卫生院询价采购制度

PAGE卫生院询价采购制度一、总则1.目的为了规范本卫生院的询价采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于本卫生院各项物资、设备及服务的询价采购活动。3.基本原则遵守国家法律法规和相关政策，确保采购活动合法合规。坚持公开、公平、公正的原则，维护卫生院和供应商的合法权益。严格执行预算管理，提高资金使用效率，节约采购成本。注重采购质量，确保所采购的物资、设备及服务符合卫生院实际需求和质量标准。二、采购组织与职责1.采购领导小组成立以卫生院院长为组长，副院长为副组长，相关职能科室负责人为成员的采购领导小组。职责：负责审议采购计划、采购预算、采购方式、采购合同等重大采购事项；监督采购活动的全过程，协调解决采购过程中的重大问题。2.采购执行部门明确负责采购工作的具体部门，如总务科或设备科等。职责：负责采购项目的具体实施，包括制定采购方案、组织询价、谈判、签订合同等；收集、整理采购相关资料，建立采购档案；与供应商沟通协调，处理采购过程中的相关事宜。3.相关科室各临床科室、医技科室等相关科室。职责：根据实际工作需要，提出采购需求，参与采购项目的技术参数论证、验收等工作；配合采购执行部门做好采购相关工作。三、采购预算管理1.预算编制采购执行部门应根据卫生院年度工作计划和实际需求，会同财务部门编制采购预算。采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并经采购领导小组审核后报上级主管部门审批。2.预算执行采购活动应严格按照批准的采购预算执行，不得擅自突破预算。如因特殊情况需要调整采购预算，应按照规定的程序进行申报和审批。3.预算监督财务部门负责对采购预算的执行情况进行监督检查，定期向采购领导小组报告预算执行情况。审计部门负责对采购预算的编制、执行等情况进行审计监督，确保预算的合理使用。四、采购需求管理1.需求提出各相关科室根据业务发展需要和实际工作情况，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术参数、质量要求、用途等内容。采购申请表应经科室负责人签字确认后报采购执行部门。2.需求审核采购执行部门收到采购申请表后，应组织相关人员对采购需求进行审核。审核内容包括需求的合理性、必要性、技术参数的准确性、质量要求的明确性等。对于重大采购项目，采购执行部门应组织专家进行论证，确保采购需求符合卫生院实际需求和发展规划。3.需求变更在采购过程中，如因特殊情况需要变更采购需求，采购申请科室应填写需求变更申请表，说明变更的原因、内容等，并经科室负责人签字确认后报采购执行部门。采购执行部门应根据需求变更的情况，重新组织审核和论证，并及时通知相关供应商。如因需求变更导致采购预算增加或采购方式改变，应按照规定的程序进行申报和审批。五、询价采购流程1.采购申请各相关科室按照本制度第四条的规定填写采购申请表，报采购执行部门。采购执行部门对采购申请表进行汇总整理，形成采购计划。2.供应商选择采购执行部门根据采购项目的特点和需求，通过多种渠道选择潜在供应商。潜在供应商应具备合法经营资格、良好的商业信誉、较强的供应能力和售后服务能力等条件。采购执行部门应建立供应商库，对供应商的基本信息、资质证明、业绩情况、信誉评价等进行登记和管理。在选择供应商时，应优先从供应商库中选取。3.询价文件编制采购执行部门根据采购需求编制询价文件。询价文件应包括采购项目的基本情况、技术参数、质量要求、报价要求、交货时间、交货地点、售后服务等内容。询价文件应明确报价的有效期、评审标准等事项，并确保文件内容清晰、准确、完整，避免出现歧义或漏洞。4.询价发出采购执行部门将询价文件发送给选定的潜在供应商，邀请其参与询价采购活动。询价文件的发送方式可以采用书面送达、电子邮件、传真等方式。在询价文件发出后，采购执行部门应及时与供应商沟通，确保供应商收到询价文件，并对供应商提出的疑问进行解答。5.报价接收供应商应在规定的时间内将报价文件密封送达采购执行部门或按照询价文件要求的方式进行报价。报价文件应包括报价表、技术规格偏离表、商务条款偏离表、售后服务承诺等内容。采购执行部门应对供应商的报价文件进行签收和登记，确保报价文件的完整性和密封性。6.评审采购执行部门组织成立评审小组，对供应商的报价文件进行评审。评审小组应由采购执行部门、相关技术专家、财务人员等组成，人数应符合相关规定。评审小组应按照询价文件规定的评审标准对供应商进行综合评审，包括报价、技术参数、质量保证、售后服务等方面。评审过程应客观、公正、透明，记录评审过程和结果。7.确定成交供应商根据评审结果，采购执行部门确定成交供应商，并将成交结果通知所有参与询价的供应商。如对成交结果有异议，供应商可在规定的时间内提出质疑，采购执行部门应及时进行答复和处理。8.合同签订采购执行部门与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等条款，确保双方的权利和义务明确。采购合同签订后，应报采购领导小组备案。六、采购合同管理1.合同签订程序采购合同由采购执行部门负责起草，经法律顾问审核后，报采购领导小组审批。采购执行部门与成交供应商按照审批后的合同文本签订合同。合同签订应遵循平等、自愿、公平、诚实信用的原则，确保合同内容合法有效。2.合同履行采购执行部门和相关科室应按照合同约定履行各自的义务。采购执行部门负责跟踪合同执行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求提供货物或服务，并及时提交相关证明文件。3.合同变更与解除在合同履行过程中，如因特殊情况需要变更或解除合同，采购执行部门应与供应商协商一致，并签订书面协议。合同变更或解除协议应报采购领导小组备案。合同变更或解除后，采购执行部门应及时调整采购预算和相关记录。4.合同验收采购项目完成后，采购执行部门应组织相关科室和人员按照合同约定的质量标准进行验收。验收内容包括货物的数量、规格型号、质量性能、技术参数等方面。验收合格后，采购执行部门应出具验收报告。验收报告应包括验收项目、验收标准、验收结果等内容，并由验收人员签字确认。5.合同付款财务部门应按照合同约定和验收报告，及时办理付款手续。付款前，采购执行部门应提供相关的发票、验收报告等资料，经审核无误后，财务部门方可付款。对于分期付款的采购项目，财务部门应按照合同约定的付款期限和比例进行付款。七、采购监督与管理1.内部监督采购领导小组负责对采购活动进行全程监督，定期检查采购制度的执行情况，发现问题及时督促整改。审计部门负责对采购项目进行审计监督，审查采购项目的预算执行、采购程序、合同签订、资金支付等情况，确保采购活动合法合规、资金使用合理有效。财务部门负责对采购资金的使用情况进行监督管理，确保资金专款专用，防止资金浪费和滥用。2.信息公开采购执行部门应建立采购信息公开制度，定期在卫生院内部公示采购项目的相关信息，包括采购需求、采购方式、供应商选择、成交结果等内容，接受全体职工的监督。对于涉及民生的重大采购项目，应按照规定在相关媒体或网站上进行公开，提高采购活动的透明度。3.投诉处理建立采购投诉处理机制，接受供应商和职工对采购活动的投诉。对于投诉事项，应及时进行调查核实，并按照规定的程序进行处理。投诉处理结果应及时反馈给投诉人，并在一定范围内公开。八、供应商管理1.供应商资格审查采购执行部门应定期对供应商的资格进行审查，确保供应商具备合法经营资格、良好的商业信誉、较强的供应能力和售后服务能力等条件。审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩情况、信誉评价等。2.供应商考核评价建立供应商考核评价机制，定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等方面进行考核评价。考核评价结果应作为供应商选择和合作的重要依据。采购执行部门应制定供应商考核评价标准和方法，明确考核评价的内容、指标、权重等，并定期公布考核评价结果。3.供应商奖惩措施对于考核评价优秀的供应商，给予表彰和奖励，如优先选择合作、增加采购份额等。对于考核评价不合格的供应商，采取警告、暂停合作、取消供应商资格等措施，并及时向供应商库中剔除。九、采购档案管理1.档案内容采购档案应包括采购项目的申请文件、采购计划、询价文件、报价文件、评审记录、成交结果通知、采购合同、验收报告、付款凭证等相关资料。2.档案整理与归档采购执行部门应指定专人负责采购档案的整理和归档工作，确保档案资料的完整性、准确性