学校经济采购管理制度

PAGE学校经济采购管理制度一、总则（一）目的为了加强学校经济采购管理，规范采购行为，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位使用财政性资金、自有资金及其他资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应公开透明，接受社会监督，保障师生及相关利益者的知情权。3.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，鼓励符合条件的供应商参与竞争，确保采购到质优价廉的商品和服务。4.公正原则：采购过程应公正，按照既定的程序和标准进行操作，不得偏袒任何一方。5.诚实信用原则：采购当事人应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购管理机构及职责（一）采购管理领导小组1.组成人员：由学校领导、相关职能部门负责人等组成。2.职责负责审议学校采购工作的重大事项，制定采购政策和发展规划。监督采购制度的执行情况，协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购部门1.组成人员：配备专业的采购人员，明确岗位职责。2.职责负责具体采购项目的组织实施，包括编制采购计划、发布采购信息、组织开标评标等。建立采购档案，妥善保存采购活动的相关文件和资料。与供应商进行沟通协调，维护良好的合作关系。（三）使用部门1.职责根据实际需求提出采购申请，详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求等。参与采购项目的验收工作，对采购产品的质量和性能进行把关。（四）监督部门1.组成人员：由学校纪检监察部门等相关人员组成。2.职责对采购活动进行全程监督，确保采购过程合法合规、公正透明。受理有关采购活动的投诉举报，对违规行为进行调查处理。三、采购预算管理（一）预算编制1.各使用部门应根据教学、科研、管理等工作需要，结合学校年度工作计划，提前编制采购预算。2.采购预算应明确采购项目的名称、数量、规格、金额等内容，并按照学校规定的预算编制格式和要求进行填报。3.采购预算编制应遵循科学合理、勤俭节约的原则，充分考虑资金的使用效益。（二）预算审核与调整1.采购部门对各使用部门提交的采购预算进行汇总审核，对预算的合理性、准确性进行评估。2.对于预算金额较大或专业性较强的采购项目，采购部门可组织相关专家进行论证。3.经审核后的采购预算报采购管理领导小组审批。4.因特殊情况确需调整采购预算的，使用部门应提出书面申请，说明调整原因和调整金额，按规定程序报采购管理领导小组审批。四、采购方式及适用条件（一）公开招标1.适用条件：采购货物或服务单项或批量金额达到规定标准以上的，应当采用公开招标方式。2.操作流程采购部门编制招标文件，明确招标项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。在规定的媒体上发布招标公告，邀请潜在供应商参与投标。组织开标、评标活动，按照评标标准确定中标供应商。发布中标公告，向中标供应商发出中标通知书，并与中标供应商签订采购合同。（二）邀请招标1.适用条件：符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。2.操作流程采购部门从符合相应资格条件的供应商中随机选择不少于三家的供应商，并向其发出投标邀请书。后续操作流程与公开招标基本相同。（三）竞争性谈判1.适用条件：符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。2.操作流程采购部门成立谈判小组，由三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。确定参加谈判的供应商名单，向其发出谈判文件。组织谈判活动，谈判小组与供应商进行谈判，在谈判中达成一致后，确定成交供应商。采购部门与成交供应商签订采购合同。（四）单一来源采购1.适用条件：符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.操作流程采购部门组织相关人员进行论证，形成单一来源采购论证报告，说明采用单一来源采购方式的理由和依据。将单一来源采购论证报告报采购管理领导小组审批。采购部门与单一供应商进行协商，签订采购合同。（五）询价1.适用条件：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。2.操作流程采购部门成立询价小组，由三人以上的单数组成。询价小组向符合相应资格条件的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。询价小组对供应商的报价进行比较，确定成交供应商。采购部门与成交供应商签订采购合同。五、采购程序（一）采购申请1.使用部门根据实际需求填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求、预算金额、采购方式建议等内容。2.采购申请表经使用部门负责人签字确认后，提交至采购部门。（二）采购审批1.采购部门对采购申请进行初审，审核申请内容是否完整、合理，采购方式建议是否符合规定。2.对于金额较大或重要的采购项目，采购部门提交采购管理领导小组审批；对于一般采购项目，采购部门负责人审批即可。（三）采购实施1.根据审批结果，采购部门按照确定的采购方式组织实施采购活动。2.采用公开招标、邀请招标方式的，采购部门应按照相关法律法规和规定的程序进行操作；采用竞争性谈判、单一来源采购、询价方式的，采购部门应严格按照本制度规定的流程进行。（四）合同签订1.采购项目确定中标或成交供应商后，采购部门应及时与供应商签订采购合同。2.采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等条款。3.采购合同签订后，采购部门应将合同副本送使用部门、财务部门等相关部门备案。（五）验收1.使用部门负责组织采购项目的验收工作，成立验收小组，成员应包括使用部门相关人员、技术专家等。2.验收小组按照采购合同和相关标准对采购产品的数量、质量、规格等进行验收，填写验收报告。3.验收合格的，验收小组出具验收合格证明；验收不合格的，采购部门应及时与供应商协商解决，要求供应商采取整改、换货、退货等措施，直至验收合格。（六）付款1.财务部门根据采购合同和验收报告，按照规定的付款方式和时间办理付款手续。2.对于财政性资金采购项目，财务部门应严格按照财政国库集中支付制度的规定进行支付。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应采用书面形式，由采购部门与供应商协商拟定合同条款。合同条款应符合法律法规和学校采购制度的要求，明确双方的权利和义务。2.采购合同签订前，应进行合法性审查，确保合同内容合法有效。（二）合同履行1.采购部门和供应商应按照采购合同约定履行各自的义务，保证合同的顺利执行。2.在合同履行过程中，如发生争议或变更事项，双方应协商解决，并签订补充协议。（三）合同变更与解除1.如因不可抗力或其他特殊原因需要变更或解除采购合同的，双方应协商一致，并签订书面协议。2.合同变更或解除后，采购部门应及时通知相关部门，并对已发生的费用进行结算。（四）合同档案管理1.采购部门应建立采购合同档案，妥善保管合同文本及相关资料。2.合同档案应包括合同签订审批表（含合同草案）、中标通知书（成交通知书）、采购合同副本、验收报告、付款凭证等。3.合同档案应按照档案管理规定进行分类、编号、装订，便于查阅和管理。七、供应商管理（一）供应商资格审查1.采购部门应建立供应商资格审查制度，对参与学校采购活动的供应商进行资格审查。2.供应商应具备合法经营资质、良好的商业信誉、健全的财务制度、较强的履约能力等条件。3.采购部门定期收集供应商的相关信息，建立供应商信息库，并对信息库进行动态管理。（二）供应商评价与考核1.采购部门会同使用部门等相关部门，定期对供应商的履约情况进行评价与考核。2.评价与考核内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格水平、合同履行情况等方面。3.根据评价与考核结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励，对于表现不佳的供应商进行警告、限制参与采购活动等处理。（三）供应商淘汰机制1.对于出现严重违约行为、产品质量问题、商业信誉不良等情况的供应商，采购部门应将其列入淘汰名单，禁止其参与学校今后的采购活动。2.采购部门定期清理供应商信息库，淘汰不符合要求的供应商。八、采购监督与检查（一）内部监督1.监督部门对采购活动进行全程监督，重点检查采购程序是否合规、采购行为是否公正、采购结果是否合理等。2.采购部门应定期向监督部门报送采购工作情况，接受监督检查。（二）审计监督1.学校审计部门对采购项目进行定期审计或专项审计，审查采购项目的预算执行情况、采购合同的签订与履行情况、资金使用效益等。2.审计部门出具审计报告，对发现的问题提出整改意见和建议，并督促相关部门进行整改。（三）投诉处理1.任何单位和个人对采购活动中的违规行为有权向学校监督部门投诉举报。2.监督部门受理投诉举报后，应及时进行调查核实，根据调查结果作出处理决定，并将处理结果反馈给投诉举报人。九、违规责任追究（一）对采购部门及相关人员的责任追究1.采购部门及相关人员在采购活动中违反本制度规定，有下列情形之一的，视情节轻重给予批评教育、警告、记过、记大过、降级、撤职、开除等处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任：应当采用公开招标方式而擅自采用其他采购方式的。与供应商串通，损害学校利益的。在采购过程中接受贿赂、回扣或者获取其他不正当利益的。擅自变更采购合同的。其他违反采购制度的行为。2.因采购部门及相关人员的违规行为给学校造成经济损失的，应依法承担赔偿责任。（二）对使用部门及相关人员的责任追究1.使用部门及相关人员在采购活动中违反本制度规定，有下列情形之一的，视情节轻重给予批评教育、警告、记过等处分：提供虚假采购申请的。未按照规定参与采购项目验收的。其他违反采购制度的行为。2.因使用部门及相关人员的违规行为给学校造成经济损失的，应依法承担相应的责任。（三）对供应商的责任追究1.供应商在参与学校采购活动中违反法律法规和采购合同约定，有下列情形之一的，采购部门应视情节轻重给予警告、罚款、暂停参与采购活动、列入不良行为记录名单等处理；给学校造成损失的，依法承担赔偿责任；构成犯罪的，依法追究刑事责任：提供虚假材料谋取中标、成交的。采取不正当手段诋毁、排挤