委员会政府采购内控制度

PAGE委员会政府采购内控制度一、总则（一）目的为了加强委员会政府采购内部控制，规范采购行为，提高采购资金的使用效益，防范采购风险，确保采购活动合法、合规、公正、透明，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本委员会实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于委员会机关及所属各部门、各单位使用财政性资金进行的政府采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：政府采购活动应当严格遵守国家法律法规和相关政策规定。2.公正性原则：采购活动应遵循公平、公正的原则，保障参与各方的合法权益。3.公开性原则：采购信息应依法公开，确保采购过程透明。4.效益性原则：在保证采购质量的前提下，提高采购资金的使用效益，节约财政资金。5.制衡性原则：建立健全采购决策、执行、监督相互制约的机制，防止权力滥用。（四）职责分工1.采购决策部门：负责对重大采购项目进行决策，审议采购计划、采购方式、采购预算等事项。2.采购执行部门：具体组织实施政府采购活动，包括编制采购文件、发布采购信息、组织开标评标、签订采购合同等。3.采购监督部门：对政府采购活动进行全过程监督，检查采购程序的执行情况，受理投诉举报，查处违法违规行为。4.财务部门：负责审核采购预算、支付采购资金，对采购活动的财务收支进行核算和监督。5.需求部门：提出采购需求，参与采购文件的编制和评审工作，协助采购执行部门签订采购合同，并负责验收采购项目。二、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据本部门工作需要和事业发展规划，结合上一年度采购执行情况，于每年规定时间前提出下一年度政府采购预算建议数，报财务部门审核。2.财务部门对各部门上报的采购预算建议数进行汇总、审核，并结合本年度财政预算安排情况，提出采购预算草案，报采购决策部门审议。3.采购决策部门根据审议结果，确定本年度政府采购预算，并按照规定程序报财政部门审批。（二）预算执行1.采购执行部门应严格按照批准的采购预算组织实施采购活动，不得超预算采购。2.因特殊情况确需调整采购预算的，应按照规定程序报采购决策部门审议，并经财政部门批准后执行。（三）预算监督1.财务部门负责对采购预算执行情况进行监控，定期向采购决策部门和各需求部门通报预算执行情况。2.采购监督部门对采购预算执行情况进行监督检查，发现问题及时督促整改。三、采购计划管理（一）计划编制1.采购执行部门应根据批准的采购预算和各需求部门提出的采购申请，编制年度政府采购计划，明确采购项目名称、采购内容、采购方式、采购时间安排等。2.采购计划应按照采购项目的轻重缓急和资金支付情况进行合理安排，确保采购活动有序进行。（二）计划审批1.采购计划编制完成后，应报采购决策部门审批。采购决策部门应根据采购预算、采购需求和采购政策等因素，对采购计划进行审核，提出审批意见。2.经审批后的采购计划应严格执行，不得擅自变更。如因特殊情况需要变更采购计划的，应按照规定程序重新报采购决策部门审批。（三）计划执行1.采购执行部门应按照批准的采购计划组织实施采购活动，严格按照采购程序和时间节点推进采购工作。2.在采购执行过程中，如遇采购项目取消、变更采购内容或采购方式等情况，采购执行部门应及时向采购决策部门报告，并按照规定程序办理相关手续。四、采购方式管理（一）公开招标1.公开招标是政府采购的主要采购方式。达到公开招标数额标准的采购项目，应采用公开招标方式进行采购。2.采购执行部门应按照规定编制公开招标文件，发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。3.公开招标应按照法定程序进行开标、评标，确定中标供应商，并发布中标公告。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。2.采购执行部门应从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上供应商，并向其发出投标邀请书。3.邀请招标的开标、评标等程序按照公开招标的规定执行。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.采购执行部门应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、价格、服务等事项进行谈判，确定成交供应商。3.谈判小组应由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套性的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购执行部门应组织成立单一来源采购小组，与供应商就采购项目的价格、服务等事项进行协商，确定成交供应商。3.单一来源采购小组应由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。（五）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。2.采购执行部门应成立询价小组，向符合资格条件的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。3.询价小组应根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并向其发出成交通知书。（六）采购方式变更1.采购方式一经确定，不得擅自变更。如因特殊情况需要变更采购方式的，应按照规定程序报采购决策部门审批，并在采购活动开始前获得财政部门批准。2.采购执行部门应在采购文件中明确说明变更采购方式的原因和依据，并按照变更后的采购方式组织实施采购活动。五、采购程序管理（一）采购申请1.各需求部门根据工作需要，填写政府采购申请表，详细说明采购项目名称、采购内容、采购数量、采购预算、采购时间要求等内容，并加盖部门公章。2.采购申请表应经部门负责人审核签字后，报采购执行部门。（二）采购受理1.采购执行部门收到采购申请表后，对申请内容进行审核，核实采购项目是否符合采购预算和采购计划安排，采购需求是否明确、合理。2.如申请内容不符合要求，采购执行部门应及时与需求部门沟通，要求其补充或修改相关信息。（三）采购文件编制1.根据采购项目的特点和采购方式，采购执行部门组织编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价通知书等。2.采购文件应明确采购项目的技术规格、商务要求、评标标准、合同条款等内容，确保采购活动的公平、公正、公开。（四）采购信息发布1.采购执行部门应按照规定在指定的政府采购信息发布媒体上发布采购信息，包括采购公告、中标公告等。2.采购信息应及时发布，并确保信息内容准确、完整。（五）供应商资格审查1.采购执行部门对参与采购活动的供应商进行资格审查，核实其是否符合采购文件规定的资格条件。2.资格审查可以采取资格预审和资格后审的方式进行。资格预审应在采购文件发售前完成，资格后审应在评标或谈判过程中进行。（六）开标、评标或谈判1.采购执行部门按照采购文件规定的时间、地点组织开标、评标或谈判活动。2.开标应公开进行，由采购人或采购代理机构主持，邀请所有投标人参加。评标或谈判应按照规定的评标标准或谈判程序进行，确保评审结果公正、公平。（七）中标或成交供应商确定1.根据评标或谈判结果，采购执行部门确定中标或成交供应商，并向其发出中标通知书或成交通知书。2.中标或成交供应商应在规定时间内与采购人签订采购合同。（八）采购合同签订与履行1.采购执行部门应组织采购人与中标或成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。2.采购合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。采购人应及时支付采购资金，供应商应按时、按质、按量提供货物或服务。（九）采购验收1.需要验收的采购项目，采购人应组织成立验收小组，按照采购合同约定的标准和要求对采购项目进行验收。2.验收小组应由采购人代表和有关专家组成，验收结果应形成验收报告。验收合格的采购项目，采购人应及时办理资金结算手续；验收不合格的采购项目，采购人应要求供应商限期整改或退换货物，直至验收合格。六、采购风险管理（一）风险识别1.采购决策部门、采购执行部门、采购监督部门等应定期对政府采购活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素。2.风险因素包括但不限于政策法规风险（如法律法规变化、政策调整等）、市场风险（如供应商违约、市场价格波动等）、内部管理风险（如采购流程不规范、人员违规操作等）。（二）风险评估1.对识别出的风险因素进行评估，确定其发生的可能性和影响程度。2.风险评估可以采用定性评估和定量评估相结合的方法，如采用风险矩阵、风险评分等工具进行评估。（三）风险应对1.根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施。对于高风险因素，应采取重点防控措施；对于低风险因素，可以采取适当的监控措施。2.风险应对措施包括但不限于完善采购制度、加强内部监督、优化采购流程、加强供应商管理、建立应急处置机制等。（四）风险监控1.采购决策部门、采购执行部门、采购监督部门应建立风险监控机制，定期对政府采购活动进行风险监控，及时发现和处理风险事件。2.风险监控可以通过定期检查、专项审计、数据分析等方式进行，对发现的风险问题应及时采取措施进行整改，防止风险扩大。七、采购档案管理（一）档案收集1.采购执行部门负责收集政府采购活动过程中形成的各类文件资料，包括采购申请表、采购文件、投标文件、评标报告、采购合同、验收报告等。2.档案收集应及时、完整，确保档案资料的真实性和准确性。（二）档案整理1.采购执行部门应按照档案管理的要求，对收集到的档案资料进行分类、整理、编号、装订等工作。2.档案整理应遵循便于查阅、保管的原则，确保档案资料的系统性和完整性。（三）档案保管1.采购执行部门应将整理好的档案资料移交本单位档案管理部门进行保管。档案管理部门应按照规定的保管期限和保管要求，对档案资料进行妥善保管