政府采购人内控制度

PAGE政府采购人内控制度一、总则（一）目的为了加强政府采购人内部控制，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，防范采购风险，依据《中华人民共和国政府采购法》及其实施条例等相关法律法规，结合本单位实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本单位使用财政性资金进行的政府采购活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：政府采购活动应当严格遵守国家法律法规和相关政策规定。2.全面性原则：内部控制应涵盖政府采购活动的全过程，包括采购预算编制、采购计划制定、采购执行、采购验收、资金支付等各个环节。3.制衡性原则：在采购决策、执行、监督等环节应相互分离、相互制约，确保权力运行的规范和透明。4.适应性原则：内部控制制度应与本单位的组织架构、业务特点和管理要求相适应，并随着外部环境的变化和业务发展不断完善。5.成本效益原则：在保证内部控制有效性的前提下，合理权衡成本与效益的关系，以适当的控制成本实现最佳的控制效果。二、采购预算管理（一）预算编制1.职责分工采购部门应会同财务部门、业务部门等相关部门，根据本单位事业发展规划和年度工作计划，结合资产配置标准、实际需求和财力状况，编制政府采购预算。2.编制依据（1）国家法律法规和政策要求。（2）本单位事业发展规划和年度工作计划。（3）资产配置标准。包括通用办公设备家具配置标准、专用设备配置标准等各类资产配置标准，确保采购需求符合规定的配置数量、价格上限等要求。（4）上一年度政府采购执行情况及本年度预计需求变化。分析上一年度采购项目的实际执行情况，如采购数量、金额、供应商履约情况等，结合本年度业务发展预计产生的新需求，合理确定采购预算。3.编制流程（1）业务部门提出采购需求，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、质量要求、用途等内容，并提交相关的论证材料或需求说明文件。（2）采购部门对业务部门提交的采购需求进行汇总整理，结合资产配置标准和实际情况，初步审核采购需求的合理性和合规性。（3）财务部门根据本单位财力状况和资金安排，对采购预算进行审核，确保预算金额在可承受范围内，并与其他预算项目进行统筹平衡。（4）采购部门、财务部门和业务部门共同对采购预算进行会审，根据会审意见对预算进行调整和完善，形成最终的政府采购预算草案，报单位领导审批。（5）单位领导审批通过后的政府采购预算草案，按照规定程序报财政部门审核备案。（二）预算执行1.严格执行采购部门应严格按照经批准的政府采购预算组织实施采购活动，不得擅自调整或变更采购项目、采购金额、采购方式等预算内容。如因特殊情况确需调整预算的，应按照规定程序报财政部门审批。2.动态监控财务部门应建立政府采购预算执行动态监控机制，定期对采购项目的预算执行情况进行跟踪分析，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。对预算执行进度缓慢或出现异常情况的采购项目，应及时向采购部门和相关业务部门发出预警通知，督促其采取有效措施加快预算执行进度。3.绩效评价建立政府采购预算绩效评价制度，对采购项目的预算执行情况、采购质量、采购效益等进行绩效评价。绩效评价结果作为以后年度政府采购预算编制、项目安排和资金分配的重要依据，对绩效评价结果较差的采购项目，应进行重点分析和整改，并相应调整以后年度的采购预算安排。三、采购计划管理（一）计划制定1.职责分工采购部门负责根据政府采购预算和实际工作需要，制定年度采购计划和月度采购计划。年度采购计划应涵盖本单位全年预计实施的政府采购项目，包括项目名称、采购内容、采购预算、采购方式、采购时间安排等；月度采购计划应根据年度采购计划和实际工作进度，细化本月拟实施的采购项目及相关工作安排。2.制定依据（1）经批准的政府采购预算。（2）本单位年度工作计划和业务需求。（3）采购项目的轻重缓急程度。对于涉及民生保障、应急救灾等紧急或重要的采购项目，应优先安排采购计划。（4）市场供应情况。充分考虑市场上货物、工程和服务的供应状况，包括供应商数量、产品价格波动、服务能力等因素，合理安排采购时间和采购方式，确保采购活动的顺利进行。3.制定流程（1）采购部门收集各业务部门的采购需求信息，结合政府采购预算和实际工作情况，对采购需求进行梳理和分析。（2）根据采购需求的特点和轻重缓急程度，制定年度采购计划草案，明确采购项目的名称、采购内容、采购预算、采购方式、采购时间安排等内容，并征求财务部门、业务部门等相关部门的意见。（3）采购部门根据各相关部门的意见，对年度采购计划草案进行修改和完善后，报单位领导审批。（4）单位领导审批通过后的年度采购计划，由采购部门分解为月度采购计划，并下达给各相关业务部门和采购执行人员。月度采购计划应明确本月拟实施的采购项目、采购任务、时间节点、责任人等内容，确保采购工作有序推进。（二）计划调整1.调整情形如有下列情形之一的，采购计划可以进行调整：国家政策发生重大变化，导致原采购计划无法执行；本单位事业发展规划或年度工作计划发生重大调整，影响采购项目的实施；因不可抗力等原因，致使采购项目无法按原计划进行；其他确需调整采购计划的情形。2.调整程序采购计划调整应按照以下程序进行：业务部门提出采购计划调整申请，详细说明调整的原因、调整内容及对采购预算、采购时间等方面的影响，并提交相关证明材料；采购部门对业务部门提交的调整申请进行审核，提出审核意见；财务部门对采购计划调整涉及的预算变更进行审核；采购部门、财务部门和业务部门共同对采购计划调整申请进行会审，根据会审意见对采购计划进行调整；采购计划调整经单位领导审批通过后，报财政部门备案。四、采购执行管理（一）采购方式选择1.适用情形（1）公开招标：适用于采购货物、工程和服务的规格、标准统一，现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。（2）邀请招标：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的采购项目。（3）竞争性谈判：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的采购项目。（4）单一来源采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。（5）询价：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。2.选择程序采购部门应根据采购项目的特点和需求，按照法律法规规定的适用情形，选择合适的采购方式。对于达到公开招标数额标准的采购项目，应采用公开招标方式进行采购；因特殊原因需要采用其他采购方式的，应在采购活动开始前，按照规定程序报财政部门批准。采购方式选择应遵循公平、公正、公开的原则，确保采购活动的合法性和透明度。（二）采购文件编制1.编制要求采购文件应包括采购公告、采购邀请书、采购需求、采购预算、采购方式、评标标准、合同条款等内容，确保采购文件内容完整、准确、清晰，符合法律法规和采购项目的实际需求。采购需求应明确采购项目的技术规格、质量标准、数量、服务要求等内容，避免出现模糊不清或歧义性条款；评标标准应科学合理、客观公正，能够全面反映采购项目的特点和需求，为评标委员会评标提供明确的依据。2.审核发布采购文件编制完成后，采购部门应组织相关部门进行审核，确保采购文件的合法性、合规性和准确性。审核通过后的采购文件应按照规定程序发布，公开招标采购项目应在指定的政府采购信息发布媒体上发布采购公告；邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等采购项目应向符合资格条件的供应商发出采购邀请书。采购文件发布后，如有澄清、修改等情况，应按照规定程序及时通知所有潜在供应商。（三）供应商选择与管理1.供应商资格审查采购部门应按照采购文件规定的资格条件，对参与采购活动的供应商进行资格审查。资格审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证（或统一社会信用代码证书）、法定代表人身份证明、授权代表身份证明、资质证书、业绩证明、财务状况、信誉情况等。通过资格审查的供应商应具备良好的商业信誉和健全的财务会计制度，具有履行合同所必需的设备和专业技术能力，有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录，在参加政府采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录。2.供应商选择采购部门应按照采购文件规定的评标标准和方法，组织评标委员会对符合资格条件的供应商进行评标，选择中标或成交供应商。评标委员会应由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，并按照规定的评标程序和方法进行评标。评标过程应严格保密，确保评标结果的公正性和客观性。采购部门应根据评标委员会的评标结果，向中标或成交供应商发出中标通知书，并同时将中标或成交结果通知所有未中标的供应商。3.供应商管理建立供应商信用管理档案，记录供应商的基本信息、参与采购活动情况、履约情况、违法违规行为等内容。对信用良好的供应商，在以后的采购活动中可以给予适当的优惠政策；对有不良信用记录的供应商，应限制其参与本单位的政府采购活动。定期对供应商进行评价，评价内容包括产品质量、服务水平、价格合理性、交货期、售后服务等方面。根据供应商评价结果，对表现优秀的供应商进行表彰和奖励；对表现不佳的供应商，应及时提出整改意见，督促其改进；对整改后仍不符合要求的供应商，应取消其参与本单位政府采购活动的资格。（四）采购合同签订与履行1.合同签订采购部门应在中标或成交通知书发出之日起三十日内，按照采购文件和中标或成交供应商的投标文件、响应文件等内容，与中标或成交供应商签订政府采购合同。政府采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等内容，确保合同条款完整、准确、清晰，符合法律法规和采购项目的实际需求。政府采购合同签订后，采购部门应将合同副本报财政部门备案。2.合同履行采购部门应督促中标或成交供应商按照合同约定履行义务，及时了解合同履行情况，协调解决合同履行过程中出现的问题。中标或成交供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求，及时提供货物、工程和服务，并承担相应的违约责任。采购部门应按照合同约定及时支付采购资金，但不得违反规定提前或延迟支付。在合同履行过程中，如因特殊原因需要变更合同内容的（如采购数量、价格、交货时间等），应按照规定程序报财政部门批准，并与供应商协商一致后签订补充合同。补充合同的金额不得超过原合同采购金额的百分之十。（五）采购验收管理1.验收组织采购项目完成后，采购部门应组织相关部门成立验收小组，对采购项目进行验收。验收小组应由采购人代表、技术专家、质量管理人员等组成，确保验收人员具备相应的专业知识和技能，能够对采购项目进行全面、客观、公正的验收。验收小组应根据采购文件和合同约定的验收标准和方法，对采购项目的数量、质量、规格型号、性能指标、服务等方面进行验收。2.验收程序（1）供应商在完成采购项目后，应向采购部门提交验收申请，并提供相关的验收资料，如产品质量检验报告、售后服务承诺等。（2）采购部门收到供应商的验收申请后，应及时组织验收小组进行验收。验收小组应在规定的时间内对采购项目进行实地验收，检查采购项目的实际情况是否符合采购文件和合同约定的要求。（3）验收小组在验收过程中，如发现采购项目存在质量问题或其他不符合要求的情况，应及时通知供应商进行整改。供应商应在规定的时间内完成整改，并再次提交验收申请。验收小组应对整改情况进行复查，直至采购项目符合验收标准为止。（4）验收小组完成验收后，应出具验收报告。验收报告应包括采购项目的名称、规格型号、数量、质量情况、验收结论等内容，并由验收小组成员签字确认。验收报告作为支付采购资金的重要依据之一。五、采购风险管理（一）风险识别与评估1.风险识别采购部门应定期对政府采购活动中可能存在的风险进行识别，包括政策风险、市场风险、操作风险、廉政风险等。政策风险主要指国家法律法规和政策变化对政府采购活动产生的影响；市场风险主要指市场价格波动、供应商违约、市场供应短缺等因素对采购活动造成的风险；操作风险主要指采购程序不规范、采购文件编制不严谨、评标过程不公正等因素导致的风险；廉政风险主要指采购人员在采购活动中存在的违规操作、受贿行贿等廉洁风险。2.风险评估采购部门应根据风险识别的结果，对识别出的风险进行评估，分析风险发生的可能性和影响程度。风险评估可采用定性评估和定量评估相结合的方法，如采用风险矩阵、层次分析法等工具，对风险进行排序和分级，确定风险的重要性和优先级。对于高风险的采购项目，应采取针对性的风险应对措施，加强风险管理。（二）风险应对措施1.政策风险应对密切关注国家法律法规和政策变化，及时调整政府采购活动的相关政策和程序。加强与财政部门、行业主管部门等的沟通协调，及时了解政策动态，确保采购活动符合政策要求。对于因政策变化导致采购项目无法按原计划进行的，应按照规定程序及时调整采购计划，并做好相关解释和说明工作。2.市场风险应对建立市场价格监测机制，定期收集和分析市场价格信息，及时掌握市场价格波动情况。在采购文件中合理设置价格调整条款，如采用固定价格合同、可调价格合同等方式，降低市场价格波动对采购成本的影响。加强对供应商的管理和监督，要求供应商提供履约保证金或银行保函等担保措施，降低供应商违约风险。对于市场供应短缺的采购项目，应提前做好市场调研和采购预案，拓宽采购渠道，确保采购项目的顺利实施。3.操作风险应对加强采购人员的培训和教育，提高采购人员的业务水平和风险意识。建立健全采购内部控制制度，规范采购程序，明确采购各环节的职责和操作流程，加强对采购文件编制、评标过程、合同签订等环节的审核和监督。建立采购项目档案管理制度，对采购活动的全过程进行记录和存档，便于事后查询和监督。加强对采购活动的内部审计和监督检查，及时发现和纠正操作过程中存在的问题，防范操作风险的发生。4.廉政风险应对加强对采购人员的廉政教育，提高采购人员的廉洁自律意识。建立健全廉政风