等。（二）公开方式1.在公司内部网站设立采购询价专栏，定期发布采购询价相关信息。2.在公司公告栏张贴采购询价结果公告。3.对于涉及公司机密的采购项目，可根据实际情况选择部分信息进行有限公开。（三）公开时间1.采购项目基本信息和询价文件应在询价发出前公开。2.供应商报价信息应在报价截止后公开，但应在评审结果确定前进行保密。3.询价评审结果应在确定中标供应商后及时公开。四、供应商管理（一）供应商选择1.建立供应商准入制度，明确供应商的资质要求、业绩要求、信誉要求等。2.通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价等方式选择供应商，确保选择过程的公开、公平、公正。3.对新供应商进行实地考察，了解其生产能力、质量控制能力、售后服务能力等情况。（二）供应商评价1.建立供应商评价体系，定期对供应商的产品质量、交货期、价格、售后服务等方面进行评价。2.评价结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级，对于评价结果为不合格的供应商，应及时采取措施进行整改或淘汰。（三）供应商激励与约束1.对于表现优秀的供应商，给予一定的奖励，如优先采购、合作机会等。2.对于违反合同约定或出现质量问题的供应商，采取相应的惩罚措施，如扣除货款、暂停合作、取消供应商资格等。五、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对采购询价活动进行审计，检查采购过程是否符合本制度要求。2.采购部门应定期对采购询价工作进行自查，及时发现和纠正存在的问题。（二）外部监督1.接受公司员工和供应商的监督，对于发现的违规行为，及时进行调查处理。2.积极配合政府相关部门的监督检查，确保采购活动合法合规。六、违规处理（一）违规行为界定1.采购部门及相关人员在采购询价过程中，存在以下行为之一的，视为违规：未按照本制度规定的流程进行采购询价活动。泄露采购询价相关信息，给公司或供应商造成损失。与供应商串通，谋取不正当利益。接受供应商的贿赂或其他不正当利益。其他违反法律法规和公司规定的行为。2.供应商在参与采购询价活动中，存在以下行为之一的，视为违规：提供虚假报价或产品信息。采取不正当手段排挤其他供应商。违反合同约定，不履行相关义务。其他违反法律法规和公司规定的行为。（二）处理措施1.对于采购部门及相关人员的违规行为，视情节轻重，给予以下处理：警告、批评教育。责令改正，并处以一定金额的罚款。暂停或取消其采购询价相关工作的资格。依法追究法律责任。2.对于供应商的违规行为，视情节轻重，给予以下处理：警告、通报批评。扣除货款、暂停