学校设备设施采购制度

PAGE学校设备设施采购制度一、总则（一）目的为规范学校设备设施采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，确保采购的设备设施符合学校教学、科研和管理工作的需要，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位使用财政性资金、自有资金等进行的设备设施采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定。2.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，对所有供应商一视同仁，确保公平竞争，公正评标。3.效益原则：在满足学校需求的前提下，充分考虑采购成本，追求资金使用效益最大化。4.质量优先原则：优先采购质量可靠、性能优良、售后服务好的设备设施。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校成立采购工作领导小组，由校领导及相关部门负责人组成。负责审议学校年度设备设施采购计划，审定重大采购项目的采购方式、采购预算等重大事项。（二）采购执行部门学校设立采购管理部门，负责具体组织实施设备设施采购工作。其主要职责包括：1.编制年度设备设施采购计划；2.制定采购方案，选择采购方式；3.组织采购活动，包括发布采购信息、接受供应商报名、组织开标评标等；4.签订采购合同，并对合同执行情况进行跟踪管理；5.建立采购档案，妥善保管采购活动中的各类文件资料。（三）需求部门各需求部门负责提出设备设施采购需求，详细说明采购设备设施的名称、规格型号、数量、技术参数、功能要求、使用时间等，并对需求的合理性和必要性负责。同时，参与采购过程中的技术评审等工作。三、采购计划管理（一）采购计划编制1.各需求部门应根据学校事业发展规划、教学科研任务以及现有设备设施状况，每年定期编制下一年度设备设施采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、数量、预算金额、采购时间等内容。2.采购计划应经过部门负责人审核，确保需求真实、合理。对于涉及多个部门的采购项目，由牵头部门负责协调相关部门共同编制采购计划。（二）采购计划审批1.采购管理部门对各需求部门提交的采购计划进行汇总整理，结合学校资金状况和采购政策，提出审核意见。2.采购计划经采购工作领导小组审议通过后，报学校领导批准。批准后的采购计划作为年度采购工作的依据。（三）采购计划调整1.因学校事业发展需要或其他特殊原因，确需调整采购计划的，需求部门应提出书面申请，说明调整的原因、内容及预算变化情况。2..采购计划调整申请经采购管理部门审核，报采购工作领导小组批准后方可实施。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到下列标准之一的货物、工程和服务采购项目必须采用公开招标方式：货物类采购项目，单项或批量采购金额一次性达到200万元以上；工程类采购项目，单项合同估算价在400万元以上；服务类采购项目，单项合同估算价在200万元以上。3.采用公开招标方式采购时，采购管理部门应按照规定在指定媒体上发布招标公告，邀请符合条件的供应商参加投标。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。3.采购管理部门应从政府采购供应商库或其他相关供应商信息库中随机抽取不少于三家符合条件的供应商，并向其发出投标邀请书。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式..2.符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.采购管理部门应成立谈判小组，与供应商进行谈判。谈判小组由学校相关部门代表和技术、经济等方面的专家组成，成员人数应为三人以上单数..（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采用单一来源采购方式时，采购管理部门应组织相关人员进行论证，并报采购工作领导小组批准。（五）询价1.询价是指采购人向三家以上潜在供应商发出询价单，对供应商一次性报出的价格进行比较，最后按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商的采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.采购管理部门应向符合条件的供应商发出询价单，供应商应在规定时间内报价。采购管理部门根据报价情况确定成交供应商。五、采购程序（一）采购申请需求部门根据批准的采购计划，填写《设备设施采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术参数、预算金额、采购理由等内容，并提交相关证明材料。（二）采购审批1.《设备设施采购申请表》经部门负责人签字后，报采购管理部门。2.采购管理部门对采购申请进行审核，审核通过后报采购工作领导小组审批。（三）采购实施1.根据采购方式，采购管理部门组织实施采购活动。公开招标和邀请招标：发布招标公告或投标邀请书，发售招标文件，组织开标、评标、定标等工作。竞争性谈判：成立谈判小组，与供应商进行谈判，确定成交供应商。单一来源采购：组织相关人员进行论证，报采购工作领导小组批准后，与供应商协商采购事宜。询价：向供应商发出询价单，收集报价，确定成交供应商。2.在采购过程中，采购管理部门应严格按照规定的程序和要求进行操作，确保采购活动的合法性、公正性和透明度。（四）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购管理部门应及时与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括设备设施的规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等内容。2.采购合同签订后，应报学校相关部门备案。（五）验收付款1.设备设施到货后，需求部门应组织相关人员按照合同要求进行验收。验收内容包括设备设施的数量、规格型号、质量、性能等方面。验收合格后，填写《设备设施验收报告》。2.采购管理部门根据验收报告和合同约定，办理付款手续。付款时，应严格审核相关凭证，确保资金支付的准确性和合规性。六、采购监督与管理（一）内部监督1.学校审计部门负责对设备设施采购活动进行审计监督，检查采购程序是否合规、采购资金使用是否合理、采购合同执行是否到位等。2.学校纪检监察部门负责对采购活动中的违规违纪行为进行查处，维护采购工作的正常秩序。（二）信息公开采购管理部门应按照规定在学校内部网站或其他指定媒体上公开采购项目的相关信息，包括采购计划、采购方式、采购结果等，接受学校师生和社会公众的监督。（三）供应商管理1.建立供应商诚信档案，记录供应商在采购活动中的表现，包括供货质量、交货期、售后服务等方面。对表现良好的供应商给予优先采购等奖励，对存在不良行为的供应商进行警告、限制